テンプレートの活用方法

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概要

テンプレートは、さまざまな種類のドキュメントを簡単に作成・整形できる、あらかじめ設定されたレイアウトです。テンプレートを活用することで、標準的なドキュメントスタイルに従い、組織全体で一貫性とプロフェッショナリズムを保ちながら、フォーマット作業にかかる時間を大幅に削減できます。Writer には、レター、履歴書、請求書、グリーティング、招待状、パンフレットなど、多様なテンプレートが用意されています。また、ご自身でテンプレートを作成し、今後のプロジェクトで利用することも可能です。

ここでは、カスタムテンプレートの作成方法や、Writer で作成できるテンプレートの種類について詳しくご紹介します。

公開テンプレートの利用

Writer には、レター、カード、パンフレット、履歴書など100種類以上のテンプレートがあらかじめ搭載されています。公開テンプレートとは、誰でも利用・アクセスできるテンプレートの一覧です。Writer でテンプレートを作成し、そのURLを共有することで、世界中の誰でも閲覧や編集が可能になります。Writer 内の豊富なテンプレートから選び、コンテンツを追加することもできます。

Writer テンプレートギャラリーはこちら
テンプレートは、Writer ダッシュボードの右側パネルからも利用できます。

初期設定のテンプレートを利用するには、

以下のリンクにアクセスします：https://writer.Zoho.com/writer/公開する-テンプレート。すべてのテンプレート一覧が表示され、ニーズに合ったものを選べます。
または、ドキュメントを開き、ファイル> テンプレートから新規作成をクリックします。すると、テンプレートページが表示されます。
利用したいテンプレートを選択し、右側パネルにあるこのテンプレートで開始をクリックします。テンプレートページ。選択したテンプレートに基づいた新規ドキュメントが開きます。

新しい個人用テンプレートの作成

Writerの任意のドキュメントを個人用カスタムテンプレートとして変換できます。これにより、今後のプロジェクトでその構成や書式設定を再利用することが可能です。

テンプレートを作成するには

新しいテンプレート用のドキュメントを開きます。
ファイルをクリックします。
テンプレートとして保存を選択します。
テンプレートに名前を付けて保存をクリックします。

既存のテンプレートを見つけるには、ファイル > テンプレートから新規 > My テンプレートをクリックします。

org テンプレートの作成

組織ごとに独自のテンプレートを業務内で利用できるようにする必要があります。org テンプレートを使えば、社内の誰もが同じテンプレートを一貫して利用できるようにすることができます。

例えば、入力フォームのドキュメントテンプレートを作成し、org テンプレートとして保存すれば、組織内の誰でもアクセスして利用可能です。マージ用、署名用、入力用、ラベル用などのテンプレートを作成し、組織全体または個人用テンプレートとして利用することで、ニーズに合わせた活用ができます。

org テンプレートを作成するには

次のURLにアクセスします：https://writer.Zoho.com/writer/ドキュメント。 テンプレートヘッダーの下にあるOrg テンプレートオプションをクリックします。これで組織内の誰でもアクセスできる新しいテンプレートの作成を始めることができます。

任意のドキュメントをorg テンプレートとして保存するには

新しいテンプレートまたは既存のドキュメントを開きます。
ファイルをクリックします。
テンプレートとして保存を選択します。
テンプレートに名前を付けて保存をクリックします。

テンプレートの編集

作成済みのテンプレート内容を変更したい場合は、いつでも戻って編集が可能です。

テンプレートを編集するには

「File」>「新規差出人テンプレート」をクリックします。テンプレートページが表示されます。
「My テンプレート」タブを開きます。作成済みのテンプレート一覧が表示されます。
編集したいテンプレートを選択します。テンプレートが新しいタブで開きます。加えた変更は自動的にテンプレートファイルに保存されます。

テンプレートの名前を変更する

テンプレートの名前を変更するには、

「File」>「新規差出人テンプレート」をクリックします。テンプレートページが表示されます。
「My テンプレート」タブを開きます。作成済みのテンプレート一覧が表示されます。
テンプレート名をクリックして名前を変更します。

テンプレートの削除

不要になった作成済みテンプレートは削除できます。

テンプレートを削除するには、

「File」>「新規差出人テンプレート」をクリックします。テンプレートページが表示されます。
「My テンプレート」タブを開きます。作成済みのテンプレート一覧が表示されます。
削除したいテンプレートを右クリックし、「ごみ箱に移動」をクリックします。
削除の確認ダイアログが表示されます。「削除」をクリックすると、テンプレートが削除されます。

組織のテンプレートを削除するには、

Org テンプレートタブを開きます。チーム管理者によって作成された org テンプレートの一覧が表示されます。
削除したいテンプレートを右クリックし、ごみ箱へ移動をクリックします。
削除の確認ダイアログが表示されます。削除をクリックしてテンプレートを削除します。

メモ:

Org テンプレートの削除はチーム管理者のみ可能です。そのため、「ごみ箱へ移動」オプションが表示されない場合は、スーパ管理者に連絡して管理者権限を取得し、org テンプレートの削除を行ってください。
Org テンプレートのオプションは、Zoho WorkDrive の有料ユーザーのみ利用できます。Zoho ドキュメントおよび WorkDrive 個人（無料）ユーザーは、WorkDrive 有料プランへ移行することで Org テンプレート機能を利用できるようになります。