Zoho Contactsの連絡先作成と管理

Zoho Contactsの連絡先作成と管理

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Zoho Contacts では、連絡先を効率的に整理・管理できます。まずは Zoho Contacts にサインインします。ここから新しい連絡先の追加、重複連絡先のマージ、不要な連絡先の削除、連絡先のアーカイブ／アーカイブ解除など、さまざまな操作を行えます。

Info
組織の連絡先に対して実行できる操作は、ユーザーのロールや組織のポリシーによって異なる場合があります。

連絡先を追加する

連絡先は、カテゴリを作成して利用することで、PERSONAL セクションまたは ORGANIZATION セクションのいずれかに追加できます。特定のカテゴリに連絡先を追加する方法については、Organize Contacts ドキュメントを参照してください。
  1. New Contact または上部メニューバーの アイコンをクリックします。
  2. 連絡先の情報を入力します。
  3. Save をクリックします。
Info
  1. 名前を入力しなかった場合、Zoho Contacts は自動的にメールアドレスの「@」より前の部分を連絡先名として使用します。
  2. 1 件の連絡先につき、携帯電話番号は最大 5 件、メールアドレスも最大 5 件まで追加できます。
組織ユーザーをメールアドレスのみで個人カテゴリに追加した場合でも、保存後に組織ディレクトリから残りの連絡先情報が自動的に補完されます。


連絡先を編集する

  1. 連絡先リストから対象の連絡先名を探してクリックします。
  2. Edit をクリックします。
  3. 情報を更新し、Save をクリックします。

連絡先を削除する

組織の連絡先は、組織のユーザーディレクトリや他の Zoho サービス（Zoho Mail、Zoho Cliq、Zoho WorkDrive、Zoho Sign、Zoho Tables、Zoho Lens など）から自動的に同期されるため、Zoho Contacts 上で編集や削除を行うことはできません。
Notes
Zoho Contacts で手動追加した個人連絡先および外部連絡先のみ、編集や削除が可能です。
連絡先は次の 2 通りの方法で削除できます。
  1. 連絡先名をクリックし、削除 をクリックします。
  2. チェックボックスで 1 件以上の連絡先を選択し、上部メニューバーの アイコンをクリックします。
Info
削除された連絡先は ごみ箱 に移動され、30 日後に完全に削除されます。それまでの間は復元できます。

連絡先を復元する

  1. 上部メニューバーの   アイコンをクリックし、ごみ箱 をクリックします。
  2. 過去何日分の削除済み連絡先を復元するか日数を選択し、Restore をクリックします。
Notes
ごみ箱から連絡先を完全に削除するには、Clear を選択します。

連絡先をマージする

Zoho Contacts で同じ人物の連絡先が重複している場合は、一度に最大 5 件までマージできます。
連絡先をマージするには、
  1. チェックボックスでマージしたい連絡先を選択します。
  2. 上部メニューバーの アイコンをクリックし、主となるメールアドレスを選択します。
  3. Merge をクリックします。
 

連絡先をアーカイブする

アーカイブすると、連絡先を有効な連絡先リストから外しますが、完全には削除されません。
連絡先は次の 2 通りの方法でアーカイブできます。
  1. 連絡先名をクリックし、Archive をクリックします。
  2. チェックボックスで 1 件以上の連絡先を選択し、上部メニューバーの アイコンをクリックします。

Info
連絡先をアーカイブすると、他の Zoho サービスでの検索結果には表示されなくなります。


連絡先のアーカイブを解除する

アーカイブされた連絡先を、有効な連絡先リストに戻すことができます。
  1. 左側メニューの Archived をクリックします。
  2. 連絡先のアーカイブは次の 2 通りの方法で解除できます。
    1. 連絡先名をクリックし、Unarchive をクリックします。
    2. チェックボックスで 1 件以上の連絡先を選択し、上部メニューバーの アイコンをクリックします。

無効な連絡先

会社を退職した場合や役割が変更された場合、アクセスが不要になった場合など、関連サービス側で管理者によってユーザーが無効化されると、その連絡先は無効状態に移行します。
  1. 無効な連絡先は [Inactive] セクションに移動され、My Contacts（Personal）や Org Contacts（Organization）セクションからは削除されます。
  2. 連絡先が再度有効になると、My Contacts または Org Contacts セクションに戻されます。
  3. 無効な連絡先は編集できませんが、削除することはできます。
Info
無効な連絡先は、他のサービスでの検索結果には表示されません。

連絡先を並べ替える

Zoho Contacts では、連絡先を名前（名）または名字のアルファベット順で並べ替えることができます。
  1. 上部メニューバーのアイコンをクリックします。
  2. First Name または Last Name を選択します。

連絡先を検索する

連絡先は次の 2 通りの方法で検索できます。
  1. Zoho Contacts：右上の検索バーを使用します。
  2. Zoho Mail：右上の検索バーを使用し、ドロップダウンから Contacts を選択します。
Info
いずれの場合も、検索タイプをクリックして contains を選択します。検索結果は「すべて」「名」「姓」「メール」「会社名」で絞り込むことができます。


連絡先はカードビューまたはリストビューで、1件ずつ、または複数件をまとめて印刷できます。
印刷ビュー
  1. カードビュー：連絡先を名刺形式で印刷します。名刺の色は、Zoho Mail のテーマカラーに合わせてカスタマイズできます。
  2. リストビュー：連絡先を表形式で印刷します。
連絡先を印刷するには、
  1. チェックボックスを使って、印刷する連絡先を選択します。
  2. 次のいずれかの方法で印刷オプションを選択します。
    1. アイコンをクリックし、Printをクリックします。
    2. 上部メニューバーのアイコンをクリックします。
  3. 印刷する連絡先のビューを選択します。
    1. カードビュー - 右上のアイコンをクリックします。
    1. リストビュー - 右上のアイコンをクリックします。
  1. Customize your Card セクションで、勤務先/自宅、メール、電話番号など、表示する項目を選択します。
  2. Printをクリックします。
Notes
印刷対象の連絡先を追加するには、Print Contactsページ右上のメニューにある  アイコンをクリックします。

重複連絡先のクリーンアップ

リストから重複している連絡先を削除できます。
  1. アイコンをクリックし、Clean Duplicatesにカーソルを合わせます。
  2. 方法を選択します。
    1. Auto：ポップアップウィンドウで確認すると、すべての重複連絡先が自動的に削除されます。
    2. Manual：重複連絡先が一覧表示されます。各連絡先ごとに、Merge、Delete、Skipのいずれかを選択できます。


連絡先の一括編集

一括編集を使用すると、複数の連絡先の詳細をまとめて編集できます。一度に最大100件の連絡先を編集できます。
Notes
一括編集は、Zoho Contacts の組織連絡先ではサポートされていません。

一括編集を行うには、
  1. 編集したい連絡先を選択します。
  2. アイコンをクリックします。
  3. 編集する項目を選択します。次の項目から選択できます。
    1. 姓
    2. ミドルネーム
    3. ニックネーム
    4. 会社
    5. 役職
  4. 選択した項目に対して実行する操作を選択します。
    1. Update and Add - 選択した連絡先の項目を更新し、空欄の場合は値を追加します。
    2. Add - 項目が空欄の連絡先にのみ値を追加します。
    3. Clear - 選択した連絡先の当該項目の既存の値をクリアします。
  5. 別の項目も変更する場合は、Edit another 項目 をクリックします。
  6. Edit allをクリックし、確認画面を確認します。
  7. Proceedをクリックして変更を適用します。

メールを送信する

Zoho Mail を使用して、個別の連絡先またはカテゴリ内の連絡先にメールを送信できます。
  1. Zoho Mail から送信
    1. Zoho Mailにサインインします。
    2. New Mailをクリックし、次にToをクリックします。
    3. ポップアップウィンドウ右上のドロップダウンから、必要なカテゴリを選択します。
    4. メールを送信したい連絡先を選択します。
    5. Insertをクリックします。
  2. Zoho Contacts から送信
    1. Zoho Mail からContactsに移動します。
    2. メールを送信したい連絡先を選択します。
    3. Mailboxオプションをクリックします。メールセクションが新しいタブで開きます。
    4. 連絡先名の右側にあるアイコンをクリックしてメールを送信することもできます。

アカウントアクティビティと履歴を表示する

Zoho Contacts では、アカウントのアクティビティや、組織内の連絡先の履歴を追跡できます。
  1. アカウントのアクティビティを表示するには、上部メニューバーのアイコンをクリックし、Account 活動をクリックします。
  1. 特定の連絡先のアクティビティを表示するには、対象の連絡先をクリックし、左側のパネルでHistoryをクリックします。

連絡先の表示画像をアップロードする

連絡先が Zoho アカウントで表示画像をすでに設定している場合、その画像は Zoho Contacts に自動的に表示されます。

Info
  1. ORGANIZATIONおよびORG GROUPS内の連絡先の表示画像を変更できるのは管理者のみです。
  2. Zoho Contacts で行った変更は、Zoho Accounts には反映されません。
Zoho Contacts で連絡先の表示画像を変更するには、
  1. リストから連絡先をクリックし、Editをクリックします。
  2. プロフィール画像上のアイコンをクリックします。
  3. Choose from DesktopまたはReset to Defaultのいずれかをクリックします。
  4. 写真を選択し、Uploadをクリックします。