チームフォルダ設定の管理

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Team Folder管理者は、プライバシー、外部共有、ダウンロード制限などの管理設定を行い、ファイルアクセスや共同作業をコントロールできます。

これらの設定は、その特定のTeam Folderのみに適用され、他のTeamフォルダーやチーム全体には影響しません。

管理設定を行えるのはTeam Folder管理者のみです。

Team Folder設定へアクセス

左側のペインで、管理したいTeam Folderを選択します。
管理を上部でクリックし、ドロップダウンから設定を選択します。
設定タブが開きます。ここから、以下の設定を管理できます。

Team Folderの種類を変更する

Team Folderの種類は、2つの設定からいつでも簡単に変更できます。

公開 - チーム内のどのメンバーでも招待なしでTeam Folderに参加できます。

非公開 - Team Folderに追加されたメンバーのみがアクセス・共同作業できます。

Team Folderの種類を変更する手順:

Team Folder > 管理 > 設定へ移動します。
Team Folder種類セクションで、希望するTeam Folder種類を選択します。
Team Folder種類の変更ダイアログボックスが表示されます。
変更するをクリックして更新を確定します。

ファイルのメール経由アップロード

この設定を有効にすると、チームメンバーや外部ユーザーがメールを使ってTeam Folderにファイルをアップロードできます。

Team Folderでメール経由のファイルアップロードが有効な場合、Team Folder専用のメールアドレスが作成されます。このメールアドレスに送信された添付ファイルは、初期設定の「メール添付ファイル」フォルダー、または指定した場所にアップロードされます。

アップロードされるのは添付ファイルのみです。メール本文のテキストは保存されません。

メール経由でファイルアップロードを許可する方法:

Team Folder > 管理 > 設定に移動します。
メールによるファイルアップロードを許可をオンに切り替えます。
アップロード用の初期設定メールアドレスが表示されます。メールをコピーをクリックして利用できます。
または、新規生成をクリックして新しいメールアドレスを作成し、確認ボックスで生成をクリックします。
メモ: 新しいメールアドレスが作成されると、以前のメールアドレスは無効となり、WorkDriveではそのメールアドレス経由でのファイルアップロードができなくなります。
メールをコピーをクリックし、ファイルをアップロードする必要があるチームメンバーや外部ユーザーとメールアドレスを共有します。
このメールアドレス宛に送信された添付ファイルは、初期設定でTeam Folder > メール添付ファイルにアップロードされます。
フォルダーの保存場所を変更するには、場所を変更をクリックし、希望するフォルダーを選択するか、Team Folder内に新しいフォルダーを作成してファイルを保存します。
保存場所を変更すると、以降メール経由で送信された新しいファイルはすべて新しい場所にアップロードされます。
フォルダーの場所の下にあるチェックボックスを設定すると、このTeam Folder内で編集者、オーガナイザー、または管理者権限を持つメンバーからのメールアップロードのみ許可できます。

以下の場合、メール経由で送信されたファイルはTeam Folder内の指定した場所にアップロードされません。

メールサービスのアップロード制限（ファイルごとの最大サイズ、合計ファイルサイズ、またはファイル数の上限）を超えた場合。
Team Folderでメールによるファイルアップロードが無効になっている場合。
ユーザーにアップロード権限がない、または役割が変更された場合。
制限されている場合、編集者、オーガナイザー、管理者権限を持つメンバーのみメールでアップロードできます。
Team Folderが利用できなくなった場合。
Team Folderのメールアドレスが無効、または変更された場合。
WorkDriveのストレージが上限に達している場合。

メールによるファイルアップロードを制限する方法:

Team Folder > 管理 > 設定に移動します。
メールによるファイルアップロードを許可をオフに切り替えます。
これにより、Team Folder内でメールによるファイルアップロードができなくなります。

Team Folderでの外部共有

Team Folderの管理者は、ファイルやフォルダーをこのチーム外と共有するかどうかを選択できます。

Team Folderで外部共有を許可／制限する方法:

Team Folder > 管理 > 設定に移動します。
Team Folderメンバーによるチーム外への共有を許可をオンまたはオフに切り替えて、外部共有を有効または無効にします。

情報:

外部共有がチームレベルで無効になっている場合、Team Folder管理者は自身のTeamフォルダーで外部共有を有効または無効にすることはできません。
外部共有がチームレベルで有効になっている場合、Team Folder管理者は自身のTeamフォルダーで外部共有を有効または無効にするか選択できます。
Teamフォルダーで外部共有が有効な場合、Teamフォルダーの管理者およびオーガナイザーのみがファイルやフォルダーを外部に共有できます。

ダウンロードおよび印刷オプション

初期設定では、Teamフォルダー内でEditor、Organizer、Adminアクセス権を持つメンバーおよび外部コラボレーターはファイルをダウンロードおよび印刷できます。

Team Folder管理者は、ViewerおよびCommenterアクセス権を持つユーザーに対して、ダウンロードおよび印刷ボタンを有効または無効にすることができます。

これは、財務レポートや下書き契約書などの機密ドキュメントを共有する際に便利です。内容の表示やコメントは許可したいが、ダウンロードや印刷は制限したい場合に役立ちます。不正な配布を防ぎつつ、共同作業を可能にします。

ダウンロードおよび印刷設定の表示/非表示方法:

Team Folder > 管理 > 設定に移動します。
ダウンロードおよび印刷設定の表示をオンまたはオフに切り替えて、ダウンロードを許可または制限します。

情報:

メンバーがグループおよび個人ロールで複数のアクセスレベルを持つ場合は、より高い役割が適用されます。
ViewerまたはCommenterが同じTeamフォルダー内でEditor（またはそれ以上）のアクセス権を持つグループにも所属している場合、ViewerやCommenter向けのダウンロードおよび印刷オプションがオフになっていても、ダウンロードおよび印刷が可能です。
Teamフォルダーでダウンロードが制限されている場合、ViewerまたはCommenterアクセス権を持つユーザーは、WorkDrive SyncやTrueSyncアプリを使ってそのファイルを自分のコンピューターに同期することはできません。

ファイルのWorkDrive形式への変換

メンバーがTeamフォルダーにドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをアップロードすると、これらのファイルは自動的にWorkDriveのネイティブ形式に変換できます。変換されたファイルはWriter、Sheet、またはShowで直接開くことができ、追加のソフトウェアなしでチームがオンラインで編集・共同作業しやすくなります。変換に対応しているファイルタイプを表示。

WorkDrive形式へのファイル変換を有効にする方法:

Team Folder > 管理 > 設定に移動します。
アップロード時にすべてのファイルをZoho WorkDriveの形式に変換をオンまたはオフに切り替えます。

情報:

チームフォルダーの管理者は、チームレベルの規定で管理が許可されている場合のみ、そのチームフォルダーの自動ファイル変換設定を変更できます。
WorkDrive SyncおよびTrueSyncアプリ経由でアップロードされたファイルは自動的に変換されません。各アプリで手動で開き、受注データを［パッケージ］データに変換してください。