RecruiterInboxの使用

RecruiterInboxの使用

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RecruiterInboxでは、フィルター、フォルダー、ラベルという3つの主要ツールを使ってメールを簡単に管理できます。フィルターは個別のアシスタントのように機能し、特定の条件に基づいてメールを振り分けられるため、重要なやり取りを見逃さずに済みます。フォルダーは仮想のファイルキャビネットとして機能し、受信元や優先度別にメールを分類して生産性を高めます。ラベルは視覚的な目印となり、メールのすばやい識別と整理に役立ちます。これらのツールを組み合わせることで、受信トレイを効率化し、RecruiterInboxでのメール管理をスムーズに行えます。

RecruiterInboxでのフィルターの操作

受信トレイに候補者、クライアントの連絡先、紹介会社、同僚などさまざまな人からのメールが大量に届くと、特定のメールを見つけるのは大変です。注目している候補者からのメールを探して、できるだけ早く返信したい場合もあります。また、宣伝メールの送信元から届いた複数のメールをまとめてごみ箱に移動したい場合もあります。メールにどのような処理を行う場合でも、混雑した受信トレイから特定のメールを見つけるのは難しいものです。

このような場合に役立つよう、Zoho RecruitのRecruiterInboxではメールフィルターを作成できます。フィルターされたメールは、フォルダーへの移動、ラベルの割り当て、既読への設定、ごみ箱への移動などが可能です。

フィルター条件：メール条件およびRecruit条件

RecruiterInboxを使用する主な利点は、メール条件だけでなくRecruit条件を基準にメールをフィルターできる点です。通常のメールサービスでは、前者のみが可能です。
例として、「キャンパス採用で獲得した候補者」から「自分宛てに送信された」メールを表示したい場合、次の条件でフィルターを作成できます。
  1. メール条件 - 宛先が次と等しい
  2. 項目条件 - 候補者から受信したメールで、ソースがキャンパス採用の場合。
これらの条件を指定すると、メールをフォルダー「キャンパス採用の候補者」に移動できます。同様に、フィルターにはさまざまな処理を関連付けることができます。フィルターの管理について詳しくは、次のセクションを参照してください。

フィルターの作成

フィルターを作成するには。
  1. 左側のパネルで、［設定］をクリックし、［フィルター］の横にある追加アイコンをクリックします。
  2. 新しいフィルターの名前と説明を入力し、条件を選択して、必要に応じて追加の処理を割り当てます。

    たとえば、採用関連メール用のフィルターでは、件名に    「求人への応募」または「採用」または「面接」または「履歴書」が含まれるメールを収集し、採用という名前のフォルダーに自動的に移動できます。
  3. ［保存］をクリックします。

フィルターのインポート

RecruiterInboxにフィルターをインポートするには。
  1. 左側のパネルで、［設定］→［フィルター］をクリックします。
  2. ［フィルター］ページで、［フィルターのインポート］をクリックし、インポートするファイルを選択します。［対応形式：.xmlまたは.datファイルのみ］
  3. ［インポート］をクリックします。

フィルターの実行

一連のメールをフォルダーに分類する新しいフィルターを作成すると、標準では、フィルターの設定後に受信したメールにのみ適用されます。

たとえば、面接の招待用のフィルターを作成したとします。この場合、フィルターの設定後に受信した招待は、指定したフォルダーに分類されます。では、同じ条件を満たす受信トレイ内の既存メールはどうなるのでしょうか。

このような場合に使用できるのが、フィルターの実行機能です。新しいフィルターを作成した後、受信トレイ内の既存メールにもフィルターを適用したい場合は、必要なフォルダーに対してこのフィルターを実行できます。

フォルダー内でフィルターを実行するには。
  1. 左側のパネルで、［設定］→［フィルター］をクリックします。
  2. 対象のフィルターにある［フィルターの実行］アイコンをクリックし、フィルターを実行するフォルダーを選択して、［フィルターを実行］をクリックします。
  3. しばらくすると、フィルター条件を満たす既存メールも指定したフォルダーに分類されていることを確認できます。

フィルターの編集

フィルターを編集するには。
  1. 左側のパネルで、［設定］→［フィルター］をクリックします。
  2. 編集するフィルターにカーソルを合わせ、［編集］アイコンをクリックします。

    または、フィルターをクリックして詳細を表示し、その画面にあるブルーの    ［編集］アイコンをクリックします。
  3. 必要な変更を行い、［保存］をクリックします。

フィルターの削除

フィルターを削除するには。
  1. 左側のパネルで、［設定］→［フィルター］をクリックします。
  2. 削除するフィルターにカーソルを合わせ、表示される［削除］アイコンをクリックします。

    または、フィルターをクリックして詳細を表示し、その画面にあるブルーの［削除］アイコンをクリックします。
  3. 表示される確認ポップアップで、［OK］をクリックします。
フォルダーからフィルターを削除するには。
  1. 左側のパネルで、［設定］→［フォルダー］をクリックします。
  2. フォルダーセクション（メール設定画面）では、フォルダーと各フォルダーに設定されているフィルターを一覧で確認できます。
  3. 削除するフィルターにカーソルを合わせ、［削除］アイコンをクリックします。
  4. 確認ポップアップで、［OK］をクリックします。これにより、フォルダーからフィルターが削除されます。

フィルターへの処理の関連付け

フィルターに関連付けられる処理は6種類あります。これらの処理は、フィルター条件を指定すると表示されます。各処理について以下に説明します。

フォルダーに移動

フィルターに設定した条件をメールが満たす場合、そのメールをフォルダーに自動で移動できます。移動先のフォルダーを選択します。

ラベルの割り当て

フィルターに設定した条件をメールが満たす場合、そのメールにラベルを自動で割り当てられます。たとえば、20件を超える求人を募集しているクライアントからのメールを、価値の高いクライアントとして自動でマークできます。

既読にする

一部のメールを自動で既読にできます。たとえば、それほど重視していないサービスからのプロモーションメールを自動で既読にできます。

ごみ箱に移動する

一部の迷惑メールを自動でごみ箱に移動したい場合は、この処理をフィルターに関連付けます。

受信メールに返信していない場合の通知

候補者または連絡先からのメールに一定の時間（分、時間、日）以内に返信していない場合、自分宛てに通知を送信します。

メモ：
該当するフィルターのみを有効にする場合は、［他のフィルターの処理を停止する］チェックボックスを選択します。

RecruiterInboxでのフォルダーの操作

フォルダーを使用すると、送信元や優先度を基準にメールを分類できます。時間を節約し、生産性を高めるには、有望な候補者や重要なクライアントの連絡先用のフォルダーを作成します。

標準フォルダー：自分のメール、受信トレイ、下書き、送信済み、迷惑メール、ごみ箱、送信トレイ、アーカイブ
メモ：
  1. フォルダー［自分のメール］には、あなた宛てに直接送信されたすべてのメール、つまり［宛先］／［Cc］項目にメールアドレスが含まれているメールが表示されます。
  2. 一方、フォルダー［受信トレイ］には、あなたのメールエイリアスや、あなたが参加しているメールグループ宛てのメールが表示されます。
  3. これらのメールを1か所ですべて表示する場合は、［すべてのメッセージ］ビューを選択できます。

フォルダーの作成

新しいフォルダーを作成するには
  1. 左のパネルから、［設定］をクリックし、［フォルダー］の横にある追加アイコンをクリックします。
     
  2. フォルダーの作成ページで、次の操作を行います。
    1. ［フォルダー名］を入力します。
    2. 必要に応じて、［サブフォルダー］を選択します。
    3. 必要に応じて、新しく作成したフォルダーに［フィルター］を追加します。
    4. ［保存する］をクリックします。

フォルダー名の変更

フォルダー名を変更するには
  1. 左のパネルでフォルダーを右クリックし、［名前を変更する］をクリックします。
  2. 名前を変更し、［保存する］をクリックします。

フォルダーを空にする

フォルダーを空にするには
  1. 左のパネルでフォルダーを右クリックし、［空にする］をクリックします。
  2. 確認ポップアップで［OK］をクリックします。

フォルダーの削除

フォルダーを削除するには
  1. 左のパネルで［設定］をクリックします。
  2. メールの設定ページで、削除するフォルダーにカーソルを合わせます。
  3. 右側に表示される［削除］アイコンをクリックします。
  4. 確認ポップアップで［OK］をクリックします。
    または、左のパネルでフォルダーを右クリックして［削除］を選択しても、フォルダーを削除できます。

RecruiterInboxでのラベルの操作

ラベルをメールに割り当てることで、メールにタグを付けて分類できます。

ラベルの作成

新しいラベルを作成するには
  1. 左のパネルで、［ラベル］の近くにある追加アイコンをクリックします。
  2. ラベルに名前を付け、表示されるオプションから色を割り当てます。
  3. ［作成する］をクリックします。

ラベルの割り当て

ラベルを割り当てるには
  1. 左のパネルからラベルをドラッグし、割り当てたいメールにドロップします。
  2. その後、ラベルがメールに割り当てられます。

ラベルの編集

ラベルを編集するには
  1. 左のパネルの［ラベル］で、編集するラベルに移動します。
  2. ラベルを右クリックし、［編集する］をクリックします。
  3. 必要な変更を行い、［更新する］をクリックします。

ラベルの解除

ラベルを解除するには
  1. ラベルを解除するメールを開きます。
  2. メールの件名のすぐ下に、割り当てられているラベルが表示されます。
  3. ［削除］アイコンをクリックします。

ラベルの削除

ラベルを削除するには
  1. 左のパネルの［ラベル］で、削除するラベルに移動します。
  2. ラベルを右クリックし、［削除］を選択します。
  3. 確認のポップアップで［OK］をクリックします。