メールの送受信
Zoho Recruitはメールコミュニケーションを変革しています。Zohoメールアドオンを使えば、Zoho Recruitから直接候補者、連絡先、およびクライアントにメールを送信できます。Zoho Recruitと標準的なメールサービスを連携させて、リクルートメントコミュニケーションを効率化しましょう。
メール送信の制限
Zoho Recruitでは、メールは個別または一括で送信することができます。メール送信の制限はあなたのアカウントのエディションによって決まります。これらの制限の目的のために、一日は12 AMから11:59 PM GMTで定義されます。
個別のメールについて
組織のメール制限は、アカウント内の確認済みおよび有効なユーザーの総数に基づいて計算されます。
- 無料版では：4人未満の有効かつ確認済みのユーザーを持つ取引先に対して、メール制限は次のように計算されます：有効かつ確認済みのユーザー数 x 50（1日あたり、組織ごと）
4人以上のユーザーを有する取引先については、メール制限は1日あたり200メール（組織ごと）と決められています。
例えば、組織のアカウントに2人の有効かつ確認済みのユーザーがいる場合、組織で1日に送信できる個別のメールの総数は100メール（50 x 2）となります。
6人の有効かつ確認済みのユーザーがいる場合、個別のメールを送信できる総数は200となります。これは、4人を超えるユーザーの場合に定められた制限です。 - 有料版では：メール制限は、確認済みおよび有効なユーザー数 x 300（1日あたり、組織ごと）です。例えば、5人の有効かつ確認済みのユーザーをアカウントに持つ組織の場合、組織で1日に送信できる個別のメールの総数は1,500メール（300 x 5）となります。
大量メールについて
- 大量のメールを送信できる数量は、Zoho Recruit Editionによって定まります。
- 大量メールの日次制限には、自動応答者、有効なメールスケジューラー、マクロ、および大量メールが含まれます。
- 追加料金で、組織内のメール制限を1日あたり2,250メール（組織ごと）まで増やすことができます。大量メールの制限を引き上げるために、サポート@zohorecruit。comまでご連絡ください。
メールの送信
候補者、連絡先、または求人開放タブを通じて
- [タブ] タブをクリックします。. 「タブ」とは、候補者、連絡先、クライアントなどのタブを指します。
- [タブ]のホームページで、リストからデータ差出人を選択します。
- データ詳細ページで、Emails関連リストに移動し、メールを送信するをクリックします。
- メールの作成ページで、メールメッセージを作成し、必要なファイルを添付し、CCおよびBCC項目に追加のメールアドレスを指定します。
- 送信するをクリックします。
メールは受信者に送られ、メールのコピーはEmails関連リスト、Zohoメールの送信済みフォルダ、および設定されたメールクライアントに保存されます。
Emailsタブを通して
Zohoメールの追加機能をATSアカウントに追加した場合のみ、メールタブが表示されます。
- Emailsタブをクリックします。
- 左パネルから新規メールをクリックします。
受信者のメールアドレスを入力するときは、最初の3文字を入力することで、クライアント、候補者、または連絡先の検索が可能です。
Zohoメールの追加機能を使用してメールを送信する際のすべてのエディションでの添付ファイルの上限は10MBです。
残りのプロセスは通常のメールの作成と同様です。作成ウィンドウは他のメール作成エディタと同様で、編集やフォーマットの設定範囲があります。送信箱を設定している場合、メールは数分後に送信されます。
Gmailアカウントを通して
Gmailアカウントからメールを送信し、それらをZohoメールやZoho Recruit内で送信済みのアイテムとして表示することができます。
このオプションをGmailアカウントで有効にするには、Gmail POPアカウントのZohoメールフィルターを設定します。
- Zoho メールにログインし、設定 > フィルター > フィルターを作成に移動します。
-
フィルターページで:
- フィルター名を追加します。
- 設定の中から条件種類を選択します。
- 選択した条件種類に基づいてフィルターの条件を設定できます。
- 条件が満たされた場合に実行される操作を指定できます。
- 保存をクリックします。
注意: この手順はGmailとZoho Recruitを統合している場合にのみ機能します。
バウンスしたメール
いくつかの理由により、メールが宛先まで届かずにバウンスすることがあります。これらの理由はハードバウンスまたはソフトバウンスとして分類されます。ソフトバウンスはメールが宛先に到達するのを一時的に防ぐ問題を示しています。そのような問題には次のようなものがあります:
- 受信者のメールボックスが一杯である
- メールメッセージが大きすぎる
- 受信者のサーバーがダウンしている
ハードバウンスの最も一般的な原因は無効なメールアドレスです。有効なメールアドレスがハードバウンスする他の理由には次のようなことが含まれます:
- 受信者のメールサーバーがメールの配信をブロックしている
- 受信者がメーリングリストを登録解除している
Zoho Recruitからメールを送信した際に'メールアドレスが存在しません'との注意メッセージを受け取る場合、ハードバウンスが発生した可能性があり、同じメールアドレスにさらにメールを送ることができないかもしれません。
ドキュメントを添付する
メールを送信するには2つの方法があります：メール タブから、またはデータに直接からです。ローカルドライブ、Zoho 文書、またはGoogle 文書からドキュメントをメールに添付できます。ただし、メールはCandidates、Clients、連絡先、およびJob Openingsの各タブからのみ送信できます。
ドキュメントを添付するには：
- <タブ> タブをクリックします。
ここでのタブはCandidates、連絡先、Clientsなどを指します。 - タブのホームページからデータを選択します。
- データの詳細ページにあるEmails関連リストから、メールを送信をクリックします。
- メール作成ウィンドウにて、添付ファイルをアップロードするためのオプションを選択します。
メモ
- Zoho メール アドオンを設定していない場合、Zoho 文書からのみファイルを添付できます。
- 無料版では、添付ファイルのサイズ制限は3MBです。
- プロフェッショナル版とエンタープライズ版では、添付ファイルのサイズ制限は10MBです。
- どのエディションでも、Zoho メール アドオンユーザーの添付ファイルのサイズ制限は10MBです。
- 一つのメールにZoho 文書から最大五つのファイルを添付できます。
メールの受信
メールを受信すると、Zoho メールのサーバーがそれをあなたのZoho Mailboxに取り込みます。その後、同じメールがZoho Recruitに取り込まれます。特定のリード、連絡先、または潜在的な関連性を持つ受け取ったメールは、該当する候補者、連絡先クライアント、または求人オープニングのページのメールセクションにリストされます。主要な連絡先に関連付けられたメールは、Job Openingページのメールセクションにリストされます。
重要なメモ:
- データレベルの共有オプションを持つアカウントでZohoメール追加オンを設定する場合、各候補者、クライアント、連絡先、または求人を共有するオプションを有効にする必要があります。
- Zohoメールを非公開アカウントとして設定した場合でも、他のユーザーのメールを表示することは可能で、それらは有効化すればよいです。
- メールアドレスのない候補者、クライアント、連絡先、求人のメールセクションには表示されるメールはありません。
- 候補者、クライアント、または連絡先のメールアドレスに変更が加えられた場合、新規メールアドレスにリンクされたメールのみが取得されます。前へのメールアドレスにリンクされていたメールはATSではその後利用できなくなります。
- Zoho Recruit用に構成されたメールアドレスのメールボックスに変更が加えられた場合、以前に構成されたメールボックスのメールは表示されなくなりますが、それでもZohoメールでは引き続き利用可能です。
- 非有効化されたユーザーのメールは、候補者、クライアント、連絡先、または求人ページには表示されませんが、個人のメールアカウントで引き続き見ることができます。
- あなたのアカウントからアーカイブ済みのメールも、特定の連絡先のメールを検索する際にリストに表示されます。