オファーサブモジュール

オファーサブモジュール

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適任の候補者が見つかったら、リクルーターはすぐにオファーレターを送信できる必要があります。優秀な候補者をより早く確保できるよう、Zoho Recruit では、オファーをシンプルに管理・送信できる機能を提供しています。
オファー設定の最初のステップは、オファーレターテンプレートの作成です。
必要な権限
Zoho Recruit でオファーレターを表示、作成、削除、エクスポートするために必要な権限は次のとおりです。
権限
操作
オファーテンプレートの管理
オファーレターテンプレートの作成、表示、編集
オファーレターの一括作成
オファーレターの一括作成と送信
オファーのエクスポート
Recruit からオファーレターをエクスポート

オファーレターテンプレートを作成する

オファーレターテンプレートを使用すると、候補者向けのオファーレターを作成できます。オファーテンプレートを作成するには:
  1. ダッシュボード右上の[設定]アイコンを選択します。
  2. [カスタマイズ]の下にある[テンプレート]を選択します。
  3. [オファーテンプレート]を選択し、[オファーテンプレートを作成]をクリックします。
  4. テンプレートの名前を入力します。
Notesメモ: Zoho Recruit では、2 種類のデザインテンプレートから選択できます。新規に作成することも、パソコンから既存のテンプレートをインポートすることも可能です。マージ項目を追加するには、[項目]に移動し、[動的項目]内の[マージ項目]を選択します。

候補者にオファーレターを送信する

次に、候補者へオファーレターを送信します。Zoho Recruit を使用すると、数分で簡単にオファーレターを作成できます。
新しいオファーを作成する前に、候補者レコードにオファーをアップロードする際の手順をスムーズにするため、あらかじめオファーレターテンプレートを作成しておいてください。

[オファー]タブは、[候補者]タブにマウスオーバーしたときに表示されるサブタブです。
  1. Recruit ダッシュボードで、[候補者]タブにマウスオーバーし、[オファー]を選択します。


  2. [オファーを作成]アイコンをクリックします。
  3. ドロップダウンメニューからオファーテンプレートを選択します。

    電子署名あり／なしのどちらでオファーレターを送信するかを選択します。
  4. 雇用情報とオファーの有効期限日を入力します。
  5. [保存して次へ]をクリックします。
    [オファーレターをプレビュー]をクリックして内容を確認することもできます。
  6. メールテンプレートを選択し、[オファーレターを送信]ポップアップで残りの詳細を入力します。
  7. [送信]をクリックします。候補者のステータスは[オファー送付済み]に変更されます。
    8.

オファーレターを承認する

Recruit アカウントで承認プロセスが有効になっている場合、オファーレターは作成されると承認プロセスに入ります。承認が完了するまで、オファーレターを候補者に送信することはできません。承認プロセスの作成方法はこちら



たとえば、採用マネージャーと候補者データの担当者がオファーレターの承認者であるとします。この場合、次のメッセージが表示されます。

承認者は、[オファー]タブまたは [マイアクション]タブから承認を送信できます。

[オファー]タブから承認するには

  1. Recruit ダッシュボードで、[候補者]タブ配下の[オファー]を選択します。
  2. 承認したいオファーを選択します。
  3. オファーの詳細を確認し、右上の[決定を送信]をクリックします。

  4. コメントを追加し、[承認]、[委任]、または[却下]を選択します。[委任]を選択した場合は、組織内の別のユーザーに承認を割り当てることができます。
    5.

[マイアクション]タブから承認するには

  1. Recruit ダッシュボードで[マイアクション]を選択します。
  2. 承認したいオファーを選択します。
  3. オファーの詳細を確認し、右上の[決定を送信]をクリックします。
  4. コメントを追加し、[承認]、[委任]、または[却下]を選択します。[委任]を選択した場合は、組織内の別のユーザーに承認を割り当てることができます。
    5.

Notes
承認プロセスは、[取引先]タブおよび [応募]タブではサポートされていません。

承認後にオファーレターを送信するには

  1. [オファー]タブに移動し、対象のオファーレコードを選択します。
  2. [オファーを送信]をクリックします。
  3. メールテンプレートを選択し、[オファーレターを送信]ポップアップでその他の詳細を入力します。
  4. [送信]をクリックします。候補者のステータスは[オファー送付済み]に変更されます。
    5.

別の方法: 候補者および求人からオファーを作成する

  1. 対象の候補者レコードに移動し、[その他の操作]ボタンをクリックするか、関連リストの [オファーレター] を選択してから、[オファーレターを作成] をクリックします。

  2. [オファーレターを作成]をクリックして、その候補者向けのオファーを作成します。
  3. その候補者に対して作成されたすべてのオファーが、このセクションに一覧表示されます。
  4. [列を追加]アイコンをクリックして、このセクションに任意の列を追加できます。
Notes
メモ:
オファーレターはメール内のリンクとして送信されます。候補者がリンクをクリックすると、オファーレターを表示し、承認または却下できます。
オファー管理機能は、Corporate HR エディションでのみ利用できます。
無期雇用契約の候補者に対しては、オファーレターを 1 通のみ作成できます。
有期雇用契約の候補者に対しては、複数のオファーを作成できます。

オファーの修正と取り消し

送信済みのオファーを修正または取り消すことができます。
  1. [オファー]タブに移動し、対象のオファーレコードを選択します。
  2. 右上の[オファーを修正]を選択します。
  3. [オファーを修正]ウィンドウで必要な変更を行い、[保存して次へ]をクリックします。
  4. メールテンプレートを選択し、[オファーレターを送信]ポップアップでその他の詳細を入力します。
  5. [送信]をクリックして候補者にオファーを再送信するか、[取り消し]をクリックしてオファーをキャンセルします。
    6.
オファーの作成または編集時には、取り消し理由は表示されません。取り消し理由が表示されるのは、次のいずれかの画面からオファーを取り消す場合のみです。
  1. オファー詳細ページ
  2. オファーのクイックビュー
  3. [候補者] > [オファー]一覧
  4. [応募] > [オファー]一覧
  5. [求人] > [オファー]一覧
  6. Blueprint システムの遷移経由
  7. システムが自動的にオファーを取り消す場合
    8.

新規取引先 vs 既存取引先の場合   

アカウントの種類

動作

新規サインアップ

項目がオファーレイアウトに追加されます。

既存ユーザー

項目はレイアウトのカスタマイズで利用可能です。 必要に応じてユーザーがドラッグ＆ドロップできます。

 
辞退理由項目の使用   

項目をオファータブのレイアウトに追加すると、オファーを取り下げる際に辞退理由の選択が必須になります。











  1. ユーザーはプルダウンリストから必ず1つの理由を選択する必要があります。
  2. 管理者／顧客は、自社のニーズに合わせて新しいプルダウン値を追加することもできます。
  3. 編集可能な辞退理由の設定は 14 個あります。これらの理由は名称変更や更新が可能です。
    1. 身元調査の不合格
    2. 予算上の制約
    3. 候補者による辞退／否認の回答
    4. 候補者情報の虚偽申告
    5. 候補者選定の誤り
    6. 重複したオファーの発行
    7. 採用前スクリーニングの不合格
    8. 誤ったオファーの送信
    9. 求人の保留
    10. 競業避止義務との抵触
    11. その他の理由
    12. ポジションの再編／廃止
    13. 承認されていない条件でのオファー
    14. 候補者の非専門的な言動
  4. 編集不可（システム管理）の理由：プルダウンリスト内で 3 つの理由だけは更新できません。

 一部の理由が編集できない理由   

オファーを手動で取り下げる場合は、任意の辞退理由を設定できます。
ただし、一部のオファーは、候補者、求人、応募など他のタブで行われた処理に基づき、自動的に取り下げられます。
その場合、システムが自動的にオファーを取り下げ、3 つのロック（読み取り専用）の辞退理由のいずれかを割り当てます。
このため、これら 3 つの値は読み取り専用として表示されます。これらのケースで適切な理由が割り当てられるよう、システムは次の 3 つのロック（読み取り専用）理由を使用します。

自動割り当てされるシステム理由

トリガーイベント

自動処理となる理由

応募の関連付け解除

応募がオファーからリンク解除された場合

この関連付けが切れると、オファーは無効になるため

求人完了

求人のステータスが「採用済み」「キャンセル」「不採用」「無効」に変更される、または求人が削除された場合

利用できないポジションに対してオファーを有効のままにすることはできないため

候補者の採用／不採用（ロック）

候補者が最終ステータス（採用または恒久的な不採用）に到達した場合

候補者の選考が完了すると、保留中のオファーは自動的にクローズされるため​

これらの理由は編集や削除ができません。正確なレポート作成のためにシステムで使用されるためです。

 

オファーレターステータス

Offer Planned - オファーデータを作成すると、オファーステータスは「Offer planned」に変更されます（作成画面で「保存して次へ」ボタンをクリックすると、オファーデータが作成されます）。
Offer Made - オファーレターを送信すると、オファーステータスは「Offer made」に変更されます（送信メールのポップアップ画面で「送信」ボタンをクリックすると、オファーレターが送信されます。または、オファー詳細ページの「オファーを送信」ボタンから送信することもできます）。
Offer Revised - ユーザーがオファーデータの詳細を編集しても、編集後のオファーレターを候補者に送信しない場合、ステータスは「Offer revised」に変更されます（編集後にオファーレターを候補者へ送信すると、ステータスは「Offer revised」から「Offer made」に変更されます）。
Offer 承認済み - 候補者がオファーレターを承諾すると、データステータスは「Offer 承認済み」に変更されます。オファーが承認されると、オファーレターを再度修正することはできません。
Offer 却下済み - 候補者がオファーレターを辞退すると、データステータスは「Offer 却下済み」に変更されます。オファーが却下された後は、内容を修正して再送信することができます。
Offer Withdrawn - ユーザーは、候補者に対してすでに計画済み、送信済み、または承認済みのオファーを取り下げることができます。その場合、ステータスは「Offer Withdrawn」に変更されます。

一括オファーの作成

次の場所から一括オファーレターを作成できます。

候補者タブから

  1. 求人に関連付けられている候補者をフィルターします。
  2. オファーを送信したい候補者を選択します。
  3. 画面上部のその他の操作（3 点リーダー）からオファーレターを作成アイコンをクリックします。

求人タブから

  1. 候補者にオファーする求人を選択します。
  2. 左側のクイックアクセスの下にある応募をクリックします。
  3. オファーを送信したい応募を選択します。
  4. 画面上部のその他の操作（3 点リーダー）からオファーレターを作成アイコンをクリックします。

応募タブから

  1. 同じ求人名の応募をフィルターします。
  2. オファーを送信したい応募を選択します。
  3. 画面上部のその他の操作（3 点リーダー）からオファーレターを作成アイコンをクリックします。
Notes
メモ:
部署タブからもオファーレターを表示できます。部署タブでレコードを開き、左側の関連リストからオファーレターをクリックします。
承認プロセスが有効になっている場合、必要な担当者全員の承認が完了するとオファーレターが送信されます。ユーザーには、オファーレターが承認プロセスに入ったことが通知されます。

候補者へのオファーレターをe署名で送信する

e署名とは？
電子署名（e署名）は、電子文書に対して法的に有効な承認を得るための方法です。迅速・簡単で、完全にペーパーレスなプロセスです。e署名は、オファーレター、営業契約書、賃貸・リース契約書などで広く利用されています。
 
Zoho Recruitは、Zoho Sign、DocuSign、Adobe Signと連携しています。数回クリックするだけで、これらのいずれかのサービスとアカウント連携を行い、e署名付きのオファーレター送信を開始できます。

Zoho Signで送信する

  1. RecruitダッシュボードでCandidatesタブにカーソルを合わせ、Offersを選択します。
  2. Create Offersアイコンをクリックします。
  3. ドロップダウンメニューからオファーテンプレートを選択します。
  4. オファーレターをwith e-signで送信するオプションを選択します。
  5. Send with Zoho Signをクリックします。
  6. 受信者と説明を追加します。
  7. More Settingsをクリックして、完了期限、失効日、自動リマインダーを設定します。保存をクリックします。
  8. 次へをクリックします。
  9. [Edit Document Details]ページで項目を入力し、続行をクリックします。
  10. オファーレターに必要なフィールド（例：署名、署名日）を追加します。
  11. 送信をクリックします。候補者のステータスはOffer Madeに変更されます。

DocuSignで送信する

  1. Send with DocuSignをクリックします。
  2. 受信者と説明を追加します。
  3. 詳細設定の横にある編集をクリックし、自動リマインダーと失効日を設定します。保存をクリックします。
  4. 追加フィールドを設定せずに候補者へすぐにオファーレターを送信する場合は、Send Nowをクリックします。そうでない場合は、[次へ]をクリックします。
  5. オファーレターに必要なフィールド（例：署名、署名日）を追加します。
  6. 送信をクリックします。候補者のステータスはOffer Madeに変更されます。

Adobe Signで送信する

  1. Send with Adobe Signをクリックします。
  2. 受信者を追加し、必須の契約詳細を入力します。必要に応じて契約設定も入力できます。
  3. Send for Signatureをクリックします。候補者のステータスはOffer Madeに変更されます。

オファーのカスタマイズ

オファーレターは、Candidates、Job Openings、Applications、Departmentsタブ内の関連リストから利用できます。設定 > カスタマイズ > タブ > Offers に移動して、タブ内の項目をカスタマイズできます。



レイアウトを編集することで、Offersタブに項目を追加または削除できます。

オファーレターをエクスポートする

  1. 設定アイコンをクリックします。
  2. Data Administrationの下でエクスポートを選択します。
  3. Select Export ModuleリストでOffersを選択します。
  4. Existing Viewsで目的のオプションを選択します。
  5. オファーと一緒にエクスポートする場合は、Notes and Attachmentsオプションにチェックを入れます。
  6. [エクスポート]をクリックします。

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