個人メールの管理
個人メールの作成
Zoho TeamInbox では、個人受信トレイからメールを作成し送信できます。他のアプリケーションに頻繁に切り替えたり、時間をかけて個人メールを送信する必要がありません。Zoho TeamInbox 内で直接管理できます。
個人メールを作成する手順
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Zoho TeamInboxにログインします。
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左側ペインの右上にあるPlusアイコンをクリックします。
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「作成メール」をクリックします。
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「保存 thread under the 受信トレイ」ドロップダウンをクリックし、個人の受信トレイを選択します。
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「差出人」ドロップダウンボックスから送信者のアドレスを選択します。
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受信者のメールアドレスをTo欄に入力し、カーボンコピーしたい宛先のメールアドレスをCCまたはBCC欄に入力します。
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メールの件名を入力します。
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メールの内容を入力します。
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書式設定ツール- フォントのスタイル、サイズ、色のカスタマイズ、テキストの配置やインデント、箇条書き、リンク、表、引用の挿入がこのオプションから可能です。
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添付ファイルを追加 - 添付ファイルアイコンを使用して、デバイスからファイルを追加できます。
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署名の挿入 - 署名アイコンをクリックすると、作成済みリストから個人署名を追加できます。
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テンプレートの挿入 - テンプレートアイコンをクリックし、作成済みリストから個人の返信テンプレートを選択できます。
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画像の挿入- ピクチャアイコンを使ってコンテンツ内に画像を挿入できます。パソコンからのアップロードやウェブ上のリンクから画像の追加が可能です。画像のサイズや配置も設定できます。
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削除 - 削除アイコンをクリックすると、作成中のメールを削除できます。
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領収書をリクエスト - その他アイコンをクリックし、「領収書をリクエスト」を選択すると、送信メールの「開封確認」を受け取ることができます。
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メールの準備ができたら、送信するをクリックします。また、送信後にメッセージをアーカイブする場合は、送信する and Archiveを選択することもできます。
下書きの共有
メールを作成し、組織内のメンバーと共有してレビューを依頼できます。メール作成中は自動的に下書きとして保存され、送信するまで保持されます。メールを作成した後、下書きの共有をクリックし、共有したい組織のメンバーを選択します。メンバーは下書きを表示することはできますが、編集することはできません。
コメントを使用して、スレッドを他のユーザーと共有したり、チーム内で内部ディスカッションを行ったりできます。スレッドの右上隅にあるコメントアイコンをクリックし、コメントを追加してください。通知を送りたいメンバーには@メンションで含めると、コメントの通知が届きます。
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開く - すべての受信個人メールが開くビューで利用可能です。フィルターアイコンを使い、「古い順」または「新しい順」に並べ替えることができます。
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アーカイブ済み - すべてのアーカイブ済みメールがここで利用できます。
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Snoozed - すべてのスヌーズされたメールがここで利用できます。
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ごみ箱 - すべての削除済みメールがごみ箱で利用できます。特定のスレッドを移動するには、ごみ箱アイコンをクリックしてください。
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Spam - すべての迷惑メールがここで利用できます。特定のスレッドを迷惑メールに設定するには、その他の操作をクリックし、Spamを選択してください。
アーカイブ
特定のタスクやメールが完了した場合、またはそのメールに対して対応が不要な場合は、アーカイブをクリックしてスレッドをアーカイブできます。これにより、「受信トレイゼロ」の達成に一歩近づきます。アーカイブするには、該当スレッドを開き、上部のバーからアーカイブをクリックします。返信を送信する際にも「送信してアーカイブ」をクリックすることで、同時にスレッドをアーカイブできます。スレッドをアーカイブすると、そのスレッドは受信トレイの「開く」表示から削除されます。アーカイブ済みスレッドを再度開きたい場合は、受信トレイ内の「アーカイブ済み」表示から該当スレッドを探し、上部のバーからアーカイブ解除をクリックしてください。
スヌーズ
特定のスレッドで、そのスレッド内のタスクが低い優先度であり、しばらく待つことができるが、後でリマインドされたい場合は、Snoozeをクリックしてください。Snoozeを利用するには、スレッドに移動し、上部バーからSnoozeをクリックします。スレッドを受信トレイに再表示したい時間を選択してください。スレッドは受信トレイから非表示になり、設定した期間が終了するまで「Snoozed」ビューで確認できます。
スレッドに設定したスヌーズ時間をキャンセルするには、「Snoozed」ビューから該当スレッドを探し、上部バーのSnoozedをクリックし、Unsnoozeをクリックします。これにより、スレッドは「Snoozed」ビューから削除され、「開く」ビューの受信トレイに再表示されます。スヌーズ中のスレッドは、左側の「Snoozed」でも確認できます。
タグ
タグを使うと、スレッドをトピックごとに整理できます。作成したタグは、左側のペインの「タグ」件名の下に一覧表示されます。タグ名をクリックすると、そのタグに紐づいたスレッドが表示されます。