Zoho Contactsでの連絡先の作成と管理

Zoho Contactsでの連絡先の作成と管理

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Zoho Contactsでは、連絡先を効率的に整理、管理できます。利用を開始するには、Zoho Contactsにサインインします。新しい連絡先の追加、重複する連絡先の統合、不要な連絡先の削除、アーカイブとアーカイブ解除による連絡先の管理など、さまざまな操作を行えます。

情報
組織の連絡先に対して実行できる操作は、ユーザーの役割や組織のポリシーによって異なる場合があります。

連絡先の追加

カテゴリーを作成して使用すると、個人または組織のセクションに連絡先を追加できます。特定のカテゴリーに連絡先を追加する方法は、連絡先の整理のドキュメントをご参照ください。
  1. 上部のメニューバーにある［新しい連絡先］またはアイコンをクリックします。
  2. 連絡先の情報を入力します。
  3. ［保存］をクリックします。
情報
  1. 名前を入力しない場合、Zoho Contactsはメールアドレスの「@」より前の部分を連絡先の名前として自動的に使用します。
  2. 連絡先ごとに、携帯電話番号とメールアドレスをそれぞれ最大5件追加できます。
メールアドレスのみを使用して組織のユーザーを個人のカテゴリーに追加すると、保存後に組織のディレクトリーから連絡先の残りの詳細が自動的に入力されます。


連絡先の編集

  1. 連絡先の一覧で連絡先の名前を探し、クリックします。
  2. ［編集する］をクリックします。
  3. 情報を更新し、［保存］をクリックします。

連絡先の削除

組織の連絡先の詳細は、組織のユーザーディレクトリーや連携しているその他のZohoサービス（Zoho Mail、Zoho Cliq、Zoho WorkDrive、Zoho Sign、Zoho Tables、Zoho Lensなど）から自動的に同期されるため、Zoho Contactsでは編集や削除ができません。
メモ
編集や削除ができるのは、Zoho Contactsで手動で追加した個人の連絡先と外部の連絡先のみです。
連絡先を削除する方法は2つあります：
  1. 連絡先名をクリックし、［削除する］をクリックします。
  2. チェックボックスを使用して連絡先を1件以上選択し、上部のメニューバーにあるアイコンをクリックします。
情報
削除済みの連絡先は［ごみ箱］に移動し、30日後に完全に削除されます。それまでは復元できます。

連絡先の復元

  1. 上部のメニューバーにある アイコンをクリックし、［ごみ箱］をクリックします。
  2. 過去何日間に削除した連絡先を復元するかを日数で指定し、［復元する］をクリックします。
メモ
ごみ箱から連絡先を消去するには、［消去する］を選択します。

連絡先の統合

Zoho Contactsに同じ人物の連絡先が重複して登録されている場合、一度に最大5件の連絡先を統合できます。
連絡先を統合するには、
  1. チェックボックスを使用して、統合する連絡先を選択します。
  2. 上部のメニューバーにあるアイコンをクリックし、メインのメールアドレスを選択します。
  3. ［統合する］をクリックします。
 

連絡先のアーカイブ

アーカイブすると、連絡先を完全に削除せずに、有効な連絡先の一覧から除外できます。
連絡先をアーカイブする方法は2つあります：
  1. 連絡先名をクリックし、［アーカイブする］をクリックします。
  2. チェックボックスを使用して連絡先を1件以上選択し、上部のメニューバーにあるアイコンをクリックします。

情報
アーカイブ済みの連絡先は、その他のZohoサービスの検索結果に表示されません。


連絡先のアーカイブ解除

アーカイブ済みの連絡先を、有効な連絡先の一覧に復元できます。
  1. 左側のメニューで［アーカイブ済み］をクリックします。
  2. 連絡先のアーカイブを解除する方法は2つあります：
    1. 連絡先名をクリックし、［アーカイブを解除する］をクリックします。
    2. チェックボックスを使用して連絡先を1件以上選択し、上部のメニューバーにあるアイコンをクリックします。

無効な連絡先

退職、役割の変更、アクセスが不要になった場合などに、管理者が関連サービスで連絡先を無効にすると、その連絡先は無効な状態になります。
  1. 無効な連絡先は「無効」セクションに移動し、自分の連絡先（個人）または組織の連絡先（組織）セクションから除外されます。
  2. 連絡先が再び有効になると、自分の連絡先または組織の連絡先セクションに戻ります。
  3. 無効な連絡先は編集できませんが、削除できます。
情報
無効な連絡先は、他のサービスの検索結果に表示されません。

連絡先の並べ替え

Zoho Contactsでは、連絡先を名または姓のアルファベット順に並べ替えできます。
  1. 上部のメニューバーにあるアイコンをクリックします。
  2. ［名］または［姓］を選択します。

連絡先の検索

連絡先を検索する方法は2つあります：
  1. Zoho Contactsの場合：右上の検索バーを使用します。
  2. Zoho Mailの場合：右上の検索バーを使用し、ドロップダウンから［連絡先］を選択します。
情報
どちらの場合も、検索の種類をクリックし、［次の値を含む］を選択します。検索結果は、すべて、名、姓、メール、会社名で絞り込むことができます。


カード表示または一覧表示で、連絡先を1件ずつ、または複数まとめて印刷できます。
印刷時の表示形式
  1. カード表示：連絡先を名刺形式で印刷します。名刺の色は、Zoho Mailのテーマカラーに合わせてカスタマイズできます。
  2. 一覧表示：連絡先を表形式で印刷します。
連絡先を印刷するには：
  1. チェックボックスで、印刷する連絡先を選択します。
  2. 次のいずれかの方法で印刷オプションを選択します：
    1. アイコンをクリックし、［印刷する］をクリックします。
    2. 上部のメニューバーにあるアイコンをクリックします。
  3. 印刷する連絡先の表示形式を選択します：
    1. カード表示 - 右上のアイコンをクリックします。
    1. 一覧表示 - 右上のアイコンをクリックします。
  1. カードをカスタマイズするセクションで、勤務先／自宅、メール、電話番号など、表示する詳細を選択します。
  2. ［印刷する］をクリックします。
メモ
印刷する連絡先をさらに追加するには、  アイコンを連絡先を印刷するページの右上のメニューでクリックします。

重複する連絡先の削除

一覧から重複する連絡先を削除できます。
  1. アイコンをクリックし、［重複を削除する］にカーソルを合わせます。
  2. 方法を選択します：
    1. ［自動］：ポップアップウィンドウで確認すると、重複する連絡先がすべて自動的に削除されます。
    2. ［手動］：重複する連絡先が確認用に一覧表示されます。連絡先ごとに［統合する］、［削除する］、［スキップする］のいずれかを選択できます。


連絡先の一括編集

一括編集では、複数の連絡先の詳細をまとめて編集できます。一度に編集できる連絡先は最大100件です。
メモ
Zoho Contactsでは、組織の連絡先の一括編集には対応していません。

連絡先を一括編集するには：
  1. 編集する連絡先を選択します。
  2. アイコンをクリックします。
  3. 編集する項目を選択します。次の選択肢から選択できます。
    1. ［姓］
    2. ［ミドルネーム］
    3. ［ニックネーム］
    4. ［会社］
    5. ［役職］
  4. 選択中の項目に対して実行する操作を選択します：
    1. ［更新して追加する］ - 選択中の連絡先の項目を更新し、項目が空欄の場合は値を追加します。
    2. ［追加する］ - 項目が空欄の連絡先に、項目の値を追加します。
    3. ［消去する］ - 選択中のすべての連絡先で、項目の既存の値を消去します。
  5. 他の項目も変更するには、［別の項目を編集する］をクリックします。
  6. ［すべて編集する］をクリックし、同意画面を確認します。
  7. ［続ける］をクリックして変更を適用します。

メールの送信

Zoho Mailを使用して、個々の連絡先やカテゴリー内の連絡先にメールを送信できます。
  1. Zoho Mail経由での送信
    1. Zoho Mailにサインインします。
    2. ［新規メール］をクリックし、［宛先］をクリックします。
    3. ポップアップウィンドウの右上にあるドロップダウンから、目的のカテゴリーを選択します。
    4. メールを送信する連絡先を選択します。
    5. ［挿入］をクリックします。
  2. Zoho Contactsからの送信
    1. Zoho Mailから［連絡先］に移動します。
    2. メールを送信する連絡先を選択します。
    3. ［メールボックス］をクリックします。メールセクションに新しいタブが開きます。
    4. 次の操作も可能です：連絡先名の右側にあるアイコンをクリックしてメールを送信できます。

アカウントの活動と履歴の確認

Zoho Contactsでは、アカウントの活動と組織内の連絡先の履歴を確認できます。
  1. アカウントの活動を確認するには、上部のメニューバーにあるアイコンをクリックし、［アカウントの活動］をクリックします。
  1. 特定の連絡先の活動を確認するには、対象の連絡先をクリックし、左側のパネルで［履歴］をクリックします。

連絡先の表示用画像のアップロード

連絡先がZohoアカウントで表示用画像を設定済みの場合、その画像がZoho Contactsに自動的に表示されます。

情報
  1. 組織および組織グループの連絡先の表示用画像を変更できるのは、管理者のみです。
  2. Zoho Contactsでの変更は、Zoho Accountsには反映されません。
Zoho Contactsで連絡先の表示用画像を変更するには：
  1. 一覧から連絡先をクリックし、［編集する］をクリックします。
  2. プロフィール写真のアイコンをクリックします。
  3. ［PCから選択する］または［初期設定に戻す］をクリックします。
  4. 写真を選択し、［アップロードする］をクリックします。