リストビューの管理

リストビューの管理

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List 表示するは、定義された条件に基づいてデータをグループ化する機能です。List Views を活用することで、法人の要件に応じて特定のデータを表示できます。例えば、期限切れタスクを確認したい場合や、大規模なジョブのみをフィルター出力したい場合に便利です。こうした場面では、List Views を使ってデータをフィルターするのが最適です。また、List Views を利用してデータの所有者を変更したり、データを一括削除したり、メールを一斉送信することも可能です。

Zoho Workerly では、組織内のすべてのユーザーがすぐに使用できるスタンダードlist views が用意されています。さらに、独自の list views を作成し、組織内の同僚と共有することもできます。

  • スタンダード List Views：スタンダードビューは編集やリスト内の列の順番変更が可能ですが、削除することはできません。
  • カスタム List Views：カスタムビューは作成、編集、削除ができ、リスト内の列の順番も変更可能です。

List views は自分が作成および自分に共有のカテゴリで分類されます。また、よく使用する list views をFavoritesに設定することもでき、その場合は List 表示する のドロップダウンの最上部に表示されます。リスト表示する横の星マークをクリックするだけで、お気に入りとして利用できるようになります。

スタンダード List Views

<タブ> ホームページでは、表示するドロップダウンリストから必要な List 表示する を選択できます。スタンダード表示モードでは、列の順番を並べ替えたり、追加で他の列を加えることが可能です。主なスタンダード list views には、すべてデータ、My データ、Recently 作成 データ、Recently 更新済み データ、Recently Viewed データなどがあります。

作成 カスタム List Views

Zoho Workerly で要件に合わせた条件を設定することで、カスタムリストビューを作成できます。カスタムビューを作成したユーザーは、自分が作成 のドロップダウンリストに表示されます。

利用可能範囲

権限 必須: 管理 カスタムビュー権限を持つユーザーのみ、この機能にアクセスできます。

カスタムビューを作成するには、

  1. [タブ] タブをクリックします。（例：Temps、連絡先、Clientsなど）
  2. [タブ] ホームページで、マウスポインターをlist 表示するのドロップダウンに移動します。
  3. 作成 表示する リンクをクリックします。
  4. 新規 表示するページで、以下の操作を行います：
    • カスタム表示する 名前を入力します。
    • 必要に応じてFavoriteとして設定します。
      Favoriteに設定されたカスタムlist viewsは、list 表示するドロップダウンの最上部に表示されます。
    • Criteriaを指定してデータをフィルターします。
    • 表示方法で表示するカラムを選択します。
    • この表示するを誰が閲覧できるか選択します。
  5. 保存をクリックします。

 List 表示するのCriteria指定

Specify Criteria セクションでは、基準を指定し、このリストで表示するデータをフィルタリングできます。下記の表は、特定の項目タイプにおける基準設定内容を示しています。

項目種類
 Criteria 設定
String 項目の例：
  • 名
  • モバイル
  • メール
  • Webサイト
  • 業界
  • 件名
  • 作成者
  • Skype ID
  • 電話番号
  • 敬称
  • 会社名
  • 状態
  • である
  • でない
  • is が次の前
  • is が次の後
  • が次の間
  • not が次の間
  • 今日
  • 明日
  • 明日以降
  • 昨日
  • 昨日まで
  • 先月
  • 今月
  • 来月
  • 先週
  • 現在の週
  • 来週
  • is 空である
  • が次の値と等しくない 空である
  • 年齢（日）
  • 期限までの日数
数値型項目の例：
  • 年齢
  • My 割合（%）
  • 年齢（日）
  • My 通貨
  • My 小数
  • ＝
  • ≠
  • より小さい
  • 以下
  • より大きい
  • 以上
  • is 空である
  • が次の値と等しくない 空である
日付 & DateTime 項目例：
  • 作成時間
  • 更新済み時間
  • My 日付
  • My 日付時間
  • である
  • でない
  • is が次の前
  • is が次の後
  • が次の間
  • not が次の間
  • 今日
  • 明日
  • 明日以降
  • 昨日
  • 昨日まで
  • 先月
  • 今月
  • 来月
  • 先週
  • 現在の週
  • 来週
  • 空である
  • 次の値と等しくない 空である
  • 年齢（日単位）
  • 期限まで（日数）
Boolean 項目の例：
  • メール Opt 出力
  • 有効
  • My 日付 時間
  • 真
  • 無効
メモ
  • 最大25件まで条件を追加できます。
  • 数字はカンマを入れずに指定してください。例：15,000は15000と入力します。
  • 「なし」オプションを選択した場合、カスタムビューは作成されません。
  • 年齢（日数）オプションは、日付や日付時間項目に非常に便利です。たとえば、直近15日以内に作成されたTemps、過去10日間に完了したジョブ、過去5日間にサブスクリプションが更新されたユーザーなどのデータをフィルターする際に利用できます。
  • 期限までの日数は、日付やDateTime項目に対して、特定の日数を基準に条件を設定できるオプションです。たとえば、あと6日で完了予定のジョブを絞り込みたい場合、Jobsタブで「終了日」「期限までの日数＝6日」という条件でカスタムビューを作成できます。

リスト表示の列を選択する

「列を選択」セクションで、リスト表示に表示する列を利用可能な列リストボックスから選択します。列を選択した後は、列の順序を変更したり、選択済み列リストボックスから不要な列を削除したりできます。

メモ

  • List 表示するで横スクロールを避けるため、10列未満を選択することを推奨します。

 List 表示するへの権限設定

Accessibility 詳細セクションでは、ユーザーがカスタムリストを表示する権限を定義します。利用可能な設定は以下の通りです。

  • すべてのユーザーがこのカスタムビューを表示できます。
  • このカスタムビューを自分だけに表示する。
  • 以下のユーザーにこのカスタムビューの表示を許可する。

カスタムList表示するのデータをすべて選択する

Zoho Workerlyでは、特定のカスタムビューに属するデータを一括ですべて選択することができます。

シナリオ例をご紹介します。カスタムビュー「Recently作成Temps」に含まれるすべてのTempsのデータ担当者を変更したいとします。このカスタムビューに2万件以上のTempsが含まれている場合、「次へ」ページに移動して各ページでTempsをすべて選択するのは手間がかかります。

むしろ、できることは、単純に「すべて選択する [データ]」をこの表示でクリックリンクし、全20000件のTempsが一括で選択され、すべてのデータの担当者を簡単に変更できます。

カスタムビュー内のデータをすべて選択するには

  1. 目的のタブに移動します。
  2. 希望するカスタムリスト表示を選択します。
  3. 最初のページにある「すべて選択する」チェックボックスをクリックします。
  4. 表示された「すべて選択する [データ] をこの表示で」をクリックします。
    そのリスト表示内のすべてのデータが選択されます。

カスタムリスト表示内のすべてのデータが選択されたら、これらのTempsに対して以下の一括操作が実行できます。

  • 一括更新
  • 担当者の変更
  • 削除

一括更新・担当者変更・削除操作を申請後、進捗バーが更新状況を知らせます。

メモ

  • この表示のすべて選択する [データ]リンクは、次の2つの場合に表示されません:
    • カスタムリスト表示内にその他50000件を超えるデータがある場合
    • 一括リスト表示の更新がすでに進行中の場合
  • 選択済みタブに対してワークフールールがあり、一括更新／担当者変更／削除処理がトリガーまたは操作として関連付けられている場合、選択された合計データが1000未満であればワークフローが実行されます。リスト表示で1000件を超えるデータが選択された場合、ワークフロールールは実行されません。

Criteriaパターンの編集

カスタムリストビューのCriteria Pattern Editorでは、and / orなどのシンプルな論理を使用して、詳細フィルターを定義できます。

利用可能範囲

権限 Permission 必須: カスタムリスト表示にアクセスできるユーザーのみがこのオプションを利用できます。

メモ

  • リスト表示には最大25件の条件まで指定できます。

条件パターンの編集方法

  1. 「タブ」をクリックします。
  2. ドロップダウンリストからリスト表示を選択します。
  3. 「編集」をクリックします。
  4. 編集表示ページで、既存の条件を確認し、「パターンを変更」リンクをクリックします。
  5. パターンエディターボックスでフィルターを修正し、「保存」リンクをクリックします。
  6. 更新したカスタムビューを保存します。
Criteria Pattern Editor で次の文字を使用できます：
  • 丸括弧: ( )
  • and / or演算子
  • Criteria Row 番号

重要なメモ

  • 変更する Pattern 箱が開いている場合、「Specify Criteria」セクションで criteria row の追加や削除はできません。
  • 括弧を指定しない場合、演算子の優先順位は考慮されません。例として、criteria を 1 or 2 and 3 と指定した場合、((1 or 2) and 3) とみなされます。
  • criteria row の and または or を変更すると、下部のエディターに反映されます。
  • パターン内の and または or 条件を変更すると、上部の行にも反映されます。
  • 1 and 2 を指定して保存すると、編集画面の表示パターンは (1 and 2) と表示されます。 (1 and 2) or 3 の場合は ( (1 and 2) or 3 ) のようにパターンが表示されます。
  • エディタでその他の行を追加し、1行ずつ削除していくと、パターン内に余分な括弧が表示されます。例えば、5行追加した状態で4行目を削除すると ( ( ( ( 1 and 2 ) or 3) )or 4 ) と表示され、さらに3行目を削除すると ( ( ( ( 1 and 2 ) ) ) or 3 ) となります。最初の行を削除した場合は ( ( ( ( 1 ) ) ) or 2 ) と表示されます。ただし、条件を保存すると ( 1 or 2 ) に変わります。最後の条件を削除した場合は ( ( ( 1 and 2 ) and 3 ) ) のように表示されます。
  • 以下は無効なため、使用しないでください：()、(and)、(or)
  • 括弧が照合しない場合は無効として扱われます。
  • 行数とパターン内の番号が一致しない場合、または指定したパターンに抜けている番号がある場合、エラーメッセージが表示されます。
  • 保存およびキャンセルするボタンは、カスタムビューで条件パターンを編集中は非表示となります。
  • 最後の括弧が抜けている場合、Criteria Patterns Editor とその表示する方法で差分が発生します。
    エディターでの条件パターン
    		 表示する方法での条件パターン
    ( 1 and 2 ) or ( 3 and 4 )
    		 (( 1 and 2 ) or ( 3 and 4 ))
    1 and 2 and 3 and 4
    		 (1 and 2 and 3 and 4 )
    ( 1 or 2 ) and ( 3 or 4 )
    		 ( ( 1 or 2 ) and ( 3 or 4 ) )

CriteriaでLast活動時間を使用する

データの編集以外にも、データに関連付けられたさまざまな活動があります。例えば、メモの追加、タスクの完了、メール送信などが含まれます。このような活動の最終更新時間は、各データのLast 更新する: 時間として記録されます（Temps、Clients、連絡先、Jobsタブのみ）。この項目の情報は、リスト表示の条件で利用でき、特定期間活動がなかったデータや、最近活動があったデータをフィルターして抽出することが可能です。

メモ

  • このオプションは、Temps、Clients、連絡先、Jobs、およびカスタムタブで利用できます。
  • リスト表示条件におけるLast 活動 時間と、データ詳細ページのLast 更新する時間は同じ内容です。
  • この条件は、カスタムリストビューでのみ利用できます。

利用可能範囲

権限 必須: カスタムリスト表示にアクセスできるユーザーがこのオプションを利用できます。
 

Last 活動 時間として記録される活動および更新内容：

    • データの項目を編集する
    • 活動（タスク、処理、通話など）の追加・更新
    • Tempsや連絡先へのメール送信
    • メモの追加・編集
    • アカウントに紐づくジョブや連絡先の追加
    • データの担当者を変更する
    • データの追加や削除中
      (これは、親データから関連付け先のデータを削除中する場合は含まれません。)
    • タスクをクローズする
      (処理については該当しません。処理は終了日時の後、自動的に完了した活動に移動されます。)
    • データの削除中および復元（個別または一括）
    • 一括更新や一括移管などの一括操作
      (一括削除オプションは除く)

Last 活動 時間として記録されない活動や更新：

  • アカウント配下の連絡先やジョブの編集は、アカウントのLast 活動 時間には反映されません
  • データの関連リストを削除中する操作

Last 活動 時間を条件として使用するには

  1. 「Temps」「Clients」「連絡先」または「Jobs」タブをクリックします。
  2. 表示したいリストをドロップダウンリストから選択し、「編集」リンクをクリックします。
    カスタムリストビューの場合のみ、条件を指定できます。
  3. 編集表示ページの「条件指定」の項目で、ドロップダウンリストから「最終活動時間」を選択します。
  4. 条件を指定します。
  5. 「保存」をクリックします。

カスタムリストビューの複製

作成したカスタムビューは複製でき、類似したリストビューを新たに作成できます。注：初期設定のビューは複製や削除ができません。

カスタムリストビューを複製するには

  1. [タブ]をクリックします （例：Temps、連絡先、Clientsなど）。
  2. [タブ] ホームページで、複製したいリスト表示を選択します。
  3. 編集リンクをクリックします。
  4. 次に、複製するボタンをクリックします。
  5. 複製する表示ページで、以下を実行してください：
    • カスタム表示する名前を入力します。
    • 表示方法で表示する列を選択します。
    • この表示を誰が閲覧できるかのオプションを選択します。
    • Specify Criteria チェックボックスを選択し、条件を指定します。
  6. 保存 をクリックします。

スタンダードリスト表示の編集

Zoho Workerlyで初期設定されているスタンダードリストビューは、リスト表示の列を追加または削除することができます。注：これらの事前定義されたリストビューでは、条件の編集や名前の変更はできません。

スタンダードリストビューを編集する方法

  1. ［タブ］をクリックします。（例：Temps、連絡先、Clientsなど）
  2. ［タブ］ホームページで、編集したいリスト表示を選択します。
  3. 編集リンクをクリックします。
  4. 編集表示ページで、項目を選択し、「利用可能な列」リストボックスに移動します。
    列を選択した後、列の順番を変更したり、「選択済みの列」リストボックスから不要な列を削除したりできます。
  5. 保存をクリックします。

カスタムリスト表示の削除

作成したカスタムビューは、必要に応じて削除できます。注：事前定義されたリストビューは削除できません。

カスタムリストビューを削除する方法

  1. [タブ]をクリックします。（例：Temp、連絡先、Clientsなど）
  2. [タブ] ホームページで、削除したいリスト表示を選択します。
  3. 編集リンクをクリックします。
  4. 削除をクリックします。