「メール配信率の向上」

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メール配信可能性とは、メールが受信者のメールプロバイダーによってスパムとしてマークされず、受信者のインボックスに達する能力を指します。言い換えると、メールが受信者に届く確率を測るものです。

採用に関して、電子メールの配信可能性は重要です。なぜなら、それが企業の採用努力の成功に直接影響を与えるからです。例えば、採用担当者が候補者に仕事のオープンポジションに関するメールを送信しましたが、メールが候補者のスパムフォルダーに行き、見られることはなかったとします。その場合、採用担当者は資格のある候補者と繋がる機会を失う可能性があります。

以下は、メール配信の影響が採用に与える例を示しています：

求人応募：採用担当者が潜在候補者に求人応募メールを送信する際、これらのメールが候補者のインボックスに到着することを確実にしたいと思います。メールが配信されない場合、会社は優秀な候補者を失う可能性があり、候補者は会社で働く機会を逃す可能性があります。
面接のスケジューリング：採用担当者が潜在候補者を特定した後、面接をスケジュールするためにメールを送信する必要がある場合があります。これらのメールが候補者のインボックスに到着しない場合、面接はスケジュールされず、会社は資格のある候補者を失う可能性があります。
候補者のフォローアップ：面接の後、採用担当者は候補者に次のステップについて話し合うためにフォローアップメールを送信したい場合があります。これらのフォローアップメールが配信されない場合、候補者は採用プロセスに関する重要な情報を受け取らない可能性があり、その結果、不満を抱えることになり、最終的に候補者が会社と続ける決断に影響を与える可能性があります。

メール配信の到達率がなぜ重要なのですか？

人事担当者にとって、メールの配信可能性は常に重要な指標です。採用担当者は日々メールを送信しており、より良い配信可能性の技術を決定して計画する時間はあまりありません。もしメールが候補者の受信箱に届かないか、スパムフォルダーに入るようなら、配信可能性が改善されなければ、最終的にメーリングリストが不活性になってしまいます。

メール配信の可能性は、採用担当者にとって重要であり、それは彼らの採用活動の効果に直接影響します。以下はその理由です：

コミュニケーション：採用担当者は採用プロセス全体を通じて潜在的な候補者との連絡に重点を置いています。彼らのメールが配信されない場合は、資格のある候補者とつながる機会を逃してしまい、職空きを埋めることが難しくなる可能性があります。
候補者の経験：候補者は採用プロセス全体を通じて、タイムリーで関連性のあるコミュニケーションを期待しています。採用担当者のメールが配信されないか、スパムフィルターに捕まってしまうと、候補者にとって負の体験となり、将来の職業機会を考慮することを控えることになります。
ブランドイメージ：企業のブランドイメージも、メールの配信可能性に影響を受けることがあります。企業の採用メールが継続的にスパムとしてマークされると、企業の評判が悪化し、トップタレントを引き付けるのがより困難になる可能性があります。
効率性：採用担当者のメールが配信されない場合、時間と資源の無駄になる可能性があります。採用担当者は、最初のメールを受け取っていない候補者とのフォローアップに有効な時間を費やすかもしれませんし、他のチャネル（電話やソーシャルメディアなど）を介して候補者にアプローチする必要がある場合もあり、これは効率的ではありません。

配信可能性に影響を与える要因

送信者の信用

メール配信の効率性を確保するために最も重要な要素の一つが、送信者のレピュテーションです。メールの送信者レピュテーションとは、インターネットサービスプロバイダーが送信するメールを評価するスコアのことです。このスコアは、組織が送信するメールの数、ISPからの受信メールへの苦情、スパムフォルダーに入るメールの数、不明なメールアドレスへの送信メールの数、メール返信率などの要素によって影響を受けます。

これらの要因に基づいて、送信者の信頼性スコアが組織のメールに割り当てられます。これはメールの配信性にも直接的な影響を及ぼします。送信者の信頼性が改善されない場合、毎日送信するメールが受信者のインボックスに届かない可能性が高いです。

メール認証

組織は、受信者にメールを送信するためにさまざまなドメインを使用します。組織がコミュニケーションに使用するメールアドレスを認証することは至急です。メール認証は、メールコンテンツが送信元のメールから来ているかどうか、そしてその間に変更または偽造されていないかどうかを確認するためにメールサーバーによって行われます。メールを認証するには、送受信サーバーが同期している必要があります。すべてのメールクライアントは、SPF、DKIM、およびDMARCの3つの基準を使用します。

Sender Policy Framework（SPF）：SPFは、組織のドメインを電子メールメッセージの送信元として使用するのを制限するために設計されたプロトコルです。 SPFがない場合、電子メールは拒否されます。 SPFは、ドメイン所有者が電子メールを転送するために認可されたIPアドレスを特定するプロセスを定義します。
DomainKeys Identified Mail（DKIM）：DKIMは、電子メールメッセージが送信中に変更されていないか、権限のある送信者から来ているかを確認するための電子メール認証標準です。これは、電子メールが途中で偽造または変更されていないことを確認するために公開鍵暗号化を使用します。 SPFとDKIMを組み合わせることをお勧めします。これにより、攻撃からのセキュリティをさらに確保し、電子メールがスパムフォルダーに入らないようにします。
Domain-based Message Authentication、Reporting、and Conformance（DMARC）：DMARCは、SPFおよびDKIMの組み合わせとして機能する電子メール認証方法です。ドメイン所有者が、SPFまたはDKIMチェックに失敗した電子メールを受信サーバーがどのように処理すべきかを指定できます。

多くの人事担当者が、候補者やクライアント担当者との電子メールコミュニケーションを管理するためにATSを使用しています。これを確実に行うために、少なくとも、これを確実に行うためのシステムが導入されていることを確認する必要があります。Zoho Recruitは、電子メールソースを認証するのを容易にし、組織が認証できるようにしています。詳しくはこちらをご覧ください。

メール認証を無視した場合、バウンス率が上昇し、ユーザーにとって問題が発生し、最終的には送信者の信用度が低下します。また、IPアドレスがブラックリストに載せられる可能性もあります。これらの認証基準が存在する場合、このような状況を回避し、より良いメール配信を確保できます。

メールの内容

メールで使用されるコンテンツは、受信者がそれをどのように認識するかに役割を果たします。メールが適切に書式設定されていない場合は、メールプロバイダーがスパムとしてマークする可能性があります。オープンエンドタグは、メールにはうまく機能しません。

有効で厳しく検証されたURLを確保してください。URLが悪意のあるものや短すぎる場合、メールはスパムフォルダーに入る可能性が高いです。採用チームはこの点に注意を払う必要があります。急ぎでコンバージョンを得たいという場合でも、スパムのような内容のメールを送信してはいけません。受信者に送信するメールの内容を高いレベルに保つことは、より良い配信率を確保し、実際にコンテンツと関わりたい受信者のリストを絞り込むのに重要です。

Zoho Recruitがドメインを認証し、配信を確実にするために取ったステップ

私たちは、すべてのレクルーターが配信可能性を確保するための措置を取るのが難しいことを理解しています。Zoho Recruitは、メール認証のほかに、組織の配信可能性を向上させるための他の措置も設けています。

企業がパブリックドメインや無料のメールアドレスを使用する場合、サブスクライバーに届く可能性が高いです。 GmailやYahooなどのパブリックドメインから送信されたメールは、厳しい検査の対象となり、配信率が低下する可能性があります。 Zoho Recruitでは、このようなメールアドレスを使用する場合、自動的に私たちの認証済みドメインアドレスに送信元メールアドレスを変更して、より良い配信率を確保します。

企業がカスタムドメイン（例えば、xyz@zylker.com）を使用する場合、Zoho Recruitは内部で認証されている場合、xyz@zylker.comというアドレスから電子メールを送信し続けます。カスタムドメインがZoho Recruit内で認証されていない場合、送信者アドレスは私たち自身が認証したドメインに変更されます。この変更は、Zoho Recruitがすべてのユーザーの電子メールを共有インフラストラクチャーを介して送信するため、送信者の信用が健全かつ維持されることを確実にするためです。これがなぜドメインも認証済みのソースから送信する必要があるかを理解するためです。そうしないと、同じ共有インフラストラクチャーを使用している他の人々に影響を与える可能性があります。

注意：

カスタムドメインを認証し、Zoho Recruitを使用してメールを送信するには、このヘルプ記事の手順に従ってください。

メール配信を改善するためのベストプラクティス

整理されたメールリストを持つ

メールリストを監視し、定期的に更新することは、配信効率の向上に欠かせません。一定期間内に反応のない受信者を削除する必要があります。清掃とメールリストを整理する頻度は、異なる組織によって異なりますが、配信効率の向上と関係性を洗練する健全な方法です。

二重オプトインの確認を有効にする

採用担当者はさまざまなアウトリーチ活動を通じて候補者を招き入れます。採用チームは、主に候補者とコミュニケーションを取るためにメールを使用します。潜在的な候補者や接触したくない候補者とのエンゲージメントは、候補者がメールをスパムとしてマークする結果となります。ISPはこれをスパム行為とみなします。そのため、ダブルオプトインを有効にすることが、有効なリストを作成するための最良の方法と考えられます。

受信者が簡単に解約できるようにする

受信者がメーリングリストからの退会を希望する場合、難しいセットアップを持つことは健康的ではありません。ユーザーが簡単に購読解除できるようにすることは、きちんとしたメールリストを維持する確実な方法です。誰かが退会を希望しているのにメールを受信している場合、彼らはそれらのメールをスパムとしてマークすることになります。これはメールの配信可能性に影響を与えるため、ユーザーにとって簡単な方法を提供することが必要です。

レシピエントをセグメントしてメールを送信する

大量の電子メールを送信する場合は、地域、採用を希望する役職、またはその他の共通要因に基づいて受信者をセグメント化し、そのセグメントに向けてメールの内容を調整します。これにより、受信者によりパーソナライズされた体験を提供し、また、正しい情報を正しいターゲットに配信するのに役立ちます。

スパムのような件名を避ける

件名の決定は、購読者がメールを開くかどうかを決定します。自分が避けるようなメールの種類を考えて、自分の件名に適用しましょう。「すぐに雇用される」、「レジュメ不要」などのスパムのような件名は避けましょう。これにより、潜在的な候補者はスパムとしてマークするか、さらに購読を解除する可能性があります。