データテンプレートとカスタムフィールド

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日常的に顧客とやり取りする企業では、顧客のデータを複数のファイルやフォルダーに分けて、パソコンやクラウド上のさまざまな場所で管理する必要がある場合が多いでしょう。その際、顧客データの整理や管理に多くの課題を感じたことがあるかもしれません。

WorkDrive では、データテンプレートを作成し、必要なファイルやフォルダーにカスタム情報やプロパティを追加して関連付けることができます。ファイルやフォルダーをカスタム値付きのデータテンプレートに関連付けると、データテンプレートフィルターを使って簡単に検索・管理できます。

データテンプレートは、ファイルやフォルダーにデータを保存し、日常的または定期的に管理する企業に最適です。

データテンプレートやカスタム項目の活用例は以下の通りです：

保険代理店 - 保険を交通手段、財産、医療などの種類ごとに分類し、保険日付、補償限度額、更新日、保険会社ごとに整理します。

研修機関 - 証明書をコースごとに分類し、修了ステータス、証明書発行日、有効期限ごとに整理します。

人事チーム - 候補者を役職ごとに分類し、学歴、経験、希望給与、資格、転勤可否ごとに整理します。

デザインチーム - 画像を用途ごとに分類し、名前、サイズ、形式、デザイナー、作成日ごとに整理します。

マーケティングチーム - 記事を業界ごとに分類し、作成者、作成日、公開日、文字数ごとに整理します。

教育機関 - 学生を名前、入学日、入学クラス、年齢、血液型、緊急連絡先番号ごとに整理します。

この機能は WorkDrive の法人プランのみで利用可能です。WorkDrive のすべてのプランの詳細はこちらをご確認ください。
チーム管理者のみが、管理コンソールからデータテンプレートおよびそのカスタム項目の作成・管理を行えます。

データテンプレートの作成とカスタム項目の追加

1. WorkDriveアカウントの左下隅にあるAdmin Consoleをクリックします。

Admin Consoleページが新しいタブで開きます。ダッシュボードが初期設定で選択されています。

2. 左側のペインでData テンプレートタブをクリックすると、右側に表示されます。

3. 右上隅の+ 作成 Data テンプレートをクリックします。

4. data テンプレートの名前と説明を入力します。

5. 「Who can 関連付ける」の下で、以下のいずれかの設定を選択します。

すべてユーザー（編集権限あり）
ファイルまたはフォルダーに編集以上のアクセス権を持つユーザーは、このデータテンプレートを関連付けたり、関連付けを解除したりできます。また、検索時に見つけることができます。
特定のメンバーまたはグループ（編集権限あり）– メンバーのメールアドレスまたはグループ名を入力してください。
ファイルまたはフォルダーへの編集以上のアクセス権が必要です。
これらのメンバーのみが、このデータテンプレートを関連付けたり、関連付けを解除したり、検索で見つけたりできます。

メモ: チーム内の他のユーザーも編集以上の権限があれば、関連付け済みデータテンプレートを更新できます。

6. 作成をクリックします。

データテンプレートが作成されます。カスタム項目ページが表示されます。

7. カスタム項目をドラッグ＆ドロップまたは「+」アイコンをクリックして作成します。

利用可能なカスタム項目タイプは以下の通りです。

シングル折れ線グラフテキスト（最大文字数を設定可能）
マルチ折れ線グラフテキスト
番号（最小値・最大値の設定が可能）
日付＆時間
日付のみ
はい／いいえ
選択肢（種類を選択し、選択肢を入力可能）
メールアドレス

8. テンプレートに必要なカスタム項目の値を入力します。

項目名- カスタム項目名を追加します

項目説明- 必要に応じて説明を追加します

初期設定値- 値が入力されていない場合に適用される初期設定値を指定します

9. Mandatory 項目のチェックボックスを設定すると、メンバーがファイルやフォルダーを関連付ける際にカスタム項目の入力が必須になります。

10. カスタム項目の値を入力した後、作成をクリックします。

カスタム項目が作成されます。同様に、データテンプレートに対して複数のカスタム項目を作成できます。

例：

Data テンプレート：Recruitment

カスタム項目 1：

項目名：役割

項目種類：Choice

Choice 種類：ドロップダウンメニュー

選択肢：

オプション 1：Developer

オプション 2：Designer

オプション 3：Marketer

カスタム項目 2：

項目名：Experience

項目種類：Choice

Choice 種類：ドロップダウンメニュー

選択肢：

オプション 1：+10、-10-5 年

オプション 2：5-10 年

オプション 3：その他 10 年以上

カスタム項目 3：

項目名：Willing to relocate（転勤可能か）

項目種類：はい／いいえ

また、学校向けの sample data テンプレートおよびカスタム項目もご確認ください。

files およびフォルダーを Data テンプレートに関連付ける

Admin Console で data テンプレートを作成した後、チームメンバーは Team フォルダー、My フォルダー、および自分に共有からファイルやフォルダーを必要な data テンプレートに関連付けることができます。ファイルやフォルダーが data テンプレートに関連付けられると、今後、関連付けられたファイルやフォルダー内のデータを簡単に検索・更新できます。

チームメンバーは、ファイルまたはフォルダーを data テンプレートに関連付けるには、少なくとも編集権限が必要です。

ファイルやフォルダーをデータテンプレートに関連付ける方法：

1. ファイルまたはフォルダーを選択します。

2. 右側のパネルで、Infoアイコンの下にあるData テンプレートアイコンをクリックします。

3. Data テンプレートの下で、+ 関連付ける Data テンプレートをクリックします。
または、ファイルやフォルダーを右クリックし、関連付ける Data テンプレートを選択することもできます。

4. データテンプレートを選択します。

5. カスタム項目の種類に応じて、カスタム項目の値を入力します。

すべての必須カスタム項目に値を入力しないと、続行できません。

6. 必須カスタム項目の値をすべて入力したら、 関連付けるをクリックします。

下書き状態のファイルはデータテンプレートに関連付けることはできません。
ファイルやフォルダーが編集権限で共有されている場合、それらの商品をデータテンプレートに関連付けることができます。
複数のファイルやフォルダーを同時に選択し、Data テンプレートに関連付けることが可能です。
1つのファイルまたはフォルダーにつき、最大5つまでData テンプレートを関連付けることができますが、1つのデータテンプレートに関連付けられるファイルやフォルダーの数に制限はありません。

ファイルやフォルダーのカスタム項目値を編集する方法：

1. データテンプレートに関連付けられているファイルまたはフォルダーを選択します。

2. 右側のパネルで、Infoアイコンの下にある Data テンプレート アイコンをクリックします。

3. 必要なデータテンプレートをクリックして開きます。

以前に追加したカスタム項目の値が表示されます。データテンプレート名の横にある編集アイコンをクリックして変更を行います。

4. 必要な変更を加えた後、 アップロードする をクリックします。

5. ファイルまたはフォルダーをデータテンプレートから関連付け解除するには、データテンプレート名の横にある関連付け解除アイコンをクリックします。

データテンプレートは、複数のファイルやフォルダーから一度に関連付け解除することはできません。1つずつ操作する必要があります。

データテンプレートを使ってファイルやフォルダーを検索する

ファイルやフォルダーがデータテンプレートとカスタム項目値で関連付けられている場合、チームメンバーは簡単に検索して見つけることができます。

例：例えば、 人事チーム が、さまざまな職種、経験レベル、希望条件を持つ何十万もの候補者の権限や履歴書を日々管理しているとします。

この場合、候補者のファイルやフォルダーをデータテンプレートおよびカスタム項目値（この場合、役割 - 開発者／デザイナー／マーケター、& 経験 - 10年以上／5〜10年／5年未満／その他）で関連付けることで、 データテンプレートフィルター を検索で利用するだけで、すぐに該当する候補者のファイルやフォルダーを簡単に見つけることができます。

データテンプレートを使ってファイルやフォルダーを検索する手順：

1. https://workdrive.zoho.com/ にアクセスします。

2. 画面右上の検索アイコンをクリックします。

3. すべてを検索の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、データテンプレートを選択します。

4. リストから必要なデータテンプレートを選択します。

選択したデータテンプレートに関連付けられているすべての該当ファイルやフォルダーが表示されます。

5. データテンプレートに必要なカスタム項目の条件を追加します。

6. 下の+アイコンをクリックして新しい条件を追加し、ANDまたはORを条件として選択します。

7. 検索をクリックして結果を表示します。

各カスタム項目タイプで利用できる検索条件:

(シングル折れ線グラフテキスト、マルチ折れ線グラフテキスト、メールアドレスの場合)

含む
含まない

(日付のみ、および日付と時間の場合)

次の値と等しい

次の値と等しくない

次の前

次の後

(番号の場合)

次の値と等しい

次の値と等しくない

より小さい

より大きい

(はい/いいえ、および選択肢の場合)

次の値と等しい

次の値と等しくない

例えば、 人事チーム が、ソーシャルメディアでの求人広告に対して受領済み1,000件のアプリケーションを受け取ったとします。エージェンシーは上記のデータテンプレート Recruitment を作成し、3つのカスタム項目を追加し、1,000件すべてのファイルを関連付け済みです。 この場合、ユーザーがファイルやフォルダーを素早く検索する方法を見てみましょう。

1. ユーザーは、検索バーで データテンプレート フィルターを選択することで開始できます。

2. リストから必要なデータテンプレートを選択します。この場合は「 Recruitment 」です。

このデータテンプレートに関連付け済みのすべてのファイルとフォルダーが表示されます。

例えば、 +10、-10-5年の経験 があり、 転勤可能 な候補者を表示したい場合を考えます。

3. データテンプレート名の横にある カスタム項目の条件を追加 をクリックします。

4. 必要なカスタム項目、ここでは Experience を選択します。

5. 条件として は次の値と等しい を選択します。

6. 選択肢として +10、-10-5年 を選択します。

7. 下の + アイコンをクリックして新しい条件を追加し、条件として AND を選択します。

8. 必要なカスタム項目、ここでは Willing to relocate を選択します。

9. 条件として は次の値と等しい を選択します。

10. 選択肢としてはいを選択します。

11. 検索する をクリックして結果を表示します。

カスタム項目の管理

1. Admin Consoleをクリックします。WorkDriveアカウントの左下にあります。

Admin Consoleページが新しいタブで開きます。ダッシュボードが初期設定で選択されています。

2. 左側のペインにある Dataテンプレート タブをクリックし、右側に表示します。

チームで作成されたDataテンプレートが画面に表示されます。

3. 必要なDataテンプレートをクリックします。

Dataテンプレートに追加されたカスタム項目が画面に表示されます。

4. カスタム項目にカーソルを合わせると、いくつかの設定が表示されます。

- カスタム項目を削除するには、削除をクリックします。

- カスタム項目を編集するには、編集をクリックします。

- 詳細を表示するには、ドロップダウンアイコンをクリックします。

6. カスタム項目の編集後、更新する をクリックして変更内容を保存します。

7. 新しいカスタム項目を追加するには、画面下部の+ 追加するカスタム項目をクリックします。

データテンプレートからカスタム項目を削除すると、そのカスタム項目と、すべての関連付けられたファイルおよびフォルダーの値も完全に削除されます。
カスタム項目の名前や説明を編集すると、すべての変更内容が関連付けられたファイルやフォルダーに反映されます。
Choice項目種類の設定を編集すると、該当する値が既に関連付けられているファイルやフォルダーにも更新されます。
カスタム項目のプロパティ（例：シングル折れ線グラフテキストの最大文字数、番号の最小／最大値、初期設定値、必須項目ステータス）に変更があった場合、その後に関連付ける新規ファイルには新しいカスタム項目設定が適用されます。
既に関連付けられているファイルのカスタム項目値を更新する際は、新しいカスタム項目設定に基づいて値の更新が求められます。
カスタム項目を作成した後は、項目種類を変更することはできません。
カスタム項目の変更や削除は、関連付けられたファイルやフォルダーに反映されるようスケジュールされます。

Dataテンプレートの管理

1. WorkDriveアカウントの左下にあるAdmin Consoleをクリックします。

Admin Consoleページが新しいタブで開きます。ダッシュボードが初期設定で選択されています。

2. Dataテンプレートタブを左側のペインでクリックし、右側に表示します。

チームで作成されたDataテンプレートが画面に表示されます。

3. データテンプレートにカーソルを合わせ、設定アイコンをクリックします。次の設定が表示されます。

管理カスタム項目
データテンプレートに追加されたすべてのカスタム項目がここに表示され、管理できます。
編集テンプレート
テンプレートの名前や説明を編集したり、このデータテンプレートに対して誰が関連付けできるかを管理できます。
無効にするテンプレート
テンプレートが無効になると、メンバーはこのデータテンプレートを新規ファイルやフォルダーに関連付けできなくなります。
ただし、既存の関連付けは閲覧専用で引き続き表示されます。
テンプレートはいつでも再度有効にできます。
テンプレートを削除する
データテンプレートを完全に削除し、ファイルやフォルダー全体のすべての関連付けも削除されます。この操作は元に戻せません。

4. テンプレートを有効にするには、データテンプレートにカーソルを合わせて設定アイコンをクリックし、 有効にするテンプレート をクリックします。

5. 左上の 検索する アイコンをクリックし、キーワードを入力して該当するデータテンプレートを検索します。

6. データテンプレートは 並べ替える 機能で名前または最近追加された順に並べ替え可能です。並べ替えるには、 名前またはRecently Added の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、並べ替えオプションを選択してください。

7. できること フィルター データテンプレートを「すべてのDataテンプレート」「有効なDataテンプレート」「無効なDataテンプレート」で絞り込むことができます。そのためには、 すべてDataテンプレート の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、必要なフィルターを選択してください。

テンプレートを無効にすると、そのテンプレートを編集できなくなります。変更を加える場合は、再度テンプレートを有効にする必要があります。
テンプレートが無効な場合、新しいファイルやフォルダーを関連付けることはできませんが、既存のファイルやフォルダーの関連付けを解除することは可能です。

カスタム項目の値を編集したり、ファイルやフォルダーをデータテンプレートに関連付けたり解除したりするには、該当ファイルやフォルダーに対して少なくとも編集権限が必要です。
新しいDataテンプレートは、管理コンソールからチーム管理者のみが作成できます。
検索条件として最大5つのカスタム項目（4つの条件：AND/OR）を追加できます。
キーワード検索から開始し、その後Dataテンプレートフィルターを適用して、関連付けられているファイルやフォルダーを見つけることも可能です。