リクルーターインボックスの活用方法
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RecruiterInboxを使えば、メールの管理が簡単になります。主な3つのツール「フィルター」「フォルダー」「Labels」により、業務効率が向上します。フィルターはパーソナルアシスタントのように機能し、特定の条件でメールを並べ替え、大切な連絡を見逃しません。フォルダーは仮想のファイリングキャビネットとして、データ元や優先度ごとにメールを分類し、生産性を高めます。Labelsは視覚的な目印を追加し、メールの素早い識別や整理を可能にします。これらのツールによって受信トレイが整理され、RecruiterInboxでのメール管理が効率的かつスムーズに行えます。
RecruiterInboxでのフィルターの活用方法
受信トレイに候補者やクライアント連絡先、仕入先、同僚など、さまざまな人から大量のメールが届くと、特定のメールを見つけるのは干し草の山から針を探すようなものです。例えば、優秀な候補者からのメールを探して、できるだけ早く返信したい場合や、プロモーションメールの送信者からのメールをまとめてすべてごみ箱に入れたい場合もあるでしょう。どのような操作をメールに適用したい場合でも、混雑した受信トレイから特定のメールを探し出すのは困難です。
このような課題を解決するために、Zoho RecruitのRecruiterInboxではメールフィルターを作成できます。フィルターを適用したメールは、フォルダーへの移動、ラベルの割り当て、既読にする、ごみ箱に移動するなど、さまざまな処理が可能です。
メール条件およびRecruit条件に基づくフィルター
RecruiterInboxを利用する最大のメリットは、メール条件だけでなくRecruit条件にもとづいてフィルターを適用できる点です。一般的なメールサービスでは、通常前者のみが可能です。
例えば、‘送信先が自分’かつ‘データ元がキャンパスドライブの候補者からのメール’のみを表示したい場合は、以下の条件でフィルターを作成できます：
- メール条件 - To が自分と等しい
- 項目条件 - メール受領元が候補者で、データ元がCampus Driveである場合
これらの条件を指定したら、該当メールを「Campus Drive Candidates」フォルダーに移動できます。同様に、フィルターに関連付けることのできる処理は多数あります。フィルターの管理については、以下のセクションをご覧ください。
フィルターの作成
フィルターを作成するには
- 左側のパネルから設定をクリックし、フィルターの横にある追加アイコンをクリックします。
- 新しいフィルターの名前と説明を入力し、条件を選択して、必要に応じて追加の処理を割り当てます。
例えば、採用関連メール用のフィルターの場合、「'Job Application'」「'Recruitment'」「'Interview'」「'再開する'」が件名に含まれるメールを自動的に収集し、Recruitmentというフォルダに自動で振り分けます。 - 「保存」をクリックします。
フィルターのインポート
RecruiterInboxにフィルターをインポートするには：
- 左側のパネルから設定 > フィルターをクリックします。
- フィルターのページでインポートする フィルターをクリックし、インポートするファイルを選択します。[対応形式:.xml または .dat ファイルのみ]
- 「インポートする」をクリックします。
フィルターの一括適用
新しいフィルターを作成してメールを特定のフォルダに振り分ける場合、フィルターは初期設定でフィルター設定後に受信したメールのみに適用されます。
例えば、面接案内用のフィルターを作成した場合、フィルター設定後に受信した案内メールは指定したフォルダに自動で分類されます。それでは、すでに受信トレイにある同じ条件を満たす過去のメールはどうなりますか？
Run-through フィルターは、まさにこのような場合に利用できるツールです。新規フィルターを作成した後、受信トレイ内の既存メールにもフィルターを適用したい場合は、「このフィルターを実行」を選択し、指定したフォルダーで実行できます。
フォルダーでフィルターを実行する方法
- 左側パネルから設定 > フィルターをクリックします。
- 該当するフィルターのRun フィルターアイコンをクリックし、フィルターを実行したいフォルダーを選択してRun through フィルターをクリックします。
- 数秒後、フィルターの条件に一致する既存メールも指定したフォルダーに分類されていることが確認できます。
フィルターの編集
フィルターを編集する方法
- 左側パネルから設定 > フィルターをクリックします。
- 編集したいフィルターにカーソルを合わせ、編集アイコンをクリックします。
または、フィルター名をクリックして詳細を表示し、その画面上の青い編集アイコンをクリックすることもできます。 - 必要な変更を行い、保存をクリックします。
フィルターの削除
フィルターを削除する方法
- 左側のパネルから設定 > フィルターをクリックします。
- 削除したいフィルターにカーソルを合わせ、表示された削除アイコンをクリックします。
または、フィルターをクリックして詳細を表示し、その画面で青い削除アイコンをクリックすることもできます。 - 表示された確認ポップアップでOKをクリックします。
フォルダーからフィルターを削除するには：
- 左側のパネルから設定 > フォルダーをクリックします。
- フォルダーセクションのメール設定画面で、フォルダーおよび各フォルダーに設定されているフィルターを一覧で確認できます。
- 削除したいフィルターにカーソルを合わせ、削除アイコンをクリックします。
- 確認ポップアップでOKをクリックします。これで、該当フォルダーからフィルターが削除されます。
フィルターに処理を関連付ける
フィルターには6種類の処理を関連付けることができます。フィルターの条件を指定すると、これらの処理が表示されます。各処理の内容は以下の通りです。
フォルダーへ移動
メールがフィルターで設定した条件に一致した場合、自動的にフォルダーへ移動させることができます。移動先のフォルダーを選択してください。
ラベルの割り当て
メールがフィルターで設定した条件を満たした場合、自動的にラベルを申請済みにできます。例えば、20件以上の求人を抱えるクライアントからのメールを自動的に「高い値クライアント」としてマークすることが可能です。
既読に設定
特定のメールを自動的に既読としてマークしたい場合は、そのように設定できます。例えば、あまり興味のないサービスからのプロモーションメールを自動的に既読にすることが可能です。
ごみ箱へ移動
スパムメールを自動でごみ箱に移動したい場合は、この操作をフィルターに関連付けることで実現できます。
受信メールに返信がない場合に通知
候補者または連絡先からのメールに、一定の分、時間、または日数以内に返信していない場合、自分自身に注意を送信することができます。
メモ:
「他のフィルターの処理を停止する」チェックボックスを選択すると、該当するフィルターのみが有効になります。
RecruiterInbox でのフォルダーの利用
フォルダーを活用することで、データ元や優先度に応じてメールを分類できます。時間を節約し、生産性を向上させるために、トップ候補者や重要なクライアント連絡先用のフォルダーを作成しましょう。
初期設定フォルダー:Mine, 受信トレイ, Drafts, 送信済み, Spam, ごみ箱, Outbox, Archive
メモ:
- 「Mine」フォルダーには、「To」や「CC」項目に自分のメールアドレスが含まれている、直接自分宛てのすべてのメールが表示されます。
- 一方で、「受信トレイ」フォルダーには、自分が所属しているメールエイリアスやメールグループ宛てのメールが表示されます。
- これらすべてのメールを一箇所で確認したい場合は、「すべてのメッセージ」ビューを選択できます。
フォルダーを作成する
新しいフォルダーを作成するには：
- 左側パネルから、設定をクリックし、フォルダーの横にある追加アイコンをクリックします。
- フォルダー作成ページで、次の操作を行います：
- フォルダー名を入力します。
- 必要に応じて、サブフォルダーを選択します。
- 必要に応じて、新しく作成したフォルダーにフィルターを追加します。
- 「保存」をクリックします。
フォルダーの名前を変更する
フォルダーの名前を変更するには：
- 左パネルからフォルダーを右クリックし、名前を変更するをクリックします。
- 新しい名前を入力し、保存をクリックします。
フォルダーを空にする
フォルダーを空にする手順：
- 左パネルからフォルダーを右クリックし、空にするをクリックします。
- 確認ポップアップでOKをクリックします。
フォルダーを削除する
フォルダーを削除する手順：
- 左パネルの設定をクリックします。
- メール設定ページで、削除したいフォルダーにカーソルを合わせます。
- 右側に表示される削除アイコンをクリックします。
- 確認ポップアップでOKをクリックします。
または、左パネルでフォルダーを右クリックし、削除を選択して削除することも可能です。
RecruiterInboxでラベルを利用する
ラベルは、メールにタグ付けして分類する際に活用できます。
ラベルの作成
新規ラベルを作成する方法：
- 左パネルから、ラベルの横にある追加アイコンをクリックします。
- ラベルに名前を付け、設定から色を割り当てます。
- 作成をクリックします。
ラベルの割り当て
ラベルを割り当てるには：
- ドラッグで左パネルのラベルを任意のメールにドロップします。
- ラベルがメールに割り当てられます。
ラベルの編集
ラベルを編集するには：
- 左パネルの「ラベル」内から編集したいラベルに移動します。
- ラベルを右クリックし、編集をクリックします。
- 必要な変更を行い、更新するをクリックします。
メールからラベルを削除する
メールからラベルを削除するには：
- ラベルを削除したいメールを開きます。
- メールの件名の下に、割り当てられているラベルが表示されます。
- 削除するアイコンをクリックします。
ラベルの削除
ラベルを削除するには：
- 左パネルの「ラベル」から削除したいラベルに移動します。
- ラベルを右クリックし、削除を選択します。
- 確認ポップアップでOKをクリックします。
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