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ビジネスシナリオ:

ある組織が、新しくリリースした製品向けに Web サイトを作成したいとします。

課題:

Web サイトの作成には共同作業が伴います。チームは互いのタスクを把握し、アイデアを出し合い、依存関係を認識する必要があります。つまり、メモを投稿し、ドキュメントをアップロードし、チームメンバーが今何をしているかをひと目で確認できる共有ワークスペースが必要です。

解決策:

Asana を Cliq と連携してワークフローを整理し、メッセージをタスクに変換し、タスクの更新通知を Cliq ウィンドウなどでリアルタイムに受け取れるようにします。

• Asana 拡張機能を Cliq にインストールします。
• タスクを作成・管理し、ワークフローを整理します。
• 特定のプロジェクトごとにアクティビティを作成し、デフォルトとして設定してカスタム通知を受信します。
• チャットウィンドウからワンクリックで、メッセージをタスクに変換できます。
• タスクにコメントし、他のコメントを表示して、すべて Cliq ウィンドウから確認できます。
• 設定アクションを使用して、デフォルトのワークスペースを設定・変更します。
• Asana ウィジェットを使用して、既存タスクのステータスを表示・コメント・更新します。

このヘルプページの内容:

• Asana のはじめ方
• Cliq での Asana の利用
• Asana Bot
• プロジェクトごとのチャンネル
• メッセージアクション
• Asana ウィジェット
• インストール方法

Asana のはじめ方

1. こちらをクリックして、マーケットプレイス内の Asana 拡張機能ページに移動します。（または）
2. Cliq マーケットプレイス（https://marketplace.zoho.com/cliq）に移動し、LHS に表示される Categories から 共同作業 を選択し、Asana をクリックします。
3. Asana 拡張機能のページが開きます。ここでは、拡張機能の概要、スクリーンショット、レビューが表示されます。
4. Install ボタンをクリックします。

Cliq での Asana の利用

Cliq での Asana 連携は、パーソナルボット、プロジェクトごとのチャンネル、メッセージアクションで構成されています。Asana 連携を開始するための最初のステップは、以下のとおり同意と認証です。

• Asana と接続する操作を初めて実行するときは、Asana アカウントへの接続許可を求める認証ダイアログが表示されます。アカウントを認証すると、Asana と Cliq 間の接続が確立されます。
• また、Asana 連携のコンポーネント（ボットの購読、メッセージアクションの利用など）を初めて使用する際には、データへのアクセス許可を求める同意ボックスが表示されます。この同意ボックスは、データの取り扱い方法を明示し、プライバシーを保護するためのものです。詳細については、このページ下部の関連リンクを参照してください。
  
  
• アカウントとの接続が完了したら、Cliq でワークスペースを設定する必要があります。詳細はこの先をお読みください。

Asana Bot

Asana Bot は、あなただけのパーソナルタスクアシスタントのような存在です。ボットは、新しく割り当てられたタスクや、既存タスクに対する更新を通知します。ボットに問い合わせることで、自分のタスクを確認したり、いつでもコメントを追加したりすることもできます。これらすべての更新や通知を受け取るには、Cliq でワークスペースを設定する必要があります。以下の手順に従ってください。

• 左サイドバーの「Bots」の「+」をクリックします。
• 表示されるダイアログで Asana Bot を探し、ホバーして購読します。
• ウェルカムメッセージ内の 設定 Workspace ボタンをクリックし、Asana アカウントからワークスペースを選択します。
  このワークスペースが Asana と Cliq の接続ポイントとなり、この接続済みワークスペースからのすべての更新とタスクビューが反映されます。
  
   

ワークスペースの設定が完了すると、タスクが割り当て・更新された際に通知を受け取れるようになります。次に、チャット下部に表示される Bot のアクションについて説明します。

1. 設定する:このアクションでは、ワークスペースを設定し、プロジェクトをチャンネルにマッピングします。チャンネルのマッピングについての詳細な説明は、この次の見出しで説明します。
2. 通知:このアクションでは、更新を受け取りたいプロジェクトを選択できます。この設定は、連携を利用するすべてのユーザーに適用されます。つまり、あるユーザーがプロジェクト A の通知を有効にすると、そのプロジェクト A は連携全体で有効となり、プロジェクト A を含むワークスペースを設定しているすべてのユーザーが、その更新を受け取ります。通知はボットとチャンネルの更新に分けて配信されます。
   
   • ボットの更新:割り当て済みタスクが更新されたり、新しいタスクがユーザーに割り当てられたりすると、その更新は該当ユーザーのボットに送信されます。更新を見逃さないよう、ユーザーはボットを購読しておく必要があります。
   • チャンネルの更新:未割り当てタスクが作成または更新された場合、その更新はマッピングされたチャンネルに、チーム全体向けの共通の更新として送信されます。更新を受け取るには、チャンネルをプロジェクトにマッピングしておく必要があります。
   
   
3. タスクを作成:このアクションでは、Cliq から直接 Asana のプロジェクトにタスクを作成できます。アクションをクリックし、表示されるフォームにタスクの詳細を入力し、プロジェクトを選択してユーザーに割り当て、期限日を設定します。
4. My タスク:このアクションをクリックすると、設定したワークスペース内で最近あなたに割り当てられたタスクの一覧が表示されます。タスクの「更新」ボタンをクリックすると、タスクの編集、コメントの追加、既存コメントの表示が行えます。

プロジェクトごとのチャンネル

Asana ワークスペース内の各プロジェクトは、更新の流れを効率化するためにチャンネルへマッピングできます。チャンネルをマッピングするには、Asana ボットを開き、画面下部にある 設定する アクションをクリックして「Map Channels」を選択します。画面にフォームが表示されるので、そこでプロジェクトとマッピングするチャンネルを選択します。

補足メモ: