チームフォルダの設定管理

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チームフォルダー管理者は、チームフォルダー内のファイルアクセスと共同作業を制御するために、プライバシー、外部共有、ダウンロード制限などの設定を管理できます。

これらの設定は、そのチームフォルダーのみに適用され、他のチームフォルダーやチーム全体には影響しません。

これらの設定を管理できるのはチームフォルダー管理者のみです。

チームフォルダー設定にアクセスする

左側ペインで、管理したいチームフォルダーを選択します。
上部の管理をクリックし、ドロップダウンから設定を選択します。
[設定]タブが開きます。ここから、次の設定を管理できます。

チームフォルダーの種類を変更する

チームフォルダーの種類は、次の 2 つの設定から選択して、いつでも簡単に変更できます。

公開 - チーム内の任意のメンバーが、招待なしでチームフォルダーに参加できます。

非公開 - 追加されたメンバーのみがチームフォルダーにアクセスして共同作業できます。

チームフォルダーの種類を変更するには：

[チームフォルダー] > [管理] > [設定]に移動します。
[チームフォルダーの種類]セクションで、目的のチームフォルダーの種類を選択します。
[チームフォルダーの種類を変更]ダイアログボックスが表示されます。
[変更]をクリックして、更新を確定します。

メール経由でのファイルアップロード

この設定を有効にすると、チームメンバーや外部ユーザーが、メールを使ってチームフォルダーにファイルをアップロードできるようになります。

チームフォルダーでメール経由のファイルアップロードが有効になっている場合、そのチームフォルダー専用のメールアドレスが作成されます。このメールアドレスに送信された添付ファイルは、既定の「メール添付ファイル」フォルダー、またはチームフォルダー内で指定した場所にアップロードされます。

アップロードされるのは添付ファイルのみです。メール本文のテキストは保存されません。

メール経由でのファイルアップロードを許可するには：

[チームフォルダー] > [管理] > [設定]に移動します。
[メール経由でのファイルアップロードを許可]をオンに切り替えます。
アップロード用の既定のメールアドレスが表示されるので、[メールをコピー]をクリックして利用します。
または、[新規を生成]をクリックして新しいメールアドレスを作成し、確認ボックスで[生成]をクリックします。
メモ: 新しいメールアドレスを作成すると、以前のメールアドレスは無効になり、そのアドレス経由でのファイルアップロードは WorkDrive では行えなくなります。
[メールをコピー]をクリックし、ファイルをアップロードする必要があるチームメンバーや外部ユーザーとメールアドレスを共有します。
このメールアドレスに送信された添付ファイルは、既定で [チームフォルダー] > [メール添付ファイル] にアップロードされます。
フォルダーの場所を変更するには、[場所を変更]をクリックし、目的のフォルダーを選択するか、チームフォルダー内に新しいフォルダーを作成して保存先に指定します。
場所を変更した後は、メール経由で送信された新しいファイルはすべて、新しい場所にアップロードされます。
このチームフォルダーで、編集者、オーガナイザー、管理者ロールを持つメンバーからのメールアップロードのみを許可する場合は、[フォルダーの場所] の下にあるチェックボックスをオンにします。

次のいずれかに該当する場合、メール経由で送信されたファイルは、チームフォルダー内の指定場所にアップロードされません。

メールサービスのアップロード制限（ファイルごとの最大サイズ、合計ファイルサイズ、またはファイル数の上限）を超えている場合。
チームフォルダーでメール経由のファイルアップロードが無効になっている場合。
ユーザーにアップロード権限がない、またはロールが変更されている場合。
制限が有効な場合、メール経由でアップロードできるのは、編集者、オーガナイザー、管理者ロールを持つメンバーのみです。
チームフォルダーが利用できなくなっている場合。
チームフォルダーのメールアドレスが無効、または変更されている場合。
WorkDrive のストレージ容量が上限に達している場合。

メール経由でのファイルアップロードを制限するには：

[チームフォルダー] > [管理] > [設定]に移動します。
[メール経由でのファイルアップロードを許可]をオフに切り替えます。
以降、メール経由のファイルアップロードはこのチームフォルダーには行われません。

チームフォルダーでの外部共有

チームフォルダー管理者は、このチーム外へのファイルやフォルダーの共有を許可するかどうかを選択できます。

チームフォルダーで外部共有を許可／制限するには：

[チームフォルダー] > [管理] > [設定]に移動します。
[チームフォルダーメンバーによるチーム外への共有を許可]をオンまたはオフに切り替えて、外部共有を有効または無効にします。

Info:

チームレベルで外部共有が無効になっている場合、チームフォルダー管理者は自分のチームフォルダーで外部共有を有効または無効にすることはできません。
チームレベルで外部共有が有効になっている場合、チームフォルダー管理者は自分のチームフォルダーで外部共有を有効または無効にするかを選択できます。
チームフォルダーで外部共有が有効な場合、外部にファイルやフォルダーを共有できるのは、そのチームフォルダーの管理者とオーガナイザーのみです。

ダウンロードと印刷オプション

既定では、チームフォルダーで編集者、オーガナイザー、管理者アクセスを持つメンバーおよび外部共同編集者は、ファイルをダウンロードおよび印刷できます。

チームフォルダー管理者は、閲覧者およびコメント権限のみを持つユーザーに対して、ダウンロードと印刷ボタンを有効または無効にするかを選択できます。

これは、財務レポートや契約書のドラフトなどの機密文書を共有する際に、内容の閲覧やコメントは許可する一方で、ダウンロードや印刷はさせたくない場合に便利です。これにより、共同作業を維持しながら、不正な配布を防ぐことができます。

ダウンロードと印刷の設定を表示／非表示にするには：

[チームフォルダー] > [管理] > [設定]に移動します。
[ダウンロードと印刷オプションを表示]をオンまたはオフに切り替えて、ダウンロードを許可または制限します。

Info:

メンバーがグループと個人ロールの両方から複数のアクセスレベルを持つ場合は、より高いロールが適用されます。
閲覧者またはコメント権限のユーザーが、同じチームフォルダー内で編集者（またはそれ以上）のアクセス権を持つグループにも所属している場合、閲覧者とコメント権限に対するダウンロードと印刷オプションがオフになっていても、引き続きダウンロードと印刷が可能です。
チームフォルダーでダウンロードが制限されている場合、閲覧者またはコメント権限のユーザーは、WorkDrive Sync または TrueSync アプリを使用して、そのファイルを自分のコンピューターに同期することはできません。

WorkDrive 形式へのファイル変換

メンバーがドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをチームフォルダーにアップロードすると、それらのファイルを自動的に WorkDrive のネイティブ形式に変換できます。変換されたファイルは、Writer、Sheet、Show で直接開くことができ、追加のソフトウェアなしで、チームによるオンライン編集と共同作業が容易になります。変換に対応しているファイル形式については、こちらをご覧ください。

WorkDrive 形式へのファイル変換を有効にするには：

[チームフォルダー] > [管理] > [設定]に移動します。
[アップロード時にすべてのファイルを Zoho WorkDrive の形式に自動変換]をオンまたはオフに切り替えます。

Info:

チームフォルダー管理者がチームフォルダーの自動ファイル変換設定を変更できるのは、チームレベルのポリシーで管理を許可している場合のみです。
WorkDrive Sync および TrueSync アプリ経由でアップロードされたファイルは自動変換されません。これらのファイルを変換するには、それぞれのアプリで手動で開く必要があります。