管理者がZoho Cliqで利用状況レポートを表示・ダウンロードする方法
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利用状況レポートは、管理者が組織全体、特定の部署、または個々のユーザーにおけるデータ利用状況を把握・分析するのに役立ちます。
管理者は、次の手順で Cliq から利用状況レポートを表示できます。
- 管理者パネルに移動し、［レポート］の下にある「利用状況レポート」を選択します。
組織の Cliq サブスクリプションプランによって、利用状況レポートの利用可否や内容の範囲は異なります。
- 無料プラン：利用状況レポートは利用できません。
- スタンダードプラン：ユーザーは［組織］タブにアクセスでき、最大 60 日分のレポートを表示できます。
- プロフェッショナルプラン：ユーザーは［組織］タブにアクセスしてレポートを表示できます。さらに、カスタム日付範囲でレポートを生成することもできます。
- エンタープライズプラン：最も充実したレポート機能を提供します。ユーザーは［組織］［部署］［ユーザー］タブにアクセスできます。さらに、カスタム日付範囲レポートや詳細な利用状況レポートを生成できます。
利用状況レポートは、［組織］［部署］［ユーザー］の 3 つのタブに分類されています。
組織（スタンダード、プロフェッショナル、エンタープライズプランで利用可能）
Zoho Cliq では、さまざまなレポート設定にアクセスでき、組織の活動状況を期間別に把握できます。組織全体のレポート件数はサマリーとして表示されます。レポートは、過去 7 日間、30 日間、3 か月、6 か月、1 年間の期間で表示できます。また、任意のカスタム期間でレポートを表示することも可能です。 表示する期間は、日付をカスタマイズして指定できます。
組織レポートでは、次のカテゴリについて包括的なサマリーが提供されます。
- ユーザー
有効なユーザー数を棒グラフで確認できます。 - アクティブユーザー上位
活動件数に基づいて、アクティブユーザーの上位を表示できます。リストには、ユーザー名、送信メッセージ数、実施した通話・ミーティング数、作成したチャンネルおよびグループチャット数が表示されます。「すべて表示」をクリックすると、全ユーザーの一覧を確認できます。 - アクティブ部署上位
各部署の活動件数に基づいて、アクティブな部署の上位を表示できます。リストには、部署名、送信メッセージ数、実施した通話・ミーティング数、作成したチャンネル数が表示されます。［すべて表示］をクリックすると、全部署の一覧を確認できます。 - 会話
会話は、メッセージ、アクティブチャンネル、新規チャンネルに分類されます。
メッセージ：
組織内で送信されたすべてのメッセージ数を表示できます。棒グラフでは、チャンネル、グループチャット、ダイレクトメッセージなど、会話タイプごとに色分けして表示されます。
アクティブチャンネル：
アクティブなすべてのチャンネル数を表示できます。棒グラフでは、チャンネルタイプごとに色分けして表示されます。
新規チャンネル：
作成された新規チャンネル数をすべて表示できます。棒グラフでは、作成されたチャンネルタイプごとに色分けして表示されます。 - 通話とミーティング
通話とミーティングは、ダイレクト通話、ミーティング、アクティブセッションに分類されます。
ダイレクト通話：
組織ユーザーが実施したダイレクト通話（音声、ビデオ、画面共有）を確認できます。棒グラフでは、通話タイプごとに色分けして表示されます。
ミーティング：
組織ユーザーが開始したすべてのミーティング（音声・ビデオ）を表示できます。棒グラフでは、ミーティングタイプごとに色分けして表示されます。
アクティブセッション：
組織で作成されたすべてのアクティブなセッションを表示できます。 - ファイル
組織内で共有されたすべてのファイル（画像、動画、音声、ファイル、ドキュメント）を表示できます。棒グラフでは、ファイルタイプごとに色分けして表示されます。 - タスク管理
組織で設定されたリマインダーの件数をすべて表示できます。
部署（エンタープライズプランでのみ利用可能）
このセクションでは、組織内の各部署の利用状況を詳細に把握できます。部署ごとの利用状況サマリーを確認したり、特定部署の詳細を表示したり、複数の部署間で比較したりできます。
レポートは、前日、過去 7 日間、30 日間、3 か月、6 か月、1 年間の期間で表示できます。日付をカスタマイズして、任意の期間のレポートを表示することも可能です。
部署ごとのレポート件数は、サマリーとして累積値で表示されます。
部署レポートでは、次のカテゴリについて包括的なサマリーが提供されます。
- ユーザー
選択した特定部署内のアクティブユーザー数を、棒グラフで確認できます。 - 会話
メッセージ：
［会話］セクションでは、部署から送信された各メッセージタイプの件数を表示し、件数または平均でさらにフィルタリングして、メッセージングの傾向を詳しく分析できます。棒グラフでは、チャンネル、グループチャット、ダイレクトメッセージなど、会話タイプごとに色分けして表示されます。 - 通話とミーティング
通話とミーティングは、ダイレクト通話とミーティングに分類されます。
ダイレクト通話：
部署ユーザーが実施したダイレクト通話（音声、ビデオ、画面共有）をここで確認できます。棒グラフでは、通話タイプごとに色分けして表示されます。
ミーティング：
部署ユーザーが実施したすべてのミーティング（音声・ビデオ）をここで表示できます。棒グラフでは、ミーティングタイプごとに色分けして表示されます。 - 共有ファイル
部署メンバーによって共有されたすべてのファイル（画像、動画、音声、ファイル、ドキュメント）を表示できます。棒グラフでは、ファイルタイプごとに色分けして表示されます。 - タスク管理
部署で設定されたリマインダーの件数をすべて表示できます。
ユーザー（エンタープライズプランでのみ利用可能）
このセクションでは、組織内の個々のユーザーの利用状況を表示・分析できます。また、あるユーザーの統計情報を別のユーザーと比較し、ユーザーごとの活動状況を詳細に確認することもできます。
レポートは、昨日、過去 7 日間、30 日間、3 か月、6 か月、1 年分を表示できます。日付をカスタマイズしてレポートを表示することも可能です。
ユーザーごとのレポートの累計件数は、概要として表示されます。
ユーザーレポートでは、次のカテゴリについて包括的な概要を確認できます。
- 会話
会話は、メッセージと新規チャンネルに分類されます。
メッセージ:
ユーザーが送信したすべてのメッセージを表示できます。棒グラフでは、チャンネル、グループチャット、ダイレクトメッセージなど、会話の種類ごとに色分けして表示されます。
新規チャンネル:
ユーザーが作成したすべての新規チャンネルを表示できます。棒グラフでは、作成されたチャンネルの種類ごとに色分けして表示されます。 - 通話と予定
通話と予定は、ダイレクト通話、予定、有効な処理に分類されます。
ダイレクト通話:
ここでは、ダイレクト通話（音声、ビデオ、画面共有）を確認できます。棒グラフでは、ダイレクト通話の種類ごとに色分けして表示されます。
予定:
ユーザーが開始し参加した、すべての予定（音声・ビデオ）をここで表示できます。棒グラフでは、予定の種類ごとに色分けして表示されます。
有効な処理:
ユーザーがスケジュールしたすべての有効な処理を表示できます。 - ファイル
ユーザーが組織内で共有したすべてのファイル（画像、動画、音声、ファイル、ドキュメント）をここで表示できます。棒グラフでは、ファイルの種類ごとに色分けして表示されます。 - タスク管理
ユーザーが設定したリマインダーの件数をすべて表示できます。
部署／ユーザー間で利用状況レポートを比較する
［Compare with］ボックスにチェックを入れて別の部署またはユーザーを選択することで、部署またはユーザー間でレポートを比較できます。これにより、各部署／ユーザーを表す棒グラフが表示され、選択した対象にデータがない日には棒は表示されません。
利用状況レポートをエクスポートする
利用状況レポートは XLS 形式でエクスポートできます。以下の手順に従ってください。
- 右上のダウンロードアイコンをクリックします。
- ［新規エクスポート］と［エクスポート履歴を表示］の 2 つのオプションが表示されます。
新規エクスポート
［新規エクスポート］をクリックして、新しいエクスポートを開始します。エクスポート内容の確認フォームが表示されます。管理者は、次の項目を選択する必要があります。
- セキュリティ設定を「なし」「パスワード保護」「パスワード暗号化」から選択します。管理者が「パスワード保護」を選択してパスワードを入力した場合、ユーザーはそのパスワードを入力しないとファイルを開くことができません。
- 利用可能な各カテゴリから、利用状況レポートに含める項目を選択します。
カテゴリからエクスポートする内容とファイル形式を選択したら、［エクスポート］をクリックします。
エクスポート履歴を表示
- すべてのエクスポートが表形式で一覧表示され、日付、対象範囲、エクスポート実行者、エクスポートされたデータが表示されます。
- 一覧では、各エントリに対して実行できる操作も提供されます。レポートを XLS 形式でダウンロードするか、一覧からエントリを削除できます。
Zoho Cliq の利用状況レポートは、年間のプロダクト利用状況の振り返りツアーで個々のユーザーに表示される場合があります。
Zoho CRM 管理者向けトレーニング
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