テンプレートの活用

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概要

テンプレートは、さまざまな種類の文書を簡単に作成・構成できるようにするための、あらかじめ用意されたレイアウトです。テンプレートを使うことで、標準的な文書スタイルに沿って作成でき、組織全体でのプロフェッショナルさと一貫性を保ちながら、書式設定にかかる時間を削減できます。Writer には、レター、履歴書、請求書、グリーティング、招待状、パンフレットなど、多数のテンプレートが用意されています。自分専用のテンプレートを作成し、今後の文書作成に再利用することもできます。

ここでは、カスタムテンプレートの作成方法と、Writer で作成できるテンプレートの種類について詳しく説明します。

公開テンプレートを使用する

Writer には、レター、カード、パンフレット、履歴書など、100 種類以上のテンプレートが用意されています。公開テンプレートは、世界中の誰でも利用・アクセスできるテンプレートの一覧です。Writer でテンプレートを作成し、その URL を共有することで、一般公開して閲覧や編集を許可できます。Writer のさまざまなテンプレートから選択し、自分のコンテンツを追加して利用できます。

Writer テンプレートギャラリーこちら
テンプレートは、以下の図のように Writer ダッシュボード左側のパネルからも利用できます。

デフォルトテンプレートを使用するには

次のページにアクセスします： https://writer.zoho.com/writer/public-templates。利用可能なすべてのテンプレートが表示されるので、用途に合ったものを選択します。
あるいは、文書を開き、ファイル> 新規 > テンプレートから をクリックします。 テンプレート ページが表示されます。
使用したいテンプレートを選択し、このテンプレートで開始 をテンプレート ページ 右側のパネルでクリックします。選択したテンプレートに基づいた新しい文書が開きます。

個人用テンプレートを新規作成する

Writer 内の任意の文書を、個人用のカスタムテンプレートに変換できます。これにより、その構成や書式設定を今後の文書作成で再利用できます。

テンプレートを作成するには

テンプレートとして使用したい内容を、新しい文書として開きます。
メニューから ファイル をクリックします。
［名前を付けて保存］> テンプレートとして保存 を選択します。
テンプレート名を入力し、保存をクリックします。

既存のテンプレートを探すには、ファイル > テンプレートから新規作成 > マイテンプレート をクリックします。

組織テンプレートを作成する

組織によっては、業界内で利用する独自のテンプレートセットを用意し、社内で共有したい場合があります。こうしたニーズに対応するのが 組織テンプレートです。これにより、社内の全員が同じテンプレートを使い、一貫した文書を作成できます。

たとえば、入力可能なフォーム文書のテンプレートを作成して組織テンプレートとして保存すれば、組織内の誰でもそのテンプレートにアクセスして利用できます。マージ、署名、入力可能フォーム、ラベル用のテンプレートを作成し、組織全体で共有することも、個人用テンプレートとして使用することもできます。

組織テンプレートを作成するには

次のページにアクセスし、https://writer.zoho.com/writer/documents、文書のテンプレート セクションにある 組織テンプレート オプションをクリックします。ここから、組織内の誰でもアクセスできる新しいテンプレートを作成できます。

任意の文書を組織テンプレートとして保存するには

新しいテンプレート、または既存の文書を開きます。
メニューから ファイル をクリックします。
［名前を付けて保存］> テンプレートとして保存 を選択します。
テンプレート名を入力し、保存をクリックします。

テンプレートを編集する

作成済みのテンプレートの内容を変更したい場合は、いつでも編集できます。

テンプレートを編集するには

メニューから ファイル > 新規 > テンプレートから新規作成 をクリックします。 テンプレート ページが表示されます。
マイテンプレート タブを開きます。自分で作成したテンプレートの一覧が表示されます。
編集したいテンプレートを選択します。テンプレートは新しいタブで開きます。加えた変更はテンプレートファイルに自動保存されます。

テンプレート名を変更する

テンプレート名を変更するには

メニューから ファイル> 新規 > テンプレートから新規作成 をクリックします。 テンプレート ページが表示されます。
マイテンプレート タブを開きます。自分で作成したテンプレートの一覧が表示されます。
名前を変更したいテンプレート名をクリックし、新しい名前を入力します。

テンプレートを削除する

不要になった場合は、自分で作成したテンプレートを削除できます。

テンプレートを削除するには

メニューから ファイル> 新規 > テンプレートから新規作成 をクリックします。 テンプレート ページが表示されます。
マイテンプレート タブを開きます。自分で作成したテンプレートの一覧が表示されます。
削除したいテンプレートを右クリックし、ごみ箱に移動 をクリックします。
削除の確認を求めるダイアログボックスが表示されます。テンプレートを削除するには削除をクリックします。

組織テンプレートを削除するには

組織テンプレート タブを開きます。チーム管理者が作成した組織テンプレートの一覧が表示されます。
削除したいテンプレートを右クリックし、ごみ箱に移動 をクリックします。
削除の確認を求めるダイアログボックスが表示されます。テンプレートを削除するには削除をクリックします。

メモ:

組織テンプレートを削除できるのはチーム管理者のみです。「ごみ箱に移動」オプションが表示されない場合は、組織テンプレートを削除できる管理者権限を付与してもらえるよう、スーパー管理者にお問い合わせください。
組織テンプレートのオプションは、Zoho WorkDrive の有料ユーザーのみ利用できます。Zoho Docs および WorkDrive 個人（無料）ユーザーは、組織テンプレート機能を利用するには WorkDrive の有料プランに移行する必要があります。