セキュアフォーム

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プロフェッショナルおよびエンタープライズエディションのみで利用可能

Zoho Vault SecureFormsは、組織内のメンバーや外部の協力者から機密情報を安全に収集できます。例えば、教育機関がSecureFormsを利用して、学生からパスワードを安全に収集することが可能です。送信されたデータは、直接Vaultアカウントにインポートされ、安全に保管されます。SecureFormsを通じて送信されたすべての情報は暗号化され、最高レベルのセキュリティとプライバシーが確保されます。

Zoho Vault では、2種類のSecureFormsを提供しています:

非公開フォーム:これらのフォームは、Zoho Vaultでフォーム作成時に設定した特定のメールアドレスのみがアクセス可能です。
公開フォーム:フォームリンクを持っている誰でもアクセス・送信ができ、幅広い対象から情報収集が容易になります。

SecureFormsを有効化するには、

設定タブに移動します。
管理者設定セクションで、詳細制御をクリックします。
SecureFormsオプションを有効にします。
要件に応じて、すべてのユーザーに対してグローバルに、または特定のユーザーに選択して有効化するかを選択します。

メモ: 組織内のユーザーに対して、Fine-grained controlsでSecureFormsを有効化または無効化する権限は、スーパ管理者および管理者のみが持ちます。

Zoho VaultでSecureFormを作成する

下記の手順でSecureFormを作成し、機密情報を安全に収集できます。

Zoho Vaultアカウントにログインします。
設定タブに移動します。
パスワード管理セクションで、SecureFormsを選択します。
追加するをクリックし、新しいフォームを作成します。
フォーム名を入力して識別します。
フォーム種類を選択します:

非公開フォーム: アクセス・送信を許可するメールアドレスを手動入力またはリストをインポートして指定します。
公開フォーム: フォームリンクを持つ人なら誰でもアクセス・送信が可能です。

最大許可パスワード数を設定します。初期設定は30件で、最大100件まで増やせます。
複数回送信を有効化すると、回答者が複数回送信できるようになります。
許可されるパスワードカテゴリを選択し、そのカテゴリの情報送信を許可します。
フォーム有効期限を設定し、フォームが有効な期間を定義します。
追加するをクリックして、フォームを保存・作成します。

メモ: フォームは作成から30日後に自動的に期限切れとなります。

SecureFormsリンクの共有

SecureFormが作成されたら、次の方法で共有できます：

非公開フォームの場合：メールでフォームリンクを直接受信者に共有します。
公開フォームの場合：SecureFormsページからフォームのURLをコピーし、通常のコミュニケーションチャネルで共有します。

SecureFormのURLはいつでも削除できます。設定された有効期限が切れると、フォームは自動的に無効となります。

メモ: SecureFormを広く共有する前に、必ずテストすることを推奨します。非公開フォームの場合は、ご自身のメールアドレスを認証済みユーザーとして追加し、サンプルの回答を送信してください。公開フォームの場合は、フォームリンクを非公開またはシークレットウィンドウで開き、サンプル回答を送信します。フォームの動作が正常であることを確認した後、安心してリンクを対象者と共有できます。

Zoho VaultでのSecureForm管理

既存のSecureFormを編集するには、処理列の編集アイコンをクリックします。注：最大許可パスワード数の上限は増やすことのみ可能で、以前の設定より減らすことはできません。
SecureFormを削除するには、処理列の削除アイコンをクリックします。フォーム削除中は、関連するすべてのデータが完全に削除され、この操作は元に戻せませんのでご注意ください。
コピーを作成するには、処理列の複製するアイコンをクリックします。

SecureFormで収集したデータをZoho Vaultにインポートする

SecureFormでデータ収集後、次の手順に従って安全にZoho Vaultアカウントへインポートできます：

インポートしたいデータのフォームを選択します。
処理列のキーアイコンをクリックして個別アイテムをインポートします。または、すべて選択するオプションを使用し、受領済みアイテムを一括インポートできます。
インポート前に、必要に応じて項目の値を編集できます。
管理を効率化するため、インポートしたアイテムをZoho Vault内の適切なフォルダーにグループ化してください。

フォームタイムライン

フォームタイムラインでは、SecureFormの活動履歴を詳細に監査できます。フォームへのアクセスや送信者、タイムスタンプ、その他関連する詳細を確認できます。また、Vaultにインポートされた機密データの情報も記録され、完全な可視性と追跡性を確保します。フォームタイムラインを表示するには、該当フォームのタイムラインアイコンをクリックしてください。

メモ: プロフェッショナルプランでは、1ユーザーあたり最大3つの有効フォームが利用可能です。エンタープライズプランでは最大5つまで作成できます。これらの上限を超えてフォームを作成する場合は、既存フォームを削除するか、Zoho Vaultサポートへご連絡ください。