Microsoft Outlook用のZoho WorkDriveアドインの使い方

Microsoft Outlook用のZoho WorkDriveアドインの使い方

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Zoho WorkDrive アドイン for Microsoft Outlook を利用すると、時間を節約し生産性を向上させることができます。主な機能は次のとおりです。
  1. メールの添付ファイルを WorkDrive に直接保存できます。
  2. Outlook メールのコピーを .eml ファイル形式で保存できます。
  3. WorkDrive のファイルをメール会話で共有リンクとして送信できます。

メールの添付ファイルを WorkDrive に直接保存する

Outlook の添付ファイルをダウンロードして WorkDrive アカウントにアップロードする必要はありません。WorkDrive アドインを使えば、添付ファイルを直接 WorkDrive アカウントに保存できます。
  1. Outlook アカウントで添付ファイルがあるメールを開きます。
  2. メール上部にあるアプリアイコンをクリックします。これにより、インストールされているすべてのアドインが一覧表示されたポップアップウィンドウが開きます。



  3. Zoho WorkDrive for メールアドインを一覧からクリックします。これにより、右側にWorkDrive ウィンドウが表示されます。

    メモ: 必要に応じて、WorkDrive ウィンドウの上部にあるピン アイコンをクリックすると、WorkDrive ウィンドウを右側に固定できます。これにより、複数のメール間を切り替えたり、添付ファイルの保存を簡単に行ったりできます。

  4. WorkDrive に保存したい添付ファイルを選択し、添付ファイルを保存をクリックします。
    すべての添付ファイルを一括で保存したい場合は、すべて選択するアイコンをファイル名の横でクリックし、すべて保存をクリックします。



  5. 保存先の WorkDrive 場所を選択し、添付ファイルを WorkDrive に保存をクリックします。
    次の画面で、ファイルが正常に WorkDrive アカウントにアップロードされたことが通知されます。

Outlook メールのコピーを .eml ファイル形式で保存する

ユーザーは、メールの内容全体を EML(電子メール形式)ファイルとして WorkDrive にコピー保存できるようになりました。これにより、大切なメールのバックアップを確保しておき、WorkDrive から必要なときにすぐにプレビューできます。
  1. 任意のメールを選択し、メール画面上部のアプリアイコンをクリックします。インストール済みの追加インが一覧表示されるポップアップウィンドウが開きます。
  2. リストからZoho WorkDrive for メール追加インをクリックします。画面右側に折りたたみ式のWorkDriveウィンドウが表示されます。
  3. WorkDriveウィンドウで、メールを.EMLファイルとして保存オプションを選択します。



  4. EMLファイルをアップロードするWorkDriveフォルダーを選択します。
  5. 保存をクリックします。選択したメールがWorkDriveにEMLファイルとしてアップロードされます。
メモ:
  1. EMLファイルには、メール本文だけでなく、件名、送信者メールアドレス、受信者メールアドレス、メールの日付・時刻、添付ファイル(該当する場合)などの詳細情報も含まれます。
  2. 現在、WorkDriveプレビューからEMLファイル内の添付ファイルのダウンロードはできません。ファイル名のみ参照可能です。

Outlook経由でWorkDriveファイルを共有する

Outlook用WorkDrive追加インを利用すると、WorkDriveファイルをセキュアなリンクとして共有でき、ファイルサイズを問わず添付可能です。
  1. 画面左上の新規メールボタンをクリックします。新規メールダイアログボックスが右側に表示されます。
  2. メール画面上部のアプリアイコンをクリックします。インストール済みの追加インが一覧表示されるポップアップウィンドウが開きます。
  3. リストからZoho WorkDrive for メール追加インをクリックします。画面右側に折りたたみ式のWorkDriveウィンドウが表示されます。
  4. WorkDriveウィンドウで共有したいファイルを選択し、商品をMicrosoft Outlookに共有をクリックします。
  5. ファイルやフォルダーに適切な共有権限を選択し、リンクを添付します。ファイルやフォルダーに設定できる共有権限は以下の通りです。
    1. WorkDriveでアクセス権を持つメンバー
    2. WorkDriveのチームメンバー(表示/コメント/編集)
    3. インターネット上の誰でも(表示のみ)
  6. メール本文内に添付されたファイルまたはフォルダーのパーマリンクが表示されます。



メモ:
  1. メールスレッドに新しいユーザーを追加した場合、過去の会話で共有されたリンクは、必要なアクセス権限がある場合のみ閲覧できます。
  2. ユーザーがすでにWorkDrive内のファイルに対してより高い権限を持っている場合は、その高い権限が優先されます。
  3. Outlookでユーザーのアクセス権限を変更すると、その変更はWorkDriveウェブアプリおよびCliqアプリにも反映されます。
  4. メールで共有されたリンクは、メールが削除またはゴミ箱に移動されても保存およびアクセスが可能です。

Outlookの旧バージョン向け

メール添付ファイルを直接WorkDriveに保存する方法

  1. Outlookアカウントで添付ファイルがあるメールを開きます。
  2. メールウィンドウ上部のその他の操作(...)アイコンをクリックし、ドロップダウンからZoho WorkDrive for メールアドインを選択します。これにより、右側にWorkDriveウィンドウが展開されます。

    メモ: 必要に応じて、WorkDriveウィンドウ上部のピンアイコンをクリックすることで、右側にWorkDriveウィンドウを固定できます。これにより、複数のメール間を切り替えて添付ファイルを簡単に保存できます。

  3. WorkDriveに保存したい添付ファイルを選択し、添付ファイルを保存をクリックします。
    すべての添付ファイルを一度に保存したい場合は、すべて選択するアイコンをファイル名の横でクリックし、すべての添付ファイルを保存をクリックします。

  4. 保存先のWorkDriveの場所を選択し、添付ファイルをWorkDriveに保存をクリックします。
  5. 次の画面で、ファイルがWorkDriveアカウントへ正常にアップロードされたことが通知されます。

Outlookメールのコピーを.emlファイル形式で保存する方法

  1. WorkDriveに.emlファイル形式で保存したいメールを選択します。
  2. メールウィンドウ上部のその他の操作(...)アイコンをクリックし、ドロップダウンからZoho WorkDrive for メールアドインを選択します。右側に折りたたみ式のWorkDriveウィンドウが表示されます。
  3. WorkDriveウィンドウで、メールを .EML ファイルとして保存オプションを選択します。
  4. EMLファイルをアップロードするWorkDriveフォルダーを選択します。
  5. 保存をクリックします。選択したメールがWorkDriveにEMLファイルとしてアップロードされます。
メモ:
  1. EMLファイルには、メールの内容に加え、件名、送信者メールアドレス、受信者メールアドレス、メールの日付と時刻、添付ファイル(存在する場合)などの詳細情報が含まれます。
  2. 現在、WorkDriveのプレビューからEMLファイル内の添付ファイルをダウンロードすることはできません。ファイル名のみ参照可能です。

Outlook経由でWorkDriveファイルを共有する方法

  1. 左上の新規メールボタンをクリックします。右側に新規メールダイアログボックスが表示されます。
  2. 新規メールウィンドウ下部のその他の設定(...)アイコンをクリックし、ドロップダウンからZoho WorkDrive for メールアドインを選択します。右側に折りたたみ式のWorkDriveウィンドウが表示されます。
  3. WorkDriveウィンドウで、共有したいファイルを選択し、商品をMicrosoft Outlookに共有をクリックします。
  4. ファイルまたはフォルダーの適切な共有権限を選択し、リンクを添付します。利用可能な共有権限は以下のとおりです:
    1. WorkDriveでアクセス権を持つメンバー
    2. WorkDriveのチームメンバー(表示/コメント/編集)
    3. インターネット上の誰でも(表示のみ)
  5. メールの本文に添付されたファイルまたはフォルダーのパーマリンクが表示されます。
メモ:
  1. メールスレッドに新しいユーザーを追加する場合、過去の会話で共有されたリンクは、必須のアクセス権限を持っている場合のみアクセスできます。
  2. ユーザーがWorkDrive内のファイルに対してより高い権限をすでに持っている場合は、その高い権限が優先されます。
  3. Outlookでユーザーのアクセス権限を変更すると、その変更はWorkDriveウェブアプリおよびCliqアプリにも反映されます。
  4. メールで共有されたリンクは、メールが削除またはゴミ箱に移動された場合でも保存・アクセスが可能です。

あわせてご覧ください:
  1. Zoho WorkDrive 追加する-in for Microsoft Outlook
  2. Microsoft Outlookで追加する-insを使用・管理する方法

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