データテンプレートは、すべての有料 WorkDrive プランで利用できます。
カスタム項目は、WorkDrive Business プランでのみ利用できます。

データテンプレートとカスタム項目のサンプルユースケースは次のとおりです。

保険代理店 - 自動車、財産、医療などの種類別に保険を分類し、保険日、補償限度額、更新日、保険会社別に整理します。

研修機関 - コース別に証明書を分類し、修了状況、発行日、有効期限別に整理します。

人事チーム - 応募者を職種別に分類し、学歴、経験年数、希望年収、保有資格、転居可否別に整理します。

デザインチーム - 画像を用途別に分類し、名前、サイズ、形式、デザイナー、作成日別に整理します。

マーケティングチーム - 記事を業種別に分類し、作成者、作成日、公開日、文字数別に整理します。

教育機関 - 学生を氏名、入学日、入学クラス、年齢、血液型、緊急連絡先番号別に整理します。

1. データテンプレートとそのカスタム項目を管理コンソールから作成・管理できるのは、チーム管理者のみです。

データテンプレートを作成し、カスタム項目を追加する

1. WorkDrive アカウント左下の 管理コンソール をクリックします。

管理コンソールページが新しいタブで開きます。デフォルトでダッシュボード が選択されています。

2. 左側ペインの データテンプレート タブをクリックし、右側に表示します。

3. 右上の + データテンプレートを作成 をクリックします。

4. データテンプレート名と説明を入力します。

5. [関連付けできるユーザー] で、次のいずれかのオプションを選択します。

• 編集権限を持つすべてのユーザー 
  ファイルまたはフォルダーに対して 編集以上 のアクセス権を持つユーザーは、このデータテンプレートを関連付け・関連付け解除でき、検索時にも利用できます。

• 編集権限を持つ特定のメンバーまたはグループ – メンバーのメールアドレスまたはグループ名を入力します。
  これらのユーザーは、対象のファイルまたはフォルダーに対して 編集以上 のアクセス権を持っている必要があります。
  このメンバーのみが、このデータテンプレートを関連付け・関連付け解除でき、検索で利用できます。
  
  

  メモ: チーム内で編集以上のアクセス権を持つ他のユーザーも、関連付け済みのデータテンプレートの値は更新できます。
  

データテンプレートにファイルやフォルダーを関連付ける

データテンプレートに関連付けるには、チームメンバーは対象のファイルまたはフォルダーに対して少なくとも編集アクセス権を持っている必要があります。

4. データテンプレートを選択します。

6. 必要なカスタム項目の値をすべて入力したら、 Associateをクリックします。

1. そのデータテンプレートに割り当てられているメンバーのみが、そのデータテンプレートを使用してファイルやフォルダーを関連付けることができます。
2. Draft 状態のファイルは、データテンプレートに関連付けることはできません。
   
3. 編集アクセス権付きで自分と共有されているファイルやフォルダーは、それらをデータテンプレートに関連付けることができます。
   
4. 複数のファイルやフォルダーを同時に選択して、1つのデータテンプレートに関連付けることができます。
   
5. 1つのファイルまたはフォルダーに関連付けられるデータテンプレートは最大 5 件までですが、1つのデータテンプレートに関連付けられるファイルやフォルダーの数に制限はありません。
   

1度に複数のファイルやフォルダーからデータテンプレートの関連付けを解除することはできません。1件ずつ実行する必要があります。

データテンプレートを使ってファイルやフォルダーを検索する

ユーザーは、自分に関連付け権限が付与されているデータテンプレートのみを使って検索できます。

5. データテンプレートに対して、必要なカスタム項目の条件を追加します。

検索可能に設定されているカスタム項目のみが、カスタム項目条件のフィルターに表示されます。

カスタム項目の種類ごとに利用できる検索条件:

（1 行テキスト、複数行テキスト、メールアドレスの場合）

含む
含まない

（日付のみ、日付と時刻の場合）

次と等しい

次と等しくない

次より前

次より後

（数値の場合）

次と等しい

次と等しくない

次より小さい

次より大きい

（はい/いいえ、選択肢の場合）

次と等しい

次と等しくない

たとえば、 人事チーム が、ソーシャルメディアに掲載した求人広告に対して 1,000 件の応募を受け取ったとします。担当者は、上記のデータテンプレート Recruitment を 3 つのカスタム項目で作成し、1,000 件すべてのファイルをこのテンプレートに関連付けました。 このケースで、ユーザーがファイルやフォルダーをすばやく検索する方法を見てみましょう。

1. まず、検索バーでフィルターの データテンプレート を選択します。

2. 一覧から目的のデータテンプレートを選択します。この例では「 Recruitment 」を選択します。

このデータテンプレートに関連付けられているすべてのファイルとフォルダーが表示されます。

ここでは、 経験年数が 0～5 年 で、かつ 転居可能 な候補者のみを表示したいとします。

3. データテンプレート名の右側にある カスタム項目条件を追加 をクリックします。

4. 必要なカスタム項目を選択します。この例では Experience を選択します。

5. 条件として 次と等しい を選択します。

6. 選択肢として 0-5 years を選択します。

7. 下にある + アイコンをクリックして新しい条件を追加し、条件として AND を選択します。

8. 必要なカスタム項目を選択します。この例では Willing to relocate を選択します。

9. 条件として 次と等しい を選択します。

10. 選択肢として Yes を選択します。

11. 検索 をクリックして結果を表示します。

カスタム項目を管理する

1. WorkDrive アカウントの左下にある Admin Console をクリックします。

Admin Console ページが新しいタブで開きます。デフォルトでDashboard が選択されています。

2. 左ペインの Data Templates タブをクリックして、右側に表示します。

チームで作成されたデータテンプレートが画面に表示されます。

3. 必要なデータテンプレートをクリックします。

そのデータテンプレートに追加されているカスタム項目が画面に表示されます。

4. カスタム項目にカーソルを合わせると、次のオプションが表示されます。

- カスタム項目を削除するには、 削除 をクリックします。

- カスタム項目を編集するには、 Edit をクリックします。

- 詳細を表示するには、ドロップダウンアイコンをクリックします。

6. カスタム項目の編集が完了したら、Update をクリックして変更内容を保存します。

7. 新しいカスタム項目を追加するには、画面下部の + Add カスタム項目 をクリックします。

1. データテンプレートからカスタム項目を削除すると、そのカスタム項目と、関連付けられているすべてのファイルおよびフォルダーの値が完全に削除されます。
   
2. カスタム項目の名前や説明を編集すると、その変更は関連付けられているすべてのファイルおよびフォルダーに反映されます。
   
3. 選択式項目タイプのオプションを編集すると、既に関連付けられているファイルおよびフォルダーの対応する値も更新されます。
   
4. カスタム項目のプロパティ（1 行テキストの最大文字数、数値の最小値／最大値、初期値、必須項目ステータスなど）を変更した場合、変更後に新たに関連付けるファイルには、新しいカスタム項目設定が適用されます。
   
5. 既に関連付けられているファイルのカスタム項目値を更新する場合は、新しいカスタム項目設定に基づいて値を更新するよう求められます。
   
6. カスタム項目を作成した後に、その項目タイプを変更することはできません。
   
7. カスタム項目の検索可能設定を変更すると、その反映がスケジュールされ、検索フィルターに反映されるまで時間がかかります。 更新処理中は、 Searchable オプションはいったん無効になり、しばらくすると再度利用可能になります。

データテンプレートを管理する

1. WorkDrive アカウントの左下にある Admin Console をクリックします。

Admin Console ページが新しいタブで開きます。デフォルトで Dashboard が選択されています。

2. 左ペインの Data Templates タブをクリックして、右側に表示します。

チームで作成されたデータテンプレートが画面に表示されます。

3. データテンプレートにカーソルを合わせて Settings アイコンをクリックします。次のオプションが表示されます。

• Manage Custom Fields
  そのデータテンプレートに追加されているすべてのカスタム項目がここに一覧表示され、管理できます。
• Edit Template
  このデータテンプレートの name と 説明 を編集したり、Who can associate（関連付け可能なユーザー）を管理したりできます。
• Disable Template
  テンプレートを無効にすると、メンバーはこのデータテンプレートを新しいファイルやフォルダーに関連付けできなくなります。
  ただし、既存の関連付けは読み取り専用モードで引き続き表示されます。
  テンプレートはいつでも再度有効にできます。
• 削除 Template
  データテンプレートを完全に削除し、ファイルおよびフォルダー間のすべての関連付けを解除します。この操作は元に戻せません。

4. テンプレートを有効にするには、データテンプレートにカーソルを合わせて Settings アイコンをクリックし、 Enable Template をクリックします。

5. 左上の Search アイコンをクリックし、キーワードを入力して一致するデータテンプレートを検索します。

6. データテンプレートは 並べ替え 機能を使って Name または Recently Added で並べ替えできます。並べ替えるには、 Name or Recently Added の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、並べ替えオプションを選択します。

7. データテンプレートは、All Data Templates、 有効 Data Templates、Disabled Data Templates で filter （絞り込み）できます。絞り込むには、 All Data Templates の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、必要なフィルターを選択します。

1. テンプレートを無効にすると、そのテンプレートを編集できなくなります。変更するには、再度テンプレートを有効にする必要があります。
   
2. テンプレートが無効になっている場合、新しいファイルやフォルダーをそのテンプレートに関連付けることはできませんが、既存のファイルやフォルダーの関連付けを解除することはできます。

1. カスタム項目の値を編集したり、データテンプレートとの関連付け／関連付け解除を行うには、メンバーは対象のファイルおよびフォルダーに少なくとも編集権限を持っている必要があります。
   
2. 新しいデータテンプレートを作成できるのは、Admin Console から操作するチーム管理者のみです。
   
3. 検索条件として追加できるカスタム項目は最大 5 件で、条件は AND/OR を含む最大 4 つまで指定できます。
   
4. キーワード検索から開始し、その後 Data Templates フィルターを適用して、関連付けられているファイルやフォルダーを絞り込むこともできます。
   

制限事項