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作業商品の開始時や終了日が近づいた際に、自動通知のリマインダーを設定できます。リマインダーの種類、頻度、回数に基づき、メールリマインダーを実行するよう設定可能です。リマインダー設定後は、設定内容に従いメールで通知されます。リマインダーの
設定方法はこちらをご参照ください。
リマインダー権限:リマインダーの設定権限は、以下の権限種別のユーザー(管理者、マネージャー、メンバー、作成者)に付与されています。
初期設定 権限
- 管理者は、すべてのプロジェクト内の作業商品にリマインダーを追加できます。ただし、他ユーザーが作成したリマインダーの表示、編集、削除はできません。
- マネージャーは、割り当てられたプロジェクトおよびスプリント内のすべての作業商品にリマインダーを追加できます。他ユーザーが作成したリマインダーの表示、編集、削除はできません。
- メンバーは、自分が担当する作業商品のみにリマインダーを追加できます。また、自身で作成したリマインダーのみ編集・削除可能です。作業商品から外された場合、新規リマインダーの作成はできませんが、自身で作成したリマインダーの編集・削除は可能です。
- 作成者は、作業商品を作成した本人です。作成者(管理者、マネージャー、メンバーを問わず)は、自身で作成した作業商品にリマインダーを追加できます。
- 管理者、マネージャー、メンバーは、未割り当ての作業商品に対してもリマインダーを作成できます。
リマインダーの種類
選択可能なリマインダーにはさまざまな種類があり、それぞれ異なる用途に適しています。
リマインド オン
特定の日付・時刻にリマインダーが必要な場合は、「リマインド オン」種類を選択してください。リマインダーの日付、時刻、頻度(時間、日、週)、回数を設定します。
例:スプリント内の今後の作業商品にリマインダーを作成したい場合。「リマインド オン」(リマインダー種類)を選択し、日付と時刻を指定します。4時間ごとに3回リマインダーをメールで受け取りたい場合は、以下のように設定します。
リマインダー種類:リマインド オン
日付:2019/04/20
時刻:10:00AM
頻度:4時間
回数:3
この場合、2019/04/20の10:00AMから4時間ごとに、合計3回メールが送信されます。
リマインド 毎日
作業商品の優先度に応じて、毎日リマインダーを設定することも可能です。「リマインド 毎日」(リマインダー種類)を選択すると、対象の作業商品に対して毎日リマインダーが届きます。
- 開始日と終了日が設定された作業商品のみに、このリマインダーを設定できます。
- 作成後、このリマインダーの編集はできません。
- リマインダーのメールは、作業時間の設定に基づき送信されます。
事前に通知 開始日
作業商品の開始前に通知を受け取りたい場合は、「事前に通知 - 開始日」をリマインダー種類として使用します。開始日と終了日が設定されている作業商品のみ有効です。
- 完了前であればリマインダーの編集が可能です。
- リマインダーの最終通知は、作業商品の開始日前である必要があります。
- 更新された開始日が過去の日付の場合、リマインダーは削除されます。
例えば、あなたが担当者として作業商品を扱っており、開始日と終了日が04/01/2019(MM/DD/YYYY)および04/05/2019(MM/DD/YYYY)である場合、作業商品を完了するまで合計5日あります。開始日の前にリマインダーを設定したい場合は、開始日の2日前に2時間ごと、メールが3回送信されるリマインダーを作成します。これを行うには、以下の手順に従ってください。
種類:事前に通知(2日)- 開始日
頻度:2時間
回数:3回
03/30/2019(開始日の2日前)に、2時間ごとにメールを受領します。リマインダーは3回実行されます。
事前に通知 終了日
作業商品の終了日の前にリマインダーを作成できます。このリマインダーの種類は、開始日と終了日が設定されている作業商品に対して利用できます。
作業商品の終了日の前にリマインダーを作成したい場合は、作業商品の終了日以内で頻度と回数を設定してください。
Remind が次の後 開始日
作業商品の開始日の後にもリマインダーを設定できます。これは、開始日と終了日が設定されている作業商品のみ有効です。また、このリマインダーは作業商品の終了日の前に作成できます。
例えば、あなたが担当者として作業商品を扱っており、開始日と終了日が04/10/2019(MM/DD/YYYY)および04/15/2019(MM/DD/YYYY)である場合、作業商品を完了するまで合計5日あります。作業商品の開始日の後にメール通知が必要な場合は、開始日の翌日に頻度3時間、2回メールを受信するリマインダーを設定します。次の手順に従ってください。
種類:Remind が次の後(1日)- 開始日
頻度:3時間
回数:2回
04/11/2019(開始日の翌日)に、3時間ごとにメールを受領します。リマインダーは2回実行されます。
Remind が次の後 終了日
作業商品の終了日の後にリマインダーを受領したい場合は、「Remind が次の後」種類を作成できます。これは、開始日と終了日が設定されている作業商品に有効です。Remind が次の後 開始日の設定例を参照してください。Remind が次の後 終了日でも同様に機能します。
設定した回数は日付の範囲内で2年以内に収まる必要があります。