オートレスポンダー
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自動応答の設定
自動応答は、クライアントへの自動返信やフォローアップメールを送信するための機能です。Tempや連絡先からの返信を受領した場合は、手動でその連絡先をメーリングリストから除外する必要があります。
重要：
- この機能は、Tempsおよび連絡先タブでのみ利用可能です。
- 最大3件まで自動応答を設定でき、各自動応答ごとに最大5件のフォローアップを設定可能です。
- 1社あたり1日に最大750通まで一括メールを送信できます。
- 自動応答で選択したカスタムビューは、必ず新規データを含んでいる必要があります。新規でないデータが含まれるカスタムビューを選択した場合、自動応答は以降の繰り返しで同じ修正前データ宛に最初のメールを送信し続けます。例えば、「今日のTemps」や「今週新規連絡先」などのカスタムビューを選択することが推奨されます。「今日のTemps」ビューではデータが常に最新ですが、「有効Temps」ビューのデータは頻繁に更新されない場合があります。
- 動的タイプの自動応答を設定する際は、必ず繰り返しパターンセクションの設定に合わせてカスタムビューを選択してください。たとえば、繰り返しパターンを「日単位」にした場合は、選択したカスタムビューに含まれるデータが日ごとに新規になっていることを確認してください。同様に「週単位」を選択した場合は、自動応答が開始される前のその週の新規データである必要があります。修正前のデータを使用した場合、以降の繰り返しで同じデータ宛に最初のメールを送信し続けます。
- 自動応答の実行時、システムは複製データを識別できません。そのため、自動応答の設定前に複製された連絡先が存在しないか確認し、プライマリーデータと統合することを推奨します。
- 現在のところ、顧客がメールに返信した際、その返信を追跡することはできません。そのため、メーリングリストから該当する連絡先を手動で選択し、次回のフォローアップ対象から除外してください。
- 自動応答メールテンプレートには、登録解除フォームを使用してください。登録解除フォームを利用することで、受信者が次回以降のフォローアップを受け取らないように選択でき、迷惑メール（Anti-SPAM）対策にもなります。
Autoresponderを設定するには
- 「Temps/連絡先」タブをクリックします。
- 「Temps/連絡先 Tools > Autoresponders」をクリックします。
- 「作成 Autoresponder」をクリックします。
- 「Autoresponder 詳細」セクションで、下記の操作を行います。
- Autoresponderの名前を入力します。
- データの差出人担当者をAssigned Toピックリストから選択します。
初期設定では、この項目にはAutoresponderを作成したユーザーの名前が表示されます。 - Autoresponderの受信者リストを設定するには、カスタム 表示するを選択します。
- オートレスポンダー用の Folderを選択します。
- Staticまたは Dynamicを選択し、対応する詳細を指定します。（スタンダード項目の一覧は表を参照してください）
- Static - Follow-upが固定の日付で実行されるオートレスポンダーです。
- Dynamic - Follow-upがあらかじめ設定した間隔で実行されるオートレスポンダーです。
- 必要に応じて follow-ups を追加できます。
- 「保存」をクリックします。
メモ:
メール Opt 出力が有効なデータには、オートレスポンダーメールは送信されません。
データの詳細ページでメール Opt 出力のチェックボックスをクリアすると、そのデータにオートレスポンダーメールが送信されます。
以下の表は、Staticオプションが選択されている場合の項目およびその説明を示しています。
| 項目 |
説明 |
| Follow-up 日付 |
Follow-up 日付を指定します。Follow-up 日付は、オートレスポンダーが開始された日を基準に計算されます。 |
| メールテンプレート |
ドロップダウンリストからテンプレートを選択してください。 |
| 差出人およびReply To |
ドロップダウンリストから任意のメールアドレスを差出人として選択できます。
|
以下の表は、Dynamicオプションが選択されている場合の項目とその説明を示しています。
| 日別 -項目 |
説明 |
| Recur 頻度 ___ 日ごと |
自動応答を繰り返す頻度（日単位）を入力してください。 |
| 毎日繰り返す |
自動応答を毎日繰り返す場合は選択してください。 自動応答の開始日（MM/dd/yyyy形式）と時間を選択してください。 |
| 終了日を指定 |
自動応答の終了日をMM/dd/yyyy形式で選択してください。 |
| 終了日なし |
終了日を指定するまで自動応答を繰り返し続ける場合は選択してください。 |
| メールテンプレートの選択 |
テンプレート差出人をドロップダウンリストから選択してください。 |
| 差出人および返信先 |
ドロップダウンリストから任意のメールアドレスを差出人として選択できます。
|
| Follow-upを追加する |
リンクをクリックして、オートレスポンダーにfollow-upを追加します。 例: オートレスポンダーが01-01-2010に開始済みで、指定されたfollow-upの日付がが次の後 3 日およびが次の後 10 日の場合、最初のfollow-upメールは04-01-2010に送信済みとなり、2回目のfollow-upメールは11-01-2010に送信済みとなります。 |
| 週ごと -項目 |
説明 |
| 繰り返し頻度 ____週ごと S-M-T-W-T-F-S |
オートレスポンダーを何週ごとに繰り返すかを入力します。その後、繰り返しを行う曜日に該当するチェックボックスを選択してください。 |
| 開始する by |
自動応答の開始日（MM/dd/yyyy形式）と時間を選択します。 |
| End by |
自動応答の終了日をMM/dd/yyyy形式で選択します。 |
| いいえ 終了日 |
自動応答を終了日を指定するまで繰り返したい場合は、こちらを選択してください。 |
| 選択する メールテンプレート |
自動応答で使用するメールテンプレートをドロップダウンリストから選択します。 |
| Follow-upを追加する |
Follow-upをオートレスポンダーに追加するには、リンクをクリックしてください。 例: オートレスポンダーが01-01-2010に開始済みで、指定されたFollow-up日が が次の後 3 日および が次の後 10 日の場合、1回目のFollow-upメールは04-01-2010に送信済みとなり、2回目のFollow-upメールは11-01-2010に送信済みとなります。 |
| 月単位 -項目 |
説明 |
| 頻度___か月ごとの__日 |
何か月ごとに実施するかを入力し、指定した日付にオートレスポンダーを繰り返すように設定します。 |
| 毎月の____ ____ |
オートレスポンダーを毎月繰り返す特定の日付を選択します。 |
| 開始する日時 |
オートレスポンダーの開始日（MM/dd/yyyy形式）および時間を選択してください。 |
| 終了日時 |
オートレスポンダーの終了日をMM/dd/yyyy形式で選択してください。 |
| メールテンプレートを選択 |
オートレスポンダー用のメールテンプレートをドロップダウンリストから選択してください。 |
| Follow-up を追加 |
自動返信の follow-up を追加するには、リンクをクリックします。 例: 自動返信が 01-01-2010 に開始済み で、follow-up の日付が が次の後 3 日と が次の後 10 日 の場合、最初の follow-up メールは 04-01-2010 に送信済み となり、2 通目の follow-up メールは 11-01-2010 に送信済み となります。 |
フォルダーの作成
IZoho Workerly では、自動返信をより効果的に管理するために、さまざまなフォルダーを作成できます。これにより、異なるカテゴリごとに分類し、迅速にアクセスできるようになります。
フォルダーを作成するには
- 「Temps/連絡先」タブをクリックします。
- 「Temps/連絡先 Tools > Autoresponders」をクリックします。
- 「作成 Folder」をクリックします。
- 「作成 Folder」ページで、以下の操作を行います。
- 「フォルダー名」を入力します。
- 「説明」を入力します。
- 「Accessibility 詳細」で、オートレスポンダー機能へのアクセス権を指定するオプションを選択します。
- 「保存」をクリックします。
連絡先をフォローアップから除外する
受信者から返信を受け取った後、Tempsまたは連絡先をフォローアップ対象から除外し、未回答のTemps/連絡先のみに次回のフォローアップをスケジュールできます。
データを次回のフォローアップから除外する方法
- 「Temps/連絡先」タブをクリックします。
- 「Temps/連絡先 Tools > Autoresponders」をクリックします。
- 該当するオートレスポンダーの「更新する Response」リンクをクリックします。
- 「メール 送信済み List」オーバーレイで、次のフォローアップから除外したいTemps/連絡先を選択します。
- 「更新する Response」をクリックします。
なお、更新する ResponseオプションはDynamicタイプのオートレスポンダーでのみ利用できます。
オートレスポンダーが開始される前にデータを除外するには
メーリングリストは、オートレスポンダーが開始された後にのみ利用できます。オートレスポンダーが開始される前に、一部の連絡先をメーリングリストから除外したい場合は、以下の手順に従ってください。
- 「Temps/連絡先」タブをクリックします。
- 除外したいデータに対応するチェックボックスを選択します。
- 「その他の操作 > 更新する Response」をクリックします。
- ドロップダウンリストからautoresponder差出人を選択します。
- 「保存」をクリックします。
フォローアップで全連絡先を含める
このオプションを利用すると、以前にメーリングリストから除外した差出人をフォローアップの対象として全て含めることができます。
次回フォローアップで全データを含める方法
- 「Temps/連絡先」タブをクリックします。
- 「Temps/連絡先 Tools > Autoresponders」をクリックします。
- autoresponderに対応する「リセットする」リンクをクリックします。