Candidate Portalの概要

Candidate Portalの概要

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候補者ポータルは、候補者が求人に応募し、応募の進捗を追跡できる専用のプラットフォームです。サインインすると、候補者はプロフィールの更新、応募ステータスの確認、ステータス更新のリアルタイム受信を行えます。このプラットフォームにより採用業務フローが効率化され、候補者と採用担当者の両方にシームレスな経験を提供できます。

利用条件

利用可能な対象 プロフィール権限 管理者プロフィールを持つユーザー
エディション 人材紹介会社と企業人事
プラン エンタープライズ、プロフェッショナル、Zoho One、People プラス

ポータルの設定

1. 候補者ポータルの有効化

1. 候補者ポータルを有効にするには、［設定］→［ポータルの設定］→［候補者ポータル］に移動します

2. 切り替えボタンを［ON］にします。

2. 候補者ポータルのカスタマイズ

候補者にシームレスで魅力的な経験を提供するには、カスタマイズが重要です。このセクションでは、候補者ポータルをブランドイメージに合わせて調整し、候補者とのやり取りを向上させる方法を説明します。

学習内容

  1. ヘッダーと外観のカスタマイズ– ブランド表示設定、フォント、色。
  2. フォームの設定– 標準およびスマート登録方法を含む、ユーザー登録オプションの設定。
  3. タブの管理– プロフィール、応募、保存した求人情報などの主要セクションの表示設定と機能の管理。
  4. 追加設定– 候補者の担当者の割り当て、メールアドレスの認証の有効化、タグを使用した整理。
ポータルをカスタマイズするには、
次の順に［設定］→［ポータルの設定］→［候補者ポータル］→［カスタマイズ］に移動します

候補者ポータルの既定のレイアウトが開き、対象の部分を選択して、利用可能なカスタマイズオプションを使用できます。

2.1 ヘッダーのカスタマイズ  

ブランドイメージに合わせてポータルのヘッダーを修正します。
  1. 背景の設定。
    1. 背景画像をアップロード
    2. 背景色を設定
    3. 透明度のレベルを調整
  2. ブランディング要素。
    1. ポータルのロゴをアップロード
    2. ポータルのお気に入りアイコンを追加

2.2 外観のカスタマイズ

外観の設定では、候補者ポータルの視覚的な要素を修正できます。
  1. フォントの種類を選択
  2. 見出しのテキストの色をカスタマイズ
  3. 本文のテキストの色をカスタマイズ
  4. 一貫性を保つためのブランドの色を定義


2.3 ユーザー登録設定

フォームの設定では、複数の登録方法とフェデレーションサインインを使用して、候補者のユーザー登録とポータルへのアクセスを管理します。候補者は次の2つの方法でユーザー登録できます。
  1. 標準の登録（フォーム）–メール、パスワード、必須項目を使用してユーザー登録します。
  2. スマート登録（ワンタイムパスワード）–候補者は、メールによるワンタイムパスワードまたはソーシャルサインイン（Google、Facebook、LinkedIn）を使用してすばやくユーザー登録できます。

2.3.1 標準の登録

標準の登録では、候補者はメール、パスワード、その他の個人情報の項目を含む登録フォームを使用して登録します。これは従来型の方法で、候補者が情報を手動で入力してアカウントの作成を行います。
フォームをカスタマイズするには、
  1. 標準の登録の下にある［登録フォームをカスタマイズ］をクリックします。
  2. 必要な変更を行い、［保存＆公開］をクリックします。

  3. このフォームを使用してユーザー登録する際に、候補者の承諾設定を取得することもできます。

    • 候補者の承諾設定が保存されるのは、候補者のデータ処理の根拠が空または承諾に設定されている場合のみです。

2.3.2 スマート登録／サインイン

スマート登録／サインイン機能では、セキュリティと使いやすさを維持しながら、候補者に複数の認証オプションを提供できます。候補者は次の方法でユーザー登録できます。
  1. メールによるワンタイムパスワード認証
  2. ソーシャルメディアアカウント（Google、Facebook、LinkedIn）
スマート登録／サインインを有効にする

管理者が Smart Signup/Loginを有効にすると、候補者は同じページからユーザー登録またはサインインできます。候補者が初めてメールを入力すると、ワンタイムパスワードが受信トレイに送信されます。認証が完了すると、ポータルアカウントが作成されます。その後、候補者はメールによるワンタイムパスワードまたはパスワードを使用してサインインできます。
  1. Zoho Recruitで［ポータルの設定］に移動します。
  2. ［フォームの設定］→［Smart Register/Login］を選択し、［保存して公開］をクリックします。
2.3.3 ソーシャルログインの設定手順（オプション）  

ソーシャルログインを使用すると、候補者は新しいパスワードを作成せずに、既存の Google、Facebook、LinkedIn のアカウントを使用してすばやくサインイン／ユーザー登録できます。
ステップ1：候補者ポータルでソーシャルログインを有効にする
  1. ［設定］→［ポータルの設定］→［候補者ポータル］→［Smart Register/Login］→［Smart Signupの設定］に移動します。
  2. 使用するソーシャルログインオプション（Google、Facebook、LinkedIn）を有効にします。
  3. 必要なクライアントIDとクライアントシークレット（ソーシャルプラットフォームから提供されるセキュリティキー）を入力します。
ステップ2：フェデレーションログインの設定ガイドの参照

フェデレーションログインを使用すると、候補者は Google、Facebook、LinkedIn のアカウントを使用してポータルで認証できます。これらのサービスがIDプロバイダーとして機能し本人確認を行うため、候補者が別のアカウントを作成する必要がなくなります。
クライアントIDとクライアントシークレットの認証情報を取得するには、Google、LinkedIn、または Facebook のプラットフォーム別ガイドを参照してください。
メモ：
中国データセンター（CN DC）でホストされている候補者ポータルでは、Google、LinkedIn、Facebook を使用したフェデレーションログインオプションはサポートされていません。
ステップ3：Zoho Recruitでの設定の完了
  1. Zoho Recruit→［認証設定］に戻ります。
  2. 取得したクライアントIDとクライアントシークレットを入力します。変更を保存して適用します。

設定が完了すると、候補者は次の簡単な手順でSmart Signupを使用して簡単にサインインできます。
  1. 候補者ポータルを開き、メールアドレスを入力し、［次へ］をクリックします。
  2. メールを確認し、ポータルでワンタイムパスワードを入力して、［認証］をクリックします。

ポータルタブの管理

候補者ポータルを有効にすると、採用業務フローのさまざまな機能に候補者がアクセスできる4つの特定のタブを設定できます。具体的には次のとおりです。

プロフィール

このタブでは、候補者が詳細を送信または更新できます。詳細は候補者タブのデータと自動的に同期されます。



Notes
メモ：
  1. ［プロフィール］タブは無効にできません。表示する項目と必須にする項目のみ制御できます。
  2. 下記のように、プロフィール入力フォームで候補者の承諾設定を取得するように選択できます。左側のパネルにある［詳細オプション］セクションに移動して、このオプションを確認します。

    1. 承諾設定セクションは、［データ処理の基準］が［空］または［承諾］に設定されている場合にのみ表示されます。他の処理基準が選択されている場合は表示されません。

応募

このタブを有効にすると、候補者は求人への応募を追跡し、ステータスを表示し、面接の更新情報を受け取り、辞退やドキュメントのアップロードなどの操作を実行できます。


保存した求人情報

このタブを有効にすると、候補者は求人をブックマークし、求人機会を追跡して、後で応募できます。


求人通知

このタブでは、候補者が個別の通知を設定できます。条件に一致する求人が採用情報サイトに公開されると、メールで通知されます。詳細はこちら 求人通知


コンプライアンス

このタブでは、候補者が一般データ保護規則に基づくデータ主体の要求を送信および管理できます。候補者ポータルでこのタブを有効にするには、一般データ保護規則を［設定］→［コンプライアンス］で有効にしておく必要があります。


このタブを有効にすると、候補者は次のデータ主体の要求を送信できます。
  1. データへのアクセスの要求
    候補者を［プロフィール］タブにリダイレクトし、候補者が自分の詳細を表示できるようにします。
  2. データの修正の要求
    候補者をプロフィール更新フォームに移動し、候補者が自分の詳細を更新できるようにします。
  3. データのエクスポートの要求
    候補者のプロフィール情報をZIPファイルとしてダウンロードします。
  4. データ処理の中止の要求
    採用活動における候補者データの処理を停止する要求を開始します。採用担当者には［通知］セクション（Recruit内）を通じて通知され、要求に対応する必要があります。
  5. データの削除の要求
    データベースから候補者のデータを削除する要求を開始します。前述の場合と同様に、採用担当者は要求に対応し、候補者を削除／ブロックリストに追加する必要があります。

5. 追加設定  

追加のポータル機能を管理します。

  • 候補者の担当者の割り当て：各候補者のプロフィールに担当者を自動で割り当てます

  • タグ：タグを使用して、候補者を効率的に分類、管理します

  • メール認証メッセージ：登録フォームから登録すると、認証メールを登録メールアドレス宛てに送信したことを知らせる次のメッセージがポップアップに表示されます。

必要な変更を行った後、候補者にポータルがどのように表示されるかを確認するには、［プレビュー］をクリックします。問題がなければ、［保存して公開］
をクリックして変更を適用します。

3. メールテンプレートの設定

メールテンプレートをカスタマイズして、個別に最適化されたコミュニケーションを行えます。これらのテンプレートには、次のものを含めることができます。

  • アカウントの認証–候補者がサインアップフォーム（標準サインアップ）から登録したときに送信されます。候補者は、このメールを受信してアカウントを認証します。

  • ワンタイムパスワードに基づくパスワードのリセット–候補者がワンタイムパスワード（OTP）を使用してパスワードのリセットを要求したときに送信されます。

  • 招待メール–ユーザーが候補者を招待したときに送信されます。候補者は、招待の詳細が記載されたこのメールを受信します。

メールテンプレートをカスタマイズするには、

  1. 次の場所に移動します：［設定］→［ポータルの設定］→［候補者ポータル］

  2. ［メール通知］で、標準のメールテンプレートを確認します。

  3. 任意のテンプレートをクリックして開きます。

  4. ［カスタマイズ］で必要に応じてテンプレートを編集し、変更を［保存］します

候補者のポータルへの招待

候補者を［候補者］タブに追加したら、ポータルに参加するよう候補者を招待する必要があります。右上にある［招待］ボタンをクリックします。招待した候補者には、パスワードを設定するためのリンクが記載された招待メールが送信されます。パスワードを設定するとアカウントが認証済みになり、候補者ポータルにアクセスできるようになります。関連項目候補者の一括招待

候補者ポータルへの候補者のサインインの有効化／無効化

候補者が候補者ポータルにサインインできるかどうかを管理できます。これは、各候補者データ内で利用できる［候補者のサインインを有効にする／無効にする］オプションで管理します。

候補者のサインインを無効にするには

候補者による候補者ポータルへのアクセスを無効にするには。
  1. 候補者データを開きます。
  2. ［その他のオプション（⋮）］アイコンをクリックします。
  3. ［候補者のサインインを無効にする］を選択します。

候補者のサインインを有効にするには

候補者による候補者ポータルへのアクセスを有効にするには。
  1. 候補者データを開きます。
  2. ［その他のオプション（⋮）］アイコンをクリックします。
  3. ［候補者のサインインを有効にする］を選択します。

候補者の利用体験

1. アカウント設定

1.1 メールアドレスとパスワードのリセット

  1. 候補者は、必要に応じてサインイン認証情報をリセットできます。
  2. 候補者ポータルにサインインし、プロフィールの写真をクリックします。
  3. ここで、メールアドレスとパスワードをリセットできます。

1.2. プロフィール情報の更新

候補者は、個人情報や職務情報を更新できます。
  1. 候補者ポータルにサインインして、［プロフィール］をクリックします。
  2. ［連絡先の詳細］、資格・スキル、経験、アップロード済みのドキュメントなど、該当する項目を編集して、［保存する］をクリックします。
2. 候補者ポータルの機能

2.1 求人への応募

  1. 候補者ポータルにサインインして、［求人］をクリックします。
  2. ［求人を表示］をクリックします。興味のある求人を選択します
  3. ［今すぐ応募］をクリックし、必須のドキュメントを送信します。
  4. 応募内容を確認します。

2.2 求人応募の追跡

  1. 候補者ポータルで［応募］に移動します
  2. 候補者が送信した応募の［ステータス］を表示します
  3. 候補者は、該当する応募内で回答済みのアセスメントを表示できます
メモ：応募ステータスは依頼した場合にのみ有効になり、標準では利用できません。

2.3 保存した求人情報の表示

候補者は、求人を保存機能を使用して、興味のある求人を保存し、後で確認できます。
求人を保存する手順。
  1. 候補者ポータルにサインインして、［求人］をクリックします。
  2. ［求人を表示］をクリックします。興味のある求人を選択します
  3. ［求人を保存］をクリックします
    保存したすべての求人は、保存した求人情報セクションで確認できます。