「オファーレターの送信」

「オファーレターの送信」

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候補者が職務に適している場合、採用担当者は迅速にオファー書を送信できるようにしなければなりません。トップ候補者をより早く獲得することを目的として、Zoho Recruitはオファーの管理と送信を簡単に行えるようにしています。
オファーの設定の最初の部分は、オファーレターテンプレートの作成です。
必要な権限  
これらは、Zoho Recruitでオファーレターを表示、生成、削除、およびエクスポートするために必要なさまざまな許可です。
権限
アクション
オファーテンプレートの管理
オファーレターテンプレートの作成、閲覧、編集
マスジェネレートオファーレター
バルクオファーレターの生成と送信
エクスポートオファー
Recruitからオファーレターをエクスポート

オファーレターテンプレートの作成   

オファーレターテンプレートを使用して、候補者へのオファーレターを作成することができます。テンプレートを作成するには： 
  1. ダッシュボードの右上隅にある設定を行うアイコンを選択してください。
  2. カスタマイズの下でテンプレートを選択してください。
  3. オファーテンプレートを選択し、オファーテンプレートを作成を選択してください。
  4. テンプレートの名前を入力してください。
注：Zoho Recruitは採用担当者に2つのデザインテンプレートから選択するオプションを提供します。新しいものを開始するか、コンピュータから既存のテンプレートをインポートすることができます。マージフィールドを追加するには、[フィールド]に移動し、[動的フィールド]の下の[マージフィールド]を選択します。

候補者への内定書の送付   

次に、候補者にオファーレターを送る時間です。 Zoho Recruitを使用すると、数分でオファーレターを生成できます。
新しいオファーを作成する前に、候補者プロファイルにオファーをアップロードする際にスムーズなプロセスを確保するために、オファーレターテンプレートをすでに作成していることを確認してください。 

オファーズモジュールは、マウスをジョブオープニングスまたは候補者モジュールに合わせたときのサブタブとして利用できます。
  1. マウスオーバーして、レクルートダッシュボード内のJob OpeningsまたはCandidatesモジュールからOffersを選択します。
  2. 「Create Offers」のアイコンをクリックします。
  3. ドロップダウンメニューからオファーテンプレートを選択します。
  4. オファーレターをe-sign付きまたはなしで送信するかを選択します。
  5. 雇用情報とオファーの有効期限を入力します。
  6. 「Save and Next」をクリックします。
    「Preview Offer Letter」をクリックして、プレビューすることもできます。
  7. 「Send Offer Letter」のポップアップから、メールテンプレートを選択し、残りの詳細を入力します。
  8. 「Send」をクリックします。候補者のステータスが「Offer Made」に変更されます。 

オファーレターの承認  

オフェースレターを作成した後、Recruitアカウントで承認プロセスが有効になっている場合、オフェースレターは承認プロセスに入ります。 オフェースレターは承認されるまで候補者に送信することはできません。 承認プロセスの作成方法を学ぶ



招聘マネージャーと候補者レコードの所有者がオファーレターの承認に割り当てられたとします。次のメッセージが表示されます。

承認者は、オファーモジュールまたはMy Actionsタブから承認を提出できます。

オファーモジュールから承認する

  1. レコルトのダッシュボード内の「ジョブオープニング」タブ内の「オファー」を選択します。
  2. 承認したいオファーを選択します。
  3. オファーの詳細を確認し、右上の「決定を提出」をクリックします。
  4. コメントを追加し、「承認」、「委任」、または「拒否」を選択します。委任を選択した場合、組織内の別のユーザーに承認を割り当てるオプションがあります。

「マイアクション」タブからの承認について

  1. ダッシュボードからマイアクションを選択します。
  2. 承認したいオファーを選択します。
  3. オファーの詳細を確認し、右上にある決定を提出をクリックします。
  4. コメントを追加し、承認、委任、または拒否を選択します。委任を選択した場合、組織内の別のユーザーに承認を割り当てるオプションが表示されます。

ベンダーおよびアプリケーションモジュールでは、承認プロセスはサポートされていません。 

承認後にオファーレターを送信する

  1. オファーモジュールをナビゲートし、特定のオファーレコードを選択します。
  2. 「オファーを送信」をクリックします。
  3. 電子メールテンプレートを選択し、「オファーレターを送信」ポップアップの他の詳細を入力します。
  4. 「送信」をクリックします。候補者のステータスが「オファーメイド」に変わります。

候補者と求人オープンからオファーを生成することもできます

  1. 個々の候補者プロファイルに移動し、[詳細アクション]ボタンをクリックするか、関連リストの[オファーレター]を選択し、[オファーレターを生成]をクリックします。
  2. 候補者にオファーを作成するために[オファーレターを生成]をクリックします。
  3. このセクションには、候補者に対して生成されたすべてのオファーがリスト表示されます。
  4. [追加列]アイコンをクリックすることで、このセクションに好みの列を追加できます。

注意：
オファーレターは、電子メール内のリンクとして送信されます。リンクをクリックすると、候補者がオファーレターを表示し、受諾または拒否することができます。
オファー管理機能は、企業HRエディションでのみ利用可能です。
候補者に永久契約をする場合、オファーレターを1つだけ生成できます。
一時契約の候補者に対しては、複数のオファーを生成できます。

オファーの修正と取り消し

候補者に送信したオファーを修正または取り消すオプションを持っています。
  1. オファーモジュールに移動し、特定のオファーレコードを選択します。
  2. 右上にあるオファーを修正を選択します。
  3. 「オファーを修正」ウィンドウで必要な変更を行い、保存して次へをクリックします。
  4. メールテンプレートを選択し、「オファーレターを送信」ポップアップで他の詳細を記入します。
  5. 候補者にオファーを送信するには送信をクリックし、オファーを取り消すには取り消しをクリックします。

オファーレターステータス 

オファー計画済み - オファーレコードが作成されると、オファーステータスが「オファー計画済み」に変更されます（「作成オファーのページで「保存して次へ」ボタンをクリックすると、オファーレコードが作成されます）
オファーを作成しました - オファーレターを送信したとき、オファーステータスが「オファーを作成しました」に変更されます（sendmailポップアップオファーページの「送信」ボタンをクリックした後、オファーレターが送信されます。そうでない場合は、オファーの詳細ページの「オファーを送信」ボタンを使用してオファーレターを送信します）
オファーを改訂しました - ユーザーがオファーレコード内の詳細を編集した場合（候補者に編集したオファーレターを送信しない場合）、ステータスが「オファーを改訂しました」に変更されます。（オファーレコードを編集した後、候補者にオファーレターを送信した場合、ステータスは「オファーを改訂しました」から「オファーを行いました」に変更されます）
オファー受領済み - 候補者がオファーレターを受領した後、レコードステータスがオファー受領済みに変更されます。 オファーが受領された後は、オファーレターを再度改訂することはできません。
オファーが拒否されました - 候補者がオファーレターを拒否した後、レコードステータスがオファーが拒否された状態に変更されます。オファーが拒否された後、私たちはそれを修正して再度送信できます。
オファー取り消し - ユーザーは、既に計画、送信、または候補者によって受け入れられたオファーを取り消すことができます。その後、ステータスが「オファー取り消し」に変更されます。

バルクオファーの生成 

次の場所からバルクオファーレターを生成できます：

候補者モジュールから

  1. 求人関連の候補をフィルターします。
  2. オファーを送る候補を選択します。 
  3. 上部の複数のアクションボタン（三つの点）からオファーの生成アイコンをクリックします。

ジョブオープニングモジュールから 

  1. 候補者に提供する仕事を選択してください。
  2. 左パネルのクイックアクセスの下にあるアプリケーションをクリックしてください。
  3. オファーを送信したいアプリケーションを選択してください。 
  4. 上部の詳細なアクションボタン（三つの点）からオファーレターを生成アイコンをクリックしてください。

アプリケーションモジュールから 

  1. 同じ投稿タイトルを持つ応募をフィルターします。 
  2. オファーを送りたい応募を選択します。 
  3. 上部の詳細なアクションボタン（三つのドット）からオファーレターを生成するアイコンをクリックします。
注：
部門モジュールからオファーレターを表示することもできます。部門モジュール内のレコードを開き、左パネルの「関連リスト」から「オファーレター」をクリックしてください。
承認プロセスが有効になっている場合、必要な当事者が承認するとオファーレターが送信されます。ユーザーには、オファーレターが承認プロセスに入ったことを通知されます。

候補者への電子署名付きオファーレターの送信 

電子署名とは何ですか？
電子署名（e-signature）は、電子文書の承認を取得するための法的な方法です。これは迅速で簡単で、完全に紙なしのプロセスです。e-signatureは、オファーレター、販売契約、レンタルおよびリース契約などに広く使用されています。
 
Zoho Recruitは、Zoho Sign、DocuSign、Adobe Signと統合されています。数クリックでアカウントをどれか1つに統合し、電子署名を使ったオファーレターを送信できます。

Zoho Signを使って送信

  1. ジョブオープンや候補者モジュールをマウスオーバーして、オファーを選択します。
  2. 「オファーを作成」アイコンをクリックします。
  3. ドロップダウンメニューからオファーテンプレートを選択します。
  4. オファーレターをe-signで送信することを選択します。
  5. 「Zoho Signで送信」をクリックします。
  6. 受信者と説明を追加します。
  7. 完了時間、有効期限、自動リマインダーを設定するには、「詳細設定」をクリックします。「保存」をクリックします。
  8. 「次へ」をクリックします。
  9. 編集ドキュメント詳細ページでフィールドを入力します。「続行」をクリックします。
  10. オファーレターに必要なフィールド（例：署名、署名日）を追加します。
  11. 「送信」をクリックします。候補者のステータスが「オファーメイド」に変わります。

DocuSignを使って送信

  1. 「DocuSign で送信」をクリックします。
  2. 受信者と説明を追加します。
  3. 「高度なオプションを編集」の横にある「編集」をクリックして、自動リマインダーと有効期限を設定します。「保存」をクリックします。
  4. 追加のフィールドを追加せずに候補者にオファーレターを送信する場合は、「今すぐ送信」をクリックします。それ以外の場合は、「次へ」をクリックします。
  5. オファーレターに必要なフィールド（例：署名、署名日）を追加します。
  6. 「送信」をクリックします。候補者のステータスは「オファー済み」に変更されます。

Adobe Signで送信

  1. 「Adobe Signを使用して送信」をクリックします。
  2. 受信者を追加し、必須の契約詳細を完了します。また、契約オプションも入力できます。
  3. 「署名依頼」をクリックします。候補者のステータスが「オファー済み」に変更されます。

オファーのカスタマイズ   

オファーレターは、候補者、求人オープン、アプリケーション、部門モジュール内の関連リストにあります。設定 > カスタマイズ > モジュール > オファーに移動して、モジュール内のフィールドをカスタマイズできます。

オファー モジュールのレイアウトを編集することで、フィールドを追加または削除することができます。

オファーレターのエクスポート   

  1. 「設定」アイコンをクリックします。
  2. 「データ管理」の下にある「エクスポート」を選択します。
  3. 「エクスポートモジュールの選択」リスト内で「オファー」を選択します。
  4. 「既存のビュー」で必要なオプションを選択します。
  5. 「注釈と添付ファイル」オプションをチェックし、オファーとともにエクスポートします。 
  6. 「エクスポート」をクリックします。

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