リクルーターインボックスの活用方法

リクルーターインボックスの活用方法

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

RecruiterInboxを使えば、メールの管理が簡単になります。主な3つのツール「フィルター」「フォルダー」「Labels」により、業務効率が向上します。フィルターはパーソナルアシスタントのように機能し、特定の条件でメールを並べ替え、大切な連絡を見逃しません。フォルダーは仮想のファイリングキャビネットとして、データ元や優先度ごとにメールを分類し、生産性を高めます。Labelsは視覚的な目印を追加し、メールの素早い識別や整理を可能にします。これらのツールによって受信トレイが整理され、RecruiterInboxでのメール管理が効率的かつスムーズに行えます。

RecruiterInboxでのフィルターの活用方法

受信トレイに候補者やクライアント連絡先、仕入先、同僚など、さまざまな人から大量のメールが届くと、特定のメールを見つけるのは干し草の山から針を探すようなものです。例えば、優秀な候補者からのメールを探して、できるだけ早く返信したい場合や、プロモーションメールの送信者からのメールをまとめてすべてごみ箱に入れたい場合もあるでしょう。どのような操作をメールに適用したい場合でも、混雑した受信トレイから特定のメールを探し出すのは困難です。

このような課題を解決するために、Zoho RecruitのRecruiterInboxではメールフィルターを作成できます。フィルターを適用したメールは、フォルダーへの移動、ラベルの割り当て、既読にする、ごみ箱に移動するなど、さまざまな処理が可能です。

メール条件およびRecruit条件に基づくフィルター

RecruiterInboxを利用する最大のメリットは、メール条件だけでなくRecruit条件にもとづいてフィルターを適用できる点です。一般的なメールサービスでは、通常前者のみが可能です。
例えば、‘送信先が自分’かつ‘データ元がキャンパスドライブの候補者からのメール’のみを表示したい場合は、以下の条件でフィルターを作成できます：
  1. メール条件 - To が自分と等しい
  2. 項目条件 - メール受領元が候補者で、データ元がCampus Driveである場合
これらの条件を指定したら、該当メールを「Campus Drive Candidates」フォルダーに移動できます。同様に、フィルターに関連付けることのできる処理は多数あります。フィルターの管理については、以下のセクションをご覧ください。

フィルターの作成

フィルターを作成するには
  1. 左側のパネルから設定をクリックし、フィルターの横にある追加アイコンをクリックします。
  2. 新しいフィルターの名前と説明を入力し、条件を選択して、必要に応じて追加の処理を割り当てます。

    例えば、採用関連メール用のフィルターの場合、「    'Job Application'」「'Recruitment'」「'Interview'」「'再開する'」が件名に含まれるメールを自動的に収集し、Recruitmentというフォルダに自動で振り分けます。
  3. 「保存」をクリックします。

フィルターのインポート

RecruiterInboxにフィルターをインポートするには：
  1. 左側のパネルから設定 > フィルターをクリックします。
  2. フィルターのページでインポートする フィルターをクリックし、インポートするファイルを選択します。[対応形式:.xml または .dat ファイルのみ]
  3. 「インポートする」をクリックします。

フィルターの一括適用 

新しいフィルターを作成してメールを特定のフォルダに振り分ける場合、フィルターは初期設定でフィルター設定後に受信したメールのみに適用されます。

例えば、面接案内用のフィルターを作成した場合、フィルター設定後に受信した案内メールは指定したフォルダに自動で分類されます。それでは、すでに受信トレイにある同じ条件を満たす過去のメールはどうなりますか？

Run-through フィルターは、まさにこのような場合に利用できるツールです。新規フィルターを作成した後、受信トレイ内の既存メールにもフィルターを適用したい場合は、「このフィルターを実行」を選択し、指定したフォルダーで実行できます。

フォルダーでフィルターを実行する方法
  1. 左側パネルから設定 > フィルターをクリックします。
  2. 該当するフィルターのRun フィルターアイコンをクリックし、フィルターを実行したいフォルダーを選択してRun through フィルターをクリックします。
  3. 数秒後、フィルターの条件に一致する既存メールも指定したフォルダーに分類されていることが確認できます。 

フィルターの編集

フィルターを編集する方法
  1. 左側パネルから設定 > フィルターをクリックします。
  2. 編集したいフィルターにカーソルを合わせ、編集アイコンをクリックします。

    または、フィルター名をクリックして詳細を表示し、その画面上の青い    編集アイコンをクリックすることもできます。
  3. 必要な変更を行い、保存をクリックします。

フィルターの削除

フィルターを削除する方法
  1. 左側のパネルから設定 > フィルターをクリックします。
  2. 削除したいフィルターにカーソルを合わせ、表示された削除アイコンをクリックします。

    または、フィルターをクリックして詳細を表示し、その画面で青い削除アイコンをクリックすることもできます。
  3. 表示された確認ポップアップでOKをクリックします。
フォルダーからフィルターを削除するには：
  1. 左側のパネルから設定 > フォルダーをクリックします。
  2. フォルダーセクションのメール設定画面で、フォルダーおよび各フォルダーに設定されているフィルターを一覧で確認できます。
  3. 削除したいフィルターにカーソルを合わせ、削除アイコンをクリックします。
  4. 確認ポップアップでOKをクリックします。これで、該当フォルダーからフィルターが削除されます。

フィルターに処理を関連付ける

フィルターには6種類の処理を関連付けることができます。フィルターの条件を指定すると、これらの処理が表示されます。各処理の内容は以下の通りです。

フォルダーへ移動

メールがフィルターで設定した条件に一致した場合、自動的にフォルダーへ移動させることができます。移動先のフォルダーを選択してください。

ラベルの割り当て

メールがフィルターで設定した条件を満たした場合、自動的にラベルを申請済みにできます。例えば、20件以上の求人を抱えるクライアントからのメールを自動的に「高い値クライアント」としてマークすることが可能です。

既読に設定

特定のメールを自動的に既読としてマークしたい場合は、そのように設定できます。例えば、あまり興味のないサービスからのプロモーションメールを自動的に既読にすることが可能です。

ごみ箱へ移動

スパムメールを自動でごみ箱に移動したい場合は、この操作をフィルターに関連付けることで実現できます。

受信メールに返信がない場合に通知

候補者または連絡先からのメールに、一定の分、時間、または日数以内に返信していない場合、自分自身に注意を送信することができます。

メモ:
「他のフィルターの処理を停止する」チェックボックスを選択すると、該当するフィルターのみが有効になります。

RecruiterInbox でのフォルダーの利用

フォルダーを活用することで、データ元や優先度に応じてメールを分類できます。時間を節約し、生産性を向上させるために、トップ候補者や重要なクライアント連絡先用のフォルダーを作成しましょう。

初期設定フォルダー:Mine, 受信トレイ, Drafts, 送信済み, Spam, ごみ箱, Outbox, Archive
メモ:
  1. 「Mine」フォルダーには、「To」や「CC」項目に自分のメールアドレスが含まれている、直接自分宛てのすべてのメールが表示されます。
  2. 一方で、「受信トレイ」フォルダーには、自分が所属しているメールエイリアスやメールグループ宛てのメールが表示されます。
  3. これらすべてのメールを一箇所で確認したい場合は、「すべてのメッセージ」ビューを選択できます。

フォルダーを作成する

新しいフォルダーを作成するには：
  1. 左側パネルから、設定をクリックし、フォルダーの横にある追加アイコンをクリックします。
     
  2. フォルダー作成ページで、次の操作を行います：
    1. フォルダー名を入力します。
    2. 必要に応じて、サブフォルダーを選択します。
    3. 必要に応じて、新しく作成したフォルダーにフィルターを追加します。
    4. 「保存」をクリックします。

フォルダーの名前を変更する

フォルダーの名前を変更するには：
  1. 左パネルからフォルダーを右クリックし、名前を変更するをクリックします。
  2. 新しい名前を入力し、保存をクリックします。

フォルダーを空にする

フォルダーを空にする手順：
  1. 左パネルからフォルダーを右クリックし、空にするをクリックします。
  2. 確認ポップアップでOKをクリックします。

フォルダーを削除する

フォルダーを削除する手順：
  1. 左パネルの設定をクリックします。
  2. メール設定ページで、削除したいフォルダーにカーソルを合わせます。
  3. 右側に表示される削除アイコンをクリックします。
  4. 確認ポップアップでOKをクリックします。
    または、左パネルでフォルダーを右クリックし、削除を選択して削除することも可能です。

RecruiterInboxでラベルを利用する

ラベルは、メールにタグ付けして分類する際に活用できます。

ラベルの作成

新規ラベルを作成する方法：
  1. 左パネルから、ラベルの横にある追加アイコンをクリックします。
  2. ラベルに名前を付け、設定から色を割り当てます。
  3. 作成をクリックします。

ラベルの割り当て

ラベルを割り当てるには：
  1. ドラッグで左パネルのラベルを任意のメールにドロップします。
  2. ラベルがメールに割り当てられます。

ラベルの編集

ラベルを編集するには：
  1. 左パネルの「ラベル」内から編集したいラベルに移動します。
  2. ラベルを右クリックし、編集をクリックします。
  3. 必要な変更を行い、更新するをクリックします。

メールからラベルを削除する

メールからラベルを削除するには：
  1. ラベルを削除したいメールを開きます。
  2. メールの件名の下に、割り当てられているラベルが表示されます。
  3. 削除するアイコンをクリックします。

ラベルの削除

ラベルを削除するには：
  1. 左パネルの「ラベル」から削除したいラベルに移動します。
  2. ラベルを右クリックし、削除を選択します。
  3. 確認ポップアップでOKをクリックします。