データテンプレートとカスタムフィールド
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日々顧客との業務を行う企業では、おそらくコンピューターやクラウド上のさまざまな場所にある複数のファイルやフォルダーに顧客のデータを管理する必要があります。効果的に顧客データを整理・管理する際には、さまざまな困難に直面することもあるかもしれません。
WorkDriveでは、データテンプレートを作成し、必要なファイルやフォルダをカスタム情報やプロパティを追加して関連付けることができます。ファイルやフォルダをデータテンプレートにカスタム値とともに関連付けると、データテンプレートフィルタを使用してデータを簡単に検索および管理することができます。
データテンプレートは、ファイルやフォルダにデータを保存し、日常的にまたは定期的に管理する企業に最適です。
データテンプレートとカスタムフィールドの使用例は以下の通りです：
保険会社 - 車両、不動産、医療などの種類に基づいて保険を分類し、保険日付、補償限度額、更新日、保険会社で整理します。
教育機関 - コースに基づいて証明書を分類し、修了ステータス、証明書発行日、証明書の有効期限で整理します。
人事チーム - 役職に基づいて候補者を分類し、学歴、経験、希望給与、資格、転居の意思で整理します。
デザインチーム - 使用目的に基づいて画像を分類し、名前、サイズ、形式、デザイナー、作成日で整理します。
マーケティングチーム - 業界に基づいて記事を分類し、著者、作成日、公開日、文字数で整理します。
教育機関 - 名前、入学日、入学クラス、年齢、血液型、緊急連絡先番号で学生を整理します。
- この機能は、WorkDriveのビジネス プランでのみ利用可能です。WorkDriveのすべてのプランの詳細はこちらをご確認ください。
- データテンプレートとそのカスタムフィールドの作成と管理は、チーム管理者のみが管理コンソールから行うことができます。
データテンプレートの作成とカスタムフィールドの追加
1. ワークドライブアカウントの左下隅にある管理コンソールをクリックします。
管理コンソールのページが新しいタブで開きます。デフォルトではダッシュボードが選択されます。
2. 左ペインの データテンプレート タブをクリックして、右側に開きます。
3. + データテンプレートを作成 を右上隅にクリックします。
4. データテンプレートの名前と説明を入力し、 作成 をクリックしてください。
データテンプレートが作成され、画面に表示されます。
5. + カスタムフィールドの追加 ボタンをクリックします。 カスタムフィールドの作成 。
6. ドロップダウンから適切なカスタムフィールドタイプを選択します。
以下のカスタムフィールドの種類が利用可能です：
- 単一行テキスト（最大文字数を設定できます）
- 複数行テキスト
- 数字（最小値と最大値を設定できます）
- 日時
- 日付のみ
- はい/いいえ
- 選択肢（タイプを選択し、選択肢を提供できます）
- メールアドレス
7. テンプレートに必要なカスタムフィールドの値を入力してください。
フィールド名 - カスタムフィールド名を追加する
フィールドの説明 - 必要に応じて説明を追加してください
デフォルト値 - 値が指定されていない場合に取られるデフォルト値を指定します
8. ファイルやフォルダを関連付ける際に、メンバーに対してカスタムフィールドを必須とするために、以下のチェックボックスにチェックを入れてください。
9. カスタムフィールドの値を入力したら、 作成 をクリックしてください。
同様に、データテンプレートには多くのカスタムフィールドを作成することができます。
例:
データテンプレート: 採用
カスタムフィールド1:
フィールド名: 役割
フィールドタイプ: 選択肢
選択肢タイプ: ドロップダウンメニュー
選択肢:
オプション1: 開発者
オプション2: デザイナー
オプション3: マーケター
カスタムフィールド2:
フィールド名: 経験
フィールドタイプ: 選択肢
選択肢タイプ: ドロップダウンメニュー
選択肢:
オプション1: 0-5年
オプション2: 5-10年
オプション3: 10年以上
カスタムフィールド3:
フィールド名: 転居可能
フィールドタイプ: はい/いいえ
ファイルとフォルダをデータテンプレートに関連付ける
管理コンソールでデータテンプレートを作成した後、チームメンバーはチームフォルダ、マイフォルダ、および共有フォルダから必要なデータテンプレートにファイルとフォルダを関連付けることができます。 ファイルとフォルダがデータテンプレートに関連付けられると、メンバーは将来関連付けられたファイルとフォルダ内のデータを簡単に見つけて更新することができます。
チームメンバーは、ファイルまたはフォルダに対して少なくとも編集アクセス権を持っている必要があります。データテンプレートと関連付けるためには。
ファイルやフォルダをデータテンプレートに関連付けるには：
1. ファイルまたはフォルダを選択してください。
2. データテンプレートをクリックします。 アイコンは、情報アイコンの下にある右パネルにあります。
3. データテンプレートの下で、+ データテンプレートを関連付けるをクリックします。
または、ファイルまたはフォルダを右クリックし、データテンプレートを関連付けるを選択することもできます。
または、ファイルまたはフォルダを右クリックし、データテンプレートを関連付けるを選択することもできます。
4. データテンプレートを選択します 。
5. カスタムフィールドのタイプに基づいてカスタムフィールドの値を入力します。
続行するには、すべての必須カスタムフィールドに値を入力する必要があります。
6. 必要なカスタムフィールドの値をすべて入力したら、 関連付け をクリックします。
- ドラフト状態のファイルはデータテンプレートに関連付けることはできません。
- 他のユーザーが編集アクセス権限でファイルやフォルダを共有している場合、それらのアイテムをデータテンプレートに関連付けることができます。
- 複数のファイルやフォルダを一度に選択し、データテンプレートに関連付けることができます。
- 1つのファイルまたはフォルダに対して最大5つのデータテンプレートを関連付けることができますが、データテンプレートに関連付けるファイルやフォルダの数に制限はありません。
ファイルとフォルダのカスタムフィールドの値を編集するには：
1. データテンプレートに関連付けられたファイルまたはフォルダを選択してください。
2. データテンプレート アイコンを右パネルのInfoアイコンの下にクリックします。
3. 必要なデータテンプレートをクリックして開きます。
以前に追加されたカスタムフィールドの値をそこで確認できます。データテンプレート名の隣にある 編集 アイコンをクリックして変更を加えることができます。
4. 必要な変更を行った後、 更新 をクリックしてください。
5. ファイルまたはフォルダをデータテンプレートから切り離すには、データテンプレート名の横にある 切り離す アイコンをクリックします。
一度に複数のファイルやフォルダからデータテンプレートを切り離すことはできません。一つずつ切り離す必要があります。
データテンプレートを使用してファイルとフォルダを検索する
ファイルやフォルダがカスタムフィールド値を持つデータテンプレートに関連付けられると、どのチームメンバーでも簡単に検索して見つけることができます。
例えば 、日々数十万人もの候補者のプロフィールや履歴書を管理する 人事チーム を考えてみましょう。
この場合、候補者のファイルやフォルダをデータテンプレートやカスタムフィールドの値（この場合、 役割 - 開発者/デザイナー/マーケター、& 経験 - 0-5年/5-10年/10年以上）と関連付けると、単純に データテンプレートフィルタ を使用して、候補者のファイルやフォルダを簡単に検索して見つけることができます。
データテンプレートを使用してファイルやフォルダを検索するには：
2. 右上隅にある 検索アイコンをクリックします。
3. 検索全体の隣にあるドロップダウンアイコンをクリックし、 データテンプレートを選択します。
4. リストから必要なデータテンプレートを選択します。
選択したデータテンプレートに関連付けられたすべての一致するファイルとフォルダが表示されます。
5. データテンプレートの必要なカスタムフィールドの条件を追加します。
6. 新しい条件を追加するには、下にある + アイコンをクリックし、 AND または OR を選択してください。
7. 結果を表示するには 検索 をクリックしてください。
異なるカスタムフィールドタイプの利用可能な検索条件：
(1行テキスト、複数行テキスト、メールアドレス用)
を含む
を含まない
を含まない
(日付のみ、日付と時刻用)
と等しい
と等しくない
より前の日付
より後の日付
(数値用)
と等しい
と等しくない
より小さい数値
より大きい数値
(はい/いいえ、選択肢用)
と等しい
と等しくない
仮に 人事チーム がソーシャルメディア上の求人広告に対して1,000件の応募を受け取りました。そのチームは上記のデータテンプレート 採用 を作成し、3つのカスタムフィールドを追加し、1,000件のファイルを関連付けました。 ここでは、ユーザーがこの場合にファイルとフォルダを素早く検索する方法を見てみましょう。
2. ユーザーはリストから必要なデータテンプレートを選択する必要があります。この場合は、' 採用 となります。
このデータテンプレートに関連するすべてのファイルとフォルダが表示されます。
例えば、 0〜5年の経験 を持ち、 転居可能 な候補者を見たいとしましょう。
3. カスタムフィールドの条件を追加するには データテンプレート名の横に クリックします。
4. 必要なカスタムフィールドを選択します。この場合は、 経験 です。
5. 選択してください 等しい を基準として。
6. 選択してください 0-5歳 を選択してください。
7. + アイコンをクリックして、新しい条件を追加し、 AND を選択します。
8. 必要なカスタムフィールドを選択します。この場合は 転居可能 です。
9. 選択する 等しい を基準としてください。
10. 選択肢として はい を選んでください。
11. 結果を表示するには 検索 をクリックしてください。
カスタムフィールドの管理
1. WorkDriveアカウントの左下隅にある管理コンソールをクリックします。
管理コンソールのページが新しいタブで開きます。デフォルトでダッシュボードが選択されています。
2. 左ペインの データテンプレート タブをクリックして、右側に開きます。
チームで作成されたデータテンプレートは画面に表示されます。
3. 必要なデータテンプレートをクリックしてください。
データテンプレートに追加されたカスタムフィールドは画面に表示されます。
4. カスタムフィールドをクリックして詳細を表示します。
5. カスタムフィールドにカーソルを合わせると、2つのオプションが表示されます：
- カスタムフィールドを削除するには、 削除をクリックしてください。
- カスタムフィールドを編集するには、 編集をクリックしてください。
6. カスタムフィールドを編集した後、 更新 をクリックして変更内容を保存します。
7. 新しいカスタムフィールドを追加するには、下部の+ カスタムフィールドを追加をクリックしてください。
- データテンプレートからカスタムフィールドを削除すると、関連するすべてのファイルとフォルダのカスタムフィールドとその値が永久に削除されます。
- カスタムフィールドの名前と説明を編集すると、関連するすべてのファイルとフォルダに変更が反映されます。
- 選択フィールドタイプのオプションを編集すると、以前に関連付けられたファイルとフォルダの対応する値が更新されます。
- カスタムフィールドのプロパティに変更がある場合（例：1行テキストの最大文字数、数値の最小/最大値、デフォルト値、必須フィールドステータス）、変更後に関連付ける新しいファイルは新しいカスタムフィールドの設定を持ちます。
- 既に関連付けられたファイルでカスタムフィールドの値を更新すると、新しいカスタムフィールドの設定に基づいて値の更新を求められます。
- カスタムフィールドを作成した後は、フィールドタイプを変更することはできません。
- カスタムフィールドの変更や削除は、関連するファイルとフォルダに反映される予定です。
データテンプレートの管理
1. WorkDriveアカウントの左下隅にある管理コンソールをクリックします。
管理コンソールページが新しいタブで開きます。デフォルトではダッシュボードが選択されます。
2. 左ペインの データテンプレート タブをクリックして、右側に開きます。
チームで作成されたデータテンプレートは画面に表示されます。
3. データテンプレートの上にカーソルを置き、 設定 アイコンをクリックします。以下の3つのオプションが表示されます。
- テンプレートを編集するには、 テンプレートの編集 をクリックしてください。データテンプレートに追加されたすべてのカスタムフィールドが画面に表示されます。
- データテンプレートの名前と説明を編集するには、 名前と説明を編集 をクリックしてください。
- テンプレートを無効にするには、 テンプレートを無効にする をクリックしてください。
4. テンプレートを有効にするには、データテンプレートの上にカーソルを合わせ、 設定 アイコンをクリックし、 テンプレートを有効にする をクリックします。
5. 検索アイコンを左上隅にクリックし、一致するデータテンプレートを検索するキーワードを入力してください。
6. 名前または最近追加された順にデータテンプレートをソートできます。そのためには、 名前または最近追加された順 の横にあるドロップダウンアイコンをクリックし、ソートオプションを選択してください。
7. データテンプレートをフィルタリングできます。全てのデータテンプレート、アクティブなデータテンプレート、または無効なデータテンプレートでフィルタリングすることができます。フィルタリングするには、全てのデータテンプレート の隣にあるドロップダウンアイコンをクリックし、必要なフィルターを選択してください。
- テンプレートを無効にすると、テンプレートを編集することはできません。変更を行うには、テンプレートを再度有効にする必要があります。
- テンプレートが無効になっている場合、新しいファイルやフォルダを関連付けることはできませんが、ファイルやフォルダを関連付け解除することはできます。
- カスタムフィールドの値を編集したり、ファイルやフォルダをデータテンプレートに関連付けたり、関連を解除するには、メンバーはそれらのファイルとフォルダに対して少なくとも編集アクセス権を持っている必要があります。
- 新しいデータテンプレートは、管理者コンソールからのみチーム管理者が作成できます。
- 検索条件には、最大で5つのカスタムフィールド基準（4つの条件 - AND/OR）を追加することができます。
- キーワードで検索を開始し、その後データテンプレートフィルタを適用して関連するファイルやフォルダを検索することもできます。
制約事項
チームごとのデータテンプレートの最大数
200
200
ファイル/フォルダに関連付けることができるデータテンプレートの最大数
5
5
チームごとのカスタムフィールドの最大数
1000
1000
600 - 一行テキスト、複数行テキスト、メールアドレス、選択肢（ドロップダウンメニュー/ラジオボタン/チェックボックス）、およびはいまたはいいえ
200 - 日付のみ & 日付と時刻
200 - 数字
選択フィールドタイプ（ドロップダウンメニュー/ラジオボタン/チェックボックス）の最大オプション数
100（各オプションの文字数 - 256）
データテンプレートとカスタムフィールド名の最大文字数
50
50
データテンプレートとカスタムフィールドの説明に使用できる最大文字数
200
200
1行テキストの最大文字数
200
200
複数行テキストの最大文字数
2048
2048
他にも読む: フォルダにデータテンプレートを必須にする
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