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必要な情報を探すために、長いフォルダやファイルのリストを手動で検索する必要はありません。ファイル名やフォルダ名、または著者名を知っている場合は、その情報を使って簡単に検索することができます。ファイルの内容内のキーワードのみを知っている場合でも、Zoho WorkDriveで検索することができます。
検索結果をさらに絞り込むためにフィルタを適用することができます。これにより、さまざまなプロジェクトに取り組む際に多くの時間を節約することができます。
ファイルやフォルダを検索する
1. Zoho WorkDriveアカウントにアクセスしてください。
2. 画面の右上隅にある 検索 アイコンをクリックします。 をクリックします。
3. 検索バーにキーワードを入力してください。
入力すると、キーワードに一致する上位20件の結果が下に表示されます。検索結果には、チームフォルダ、フォルダ、およびファイルが含まれていますので、スクロールダウンして確認することができます。
マッチした項目に含まれるもの:
- キーワードと一致するファイル、フォルダ、または作成者名が含まれるファイルとフォルダが表示されます。
- キーワードと一致するチームフォルダの名前またはチームフォルダを作成したユーザーの名前が含まれるチームフォルダも表示されます。
4. Enterキーを押すか、検索結果の下部にある すべての結果を表示 タブをクリックします。
フィルターを備えた新しい検索画面が開きます。
すべての結果に含まれるもの:
- キーワードと完全に一致するコンテンツを持つファイルもここにリストされます。これらの結果は、検索バーにキーワードを入力した際に一致として表示されません。ワードドキュメント、プレゼンテーション、スプレッドシート、PDFファイル、またはテキストファイル(zipファイルを含む)は、コンテンツ内のキーワードに一致するかどうか検索されます。
- ステップ3で一致が見つかった場合、チームフォルダはここにリストされません。
- キーワードと完全に一致する画像テキストを持つファイルがリストされます。
- キーワードと完全に一致する画像オブジェクトを持つファイルがリストされます。
5. 検索結果の上部にフィルターを追加して、検索をさらに絞り込むことができます。
すべての場所 :「マイフォルダ」「共有フォルダ」「チームフォルダ」の場所に基づいて結果をフィルタリングします。チームフォルダを選択するには、まずチームを選択し、その中からチームフォルダを選択してください。
すべてのファイルタイプ :フォルダやファイルの種類(ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、画像、動画など)に基づいて結果をフィルタリングします。
全ての日付 :日付フィルターに基づいて結果をフィルタリングします。今日、昨日、過去7日間、先月、またはカスタム日付を設定できます。
6. ファイル名をクリックして開くか、マウスをファイルの上に重ねて フォルダに移動 を選択してその場所に移動します。フォルダを開くには、その名前をクリックしてください。
フォルダ内で検索する
特定のチームフォルダ、マイフォルダ、またはこれらのフォルダ内のサブフォルダ内で直接検索することで、素早くファイルを見つけることができます。
- Zoho WorkDriveアカウントにアクセスしてください。
- 左のペインでマイフォルダまたはチームフォルダを選択してください。
- 左上のマイフォルダの隣にあるドロップダウンアイコンをクリックし、マイフォルダ内を検索を選択してください。
チームフォルダの場合は、左上のチームフォルダ名の隣にあるドロップダウンアイコンをクリックし、<teamfoldername>内を検索を選択してください。
- 検索バーにキーワードを入力してください。
入力すると、キーワードに一致する上位20件の結果が表示されます。検索結果に該当するファイルやフォルダを表示するには、下にスクロールすることができます。
- Enterキーを押すか、検索結果の下部にあるすべての結果を表示タブをクリックしてください。
フィルターがある新しい検索画面が開きます。
- 検索結果の上部にフィルターを追加して、さらに絞り込むことができます。
- ファイル名をクリックして開くか、マウスをファイルの上に置き、フォルダに移動を選択して場所に移動してください。フォルダを開くには、その名前をクリックしてください。
マイフォルダまたはチームフォルダからサブフォルダ内を検索することもできます。これを行うには、マイフォルダまたはチームフォルダに移動し、サブフォルダを開き、右クリックして{サブフォルダ名}で検索を選択します。
注意:テンプレートフィルタが適用されていない場合、検索結果にテンプレートは表示されません。
画像内のテキスト検索 - 光学文字認識(OCR)
この機能は、すべての画像からテキストを抽出します。つまり、画像ファイルだけでなく、画像が追加されたドキュメントからもテキストを抽出します。テキストは画像から抽出され、光学文字認識(OCR)の方法によって検索可能なメタデータに変換されます。
例えば、検索語として「車」と入力すると、OCR機能は画像内に「車」という単語が含まれるすべての画像と文書を取得します。
テキスト抽出の対応言語:110(対応言語をご確認ください)
テキスト抽出のサポートされるエンコーディング:UTF-8
サポートされている画像形式 - jpeg、png、jpg、tiff、tif、bmp
サポートされているドキュメント形式 - pdf、docx、doc、pptx、ppt
- WorkDriveでは画像内の印刷されたテキストのみ検索可能です(手書きのテキストはサポートされていません)。
- Finderオプションを使用して画像内のテキストを検索することはできません。
- ファイルで使用されているフォントがUTF-8の基準に準拠していない場合、そのフォントのテキストコンテンツは抽出できません。WorkDriveでは、テキストの抽出に新しいフォントスタイルの追加はサポートされていません。
ファイルとフォルダを検索する際のOCRに関する制限事項は以下の通りです:
- ファイルサイズが20MB以下の画像はOCRインデックス化の対象となります。
- 高さまたは幅が5,000ピクセル以下の画像はOCRインデックス化の対象となります。
- ドキュメント内の最初の2つの画像のみがOCR検索のためにインデックス化されます。
- ドキュメントの最初の2ページのみがOCR処理中に画像スキャンの対象となります。
画像内のオブジェクトの検索(オブジェクト検出)
WorkDriveのオブジェクト検出機能を使用すると、画像ファイルを実際のオブジェクトに基づいて検索できます。例えば、検索語句に「ノートパソコン」を使用すると、オブジェクト検出機能はノートパソコンが含まれるすべての画像を取得します。
- 検索結果は、他の結果と比較してその関連性スコアに基づいて整理されます。一致するメタデータ(ファイル名と作成者名)を持つファイルが検索結果の上部に表示され、その後に一致するコンテンツ(テキスト、画像テキスト、および画像オブジェクト)を持つファイルが表示されます。
- テキストと画像内のオブジェクトの検索は、Webおよびモバイルアプリの両方でサポートされています。
- OCRおよびオブジェクト検出は、2020年2月以前にアップロードされたファイルには適用されません。