Adobe Sign拡張機能を利用すれば、電子署名付きドキュメントを差出人連絡先や候補者から簡単に収集できます。候補者の手配を迅速に進めるため、会社でドキュメントの承認および署名が早急に必要な場合、わざわざ紙の書類をメールで送付して時間を無駄にする必要はありません。Adobe Sign拡張機能を使用して、ドキュメントを候補者や連絡先へメールで送信し、署名済みのドキュメントをZoho Recruitデータに添付ファイルとして取得し、今後参照することができます。

この拡張機能は、Candidatesおよび連絡先タブで利用できます。これらのデータ用にテンプレートを作成し、拡張機能を利用してドキュメントを署名用に送信することが可能です。拡張機能をインストールすると、3つのカスタムタブが作成されます。Adobe Signで使用されている用語に基づき、これらのタブは命名されています。

• Agreements - ドキュメントを送信し、顧客や見込み客から署名を取得する一連のプロセスを指します。
  
• Agreement 処理 - このタブでは、ドキュメントが署名用に送信された日付や時間、署名された日時などの詳細を管理します。
  
• Agreement Recipients - このタブでは、ドキュメントの受信者や署名の順番などの詳細を管理します。
  

メモ: この拡張機能は管理者のみインストールできます。Zoho RecruitアカウントとAdobe Signアカウントへのサインインに使用するメールアドレスは、同じである必要があります。

Adobe Signのインストール

Zoho Marketplaceに移動してDropbox拡張機能をインストールするか、Zoho Recruitアカウントにログインしてインストールすることができます。

Adobe Signをインストールする手順:

1. 「設定」>「マーケットプレイス」>「マーケットプレイス」に移動します。
   インストール済みの拡張機能がすべて一覧表示されます。すべての拡張機能では、Zoho Recruitで対応している拡張機能をすべて表示できます。
2. 「すべて」拡張機能をクリックし、Adobe Signを探してクリックします。
   拡張機能の詳細が表示されます。
3. 「Install」「Now」をクリックします。
   
4. 次の画面でサービス規約に同意し、「続ける」「to Install」をクリックします。
   
5. 次のいずれかを選択し、「確定」をクリックします。
   
   • 管理者のみインストール - この拡張機能は管理者権限を持つユーザーのみZoho Recruitにインストールされます。
     
   • すべてのユーザーにインストール - この拡張機能はすべてのユーザーにZoho Recruitへインストールされます。利用にはAdobe Signアカウントが必要です。
     
   • 権限を選択 - この拡張機能はすべてのユーザーにZoho Recruitへインストールされます。このオプションを選択し、「続ける」をクリックしてから権限を選択してください。
     指定されたユーザーに自動的に拡張機能がインストールされます。インストール後、Adobe Signのログイン情報で認証する必要があります。
6. 「認証」をクリックします。
   この手順でスキップするをクリックした場合は、後で設定 > 設定 > マーケットプレイス > マーケットプレイスから認証できます。
   Adobe Sign拡張機能の詳細ページで「認証」をクリックできます。
   
   
    
7. ポップアップ画面でAdobe Signアカウントのメールとパスワードを入力し、「Sign」「In」をクリックします。
   アカウントが認証され、拡張機能が利用可能になります。拡張機能のインストール後、3つのカスタムタブが作成されます。
   
   
    

Adobe Signを使ってドキュメントに署名を取得する

インストール後、候補者および連絡先の詳細ページに送信する for eSignというボタンが表示されます。このボタンを利用して、連絡先が署名する必要のあるドキュメントを送信できます。また、各データには合意内容の詳細が表示される関連リストも用意されています。

eサイン用にドキュメントを送信するには:

1. Candidates または 連絡先 タブをクリックします。
   
2. ドキュメントを送信したいデータをクリックします。
   
3. データの詳細ページで、送信する for Sign をクリックします。
   
   
    
4. 送信する agreement with Adobe Sign のポップアップウィンドウで、以下の操作を行います。
   

• 追加をクリックし、ドキュメントと設定を選択して、電子署名が必要なドキュメントをアップロードするか、Zoho Recruitのドキュメントタブで利用可能なファイルからドキュメントを選択します。
  複数のファイルを追加した場合、すべてが1つのPDFドキュメントとして結合されます。
• 署名用ドキュメントを送信したい受信者を選択します。
  複数の受信者を追加した場合、ドキュメントは追加された順に全員が署名する必要があります。
  初期設定では、候補者または連絡先が受信者として追加されます。
• 必要に応じて、このドキュメントにも署名する必要がありますのチェックボックスを選択します。
  ドキュメント付きのメールがあなた宛に送信されます。連絡先が署名を完了し、返送された後に自分で署名できます。
  
  
   
• メールを送信するコピー先テキストボックスに追加のメールアドレスを入力します。
  最大10件までメールアドレスを追加でき、カンマで区切って入力します。
• Agreement 詳細で、Agreement 名前を指定します。
  
• メッセージを指定し、連絡先に送信されるメールに追加します。
  
• 言語を選択し、その言語でメールが送信されます。
  初期設定ではユーザーの言語が選択されています。
• 契約に関連付ける連絡先を追加します。ここで選択された連絡先には、契約の詳細が関連付けられます。
  
• Agreement 設定で、署名期限を指定します。
  
• 受信者に署名をリマインドするのチェックボックスを選択し、毎日または毎週のリマインダーを設定します。
  
• 必要に応じて、ドキュメントをプレビューし署名項目の位置を編集するのチェックボックスを選択します。
  
• その他の設定リンクをクリックし、以下の設定を行います。
  
• 署名後の移動先URLおよび署名後のリダイレクト遅延（秒数）を指定します。
  
• 署名用に送信をクリックします。
  ドキュメント付きのメールが受信者に送信されます。

メモ:

• ドキュメントの対応形式は、pdf、doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、wp、txt、rtf、jpg、jpeg、gif、tif、tiff、bmp、png、htm、htmlです。
  
• 最大5ファイルまでアップロードおよび送信可能です。各ファイルのサイズは50MB以内である必要があります。
  
• 複数の受信者を追加した場合、ドキュメントは追加した順にすべての受信者が署名する必要があります。メールは順番の最初の受信者に送信されます。最初の受信者がドキュメントに署名すると、次の受信者に送信されます。
  
• 連絡先を削除しても、関連付け済みのすべての合意書は削除されません。
  
• カスタムタブ「Agreements」、「Agreements処理」、「Agreements Recipients」はカスタマイズできません。これらのタブにはワークフローを作成できます。
  

レコードに関連付けられているAgreementsの表示

レコードに関連付けられているAgreementsを表示するには

1. Candidatesまたは連絡先タブをクリックします。
   
2. いずれかのレコードをクリックし、Agreements関連リストに移動します。
   Agreementsおよびドキュメントのステータスを表示できます。

Adobe Signのアンインストール

Adobe Sign拡張機能をアンインストールする際は、アンインストール後にすべてのデータが削除され、復元できないことにご注意ください。

Adobe Signをアンインストールするには

1. 「設定」>「マーケットプレイス」>「マーケットプレイス」に移動します。
   インストール済みの拡張機能がすべて一覧表示されます。すべての拡張機能の下で、Zoho Recruitでサポートされている拡張機能をすべて表示できます。
2. Adobe Signを検索し、該当するアンインストールするリンクをクリックします。
   
   
   
3. OKをクリックして確定します。
   Adobe Signに関連するすべてのデータが削除されます。