データテンプレートとカスタム項目のサンプル利用例は次のとおりです:

保険代理店 - 自動車、火災・家財、医療などの保険の種類ごとに分類し、保険日、補償限度額、更新日、保険会社ごとに整理します。

研修機関 - コースごとに証明書を分類し、修了ステータス、証明書発行日、有効期限ごとに整理します。

人事チーム - 応募者を職種ごとに分類し、学歴、経験年数、希望給与、保有資格、転居可否ごとに整理します。

デザインチーム - 画像を用途ごとに分類し、名前、サイズ、形式、デザイナー、作成日ごとに整理します。

マーケティングチーム - 記事を業種ごとに分類し、作成者、作成日、公開日、文字数ごとに整理します。

教育機関 - 生徒を名前、入学日、入学クラス、年齢、血液型、緊急連絡先番号ごとに整理します。

1. この機能は WorkDrive の法人プランでのみ利用できます。WorkDrive のすべてのプランの詳細はこちらをご確認ください。
   
2. データテンプレートとそのカスタム項目を作成・管理できるのは、チーム管理者（Team Admin）のみです。操作は管理コンソールから行います。

データテンプレートを作成してカスタム項目を追加する

1. WorkDrive アカウント画面左下の Admin Console をクリックします。

Admin Console ページが新しいタブで開きます。初期設定ではダッシュボードが選択されています。

2. 左側ペインの データテンプレート タブをクリックし、右側に表示します。

3. 画面右上の + データテンプレートを作成 をクリックします。

4. データテンプレートの名前と説明を入力します。

5. ［関連付け可能なユーザー］で、次のいずれかの設定を選択します。

• 編集権限以上を持つすべてのユーザー 
  ファイルまたはフォルダーに対して 編集以上 のアクセス権を持つユーザーは、このデータテンプレートを関連付けまたは関連付け解除でき、検索時に利用できます。

• 編集権限を持つ特定のメンバーまたはグループ – メンバーのメールアドレスまたはグループ名を入力します。
  これらのユーザーは、対象のファイルまたはフォルダーに対して 編集以上 のアクセス権を持っている必要があります。
  これらのメンバーのみが、このデータテンプレートを関連付けまたは関連付け解除でき、検索で利用できます。
  
  

  メモ: チーム内の他のユーザーでも、編集以上のアクセス権があれば、関連付け済みのデータテンプレートの値を更新できます。
  

ファイルやフォルダーをデータテンプレートに関連付ける

チームメンバーがファイルやフォルダーをデータテンプレートに関連付けるには、そのファイルまたはフォルダーに対して少なくとも編集アクセス権が必要です。

4. データテンプレートを選択します。

6. 必須のカスタム項目の値をすべて入力したら、 関連付けをクリックします。

1. そのデータテンプレートの担当メンバーのみが、そのデータテンプレートを使用してファイルやフォルダーを関連付けることができます。
2. 下書き状態のファイルは、データテンプレートに関連付けることはできません。
   
3. 編集アクセス権付きで共有されているファイルやフォルダーについては、それらのアイテムをデータテンプレートに関連付けることができます。
   
4. 複数のファイルやフォルダーを同時に選択して、1 つのデータテンプレートに関連付けることができます。
   
5. 1 つのファイルまたはフォルダーには、最大5 つのデータテンプレートを関連付けることができますが、1 つのデータテンプレートに関連付けられるファイルやフォルダーの数に制限はありません。
   

1 度に複数のファイルやフォルダーから、同じデータテンプレートの関連付けを一括解除することはできません。1 件ずつ操作する必要があります。

データテンプレートを使ってファイルやフォルダーを検索する

ユーザーは、自分に関連付け権限が付与されているデータテンプレートのみを使って検索できます。

5. そのデータテンプレートに対して、必要なカスタム項目の条件を追加します。

検索可能に設定されているカスタム項目のみが、カスタム項目条件フィルターに表示されます。

各カスタム項目タイプで利用できる検索条件:

(単一行テキスト、複数行テキスト、メールアドレスの場合)

含む
含まない

(日付のみ、または日付と時刻の場合)

次の値と等しい

次の値と等しくない

次の前の日付

次の後の日付

(数値の場合)

次の値と等しい

次の値と等しくない

次の値より小さい

次の値より大きい

(はい/いいえ、選択肢の場合)

次の値と等しい

次の値と等しくない

たとえば、 人事チーム が、ソーシャルメディアに掲載した求人広告に対して 1,000 件の応募を受け取ったとします。エージェンシーは、上記のデータテンプレート Recruitment を作成し、3 つのカスタム項目を追加して、1,000 件すべてのファイルをこのテンプレートに関連付けました。 このケースで、ユーザーがどのようにファイルやフォルダーをすばやく検索できるか見てみましょう。

1. まず、ユーザーは検索バーの データテンプレート フィルターを選択します。

2. 一覧から必要なデータテンプレートを選択します。この例では「 Recruitment 」です。

このデータテンプレートに関連付けられているすべてのファイルとフォルダーが表示されます。

ここでは、 経験年数が 0～5 年 で、かつ 転居可能 な候補者のみを表示したいとします。

3. データテンプレート名の横にある カスタム項目条件を追加 をクリックします。

4. 必要なカスタム項目を選択します。この例では Experience です。

5. 条件として 次の値と等しい を選択します。

6. 選択肢として 0-5 years を選択します。

7. 下にある + アイコンをクリックして新しい条件を追加し、条件の結合方法として AND を選択します。

8. 必要なカスタム項目を選択します。この例では Willing to relocate です。

9. 条件として 次の値と等しい を選択します。

10. 選択肢として はい を選択します。

11. 検索 をクリックして結果を表示します。

カスタム項目を管理する

1. WorkDrive アカウントの左下にある Admin Console をクリックします。

Admin Console ページが新しいタブで開きます。初期設定では ダッシュボード が選択されています。

2. 左側ペインの データテンプレート タブをクリックして、右側に表示します。

チームで作成されたデータテンプレートが画面に表示されます。

3. 必要なデータテンプレートをクリックします。

データテンプレートに追加されたカスタム項目が画面に表示されます。

4. カスタム項目にカーソルを合わせると、次の設定が表示されます：

- カスタム項目を削除するには、 削除 をクリックします。

- カスタム項目を編集するには、 編集 をクリックします。

- 詳細を表示するには、ドロップダウンアイコンをクリックします。

6. カスタム項目の編集が完了したら、更新する をクリックして変更内容を保存します。

7. 新しいカスタム項目を追加するには、画面下部の + カスタム項目を追加 をクリックします。

1. データテンプレートからカスタム項目を削除すると、そのカスタム項目と、関連付けられているすべてのファイルおよびフォルダー上の値が完全に削除されます。
   
2. カスタム項目の名前や説明を編集すると、その変更は関連付けられているすべてのファイルおよびフォルダーに反映されます。
   
3. 選択肢型項目タイプの設定を編集すると、既に関連付けられているファイルおよびフォルダーの対応する値も更新されます。
   
4. カスタム項目のプロパティ（1 行テキストの最大文字数、数値の最小/最大値、初期設定値、必須項目ステータスなど）を変更した場合、その変更以降に新たに関連付けるファイルには、新しいカスタム項目設定が適用されます。
   
5. すでに関連付けられているファイル上のカスタム項目の値を更新する場合は、新しいカスタム項目設定に基づいて値を更新するよう求められます。
   
6. 一度作成したカスタム項目の項目タイプは変更できません。
   
7. 一度作成したカスタム項目の 検索可能設定 は更新できません。
8. カスタム項目の変更や削除は、関連付けられているファイルおよびフォルダーに反映されるようスケジュールされます。
   

データテンプレートを管理する

1. WorkDrive アカウントの左下にある Admin Console をクリックします。

Admin Console ページが新しいタブで開きます。初期設定では ダッシュボード が選択されています。

2. 左側ペインの データテンプレート タブをクリックして、右側に表示します。

チームで作成されたデータテンプレートが画面に表示されます。

3. データテンプレートにカーソルを合わせて 設定 アイコンをクリックします。次の設定が表示されます：

• カスタム項目を管理
  このデータテンプレートに追加されたすべてのカスタム項目がここに一覧表示され、管理できます。
• テンプレートを編集
  このデータテンプレートの 名前 と 説明 を編集したり、関連付け可能なユーザー を管理したりできます。
• テンプレートを無効にする
  無効にすると、メンバーはこのデータテンプレートを新しいファイルやフォルダーに関連付けることができなくなります。
  ただし、既存の関連付けは閲覧専用モードで表示されます。
  テンプレートはいつでも再度有効にできます。
• テンプレートを削除する
  データテンプレートを完全に削除し、ファイルおよびフォルダー間のすべての関連付けも削除します。この操作は元に戻せません。

4. テンプレートを有効にするには、データテンプレートにカーソルを合わせて 設定 アイコンをクリックし、 テンプレートを有効にする をクリックします。

5. 左上の 検索 アイコンをクリックし、キーワードを入力して一致するデータテンプレートを検索します。

6. データテンプレートは 並べ替え 機能で「名前」または「最近追加された順」に並べ替えることができます。並べ替えるには、 名前 または Recently Added の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、並べ替えオプションを選択します。

7. データテンプレートは フィルター 機能で「すべてのデータテンプレート」「有効なデータテンプレート」「無効なデータテンプレート」で絞り込むことができます。フィルターするには、 すべてのデータテンプレート の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、必要なフィルターを選択します。

1. テンプレートを無効にすると、そのテンプレートを編集できなくなります。変更するには、再度テンプレートを有効にする必要があります。
   
2. テンプレートが無効な場合、新しいファイルやフォルダーをそのテンプレートに関連付けることはできませんが、既存のファイルやフォルダーとの関連付けを解除することはできます。

1. カスタム項目の値を編集したり、ファイルやフォルダーをデータテンプレートに関連付け／関連付け解除したりするには、メンバーはそれらのファイルおよびフォルダーに対して少なくとも編集アクセス権を持っている必要があります。
   
2. 新しいデータテンプレートを作成できるのは、Admin Console から操作するチーム管理者のみです。
   
3. 検索条件として、最大 5 つのカスタム項目条件（AND/OR の 4 つの条件）を追加できます。
   
4. キーワード検索から開始し、その後データテンプレートフィルターを適用して、関連付けられているファイルやフォルダーを絞り込むこともできます。
   

制限事項