組織のためのZoho Workerlyの設定方法

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Zoho Workerlyの設定ページでは、アカウントの稼働に必要なすべての設定を行うことができます。パーソナライズや自動化、他サービスとの連携など、すべての機能をZoho Workerlyのミニマリストな設定画面から開始できます。

設定ページは7つの主要カテゴリに分かれています。また、このページには予測検索機能があり、ここに表示される主要カテゴリのサブカテゴリ設定も簡単に見つけられます。

設定ページへアクセスするには、Zoho Workerlyアカウントにログインし、「設定」へ移動してください。

予測検索

予測検索を利用することで、特定の設定ページへの到達に必要なクリック数を減らし、アカウントの設定作業をよりスムーズに進めることが可能です。たとえば、ロールを追加または管理したい場合、通常は「設定」ページに移動し、「ユーザー & コントロール」>「セキュリティコントロール」>「ロール」と進む必要があります。しかし、予測検索を活用すれば、検索ボックスに「ロール」と入力するだけで直接「ロール」ページへ移動できます。

以下は、さまざまな設定が利用可能な7つの主要カテゴリです。

一般設定

Zoho Workerlyアカウントの設定を開始するには、個人情報や会社情報を入力してください。

個人設定

ユーザーごとの設定は、「個人設定」で構成できます。たとえば、チームのメンバーが異なる場所にいる場合、それぞれのユーザーに適したタイムゾーンを設定できます。同様に、署名もユーザーごとに個別に設定可能です。このような設定は「個人設定」で行え、設定したユーザー本人にのみ適用されます。

ロケール情報:言語、国ロケール、時間形式、タイムゾーンを入力してください。
署名: ご自身の署名を設定します。これは顧客に送信するメールで使用されます。
名前形式: Workerlyアカウント内で表示される名前の形式を定義します。Temps、連絡先、クライアント、その他のカスタムタブに適用されます。
テーマ: Workerlyアカウントのカラーテーマをお好みに合わせて変更できます。

会社詳細

会社詳細の設定は、組織全体に適用される設定であり、管理者権限を持つユーザーのみが設定できます。管理者以外のユーザーは変更できません。

会社詳細: ロゴ、会社メールアドレス、電話番号、Webサイト、ロケール情報などの基本的な会社情報を入力します。
会計年度: 組織の会計年度の開始月を入力します。

メール設定

Zoho Workerly内でメールデータベースを直接管理できます。Workerlyで未設定のメールアドレスから顧客に送信したメールもデータとして管理したい場合は、BCC Dropbox機能を利用できます。

POP3: POP3プロトコルを使用してメールアドレスを設定します。これにより、サーバーからメールが設定済みの端末へダウンロードされます。そのため、この設定は端末ごとに異なります。
BCC Dropbox:Zoho Workerlyに設定されていないメールアカウントから送信したメールも追跡したい場合は、BCC Dropboxを利用できます。システム作成済みのメールアドレスを、メール作成時にBCC欄へコピー＆ペーストするだけで、該当するメールアカウントからTempsや連絡先へ送信したメールがZoho Workerlyで取得され、該当データのEmails関連リストに表示されます。
メール Insights: 送信したすべてのメールの詳細な分析を確認できます。分析レポートには、メールの開封やクリック数、どの地域で受信されたかなどの詳細情報が含まれます。

ユーザー & コントロール

階層に基づいて明確なユーザー権限を設定し、より安全なアカウントを作成します。ユーザーを役割や権限ごとにグループ化し、階層内のポジションに応じてグループごとに権限を割り当てることも可能です。管理者はこれらの権限を操作できます。管理者権限を持つユーザーはアカウント内のすべての操作が可能です。

ユーザー

ユーザーセクションでは、ユーザーの追加、ユーザーグループの作成、ユーザーの有効化や無効化が可能です。これらの操作は管理者のみが実行できます。

ユーザー: Workerly組織アカウントに参加するよう、招待メールを送信してユーザーを追加します。既に他のZoho Workerly組織アカウントに属していないユーザーのみ招待可能です。
Groups: 組織内メンバーの役職に基づいてユーザーグループを作成します。少人数のグループを作成すると、そのユーザーグループに共有されたWorkerly情報は、グループメンバー全員に共有されます。
ユーザーの有効化:このセクションでユーザーの有効化・無効化が行えます。

セキュリティコントロール

権限: Zoho Workerly では、権限機能によりWorkerlyのタブ、データ、データ内の項目、およびインポート、エクスポート、メール送信、一括更新などの各種ユーティリティへのアクセスを制御できます。ユーザー関連付け先の場合は、その権限に基づき該当する機能へアクセスできます。
役割: Zoho Workerly では、役割を使って組織全体の階層を設定できます。上位階層のユーザーは常に下位階層のすべてのデータにアクセスできます。
データ共有設定: 初期設定では、Workerlyデータへのアクセス権は非公開となっており、データ担当者とそのマネージャーのみがWorkerlyデータを管理できます。ただし、データ共有ルールを利用することで、他の役割やグループに所属するユーザーにもアクセス権を拡張できます。データ共有ルールを設定すると、他の役割やグループに関連付けられたユーザーも他ユーザーのデータに追加アクセスできるようになります。
添付ファイル権限: 各種権限ごとにWorkerlyの添付ファイルへのアクセス権を制御します。
Zoho Mail アドオンユーザー: Zoho Mailアドオンを利用すると、Zoho Workerlyアカウント内で顧客とのやり取りを一元管理できます。顧客とWorkerlyユーザー間のすべてのメールコミュニケーションを追跡できるほか、管理者として以下の機能も利用可能です。
- 無効化されたユーザーのメールアカウントのバックアップを取得
- メールアドオン設定のロック
- メールアドオン設定のロック解除

カスタマイズ

Zoho Workerlyはほとんどの基本的なニーズに対応していますが、業界特有のニーズの中には初期設定では利用できないものもあります。こうした業界特有の要件に合わせて、Zoho Workerlyアカウントをカスタマイズできます。タブやレイアウトのカスタマイズ、カスタムボタンの追加など、多彩な機能を調整できます。

タブ

タブはWorkerlyを構成する基本要素です。例えば、Temps、連絡先、クライアント、求人、タスクなどが含まれます。Workerlyでは10種類以上の標準タブが用意されています。また、Workerly以外にもカスタムタブの追加や、標準タブの編集も要件に合わせて行えます。

タブ: Workerlyの編集タブでは、新規項目やセクションの追加、タブのレイアウト設計が可能です。
タブグループ: 組織内の各部署は、Zoho Workerlyで異なるタブを利用する場合があります。タブグループを活用することで、Zoho Workerlyアカウント内で利用可能なタブを整理できます。
添付ファイルカテゴリー: 各タブごとに複数の添付ファイルカテゴリーを追加できます。
タグ: 各タブに複数のタグを追加することができます。
メモ種類: すべてのタブにメモの種類が一覧表示されます。

メールテンプレート

メールテンプレート: 各タブごとにメールテンプレートを作成できます。
メールマージテンプレート:メールマージは、パーソナライズされたドキュメントを作成し、繰り返し作業を簡素化する機能です。変数（マージ項目）を含むメールマージテンプレートを設計できます。このテンプレートを使って、Zoho Workerlyからデータをマージし、変数に正確な値が反映されたドキュメントを作成できます。
SMSテンプレート: さまざまなフォルダーに複数のSMSテンプレートを作成できます。これらのテンプレートは、パーソナライズされた一斉SMS／テキスト送信に利用可能です。
カスタム差出人住所: 希望する「差出人住所」でメールを送信できます。

単価カード

単価カードは、サービスに対する標準料金を顧客へ提示する際に役立ちます。

Webforms

Zoho Workerlyは、データがさまざまなソースからアカウントに入力された際に、自動化されたシステムを設定できるようサポートします。

ポータル

ポータルは、クライアントや派遣スタッフとのコミュニケーションに利用される、指定されたアカウントを決済サービスとして活用するものです。

Webforms

カスタムwebformsからのデータをシームレスにWorkerlyシステムへ取り込むことができます。webformsはGoogle Sites、Facebook、Joomla、WordPress、その他多数のプラットフォームに対応可能です。

自動応答ルール

自動応答ルールを利用すると、webformsでデータが作成された際に送信する必要があるメールテンプレートを選択するための条件を指定できます。

自動化

日々の業務を自動化することで、時間を節約し、手作業による作業負担を軽減できます。ワークフールールを作成し、それにワークフローアラート、タスク、項目の更新を関連付けることが可能です。また、ケースのエスカレーションルールや、webフォームを通じて作成された派遣スタッフや連絡先の割り当てルールを設定することもできます。さらに、カスタム関数を作成して管理プロセスの自動化を行うことも可能です。

ワークフローによる業務の自動化

ワークフロー管理は、ワークフォース管理の自動化を可能にします。ルールで定義した条件に基づいて、タスクをユーザーに自動的に割り当てたり、特定の項目を更新することができます。ワークフローによる業務の自動化は、以下のコンポーネントで構成されています。

ワークフロー Rules- 指定された条件が満たされた際に実行されるルールのセットです。
ワークフロー Alerts- ワークフールールのトリガー時に自動でメール通知を送信します。
ワークフロータスク - ワークフロールールが実行された際に、ユーザーに割り当てられるタスクです。
ワークフロー項目 Updates- ワークフロールールが実行された際に、指定した項目の値を自動で更新します。
Webhook- Zoho Workerlyでイベントが発生した際、即時にウェブ通知（一方向）を送信し、サードパーティのアプリケーションと連携します。
カスタム Functions - Deluge Scriptを用いて他アプリケーションからのレスポンスを受信し、ワークフロー条件が満たされた際にWorkerlyタブを更新します。

スケジュール

スケジュールは、カスタム関数を利用して自動的に実行できるカスタマイズ可能な処理です。Zoho WorkerlyデータをZohoアプリ、自社Webサイト、その他のサードパーティアプリケーションと連携する際に活用できます。

拡張機能 & API

Zoho Workerlyを他のサービスと連携させることで、Zoho Workerlyの価値をさらに高めることができます。このカテゴリでは、Zoho WorkerlyアカウントをWebサイト（訪問者のトラッキングやその他の目的）、他のZohoサービス、またはGoogle連絡先などのサードパーティサービスと連携する方法をご案内します。これらの連携はAPIを利用して完了できます。

Google Apps

Zoho Workerly for Google Appsは、法人でのコラボレーション、コミュニケーション、情報共有を、ひとつの集中管理された場所で簡単に実現します。貴社がGoogle Appsを利用している場合、Googleメールとの同期や、その他の情報をZoho Workerly内で取得できるようになります。

連絡先: Zoho WorkerlyとGoogle連絡先の両方で連絡先情報を常に最新の状態に保つことが、連絡先同期機能により簡単になりました。
カレンダーGoogleカレンダーとZoho Workerlyカレンダー間のカレンダーエントリーの同期が、Googleカレンダー同期機能により簡単に行えます。GoogleカレンダーまたはZoho Workerlyのいずれかでカレンダーエントリーを更新すると、両方に反映されます。同期設定を削除してから再度カレンダーの同期を行うと、データが重複して作成されます。2方向同期の場合は、Zoho WorkerlyとGoogleカレンダーの両方に重複データが作成されます。

Zohoアプリ

Zoho Workerlyを他のZohoアプリと連携させることで、一時的な人材派遣ソフトウェアにとどまらない活用が可能です。なお、一部のZohoアプリの利用可否は、ご利用中のZoho Workerlyエディションによって異なります。

その他のアプリ

Zoho Workerlyは、PhoneBridgeやモバイルアプリなどのサードパーティアプリとも連携できます。

Workerly変数

Workerly変数は、Zoho Workerlyアカウント内で静的かつ再利用可能な情報を保存するために使用される疑似タブ項目です。これらは固有の値セットを持つことができ、メールテンプレートの差し込み項目や、カスタム関数やAPIで再利用可能な認証パラメーターとして利用できます。

データ管理

このカテゴリには、Workerlyアカウントのデータベース管理に役立つすべての設定が含まれています。データベース全体のリレーションシップの維持やアクセス制御の実施を通して、データの作成・検証・整合性の確保を支援します。データ管理機能では、他のWorkerly取引先からのデータ移行、Workerlyデータのエクスポート、ストレージ上限の管理、監査ログの設定などが可能です。

インポート

他のシステムからZoho Workerlyへデータを移行する場合、Data Migration Wizardを使用してデータをインポートできます。注：これは、特定のタブで通常行うインポートとは異なります。例えば、Tempsタブから一括でTempsをインポートする場合と、Data Migration Wizardを使ってTempsをインポートする場合は同じではありません。データ移行がうまくいかない場合は、Data MigrationページからMigration Requestを送信して、専門スタッフへご相談いただけます。