レコードの作成と管理

レコードの作成と管理

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カスタムタブでレコードを直接作成するか、インポートすることができます。

カスタムタブにレコードをインポートする

オフラインデータを、簡単にカスタムタブへインポートできるようになりました。
  1. 右上の歯車アイコンをクリックします。設定ウィンドウが表示されます。
  2. Importsの下でCustom タブを選択します。
  3. または、対象のカスタムタブに移動します。
  4. アイコンをクリックし、インポートを選択します。
  5. インポートするファイルを選択します。
  6. Select タブ 項目で、レコードをインポートするタブを選択します。（または）
  7. Select Project項目で、レコードをインポートするプロジェクトを選択します。
  8. インポートをクリックします。

  9. Map Dataセクションに移動します。
    1. Map Fields：ファイル内の項目を、カスタムタブで利用可能な項目に対応付けます。Continueをクリックします。

    2. Map Users:ユーザーを、Zoho Sprints 上の既存ユーザーに対応付けます。Continueをクリックします。

    3. Map Status：ステータスを、Zoho Sprints 上の既存ステータスに対応付けます。Continueをクリックします。

データのマッピングが完了すると、インポートが開始されます。処理には時間がかかる場合がありますが、インポート完了時に通知されます。フィードとアクティビティストリームで完了ステータスを確認できます。

カスタムタブでレコードを作成する

  1. 対象のカスタムタブに移動します。
  2. 右上のCreateボタンをクリックします。
  3. 必須項目にデータを入力します。
  4. Createをクリックします。

レコードを複製する

データ詳細ページには、レコードを複製するオプションがあります。これにより、データのコピーを作成し、必要に応じて内容を変更できます。複製には、元のアイテムの説明が含まれ、複製元と複製レコードの間にデータリンクが作成されます。
 
データを複製するには：
  1. 対象のデータを選択し、データ詳細ページに移動します。
  2. 右側のナビゲーションバーにあるcloneアイコンをクリックします。確認ポップアップが表示されます。
  3. Yesをクリックします。データが複製され、対象のカスタムタブに追加されます。

複製されたデータは、データタイトルの接頭辞「[Clone of]」で判別できます。

レコードを検索する

カスタムタブ内のレコードは、データ名で検索できます。

アイテムを検索するには：
  1. カスタムタブに移動します。
  2. データ名列内のSearchアイコンをクリックします。
  3. データ名を入力します。検索条件に一致するレコードが表示されます。

カスタムタブのフィルター

Zoho Sprints の他のタブと同様に、カスタムタブには 2 種類のフィルターがあります。
 
クイックフィルター：Zoho Sprints であらかじめ用意されているフィルターです。条件は、アプリケーションやプロジェクトに含まれる主要な要素や詳細情報を基に構成されています。データを絞り込むために、1 つまたは複数の属性を選択できます。
 
カスタムフィルター：条件を 1 つずつ設定して条件パターンを作成し、フィルターとして機能させる高度なフィルターです。項目を選択し、条件とその値を定義します。フィルターを適用すると、条件パターンに一致するデータのみが表示されます。
 
フィルターを適用する
  1. 右上のフィルターアイコンをクリックします。
  2. Quick FiltersまたはCustom Filtersを選択します。
  3. フィルター条件を選択します。
  4. Applyをクリックします。

Notes
メモ: フィルターで絞り込んだデータをエクスポートすることもできます。詳細はこちら。

レコードを並べ替える

カスタムタブ内のレコードは、昇順または降順で並べ替えることができます。ID列またはデータ Name列内のupまたはdown矢印をクリックして、レコードを昇順または降順に並べ替えます。
 
レコードを並べ替えるには：
  1. カスタムタブに移動します。
  2. ID 列またはデータ名列に移動します。
  3. upまたはdown矢印をクリックして、昇順または降順に並べ替えます。

別プロジェクトのレコードを現在のプロジェクトに関連付ける

他のプロジェクトのレコードを、現在のプロジェクトに関連付け（移動）できます。操作手順は次のとおりです。
  1. プロジェクトに移動します。
  2. カスタムタブに切り替えます。
  3. 右上のドロップダウンをクリックし、Associate Recordsを選択します。
  4. プロジェクトのドロップダウンメニューからプロジェクトを選択します。
  5. 他のプロジェクトのカスタムタブのレコードが表示されます。
  6. 各データの横にあるチェックボックスをクリックして選択します。
  7. Associateをクリックします。

操作完了後、他のプロジェクトのカスタムタブにあるレコードは、現在のプロジェクトに移動されます。

Notes
メモ: カスタムタブを他のプロジェクトからアクセス可能にしていない場合、そのプロジェクトはドロップダウンリストに表示されません。

現在のプロジェクトから別のプロジェクトへレコードを移動する

この機能は、プロジェクトのカスタムタブでのみ利用できます。
  1. プロジェクトタブに移動します。
  2. タブ一覧からカスタムタブを選択します。
  3. レコード一覧ページで、移動するレコードのチェックボックスをオンにします。
  4. Moveボタンをクリックします。

  5. 選択したデータを移動するプロジェクトを選択します。
  6. Moveをクリックします。
  7. 確認のため、もう一度Moveをクリックします。
選択したデータは、指定したプロジェクトに移動されます。

列のカスタマイズ

カスタムタブに表示される列は、Column Customizationオプションを使用してカスタマイズできます。列ヘッダーをドラッグ＆ドロップして、必要な順序に並べ替えることもできます。
  1. 対象のカスタムタブに移動します。
  2. 上部のCustomizeボタンをクリックします。
  3. をクリックした後、列ヘッダーをドラッグ＆ドロップして任意の順序に並べ替えます。
  4. 列ヘッダーの横にあるボタンを切り替えて、特定の列を非表示にします。

レコードをエクスポートする

  1. 対象のカスタムタブに移動します。
  2. アイコンをクリックします。
  3. エクスポートを選択します。エクスポート Filterが表示されます。
  4. 必要な項目を選択します。

  5. エクスポートを定期的に実行したい場合は、「Recurrence Type」を選択します。「Recurrence Type」として次のいずれかを設定できます。
    1. Only Once（1 回のみ）
    2. Daily（毎日）
    3. Weekly（毎週）
    4. Monthly（毎月）
    5. Yearly（毎年）

  6. Apply & エクスポート ボタンをクリックします。エクスポートが開始されます。
  7. 省略記号アイコンをクリックし、メニューから「エクスポート History」を選択します。エクスポートされたファイルは「Completed エクスポート」タブに表示されます。
  8. Completed エクスポートには、エクスポートの日時とファイル名が一覧表示されます。エクスポートの詳細と、設定されている場合はファイルの繰り返し設定の詳細を確認できます。
  9. 有効 エクスポートには、有効でエクスポートがスケジュールされているファイルがすべて表示されます。
  10. ファイル名、またはDownloadアイコンをクリックしてファイルをダウンロードします。このエクスポート情報は、フィードのアクティビティストリームでも確認できます。
Notes
メモ: スケジュールを設定することで、レコードを定期的に自動エクスポートできます。