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前提条件

このドキュメントは、テリトリー管理の基本概念をすでに理解していることを前提としています。Zoho Recruitでこの機能を理解するには、ヘルプドキュメント「テリトリー管理の概要」をご参照ください。

はじめに

テリトリー管理とは、定義済みの一連の基準に基づいて組織情報をグループ化するシステムです。これにより、自社の採用チーム間で組織情報を簡単に共有できます。Zoho Recruitでは、テリトリー管理機能を使用して次の操作を実行できます。

• テリトリーを作成し、テリトリーを定義する基準の設定を行えます。
  
• アカウント内の役職の階層に加えて、テリトリーの階層を構築できます。
  
• テリトリー別の成績優秀者、テリトリー間の全体の採用期間、テリトリー別の売上など、テリトリーに関する定義済みレポートにアクセスできます。
  
• テリトリーに関するカスタムレポートを作成できます。
  
• 複数のテリトリーに属するユーザーに、複数の売上予測目標を設定できます。
  

テリトリー管理は、すべての組織で必須というわけではありません。自社の採用体制とデータ共有モデルに合わせて、テリトリーを使用するかどうかを判断する必要があります。このドキュメントでは、テリトリー管理が自社に必要かどうかを判断するための情報を紹介します。

役職とテリトリー

まず、役職と比較した場合のテリトリー管理のメリットを見てみましょう。

理解を深めるためのビジネスシナリオ

• 特定の地域の採用チームが、別の地域のデータにアクセスできないようにしたい。
  
• 重要な求人の一部を、2つの地域にある別々のチームの上級採用担当者と共有したい場合があります。
  

これを実現するには、役職とデータ共有ルールだけを使用すると、業務フローが複雑になる場合があります。一方、定義済みの一連の基準に基づくテリトリーを使用すると、Zoho RecruitのアカウントでZoho Recruitのデータ共有モデルを拡張し、さまざまなチームのユーザーとデータを簡単に共有できます。これにより、各チームは異なるタイムゾーンで設定された売上目標の達成に集中できます。

テリトリーの階層に移行する前に

Zoho Recruitのアカウントでテリトリー管理の設定を計画する前に、テリトリー管理が組織に適しているかを判断するため、次のトピックを確認してください。

• 採用体制と共有ニーズ - 複数のテリトリーに属する個人が複数の組織情報にアクセスする必要がある、Recruitのデータ共有構造。
  
• 売上予測 - テリトリーの階層に基づく売上予測。ユーザーが所属する各テリトリーに対して売上予測目標を設定する必要性。
  
• 管理 - 管理者の負担を軽減するため、テリトリーを個別の単位として管理できます。
  

採用体制と共有ニーズ

他のユーザーとデータをどのように共有していますか。採用体制に応じてクライアントの詳細を共有するうえで、役職に基づく階層、データ共有ルール、グループ、割り当てルールが最適なオプションを提供しているかを分析することが重要です。組織によっては、データの所有権ではなく、商品やサービス、売上、郵便番号／地域、業界に基づいてデータを共有する必要がある場合があります。このような複雑で協調的な共有モデルでは、組織情報を効果的にグループ化し、複数の採用チームとデータを共有できるテリトリーが必要です。

自社の採用体制では、異なるチームの多くの人とクライアントの詳細を共有する必要がありますか。たとえば、クライアントと財務の詳細について話し合う窓口担当者がいるとします。また、候補者を絞り込み、クライアントに提出する、割り当てられた採用担当者もいます。この2人のユーザーとクライアントをどのように共有しますか。

組織の採用体制は、直線的な構造の場合もあれば、データ共有が1対多となる複雑なマトリックス構造の場合もあります。次の場合、テリトリー管理は組織に適しています。

• 会社の共有ニーズが、データの個人所有権よりもクライアントの特性に大きく依存している。
  
• 組織にマトリックス型の採用体制があり、複数のテリトリーに属する個人が複数の組織情報にアクセスする必要がある。
  
  

売上予測

Zoho Recruitでテリトリー管理に切り替えると、売上予測もテリトリーの要件に合わせて変更されます。ユーザーが複数のテリトリーに所属している場合、テリトリーごとに異なる目標が設定されるため、そのユーザーに対して異なる売上目標を設定する必要がある場合があります。
その場合、ユーザーに単一の売上予測目標を設定しても機能しません。月次／四半期の目標をテリトリーとその中の組織情報に基づいて分割することで、売上予測と達成すべき目標を明確に把握できます。

管理

一方、テリトリーは管理がより簡単です。たとえば、採用体制が地域に基づいて区分されているとします。中華人民共和国からのクライアント問い合わせを担当している採用担当者が、チーム内の成績優秀者です。この採用担当者に、日本のクライアント対応という追加の責任を任せることにしたとします。この例では、テリトリー管理により、そのユーザーを中華人民共和国と日本の採用テリトリーに追加できるため、採用担当者は両方の国のクライアントの詳細にアクセスできます。

複雑なデータ共有ルールや役職の階層では要件を満たせない場合、テリトリーは個別の単位として管理しやすいオプションであり、管理者の負担も軽減できます。組織の採用体制をテリトリーの階層で可視化すると、テリトリー管理が適切なオプションかどうかを判断しやすくなります。

テリトリー管理を利用する理由。

重点的な採用活動とチームの責任を強化するために、会社情報の偏りのある配分を避ける必要がありますか？

採用担当者の仕事量が多すぎたり少なすぎたりする場合があります。その結果、リソースの無駄が生じ、売上の損失につながる可能性があります。既存のクライアントとその求人に必要な注意を払えるよう、作業量を適切に配分する必要があります。

たとえば、クライアントの分類が小規模企業から大企業まであり、取引規模を基準に採用担当者が案件を担当しているとします。このような構造では、テリトリーを使用して採用チームを分け、企業規模に基づいて求人を割り当てることで、データの表示設定と共有を柔軟に管理できます。

1つの採用担当者グループが最大5名分のポジションを含む求人を担当し、別のグループを5名分以上のポジションを含む求人に割り当てることができます。動的な採用チームの場合、採用担当者がテリトリー間で切り替える必要があることがあるため、テリトリーがあると採用担当者の移動も簡単になります。

テリトリーの階層を使用すると、テリトリーによってデータの表示設定と共有をより柔軟に管理できるため、大きなメリットがあります。

たとえば、さまざまな地区の学校向けに教師を採用しているとします。各採用グループは、それぞれの学区での採用を担当します。各地区には、教師を採用したい多数の学校（幼稚園、高校、大学）があります。地区とポジション数に応じて、求人を採用担当者に割り当てます。ここでは、全体的な採用体制を決定するのはクライアントの特性です。

ここでテリトリーを使用すると効果的です。焦点を絞りやすくなり、異なるチームの個人間でデータを共有する業務フローを簡素化できます。

クライアントはさまざまな地域に分散していますか？その場合、採用チームの移動時間と経費を削減したいですか？

市場の地域に基づいてテリトリーを作成し、採用担当者を出身国の採用テリトリー内に戦略的に配置することは、ビジネスにとって大きなメリットになります。ビジネス機会が区切られた1つのエリアに集中するため、移動にかかる時間を削減できます。また、採用チームが各テリトリーに存在する文化や言語の壁を克服するのにも役立ちます。

判断のポイント

自社の採用を円滑に進めるために、適切なデータ共有モデルを選択してください。テリトリー管理が採用ニーズにどのように適合するかを確認したい場合は、仕組みの詳細についてオンラインヘルプも参照できます。

まとめると、次の場合はテリトリー管理を使用してください。

• 採用体制が複雑で、ユーザーを別の採用チーム／テリトリーに頻繁に移動する必要がある。
  
• データの所有権ではなく、クライアントの特性に基づいて会社情報を分類する必要がある。
  
• 管理者が異なるチームの複数のユーザー間でデータ共有を管理するための、維持しやすい業務フローが必要である。
  
• 異なる採用テリトリーに属するユーザーに対して、複数の予測目標が必要である。