メール配信到達率の向上

メール配信到達率の向上

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メール到達率とは、メールが迷惑メールとして判定されたり、受信者のメールサービスにブロックされたりせずに、意図した受信者の受信トレイに正常に届く能力を指します。つまり、あなたのメールが意図した受信者にどの程度届いているかを示す指標です。

採用においてメール到達率が重要なのは、企業の採用活動の成功に直接影響するためです。たとえば、採用担当者が候補者に求人に関するメールを送信しても、そのメールが候補者の迷惑メールフォルダーに入り、まったく見られなかった場合、採用担当者は適格な候補者とつながる機会を逃してしまう可能性があります。

メール到達率が採用に与える影響の例は次のとおりです。
  1. 求人への応募：採用担当者が潜在的な候補者に求人への応募メールを送信する場合、そのメールが候補者の受信トレイに届くようにする必要があります。メールが届かない場合、企業は優れた候補者を逃し、候補者もその企業で働く機会を逃す可能性があります。
  2. 面接日程の調整：採用担当者が潜在的な候補者を見つけた後、面接日程を調整するためにメールを送信する必要がある場合があります。これらのメールが候補者の受信トレイに届かないと、面接が設定されず、企業は適格な候補者を逃す可能性があります。
  3. 候補者へのフォローアップ：面接後、採用担当者は候補者にフォローアップし、次の手順について話し合うことがあります。これらのフォローアップメールが届かない場合、候補者は採用プロセスに関する重要な情報を受け取れず、不満につながり、最終的には企業で選考を続けるかどうかの判断に影響する可能性があります。

メール到達率が重要な理由

メール到達率はマーケティング担当者の間でよく使われる用語ですが、採用チームにとっても重要な指標として捉える必要があります。採用担当者は日常的にメールを送信しており、より高い到達率を実現するための手法を検討、計画する時間はほとんどありません。メールが候補者の受信トレイに届かない、または迷惑メールフォルダーに入ってしまう状態で、到達率が改善されない場合、最終的にメーリングリストは停滞し、反応がなくなります。
メール到達率は、採用活動の効果に直接影響するため、採用担当者にとって重要です。主な理由は次のとおりです。
  1. コミュニケーション：採用担当者は、採用プロセス全体を通じて潜在的な候補者と連絡を取るために、メールに大きく依存しています。メールが届かない場合、適格な候補者とつながる機会を逃し、求人を充足する能力が妨げられる可能性があります。
  2. 候補者体験：候補者は、採用プロセス全体を通じて、適切なタイミングで関連性のある連絡を受けることを期待しています。採用担当者のメールが届かなかったり、迷惑メールフィルターに引っかかったりすると、候補者体験が悪化し、将来の採用機会でその企業を検討しなくなる可能性があります。
  3. ブランドイメージ：企業のブランドイメージも、メール到達率の影響を受ける可能性があります。企業の採用メールが継続的に迷惑メールとして判定されると、企業の評判が損なわれ、優秀な人材を引き付けることが難しくなる可能性があります。
  4. 効率：採用担当者のメールが届かない場合、時間やリソースの無駄にもつながります。採用担当者は、最初のメールを受信していない候補者にフォローアップするために貴重な時間を費やしたり、電話やソーシャルメディアなど別の手段で候補者に手動で連絡したりする必要があり、効率が低下します。

到達率に影響する要因

送信者の評判

到達率において最も重要な要素の1つが、送信者の評判です。メール送信者の評判とは、メールを送信する組織に対してインターネットサービスプロバイダーが付与するスコアです。通常、組織が送信するメールの数、メールに関してISPに寄せられたクレーム、組織が送信したメールのうち迷惑メールフォルダーに入る数、不明なメールアドレスに送信されたメールの数、メールへの返信率、その他の要因によって影響を受けます。

これらの要因を基準に、組織のメールに送信者の評判スコアが割り当てられます。これはメール到達率にも直接影響します。送信者の評判が改善されない場合、日常的に送信するメールでさえ受信者の受信トレイに届かない可能性が高くなります。

メールの認証

組織はさまざまなドメインを使用して受信者にメールを送信します。組織が連絡に使用するメールアドレスを認証することは非常に重要です。メールの認証は、メールの内容が送信元のメールアドレスから送信され、途中で変更または偽造されていないかを確認するために、メールサーバーによって実行されます。あなたのメールを認証するには、送信サーバーと受信サーバーが同期している必要があります。すべてのメールクライアントでは、SPF、DKIM、DMARCの3つの標準が使用されています。
  1. Sender Policy Framework（SPF）：SPFは、組織のドメインをメールメッセージの送信元として使用できるユーザーを制限するために設計されたプロトコルです。SPFが設定されていない場合、あなたのメールは拒否されます。SPFでは、ドメイン所有者が自社ドメインのメール転送を許可するIPアドレスを特定するためのプロセスが定義されています。
  2. DomainKeys Identified Mail（DKIM）：DKIMは、メールメッセージが転送中に修正されておらず、承認済みの送信者から送信されたものであることを検証するメールの認証標準です。公開鍵暗号化を使用してメールを認証します。これは、メールが途中で偽造または変更されていないことを確認するためのものです。攻撃に対するセキュリティをさらに確保し、メールが迷惑メールフォルダーに入らないようにするために、DKIMをSPFと組み合わせることをお勧めします。
  3. Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance（DMARC）：DMARCは、SPFとDKIMを組み合わせたメールの認証方法です。ドメイン所有者は、SPFまたはDKIMの確認に失敗したメールを受信サーバーがどのように処理するかを指定できます。
多くの採用担当者は、ATSを使用して候補者やクライアントの連絡先とのメールコミュニケーションを管理しています。使用しているATSが、メールが顧客に確実に届くことを保証しているか確認する必要があります。少なくとも、そのための仕組みが用意されている必要があります。Zoho Recruitではメールの認証を提供しており、組織はあらゆるメール送信元を簡単に認証できます。詳細はこちらをご参照ください。

メールの認証を無視してバウンス率が上昇すると、ユーザーにとって問題となり、最終的には送信者の評判が低下します。また、IPアドレスがブラックリストに登録される可能性もあります。これらの認証標準を設定しておくことで、このような事態を回避し、メール到達率を向上できます。

メールの内容

メールで使用される内容は、通常、受信者がそのメールをどう受け止めるかに影響します。メールが適切に書式設定、コーディングされていない場合、メールサービスはあなたのメールを迷惑メールとして判定する可能性があります。閉じられていないタグは、メールに適していません。

正当で十分に確認済みのURLを使用してください。URLが悪意のあるもの、または短すぎる場合、メールは迷惑メールフォルダーに入る可能性があります。採用チームはこの点に注意する必要があります。成果を急いで得たい場合でも、緊急性をあおる表現や迷惑メールのように見えるメールの内容は使用しないでください。送信するメールの内容について高い基準を維持し続けることは、到達率を向上させ、あなたのコンテンツに実際に関心を持つ受信者でメーリングリストを整えるうえで重要です。

ドメインを認証し到達率を確保するためにZoho Recruitが行っている対応

すべての採用担当者が、到達率を確保するための対策を講じながら、同時にその他のさまざまなタスクを実行することは難しいと理解しています。Zoho Recruitでは、メールの認証に加えて、組織の到達率を向上させるためのいくつかの対策を用意しています。

ビジネスで公開ドメインや無料メールアドレスを使用している場合、登録者に届かない可能性が高くなります。GmailやYahooなどの公開ドメインから送信されたメールは厳しい審査を受けやすく、配信率が低下する可能性があります。Zoho Recruitでこのようなメールアドレスを使用している場合、到達率を向上させるため、送信者のメールアドレスは当社の認証済みドメインアドレスのいずれかに自動的に更新されます。

ビジネスで独自ドメイン（例：xyz@zylker.com）を使用している場合、Zoho Recruit内で認証済みであれば、Zoho Recruitはxyz@zylker.comのアドレスから変更せずにメール送信を続けます。何らかの理由で独自ドメインがZoho Recruit内で認証されていない場合、メールの配信を確保するため、送信者アドレスは当社の認証済みドメインに更新されます。この変更は、Zoho Recruitが共有インフラを通じてすべてのユーザーのメールを送信しているため、送信者の評判を健全に維持するために行われます。そのため、あなたのドメインも認証済みの送信元から送信されることが不可欠です。そうしないと、同じ共有インフラを使用している他のユーザーに影響する可能性があります。
メモ。
独自ドメインを認証し、Zoho Recruit経由のメール送信に使用するには、こちらのヘルプ記事の手順に従ってください。

メール到達率を向上させるためのベストプラクティス

整理されたメールリストの維持

到達率を高めるには、メールリストを定期的に監視し、見直すことが不可欠です。しばらくやりとりのない受信者は削除する必要があります。整理されたメールリストのクリーンアップと維持の頻度は組織によって異なりますが、到達率を向上させ、やりとりを精査するための健全な方法です。

ダブルオプトイン確認の有効化

採用担当者は、さまざまなアプローチを通じて候補者を獲得します。採用チームは主にメールを使用して候補者と連絡を取ります。やりとりを望まない潜在的な候補者や連絡先に連絡すると、候補者があなたのメールを迷惑メールとしてマークする結果につながります。ISPはこれを迷惑メール送信とみなします。そのため、関心のある顧客が一覧に含まれていることを把握できるよう、ダブルオプトインを有効にすることがベストプラクティスとされています。

受信者が簡単にオプトアウトできるようにする

メーリングリストからオプトアウトしたい受信者にとって、手続きが難しい設定は望ましくありません。ユーザーが簡単に登録解除できる方法を提供することは、クリーンなメールリストを維持する確実な方法です。オプトアウトしたいにもかかわらずメールを受信し続けると、送信されたメールを迷惑メールとしてマークすることになります。これはメール到達率に影響するため、ユーザーが簡単に解除できる方法を用意することは必須です。

受信者をセグメント化してメールを送信する

一括メール送信を行う場合は、地域、採用したい役職、その他の共通要素を基準に受信者をセグメント化し、そのセグメントを対象にメールの内容を調整してください。これにより、受信者によりパーソナライズされた体験を提供でき、適切な対象者に適切な情報を届けることにも役立ちます。

迷惑メールのような件名を避ける

件名の付け方によって、登録者がメールを開くかどうかが決まります。自分なら避けるメールの種類を考え、それを自分の件名に反映してください。「今すぐ採用される」「履歴書不要」など、過度にあおる表現を含む迷惑メールのような件名は避けてください。こうした件名は、潜在的な候補者に迷惑メールとしてマークさせたり、登録解除させたりする可能性があります。