お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

前提条件

このドキュメントでは、すでにテリトリー管理の基本的な概念を理解していることを前提としています。Zoho Recruit におけるこの機能の概要については、ヘルプドキュメント「テリトリー管理の概要」をご覧ください。

はじめに

テリトリー管理は、あらかじめ定義した条件に基づいて企業情報をグループ化する仕組みです。これにより、社内の採用チーム間で企業情報を簡単に共有できるようになります。Zoho Recruit のテリトリー管理機能では、次のことが可能です。

• テリトリーを作成し、そのテリトリーを定義する条件を指定する。
  
• アカウント内のロール階層に加えて、テリトリー階層を構築する。
  
• テリトリー別の事前定義レポート（テリトリー別の優秀な採用担当者、テリトリー別の採用期間の全体像、テリトリー別売上 など）にアクセスする。
  
• テリトリーに関するカスタムレポートを作成する。
  
• 複数のテリトリーに所属するユーザーに対して、複数の予測目標を設定する。
  

テリトリー管理は、すべての組織に必須というわけではありません。自社の採用体制やデータ共有モデルにおいて、テリトリーを利用するかどうかを検討する必要があります。このドキュメントでは、その検討を行い、自社にテリトリー管理が必要かどうか判断する際の参考となる情報を提供します。

ロールとテリトリーの違い

まず、ロールと比較した場合にテリトリー管理が持つ利点を確認しましょう。

よりわかりやすくするためのビジネスシナリオ

• 特定の地域の採用チームが、他地域のレコードにアクセスできないようにしたい。
  
• 一方で、重要な求人については、2 つの地域に属する 2 つのチームのシニアリクルーターと共有したい場合がある。
  

これをロールとデータ共有ルールだけで実現しようとすると、非常に複雑になる可能性があります。一方、あらかじめ定義した条件に基づくテリトリーを利用すれば、Zoho Recruit アカウントのデータ共有モデルを拡張し、異なるチームのさまざまなユーザーとレコードを簡単に共有できます。これにより、各チームは異なるタイムゾーンで設定された売上目標の達成に向けて、共通の目標に集中できるようになります。

テリトリー階層を設定する前に

Zoho Recruit アカウントでテリトリー管理を設定する前に、以下のポイントを検討し、自社にテリトリー管理が適しているかどうかを判断してください。

• 採用体制と共有ニーズ - 複数のテリトリーに所属する担当者が、複数の企業情報にアクセスする必要があるような、Recruit データ共有構造があるかどうか。
  
• 予測管理 - テリトリー階層に基づく予測が必要かどうか。ユーザーが所属する各テリトリーごとに予測目標を設定する必要があるかどうか。
  
• 管理 - テリトリーを個別の単位として管理し、管理者の負担を軽減したいかどうか。
  

採用体制と共有ニーズ

自社のデータは、他のユーザーとどのように共有されていますか。ロール階層、データ共有ルール、グループ、割り当てルールによって、自社の採用体制に沿った最適なクライアント情報の共有が実現できているかを分析することが重要です。組織によっては、データ所有者ではなく、製品やサービス、売上高、郵便番号／地域、業種などに基づいてレコードを共有する必要がある場合があります。このような複雑かつ協調的な共有モデルには、企業情報を効果的にグループ化し、異なる採用チームとレコードを共有できるテリトリーが必要です。

組織の採用体制によっては、異なるチームに所属する多くのメンバーとクライアント情報を共有する必要があるかもしれません。たとえば、クライアントと財務面の話をするアカウントマネージャーが 1 人おり、同じクライアントに候補者を選定して紹介する担当リクルーターが別にいるとします。この場合、どのようにして両者にクライアント情報を共有するでしょうか。

組織の採用体制は、単純な直線型の場合もあれば、データ共有が一対多となる複雑なマトリクス型の場合もあります。次のような場合は、テリトリー管理が組織に適していると言えます。

• 自社の共有ニーズが、レコードの個人所有者よりも、クライアントの特性に大きく依存している。
  
• 複数のテリトリーに所属する担当者が、複数の企業情報にアクセスする必要があるマトリクス型の採用体制になっている。
  
  

予測管理

Zoho Recruit でテリトリー管理に切り替えると、予測もテリトリーの要件に合わせて変更されます。ユーザーが複数のテリトリーに所属している場合、テリトリーごとに異なる売上目標を設定する必要があるかもしれません。
このとき、ユーザーに単一の予測目標しか設定できないと不都合が生じます。月次／四半期ごとの目標をテリトリーとそのテリトリーに属する企業情報ごとに分割することで、売上予測と達成すべき目標を明確に把握できます。

管理

一方で、テリトリーはより簡単に管理できます。たとえば、採用体制が地域ごとに区分されているとします。中国からのクライアント問い合わせを担当しているリクルーターがチーム内のスター社員であり、このリクルーターに日本からのクライアントも追加で担当させたいと決めたとします。この例では、テリトリー管理を利用することで、そのユーザーを中国テリトリーと日本テリトリーの両方に追加し、両国のクライアント情報へアクセスできるよう柔軟に設定できます。

複雑なデータ共有ルールやロール階層だけでは要件を満たせない場合、テリトリーを個別の単位として管理する方が、はるかに簡単であり、管理者の負担軽減にもつながります。自社の採用体制をテリトリー階層として可視化してみることで、テリトリー管理が自社に適した選択肢かどうかを判断しやすくなります。

テリトリー管理を利用する理由

採用活動やチームの役割分担を明確にするために、企業情報の偏った配分を避ける必要はありませんか？

採用担当者によっては、仕事量が多すぎたり少なすぎたりする場合があります。これは、リソースの無駄や収益機会の損失につながる可能性があります。既存の顧客とその求人案件に必要な対応を行うためには、業務量を適切に配分する必要があります。

たとえば、顧客セグメントが中小企業から大企業まであり、案件は取引規模に応じて採用担当者が対応しているとします。このような構成では、テリトリーを使用して採用チームを分割し、企業規模ごとに求人案件を割り当てることで、データの表示と共有を柔軟に管理できます。

あるグループの採用担当者には最大5ポジションまでの求人を担当させ、別のグループには5ポジション超の求人を割り当てることができます。ダイナミックに編成される採用チームの場合、テリトリーを設定しておくことで、採用担当者がテリトリー間を異動しやすくなるという利点もあります。

テリトリーヒエラルキー（階層）を利用すると、データの表示と共有をより柔軟に管理できるという大きなメリットがあります。

たとえば、複数の学区にある学校向けに教師を採用しているとします。各採用グループは、それぞれ担当する学区の採用を行います。各学区には、教師を採用したい多数の学校（幼稚園、高校、大学など）が存在します。学区や募集ポジション数に応じて、求人案件を採用担当者に割り当てます。この場合、全体の採用体制を決めているのはクライアントの特性です。

このようなケースでは、テリトリーを利用することでメリットが得られます。チーム間の担当範囲を明確にでき、異なるチームに所属するユーザー同士でのデータ共有プロセスも簡素化できます。

クライアントがさまざまな地域に分散していますか？その場合、採用チームの移動時間と出張費を削減したいとお考えですか？

市場の地理的な場所に基づいてテリトリーを作成し、各国出身の採用担当者を自国のテリトリーに戦略的に配置することで、ビジネスに大きなメリットをもたらすことができます。ビジネス機会が明確に区切られた1つのエリアに集中するため、移動にかかる時間を削減できます。また、テリトリーごとに異なる文化的・言語的な障壁を、採用チームが乗り越えやすくなります。

導入の判断

自社の採用業務を円滑に進めるために、適切なデータ共有モデルを選択してください。テリトリー管理が自社の採用ニーズにどのように適しているかを確認したい場合は、オンラインヘルプで仕組みの詳細を参照できます。

まとめると、次のような場合はテリトリー管理の利用を検討してください。

• 採用体制が複雑で、ユーザーを別の採用チームやテリトリーに頻繁に異動させる必要がある。
  
• データの所有者ではなく、クライアントの特性に基づいて企業情報をセグメント化する必要がある。
  
• 異なるチームに所属する複数ユーザー間でのデータ共有を、管理者が簡単に管理できるプロセスにしたい。
  
• 異なる採用テリトリーに所属するユーザーごとに、複数の予測目標（フォーキャストターゲット）が必要である。