データテンプレートとカスタムフィールド

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

日常的に顧客とやり取りする企業の場合、顧客のデータを複数のファイルやフォルダーに分散して管理する必要があり、その保存場所もパソコンやクラウドなど様々です。顧客データの整理や管理に困難を感じたことがある方も多いでしょう。

WorkDrive では、データテンプレートを作成し、必要なファイルやフォルダーにカスタム情報やプロパティを追加して関連付けることができます。ファイルやフォルダーにカスタム値を設定したデータテンプレートを関連付けることで、Data テンプレートフィルターを使った効率的な検索やデータ管理が可能です。

Data テンプレートは、ファイルやフォルダーにデータを保存し、日常的または定期的に管理する企業に最適です。

Data テンプレートおよびカスタム項目のサンプル利用ケースは以下の通りです：

保険代理店 - 保険を交通手段、財産、医療などの種類ごとに分類し、保険日付、補償限度額、更新日、保険会社ごとに整理します。

研修機関 - 証明書をコースごとに分類し、修了ステータス、証明書発行日、証明書有効期限ごとに整理します。

人事チーム - 候補者を役職ごとに分類し、学歴、経験、希望給与、資格、転勤可否で整理します。

デザインチーム - 画像を用途ごとに分類し、名前、サイズ、形式、デザイナー、作成日で整理します。

マーケティングチーム - 記事を業種ごとに分類し、著者、作成日、公開日、単語数で整理します。

教育機関 - 生徒を名前、入学日、入学クラス、年齢、血液型、緊急連絡先番号ごとに整理します。

この機能は WorkDrive の法人プランのみで利用可能です。WorkDrive のすべてのプランの詳細はこちらをご確認ください。
チーム管理者のみが、Admin Console からデータテンプレートおよびそのカスタム項目の作成・管理を行えます。

データテンプレートの作成とカスタム項目の追加

1. WorkDrive アカウントの左下にある Admin Console をクリックします。

Admin Consoleページが新しいタブで開きます。ダッシュボードが初期設定で選択されます。

2. 左側のペインから Data テンプレート タブをクリックして、右側に表示します。

3. 右上隅にある + 作成 DATA テンプレート をクリックします。

4. data テンプレートの名前と説明を入力し、作成をクリックします。

data テンプレートが作成され、画面に表示されます。

5. 下部の + 追加するカスタム項目 ボタンをクリックします 作成カスタム項目 の下にあります。

6. ドロップダウンから適切なカスタム項目種類を選択します。

利用可能なカスタム項目タイプは次の通りです：

シングル折れ線グラフテキスト（最大文字数を設定可能）
マルチ折れ線グラフテキスト
番号（最小値と最大値を設定可能）
日付 & 時間
日付のみ
はい/いいえ
選択肢（種類を選択し、選択肢を入力可能）
メールアドレス

7. テンプレートに必要なカスタム項目の値を入力します。

項目名前 - カスタム項目名を追加

項目説明 - 必要に応じて説明を追加

初期値 - 値が指定されていない場合に設定される初期値を指定

8. チェックボックスを設定することで、ファイルやフォルダーを関連付ける際にメンバーにカスタム項目の入力を必須にできます。

9. カスタム項目の値を入力した後、作成をクリックします。

同様に、1つのdata テンプレートに対して複数のカスタム項目を作成できます。

例：

Data テンプレート：Recruitment

カスタム項目 1：

項目名：役割

項目種類：Choice

Choice種類：ドロップダウンメニュー

選択肢：

オプション1：Developer

オプション2：Designer

オプション3：Marketer

カスタム項目 2：

項目名：Experience

項目種類：Choice

Choice種類：ドロップダウンメニュー

選択肢：

オプション1：+10、-10-5年

オプション2：5-10年

オプション3：その他 10年以上

カスタム項目 3：

項目名：Willing to relocate

項目種類：はい／いいえ

また、 sample data テンプレートおよび学校向けカスタム項目 もご確認ください。

filesおよびフォルダーをDataテンプレートに関連付ける

Admin Consoleでdataテンプレートを作成した後、チームメンバーはTeamフォルダー、Myフォルダー、自分に共有からファイルやフォルダーを必須のdataテンプレートに関連付けることができます。ファイルやフォルダーがdataテンプレートに関連付けられると、今後、メンバーは関連付け済みファイルやフォルダー内のデータを簡単に検索・更新することが可能です。

チームメンバーは、ファイルやフォルダーをdataテンプレートに関連付けるために、少なくとも編集権限が必要です。

ファイルやフォルダーをデータテンプレートに関連付けるには:

1. ファイルまたはフォルダーを選択します。

2. 右側のパネルで、Infoアイコンの下にあるData テンプレートアイコンをクリックします。

3. Data テンプレートの下で、+ 関連付ける Data テンプレートをクリックします。
または、ファイルやフォルダーを右クリックし、関連付ける Data テンプレートを選択することもできます。

4. データテンプレートを選択します。

5. カスタム項目の種類に応じて、カスタム項目の値を入力します。

すべての必須カスタム項目に値を入力しなければ、続行できません。

6. 必須カスタム項目の値をすべて入力した後、 関連付ける をクリックします。

下書き状態のファイルはデータテンプレートに関連付けできません。
ファイルやフォルダーが編集権限で共有されている場合、それらの商品をデータテンプレートに関連付けることができます。
複数のファイルやフォルダーを同時に選択して、1つのData テンプレートに関連付けることができます。
1つのファイルまたはフォルダーに対して最大5つのData テンプレートまで関連付けることができますが、1つのデータテンプレートに関連付けできるファイルやフォルダーの数に制限はありません。

ファイルやフォルダーのカスタム項目値を編集するには:

1. データテンプレートが関連付けられているファイルまたはフォルダーを選択します。

2. 右側のパネルで、Infoアイコンの下にあるData テンプレートアイコンをクリックします。

3. 必要なデータテンプレートをクリックして開きます。

追加済みのカスタム項目値が表示されます。変更するには、データテンプレート名の横にある編集アイコンをクリックしてください。

4. 必要な変更を加えた後、 更新する をクリックします。

5. ファイルやフォルダーをデータテンプレートから関連解除するには、データテンプレート名の横にあるDisassociateアイコンをクリックします。

Data テンプレート差出人の関連付け解除は、複数のファイルやフォルダーを同時に行うことはできません。1つずつ操作する必要があります。

Data テンプレートを使ったファイルやフォルダーの検索

ファイルやフォルダーがデータテンプレートとカスタム項目値に関連付けられると、どのチームメンバーでも簡単に検索して見つけることができます。

例： 人事チーム が、さまざまな職種、経験年数、希望条件を持つ数十万件の応募者の権限や履歴書を日々管理しているケースを考えてみましょう。

この場合、応募者のファイルやフォルダーをデータテンプレートおよびカスタム項目値（例えば、役割 - 開発者／デザイナー／マーケター、経験 - 10年以上／5～10年／5年未満／10年超のその他）で関連付けることで、Data テンプレートフィルターを検索時に使うだけで、すぐに該当する応募者のファイルやフォルダーを簡単に検索して見つけることができます。

Data テンプレートを使ってファイルやフォルダーを検索する手順：

1. https://workdrive.Zoho.com/ にアクセスします。

2. 画面右上の検索アイコンをクリックします。

3. すべてを検索 の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、 Data テンプレート を選択します。

4. リストから必要なデータテンプレートを選択します。

選択したデータテンプレートに関連付けられているすべての該当ファイルやフォルダーが表示されます。

5. データテンプレートに必要なカスタム項目の条件を追加します。

6. 下部の + アイコンをクリックして新しい条件を追加し、 AND または OR を条件として選択します。

7. 検索をクリックして結果を表示します。

各種カスタム項目タイプで利用可能な検索条件:

(Single折れ線グラフテキスト、Multi折れ線グラフテキスト、メールアドレスの場合)

含む
含まない

(日付のみ・日付と時間の場合)

次の値と等しい

次の値と等しくない

次の前の日付

次の後の日付

(番号の場合)

次の値と等しい

次の値と等しくない

次の値未満

次の値より大きい

(はい/いいえ・Choiceの場合)

次の値と等しい

次の値と等しくない

例えば、 Human Resources TeamがSocial Media上の求人広告に対し、受領済み 1,000 アプリケーションを受け取ったとします。エージェンシーは上記のデータテンプレート Recruitmentを、3つのカスタム項目で作成し、1,000件すべてのファイルに関連付け済みです。 この場合、ユーザーがファイルやフォルダーをすばやく検索する方法を見てみましょう。

1. ユーザーはまず、検索する棒グラフで Data テンプレート フィルターを選択します。

2. ユーザーはリストから必要なデータテンプレート、ここでは『 Recruitment』を選択します。

このDataテンプレートに関連付け先：すべてのファイルおよびフォルダーが表示されます。

次に、 +10、-10-5年の経験 があり、 転居可能 な候補者のみを表示したいとします。

3. データテンプレート名の横にある 追加するカスタム項目 criteria をクリックします。

4. 必要なカスタム項目、ここでは Experience を選択します。

5. 条件として is 次の値と等しい を選択します。

6. 選択肢として +10、-10-5年 を選びます。

7. 下の + アイコンをクリックして新規criteriaを追加し、条件として AND を選択します。

8. 必要なカスタム項目、ここでは Willing to relocate を選択します。

9. 条件として is 次の値と等しい を選びます。

10. 選択肢としてはいを選びます。

11. 検索するをクリックして結果を表示します。

カスタム項目の管理

1. WorkDriveアカウントの左下隅にあるAdmin Consoleをクリックします。

Admin Consoleページが新しいタブで開きます。ダッシュボードが初期表示として選択されています。

2. 左側のペインでData テンプレートタブをクリックすると、右側に表示されます。

チームで作成されたData テンプレートが画面に表示されます。

3. 必要なdata テンプレートをクリックします。

Data テンプレートに追加されたカスタム項目が画面に表示されます。

4. カスタム項目をクリックすると、その詳細が表示されます。

5. カスタム項目にカーソルを合わせると、2つの設定が表示されます。

- カスタム項目を削除するには、削除をクリックします。

- カスタム項目を編集するには、編集をクリックします。

6. カスタム項目の編集後、更新するをクリックして変更内容を保存します。

7. 新しくカスタム項目を追加する場合は、下部の+ 追加するカスタム項目をクリックします。

データテンプレートからカスタム項目を削除すると、そのカスタム項目と値は、すべての関連付け済みファイルおよびフォルダーから完全に削除されます。
カスタム項目の名前や説明を編集すると、すべての変更が関連付け済みファイルおよびフォルダーに反映されます。
Choice項目種類の設定を編集した場合、該当する値は既存の関連付け済みファイルおよびフォルダーにも更新されます。
カスタム項目のプロパティ（例：シングル折れ線グラフテキストの最大文字数、番号の最小/最大値、初期値、必須項目ステータス）に変更があった場合、変更後に関連付けるすべての新規ファイルには新しいカスタム項目設定が適用されます。
既に関連付け済みのファイルでカスタム項目の値を更新する場合、新しいカスタム項目設定に基づいて値の更新が求められます。
カスタム項目の項目種類は、作成後に変更できません。
カスタム項目の編集や削除は、関連付け済みファイルおよびフォルダーに反映されるようにスケジュールされます。

Dataテンプレートの管理

1. WorkDriveアカウントの左下隅にあるAdmin Consoleをクリックします。

Admin Consoleページが新しいタブで開きます。ダッシュボードが初期設定で選択されています。

2. 左側のペインでDataテンプレートタブをクリックし、右側に表示します。

チームで作成されたDataテンプレートが画面に表示されます。

3. Dataテンプレートの上にカーソルを合わせ、設定アイコンをクリックします。設定は3種類あります：

- テンプレートを編集するには、編集テンプレートをクリックします。追加されているすべてのカスタム項目が画面に表示されます。

- Dataテンプレートの名前や説明を編集するには、編集名前 & 説明をクリックします。

- テンプレートを無効にするには、無効にするテンプレートをクリックします。

4. テンプレートを有効にするには、dataテンプレートの上にカーソルを合わせて設定アイコンをクリックし、有効にするテンプレートをクリックします。

5. 左上の 検索する アイコンをクリックし、キーワードを入力して一致するデータテンプレートを検索します。

6. データテンプレートは 並べ替える ことができます。名前またはRecently Addedで並べ替えるには、 名前または Recently Added の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、並べ替えたいオプションを選択してください。

7. データテンプレートは フィルター することも可能です。「すべてDataテンプレート」「有効Dataテンプレート」「無効Dataテンプレート」でフィルタリングするには、 すべてDataテンプレート の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、必要なフィルターを選択してください。

テンプレートを無効にすると、そのテンプレートを編集できなくなります。変更を行うには、再度テンプレートを有効にする必要があります。
テンプレートが無効の場合、新規ファイルやフォルダーを関連付けることはできませんが、ファイルやフォルダーをテンプレートから関連解除することは可能です。

カスタム項目の値を編集したり、ファイルやフォルダーをデータテンプレートと関連付け・関連解除するには、該当ファイルやフォルダーに対してメンバーが少なくとも編集アクセス権を持っている必要があります。
新規データテンプレートは、Admin Consoleからチーム管理者のみが作成できます。
検索には、最大5つまでカスタム項目の検索条件（AND/ORの4条件）を追加できます。
キーワード検索から開始し、その後データテンプレートフィルターを適用して、関連付けられたファイルやフォルダーを見つけることも可能です。