WorkDriveのデフォルトワークフロー

WorkDriveのデフォルトワークフロー

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      Info利用可能なプラン: すべての Team プランで利用可能

ドキュメントのレビューや承認は、時間がかかる手作業になりがちで、チームの効率に影響します。これを簡素化するために、WorkDrive ではコンテンツ関連のタスクを自動化・最適化する標準ワークフローを提供し、組織全体でスムーズな業務フローを実現します。

フィードバックの収集、承認の取得、またはその両方を 1 つのプロセスで行いたい場合でも、次のワークフローを使えばすぐに開始できます。
  1. レビュー ワークフロー: ドキュメントを最終確定する前に、詳細なフィードバックや修正が必要な場合に最適です。
    例: マーケティングチームが製品パンフレットの原稿を作成します。ドキュメントをレビュー ワークフローに送信すると、チームメンバーはリリース前に変更や更新内容をスムーズに提案できます。

  2. 承認ワークフロー: ドキュメントの正式な承認（サインオフ）を取得するのに最適です。
    例: 人事部門が新しい就業規則を作成します。承認ワークフローを使用すると、ドキュメントを管理チームと共有し、迅速かつ正式な承認を得ることができます。

  3. レビュー & 承認ワークフロー: レビューと承認の両方のプロセスを組み合わせ、十分なフィードバックと最終承認を確実に行えます。
    例: 営業チームが営業提案書を作成します。まずレビュー段階で内容をブラッシュアップし、その後承認段階で経営陣から正式な承認を得てから、クライアントと共有します。

レビュー

Zoho WorkDrive のレビュー ワークフローを使用すると、ドキュメントレビューを簡素化し、効率的にフィードバックを収集してドキュメント品質を確保できます。
操作方法:
ステージ 1: レビュー ワークフローの開始（ドキュメント編集者）

ドキュメントの編集者は、次の手順でレビュー ワークフローを設定できます。
  1. ファイルを右クリックし、[ワークフローを開始] > [レビュー]を選択します。[ワークフローを開始]ウィンドウが開きます。
  2. レビュアーを 1 名以上割り当てます。チームメンバー、同僚、またはプロの校正者などを指定できます。
  3. レビューの背景が伝わるように、メモや指示を追加します。
  4. 必要に応じて、[レビュー期限]項目でレビューの期限を設定し、期日までに完了できるようにします。割り当てられたレビュアーには、期限の 1 日前にリマインダー通知が送信されます。
  5. 設定が完了したら、[開始]をクリックしてワークフローを開始します。
ステージ 2: レビュアー側の操作（割り当てられたレビュアー）
ファイルがレビュー用に割り当てられると、レビュアーにはメールとWorkDrive のベルアイコンで通知が届きます。
  1. 通知をクリックして、ファイルをプレビュー表示で開きます。
  2. ドキュメントをよく確認し、必要に応じて提案やコメントを追加します。
  3. レビューが完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、[ワークフローアクティビティ] ペインを開きます。
  4. レビュアーは、次のいずれかの遷移を選択できます。
    1. [変更を提案]をクリックして、必要な更新内容をコメントで指定します。
    2. [レビュー完了]をクリックして、これ以上の変更が不要な場合にレビューを完了済みとして設定します。
ステージ 3: フィードバックへの対応（ワークフロー開始者）
レビュアーが変更を提案すると、ワークフロー開始者にはメールとWorkDrive のベルアイコンで通知が届きます。
  1. 通知をクリックして、ファイルをプレビュー表示で開きます。
  2. コメントを確認し、ドキュメントに必要な修正を行います。
  3. 更新が完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、[ワークフローアクティビティ] ペインを開きます。
  4. [レビュー用に再送信]遷移を選択して、ドキュメントを再度レビューに回します。

ステージ 4: 最終レビューと完了（レビュアー）
ドキュメントが再度レビュー用に送信されると、レビュアーには再びメールとWorkDrive のベルアイコンで通知が届きます。
  1. 通知をクリックして、ファイルをプレビュー表示で開きます。
  2. ドキュメントを再度よく確認します。
  3. 上部のワークフロータグをクリックして、[ワークフローアクティビティ] ペインを開きます。
    1. レビュー完了: すべての問題が解決した場合に、この遷移を選択します。
    2. 変更を提案:さらに更新が必要な場合は、必要な修正内容をコメントで指定します。
      このステージは、レビュー プロセスが正常に完了するまで繰り返されます。
Info必要に応じてステージを繰り返す: さらに変更が必要な場合、ワークフロー開始者はフィードバックに対応し、必要な修正を行ってドキュメントを再送信できます。このステージは、すべてのレビュアーがドキュメントを「レビュー完了」と設定し、レビュー ワークフローが正常に完了するまで続きます。

Notesメモ:すべての割り当てられたレビュアーがファイルを[レビュー完了]に設定しない限り、ドキュメントは有効なワークフローから終了しません。

承認

WorkDrive の承認ワークフローを使用すると、ドキュメントの正式な承認（サインオフ）プロセスを簡素化し、効率的に最終確定できます。

操作方法:

ステージ 1: 承認ワークフローの開始（ドキュメント編集者）

ドキュメントの編集者は、次の手順で承認ワークフローを開始できます。
  1. ファイルを右クリックし、[ワークフローを開始] > [承認]を選択します。
  2. 承認者を 1 名以上割り当てます。マネージャー、チームリーダー、意思決定者などを指定できます。
  3. 承認プロセスを円滑に進めるために、必要な指示や背景情報を入力します。
  4. 必要に応じて、[承認期限]項目で承認期限を設定し、プロセスが計画どおり進むようにします。割り当てられた承認者には、期限の 1 日前にリマインダーが送信されます。
  5. 設定が完了したら、[開始]をクリックして承認ワークフローを開始します。
ステージ 2: 承認者側の操作（割り当てられた承認者）
ファイルが承認用に割り当てられると、承認者にはメールとWorkDrive のベルアイコンで通知が届きます。
  1. 通知をクリックして、ファイルをプレビュー表示で開きます。
  2. ドキュメントをよく確認し、必要に応じてコメントを追加します。
  3. 確認が完了したら、ファイル上部のワークフロータグをクリックして、[ワークフローアクティビティ] ペインを開きます。
  4. 次のいずれかの遷移を選択します。
    1. 承認完了:すべての要件を満たしている場合、ドキュメントを承認済みとして設定します。
    2. 変更を提案:却下の理由や提案する更新内容をコメントで追加します。
ステージ 3: 修正と再送信（ワークフロー開始者）
承認者がドキュメントに対して変更を提案した場合、ワークフロー開始者にはメールとWorkDrive のベルアイコンで通知が届きます。
  1. 通知をクリックして、ファイルをプレビュー表示で開きます。
  2. 承認者からのコメントやフィードバックを確認します。
  3. ドキュメントに必要な修正を行います。
  4. 更新が完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、[ワークフローアクティビティ] ペインを開きます。
  5. [承認用に再送信]遷移を選択して、更新済みドキュメントを承認者に再送信します。
ステージ 4: 最終承認と完了（承認者）
ドキュメントが再度承認用に送信されると、承認者には再びメールとWorkDrive のベルアイコンで通知が届きます。
  1. ファイルを開き、更新内容をよく確認します。
  2. 上部のワークフロータグをクリックして、[ワークフローアクティビティ] ペインを開きます。
  3. 次のいずれかの遷移を選択します。
    1. 承認完了: すべての更新内容に問題がなく、ドキュメントを公開できる状態であれば、このオプションを選択します。
    2. 変更を提案:さらに修正が必要な場合は、追加のコメントを入力します。
Notesメモ: すべての割り当てられた承認者がドキュメントを[承認完了]に設定しない限り、ワークフローは正常にクローズされません。
Info必要に応じてステージを繰り返す:承認が再度却下された場合、ワークフロー開始者はフィードバックに対応し、必要な修正を行ってドキュメントを再送信できます。このステージは、すべての承認者がドキュメントを承認済みと設定し、承認ワークフローが正常に完了するまで続きます。

レビュー & 承認

Zoho WorkDrive のレビュー & 承認ワークフローは、レビューと承認の両ステージを組み合わせて、ドキュメントのフィードバック、修正、最終承認のプロセスを簡素化します。

操作方法:
ステージ 1: レビュー & 承認ワークフローの開始（ドキュメント編集者）
ドキュメントの編集者は、次の手順でレビュー & 承認ワークフローを開始できます。
  1. ファイルを右クリックし、ワークフローを開始 > レビューと承認を選択します。
  2. 1 名以上のレビュアーを割り当て、その後に承認者を割り当てます。
  3. レビューおよび承認プロセスを円滑に進めるために、必要な手順や背景情報を入力します。
  4. 必要に応じて、レビューおよび承認の期限を設定し、プロセスがスケジュールどおり進むようにします。レビュアーと承認者には、それぞれの期限の 1 日前に通知が送信されます。
  5. 設定が完了したら、開始をクリックしてレビューと承認ワークフローを開始します。
ステージ 2: レビュアー処理（割り当てられたレビュアー）
最初に、ファイルはレビュー用に割り当てられ、割り当てられたレビュアーにはメールとWorkDrive のベルアイコンで通知されます。
  1. 通知をクリックして、ファイルをプレビュー表示で開きます。
  2. ドキュメントを十分に確認し、必要に応じて提案やコメントを追加します。
  3. レビューが完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、ワークフローアクティビティペインを開きます。
  4. レビュアーは、ここで次のいずれかの遷移を選択できます。
    1. 変更を提案をクリックして、必要な更新内容を指定するコメントを追加します。
    2. レビュー完了をクリックし、これ以上の変更が不要な場合はレビューを完了済みに設定します。
ステージ 3: フィードバックへの対応（ワークフロー開始者）
レビュアーが変更を提案すると、ワークフロー開始者にメールとWorkDrive のベルアイコンで通知が届きます。
  1. 通知をクリックして、ファイルをプレビュー表示で開きます。
  2. コメントを確認し、ドキュメントに必要な更新を行います。
  3. 更新が完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、ワークフローアクティビティペインを開きます。
  4. レビューに再送信の遷移を選択して、ドキュメントを再度レビュー用に送信します。
ステージ 4: レビュアーによる最終レビュー（割り当てられたレビュアー）
ドキュメントが再送信されると、レビュアーに再度通知されます。
  1. ドキュメントを再度開き、更新内容を確認します。
  2. レビューが完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、ワークフローアクティビティペインを開きます。
  3. 次のいずれかの遷移を選択します。
    1. 変更を提案: 必要に応じて、さらにフィードバックを提供します。
    2. レビュー完了: すべての更新内容に問題がなければ、レビューを完了済みに設定します。
  4. すべてのレビュアーがレビュー完了に設定すると、ドキュメントは次のステージとして承認者に回されます。
ステージ 5: 承認者処理（割り当てられた承認者）
ファイルがすべてのレビュアーによってレビュー完了とマークされると、承認ステージに進みます。承認者にはメールとWorkDrive のベルアイコンで通知が届きます。
  1. ドキュメントを開き、内容を十分に確認します。
  2. レビューが完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、ワークフローアクティビティペインを開きます。
  3. 次のいずれかの遷移を選択します。
    1. 変更を提案: さらなる更新のためのコメントを追加します。
    2. 承認完了: すべての要件を満たしている場合はドキュメントを承認します。
ステージ 6: 修正と再送信（ワークフロー開始者）
承認者が変更を提案した場合、ワークフロー開始者に通知されます。
  1. 承認者からのフィードバックを確認し、それに応じてドキュメントを更新します。
  2. 完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、ワークフローアクティビティペインを開きます。
  3. レビューに再送信をクリックして、ドキュメントをレビュアーに送り返します。
ステージ 7: 最終承認と完了（レビュアー & 承認者）

再送信後、次の処理が行われます。
  1. レビュアーが更新されたドキュメントを確認し、レビューを完了済みに設定します。
  2. その後、ドキュメントは最終レビューのために承認者に回されます。
  3. すべての変更が反映されていれば、承認完了をクリックしてドキュメントを承認します。
  4. さらに更新が必要な場合は、変更を提案をクリックします。ドキュメントが最終確定され承認されるまで、このサイクルは繰り返されます。

デフォルトの手動ワークフローの権限設定

自動ワークフローでは、設定されたすべての処理は通常管理者であるワークフロー作成者の権限で実行されます。これにより、ワークフローをトリガーしたユーザーの権限レベルに関係なく、すべての処理が円滑に実行されます。
一方、手動ワークフローでは、管理者はより高い柔軟性と制御を持ちます。ワークフローの処理を実行する際に、誰の権限を使用するかを指定できます。これは、ユーザーごとに権限レベルが異なる共同作業環境で特に有用です。
手動ワークフローの権限設定を構成するには、管理コンソールを開き、設定タブを開いてワークフローに移動します。ここで、次の 2 つの設定を利用できます。
  1. ワークフロースターター: ワークフローは、それを開始したユーザーの権限で実行されます。
    メモ: スターターに十分な権限がない場合、ファイルの共有など一部の処理は失敗する可能性があります。たとえば、編集者権限のみを持つユーザーは、管理者またはオーガナイザー権限が必要な処理を実行できません。

  2. ワークフロークリエイター:ワークフローは、そのワークフローを作成したユーザー（通常は管理者）の権限で実行され、すべての処理が権限に起因する問題なく実行されるようにします。