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1. ［ファイル収集］機能は、まず管理コンソールのチームレベルで有効にする必要があります。権限に応じて、管理者のみまたはチーム内の全ユーザーがコレクションを作成および管理できます。詳細は、コレクション設定に関するヘルプ記事を参照してください。
   
   
2. ［ファイル収集］機能は、WorkDrive の Team プランおよび Enterprise プランでのみ利用できます。すべての WorkDrive プランの詳細はこちらを参照してください。

内部コレクション

利用例:

1. 人事担当者が、新入社員に原本書類の提出を依頼する場合
   
2. 学校管理者が、教員にクラスレポートの提出を依頼する場合
   
3. 組織が、従業員にプロジェクトに関するアイデアの共有を依頼する場合
   

1. Zoho WorkDrive アカウントに移動します。
   
2. 左側のパネルで[ファイル収集]タブを選択します。右側に［ファイル収集］タブが開きます。
   
3. 右上の[+ 新しいコレクション]ボタンをクリックします。
   ［新しいコレクション］ダイアログが開きます。[内部]タブが既定で選択されています。
4. コレクション名を入力します。
   
5. コレクションの詳細を追加します。コレクションについてユーザーに伝える必要がある情報をすべて入力してください。これにより、ユーザーは必要なファイルを正しくアップロードできます。
   
6. 必要に応じて、自分用のメモを追加します。この情報は他のユーザーには表示されません。
   
7. アップロードされたすべてのファイルを保存するフォルダーの場所を選択します。
   自分の［マイフォルダー］内のフォルダー、または自分が少なくとも［オーガナイザー］の役割を持つチームフォルダー内のフォルダーを選択できます。
   
   
8. ユーザーごとに別々のフォルダーを作成するには、該当するチェックボックスをオンにします。
   アップローダーの名前が既定のフォルダー名として使用されます。
   
   
9. アップロードできるファイルサイズに上限を設定するには、該当するチェックボックスをオンにし、必要な上限を選択します。
   設定可能なアップロードサイズの上限:1 MB、10 MB、100 MB、1 GB、5 GB、10 GB、25 GB、50 GB、100 GB、150 GB、200 GB、250 GB。
   
   アップロード可能なファイルサイズは、ユーザーが利用している WorkDrive プランにも依存します。最大アップロードサイズは、Starter プランで 10 GB、Team プランで 50 GB、Enterprise プランで 250 GB です。
   
   
10. 有効期限を設定するには、該当するチェックボックスをオンにし、必要な日付を選択します。
    有効にすると、期限日を過ぎるとコレクションリンクは自動的に無効になります。
    
    
11. 同じ名前のファイルを別ファイルではなくバージョンとしてアップロードさせるには、該当するチェックボックスをオンにします。
    有効にすると、同じユーザーが同じ名前で複数のファイルをアップロードした場合、既存ファイルの新しいバージョンとして追加されます。
    
    
12. ユーザーがファイルを送信するたびに通知を受け取るには、該当するチェックボックスをオンにします。提出時の通知が不要な場合は、チェックを外します。
    
13. [作成] をクリックします。
    作成されたコレクションリンクが表示される新しいダイアログが開きます。
14. [コピー] をクリックして、コレクションリンクをチームユーザーと共有します。
    
15. コレクションリンクをメールで送信するには、［メールでコレクションリンクを送信］でメールアドレスとメッセージを追加し、[メールを送信]を選択します。
    
16. [リンク設定]をクリックして、コレクションリンクの設定を変更します。
    

外部コレクション

利用例:

1. 組織が、複数の広告代理店から広告提案を募集する場合
   
2. 教員が、学生にレポートの提出を依頼する場合
   
3. 行政機関が、求職者に必要書類のアップロードを依頼する場合
   

1. Zoho WorkDrive アカウントに移動します。
   
2. 左側のパネルで[ファイル収集]タブを選択します。右側に［ファイル収集］タブが開きます。
   
3. 右上の[+ 新しいコレクション]ボタンをクリックします。
   ［新しいコレクション］ダイアログが開きます。内部タブが既定で選択されています。
4. [外部]タブを選択します。
   
5. コレクション名を入力します。
   
6. コレクションの詳細を追加します。コレクションについてユーザーに伝える必要がある情報をすべて入力してください。これにより、ユーザーは必要なファイルを正しくアップロードできます。
   
7. 必要に応じて、自分用のメモを追加します。この情報は他のユーザーには表示されません。
   
8. アップロードされたすべてのファイルを保存するフォルダーの場所を選択します。
   自分の［マイフォルダー］内のフォルダー、または自分が少なくとも［オーガナイザー］の役割を持つチームフォルダー内のフォルダーを選択できます。
   
   
9. ［ユーザーデータのリクエスト］では、「名前」が既定で選択されています。必要に応じて、「電話番号」や「メールアドレス」もリクエストできます。
   必須のユーザー情報を入力しないと、コレクションリンクにはアクセスできません。
   
   
10. ユーザーごとに別々のフォルダーを作成するには、該当するチェックボックスをオンにします。
    アップローダーの名前が既定のフォルダー名として使用されます。
    
    メモ:［ユーザーデータのリクエスト］項目でこれらの設定を有効にしている場合は、アップローダーのメールアドレスまたは電話番号をフォルダー名として選択することもできます。
    
    
11. 各ユーザーがアップロードできるファイル数に上限を設定するには、該当するチェックボックスをオンにし、ドロップダウンから上限を選択します。カスタム上限を設定する場合は、ドロップダウンから[カスタム]を選択し、上限値を入力します。
    
    
12. アップロードできるファイルサイズに上限を設定するには、該当するチェックボックスをオンにし、必要な上限を選択します。既定では、アップロードサイズの上限は 100 MB に設定されています。
    設定可能なアップロードサイズの上限:1 MB、10 MB、100 MB、1 GB、5 GB、10 GB、25 GB、50 GB、100 GB、150 GB、200 GB、250 GB。
    
    アップロード可能なファイルサイズは、ユーザーが利用している WorkDrive プランにも依存します。最大アップロードサイズは、Starter プランで 10 GB、Team プランで 50 GB、Enterprise プランで 250 GB です。
    
    
13. 有効期限を設定するには、該当するチェックボックスをオンにし、必要な日付を選択します。
    有効にすると、期限日を過ぎるとコレクションリンクは自動的に無効になります。
    
    
14. ユーザーがファイルを送信するたびに通知を受け取るには、該当するチェックボックスをオンにします。提出時の通知が不要な場合は、チェックを外します。
    
15. [作成]をクリックします。
    新しいダイアログが開き、作成されたコレクションリンクが表示されます。
16. [コピー] をクリックして、コレクションリンクを外部ユーザーと共有します。
    
17. コレクションリンクをメールで送信するには、［メールでコレクションリンクを送信］でメールアドレスとメッセージを追加し、[メールを送信]を選択します。
    
18. [リンク設定]をクリックして、コレクションリンクの設定を変更します。

コレクションリンクビューでの表示名

チームのコレクション設定に応じて、コレクションリンクビューには、チーム名またはコレクション作成者の名前が表示され、識別しやすくなります。詳細は、コレクション設定ヘルプ記事の該当セクションを参照してください。

対象ユーザーとコレクションリンクを共有する前に、コレクションリンクをコピーして新しいタブに貼り付け、必ず自分でテストしてください。コレクション名、詳細、設定が正しいかどうかを確認します。

コレクションの表示と管理

1. Zoho WorkDrive アカウントに移動します。
   
2. 左側のパネルで[ファイル収集]タブを選択します。右側に［ファイル収集］タブが開きます。
   ［ファイル収集］の下に［有効］タブと［完了］タブが表示されます。
3. 有効なコレクションを表示するには、[有効]タブを選択します。
   各コレクションについて、次の情報を確認できます。
   コレクション名
   作成日
   送信したユーザー数
   アップロードされたファイル数
   
   
4. 有効なコレクションにカーソルを合わせ、[設定]アイコンをクリックします。次の設定が利用できます。
   リンクをコピー
   リンクをメール送信
   提出内容を表示
   設定を変更
   コレクションを無効化
   
   コレクションを無効化すると、［完了］ステータスに移動します。後からコレクションを再度有効化することも、完全に削除することもできます。
   
   
5. コレクションをクリックすると、アップロードされたファイルが保存されているフォルダーの場所に移動します。
   
6. 完了したコレクションを表示するには、［ファイル収集］の下で[完了]タブをクリックします。
   
7. 完了したコレクションにカーソルを合わせ、[設定]アイコンをクリックします。次の設定が利用できます。
   提出内容を表示
   コレクションを有効化
   コレクションを削除

[提出内容を表示] をクリックすると、そのコレクション専用の画面が新しく開きます。送信したユーザーの一覧、その詳細、およびアップロードされたファイルを確認できます。

コレクションレポートをエクスポートするには:

1. 右上の[エクスポート]ボタンをクリックします。
2. 確認ダイアログで[エクスポート]をクリックします。
   メモ:エクスポートされるレポートは .xlsx 形式です。

コレクションを削除すると、後から復元することはできません。コレクションリンク経由でアップロードされたすべてのファイルは、それぞれのフォルダー内にそのまま保持されます。

コレクションリンクからファイルをアップロードする方法

コレクションリンクをユーザーと共有すると、ユーザーは以下の手順に従って、必要なファイルを正しくアップロードする必要があります。

1. メールやその他のオンライン経路で受け取ったコレクションリンクをクリックします。
   新しいアップロード画面が開きます。ここで、どのコレクションに対して誰からファイルの送信依頼が来ているかを確認できます。
   
2. 表示されている詳細をよく確認し、必要なファイルを正しくアップロードしてください。
   
3. ファイルをドラッグ＆ドロップするか、ファイルを選択をクリックして、パソコンからファイルを選択します。
   

アップロード画面では、アップロード可能なファイルサイズやアップロードできるファイル数の上限など、制限事項がある場合は確認できます。

外部コレクションの場合、ユーザーはファイルをアップロードする前に、名前、電話番号、メールアドレスなどの必須ユーザー情報を入力する必要があります。

よくある質問（FAQ）

（コレクション所有者向け）

コレクションリンクを作成できるのは誰ですか？

コレクション設定（管理コンソール > 設定 > 共有）の権限に基づき、チーム管理者のみ、またはチーム内のすべてのメンバーがコレクションを作成および管理できます。

コレクション作成後に、アップロード先フォルダーの場所を変更できますか？

有効なコレクションについては、アップロード先フォルダーの場所を変更することはできません。無効なコレクションを再度有効にする際、以前のフォルダーが利用できない場合は、新しい場所を選択できます。

コレクションを別のチームメンバーと共有できますか？

いいえ。

コレクションフォルダーにアクセスできるのは誰ですか？

コレクションフォルダーの場所が自分の「マイフォルダー」内にある場合、他のチームメンバーはそのコレクションフォルダーにアクセスできません。アクセスさせたい場合は、そのコレクションフォルダーを他のユーザーと共有する必要があります。

コレクションフォルダーの場所がチームフォルダー内にある場合は、そのチームフォルダーのメンバーがアクセスできます。

メモ: チーム管理者は、「チームのアクティビティ」からコレクションのアクティビティログを表示できます。コレクション名、種類、フォルダーの場所を確認できます。

作成できるコレクションリンクの数に上限はありますか？

いいえ。

1つのコレクションリンクで収集できるファイル数に上限はありますか？

はい。1つのコレクションリンクにつき、最大 50,000 件のファイルを収集できます。

リンク作成後に、有効期限の日付を変更できますか？

有効なコレクションについては、いつでも有効期限の日付を変更できます。コレクションリンクの有効期限が切れている、またはコレクションが無効になっている場合でも、コレクションを再度有効にした後で有効期限を変更できます。

コレクションの保存先フォルダー内で、どのユーザーがアップロードしたファイルかを見分けるにはどうすればよいですか？

コレクションリンク経由でアップロードされた各ファイルの先頭には、アップロードしたユーザー名が付加されます。これにより、保存先フォルダー内で、どのユーザーがアップロードしたファイルかを区別できます。

クライアントユーザーはコレクションを作成できますか？

いいえ、クライアントユーザーはコレクションを作成できませんが、内部コレクションリンクにアクセスしてファイルをアップロードすることはできます。

トライアル契約には制限がありますか？

作成可能なコレクションの最大数: 2（内部・外部の両方を含む）

メールでコレクションリンクを送信できるユニークユーザーの最大数: 5

コレクションフォルダーが削除された場合、または自分がそのフォルダーにアクセスできなくなった場合はどうなりますか？

そのコレクションフォルダーに対応するコレクションリンクは、以後利用できなくなります。また、コレクション担当者がチーム内で無効化された場合も、そのユーザーが所有するコレクションリンクは利用できなくなります。

コレクションフォルダーの名前を変更したり、別の場所に移動した場合でも、コレクションリンクは有効ですか？

はい。コレクションフォルダーへのアクセス権がある限り、コレクションリンクは引き続き有効です。

（コレクションリンクからファイルをアップロードするユーザー向け）

すでに送信したファイルに対して、新しいバージョンをアップロードできますか？

はい。内部コレクションリンクの場合、同じユーザーが同じ名前のファイルを複数回アップロードすると、バージョンとしてアップロードされます。

最初の送信後も、ユーザーは引き続きファイルをアップロードできますか？

これは、アップロード可能なファイル数の上限設定によって異なります。許可されている最大ファイル数に達していない場合、ユーザーは複数回に分けてファイルをアップロードできます。

ユーザーは、アップロード後に自分のファイルを表示できますか？

いいえ。ユーザーは自分がアップロードしたファイルを表示できません。

ユーザーは、後からアップロード済みファイルを削除できますか？

いいえ。

ユーザーは、他のユーザーの送信内容を表示できますか？

いいえ.