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      利用可能な機能: すべてのチームプランで利用可能です

1. レビュー ワークフロー:ドキュメントを最終確定する前に、詳細なフィードバックや修正が必要な場合に最適です。
   例: マーケティングチームが製品パンフレットのドラフトを作成します。ドキュメントをレビュー ワークフローに送信すると、チームメンバーはリリース前に変更や更新をスムーズに提案できます。
   
   
2. 承認ワークフロー: ドキュメントの正式な承認（サインオフ）を得るのに最適です。
   例: 人事部門が新しい社内規程を作成します。承認ワークフローを使用すると、ドキュメントは経営陣と共有され、迅速かつ正式な承認を得ることができます。
   
   
3. レビュー & 承認ワークフロー: レビューと承認の両方のプロセスを組み合わせ、十分なフィードバックと最終承認を確実に行います。
   例: 営業チームが営業提案書を作成します。まずレビュー段階で内容をブラッシュアップし、その後承認段階でリーダーシップチームから正式な承認を得てから、クライアントと共有します。
   
   

レビュー

Zoho WorkDrive のレビュー ワークフローを使用すると、ドキュメントレビューが簡素化され、効率的にフィードバックを収集し、ドキュメントの品質を確保できます。

1. ファイルを右クリックし、[ワークフローを開始 > レビュー]を選択します。[ワークフローを開始]ウィンドウが開きます。
2. レビュアーを 1 名以上割り当てます。チームメイト、同僚、またはプロの校正者などを指定できます。
3. レビューの背景が伝わるように、メモや指示を追加します。
4. 必要に応じて、[レビュー期限]項目でレビューの期限を設定し、期日までに完了できるようにします。割り当てられたレビュアーには、期限の 1 日前にリマインダー通知が送信されます。
5. 設定が完了したら、[開始]をクリックしてワークフローを開始します。

1. 通知をクリックして、ファイルをプレビュー表示で開きます。
2. ドキュメントをよく確認し、必要に応じて提案やコメントを追加します。
3. レビューが完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、[ワークフローアクティビティ]ペインを開きます。
4. レビュアーは、ここで次のいずれかの遷移を選択できます。
1. [変更を提案]をクリックして、必要な更新内容をコメントで指定します。
2. [レビュー完了]をクリックし、これ以上の変更が不要な場合はレビューを完了済みにします。

1. 通知をクリックして、ファイルをプレビュー表示で開きます。
2. コメントを確認し、ドキュメントに必要な修正を行います。
3. 更新が完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、[ワークフローアクティビティ]ペインを開きます。
4. [レビュー用に再送信]遷移を選択し、ドキュメントを再度レビューに回します。
   
   

1. 通知をクリックして、ファイルをプレビュー表示で開きます。
2. ドキュメントを再度よく確認します。
3. 上部のワークフロータグをクリックして、[ワークフローアクティビティ]ペインを開きます。
1. [レビュー完了]: すべての問題が解決している場合に、この遷移を選択します。
2. [変更を提案]:さらに更新が必要な場合は、必要な修正内容をコメントで指定します。
   このステージは、レビューが正常に完了するまで繰り返されます。

必要に応じてステージを繰り返す: さらに変更が必要な場合、ワークフロー開始者はフィードバックに対応し、必要な修正を行ってドキュメントを再送信できます。このサイクルは、すべてのレビュアーがドキュメントを「レビュー完了」として設定し、レビュー ワークフローが正常に完了するまで続きます。

メモ:すべての割り当てられたレビュアーがファイルを[レビュー完了]に設定しない限り、ドキュメントは有効なワークフローから終了しません。

承認

WorkDrive の承認ワークフローを使用すると、ドキュメントの正式な承認（サインオフ）プロセスを簡素化し、効率的に最終確定できます。

1. ファイルを右クリックし、[ワークフローを開始 > 承認]を選択します。
2. 承認者を 1 名以上割り当てます。マネージャー、チームリーダー、意思決定者などを指定できます。
3. 承認プロセスを円滑に進めるために、必要な指示や背景情報を入力します。
4. 必要に応じて、[承認期限]項目で承認期限を設定し、プロセスが予定どおり進むようにします。割り当てられた承認者には、期限の 1 日前にリマインダーが送信されます。
5. 設定が完了したら、[開始]をクリックして承認ワークフローを開始します。

1. 通知をクリックして、ファイルをプレビュー表示で開きます。
2. ドキュメントをよく確認し、必要に応じてコメントを追加します。
3. 確認が完了したら、ファイル上部のワークフロータグをクリックして、[ワークフローアクティビティ]ペインを開きます。
4. 次のいずれかの遷移を選択します。
1. [承認完了]:すべての要件を満たしている場合、ドキュメントを承認済みに設定します。
2. [変更を提案]:却下の理由や提案する更新内容をコメントで追加します。

1. 通知をクリックして、ファイルをプレビュー表示で開きます。
2. 承認者からのコメントやフィードバックを確認します。
3. ドキュメントに必要な修正を行います。
4. 更新が完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、[ワークフローアクティビティ]ペインを開きます。
5. [承認用に再送信]遷移を選択し、更新したドキュメントを承認者に再送信します。

1. ファイルを開き、更新内容をよく確認します。
2. 上部のワークフロータグをクリックして、[ワークフローアクティビティ]ペインを開きます。
3. 次のいずれかの遷移を選択します。
1. [承認完了]: すべての更新が問題なく、ドキュメントを公開できる状態であれば、このオプションを選択します。
2. [変更を提案]:さらに修正が必要な場合は、追加のコメントを入力します。

メモ: すべての割り当てられた承認者がドキュメントを[承認完了]に設定しない限り、ワークフローは正常にクローズされません。

必要に応じてステージを繰り返す:却下が続く場合、ワークフロー開始者はフィードバックに対応し、必要な修正を行ってドキュメントを再送信できます。このサイクルは、すべての承認者がドキュメントを承認済みに設定し、承認ワークフローが正常に完了するまで続きます。

レビュー & 承認

Zoho WorkDrive のレビュー & 承認ワークフローは、レビューと承認の両ステージを組み合わせることで、ドキュメントのフィードバック、修正、最終承認までのプロセスを簡素化します。

1. ファイルを右クリックし、[ワークフローを開始 > レビュー & 承認]を選択します。
2. まずレビュアーを、続いて承認者を 1 名以上割り当てます。
3. レビューおよび承認プロセスを円滑に進めるために、必要な指示や背景情報を入力します。
4. 必要に応じて、レビュー期限と承認期限を設定し、プロセスがスケジュールどおり進むようにします。レビュアーと承認者には、それぞれの期限の 1 日前に通知が送信されます。
5. 設定が完了したら、[開始]をクリックしてレビュー & 承認ワークフローを開始します。

1. 通知をクリックして、ファイルをプレビュー画面で開きます。
2. ドキュメントをよく確認し、必要に応じて提案やコメントを追加します。
3. レビューが完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、ワークフローアクティビティペインを開きます。
4. レビュアーは、次のいずれかの遷移を選択できます。
1. Suggest changes をクリックし、必要な更新内容をコメントで指定します。
2. 完了 確認する をクリックし、これ以上の変更が不要な場合はレビューを完了として設定します。

1. 通知をクリックして、ファイルをプレビュー画面で開きます。
2. コメントを確認し、必要な更新をドキュメントに反映します。
3. 更新が完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、ワークフローアクティビティペインを開きます。
4. 再送信する for 確認する の遷移を選択し、ドキュメントを再度レビュー用に送信します。

1. ドキュメントを再度開き、更新内容を確認します。
2. レビューが完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、ワークフローアクティビティペインを開きます。
3. 次のいずれかの遷移を選択します。
1. Suggest changes: 必要に応じて、さらにフィードバックを提供します。
2. 完了 確認する: すべての更新内容に問題がなければ、レビューを完了として設定します。
4. すべてのレビュアーが完了 確認するを設定すると、ドキュメントは次のステージの承認者に進みます。

1. ドキュメントを開き、内容を十分に確認します。
2. レビューが完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、ワークフローアクティビティペインを開きます。
3. 次のいずれかの遷移を選択します。
1. Suggest changes: さらなる更新のためのコメントを追加します。
2. 完了 approval:要件をすべて満たしている場合は、ドキュメントを承認します。

1. 承認者からのフィードバックを確認し、それに応じてドキュメントを更新します。
2. 完了したら、上部のワークフロータグをクリックして、ワークフローアクティビティペインを開きます。
3. 再送信する for 確認する をクリックし、ドキュメントをレビュアーに送り返します。

1. レビュアーが更新されたドキュメントを確認し、レビューを完了として設定します。
2. その後、ドキュメントは最終レビューのために承認者に回されます。
3. すべての変更が反映されていれば、完了 approval をクリックしてドキュメントを承認します。
4. さらに更新が必要な場合は、Suggest changes をクリックします。この手順は、ドキュメントが最終確定され承認されるまで繰り返されます。

初期設定の手動ワークフローにおける権限設定

1. ワークフロー Starter: ワークフローは、開始したユーザーの権限で実行されます。
   メモ: 開始ユーザーに十分な権限がない場合、ファイルの共有など一部の処理は失敗する可能性があります。たとえば、編集者（Editor）権限のみを持つユーザーは、管理者（Admin）またはオーガナイザー（Organizer）レベルの権限が必要な処理を実行できません。
   
   
2. ワークフロー Creator:ワークフローは、通常は管理者であるワークフロー作成者の権限で実行されるため、権限に起因する問題なく、すべての処理を実行できます。