定期アイテム

定期アイテム

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繰り返しアイテムは、Zoho Sprints に拡張機能として組み込まれている自動化ソリューションです。繰り返し作成が必要な作業アイテムに対して、スケジュール処理を提供します。

プロジェクトチームで、進行中のさまざまな活動に対して毎週の確認ミーティングがあるとします。同じ作業アイテムを手動で何度も作成するのは手間がかかります。繰り返しアイテム機能を使用すると、作業アイテムが指定した間隔で、指定した回数まで自動的に作成されるようにスケジュールを設定できます。これにより、確認ミーティング用のスケジュールを自動化できます。
Info
利用可能プラン: Premier および エンタープライズ プラン
Notes
アクセス権: この機能は、次の権限を持つユーザーが利用できます。
  1. アイテムの閲覧
  2. プロジェクトのバックログへのアイテムの追加
メモ: アーカイブ済みプロジェクトでは、繰り返しアイテムのスケジュール設定はサポートされていません。

繰り返しアイテムのスケジュールと管理

  1. 拡張機能のインストールと認証
  2. 繰り返しアイテムの作成
  3. 頻度の詳細を表示
  4. 繰り返しアイテムの表示と追跡
  5. 繰り返しアイテムの編集
  6. 繰り返しアイテムの削除
  7. 拡張機能のアンインストール

 

拡張機能のインストールと認証

繰り返しアイテム拡張機能をインストールするには:
  1. 右上の歯車アイコンをクリックします。［設定］ウィンドウが表示されます。
  2. ［マーケットプレイス］セクションの［すべて］をクリックします。拡張機能の一覧ページが表示されます。

  3. ［繰り返しアイテム］拡張機能を検索して見つけます。
  4. 繰り返しアイテムのオプションで［Install］ボタンをクリックします。
  5. 利用規約に同意して［Install］をクリックします。設定ページが表示されます。

  6. 各種設定を選択し、［Install Now］ボタンをクリックします。拡張機能がインストールされます。
  7. ［Authorization］タブに移動します。
  8. ［認証］ボタンをクリックします。Zoho アカウント内のデータへの DRE のアクセスを許可するリクエストが表示されます。
  9. ［承認する］ボタンをクリックします。認証プロセスが完了し、拡張機能が作業アイテムの詳細ビューで利用可能になります。
  10. 繰り返しアイテムをスケジュールします。

Notes
メモ:
  1. 拡張機能はインストールおよび認証済みである必要があります。
  2. 繰り返しは日、週、または月単位でスケジュールできます。繰り返し頻度のパラメーターは、選択内容によって異なります。

日単位で繰り返しアイテムを作成するには:
  1. 繰り返しアイテムにしたい作業アイテムの詳細ビューに移動します。
  2. 右側のバーにある繰り返しアイテムアイコンをクリックします。スケジュール設定ウィンドウが表示されます。
    1. ［頻度］の［○日ごと］で、［日］を選択し、繰り返しを実行する日数を入力します。たとえば「2」と入力して［日］を選択すると、2日ごとに 1 件の作業アイテムが作成されます。
  3. ［繰り返し回数］を入力します。たとえば「5」と入力すると、2日ごとに 5 回、作業アイテムが作成されます。
    メモ: ［ずっと］チェックボックスを選択すると、その繰り返しアイテムは 2日ごとに無期限で作成されます。
  4. アイテムを作成する時間を選択します。たとえば時間を 9:00 AM に設定すると、2日ごとに 9:00 AM に 5 回、作業アイテムが作成されます。
  5. ［担当者］でユーザーを選択します。選択したユーザーがこの作業アイテムの担当者になります。
  6. ［保存］を選択します。スケジュールされたアイテムは、繰り返しアイテムウィンドウに一覧表示されます。
 
週単位で繰り返しアイテムを作成するには:
  1. 繰り返しアイテムにしたい作業アイテムの詳細ビューに移動します。
  2. 右側のバーにある繰り返しアイテムアイコンをクリックします。スケジュール設定ウィンドウが表示されます。
    1. ［頻度］の［○週ごと］で「Weeks」を選択し、繰り返しを実行する週数を入力します。たとえば「2」と入力して「weeks」を選択すると、2週ごとに 1 件の作業アイテムが作成されます。
  3. 繰り返し回数を入力します。たとえば「5」と入力すると、2週ごとに 5 回、作業アイテムが作成されます。
    メモ: ［ずっと］チェックボックスを選択すると、その繰り返しアイテムは 2週ごとに無期限で作成されます。
  4. アイテムを作成する曜日を選択します。たとえば Monday を選択すると、2週ごとに 5 回、月曜日に作業アイテムが作成されます。
  5. アイテムを作成する時間を選択します。たとえば時間を 9:00 AM に設定すると、2週ごとに 5 回、月曜日の 9:00 AM に作業アイテムが作成されます。
  6. ［担当者］でユーザーを選択します。選択したユーザーがこの作業アイテムの担当者になります。
  7. ［保存］を選択します。スケジュールされたアイテムは、繰り返しアイテムウィンドウに一覧表示されます。

月単位で繰り返しアイテムを作成するには:
  1. 繰り返しアイテムにしたい作業アイテムの詳細ビューに移動します。
  2. 右側のバーにある繰り返しアイテムアイコンをクリックします。スケジュール設定ウィンドウが表示されます。
    1. ［頻度］の［○か月ごと］で「Months」を選択し、繰り返しを実行する月数を入力します。たとえば「2」と入力して「months」を選択すると、2か月ごとに 1 件の作業アイテムが作成されます。
  3. ［繰り返し回数］を入力します。たとえば「5」と入力すると、2か月ごとに 5 回、作業アイテムが作成されます。
    メモ: ［ずっと］チェックボックスを選択すると、その繰り返しアイテムは 2か月ごとに無期限で作成されます。
  4. 作業アイテムの作成を、曜日単位で繰り返すか、日付単位で繰り返すかを選択します。たとえば日付として 15 を選択すると、2か月ごとに、その月の 15 日に 5 回、作業アイテムが作成されます。
  5. アイテムを作成する時間を選択します。たとえば時間を 9:00 AM に設定すると、2か月ごとに 5 回、その月の 15 日の 9:00 AM に作業アイテムが作成されます。
  6. ［担当者］でユーザーを選択します。選択したユーザーがこの作業アイテムの担当者になります。
  7. ［保存］を選択します。スケジュールされたアイテムは、繰り返しアイテムウィンドウに一覧表示されます。

頻度の詳細を表示

作成したスケジュールは、繰り返しアイテムウィンドウに一覧表示されます。ここでスケジュールの詳細を確認できます。
  1. 頻度: 繰り返しが日、週、または月のどれに基づいているか
  2. スケジュール日時: 繰り返しアイテムのスケジュールが作成された日付
  3. スケジュール作成者: スケジュールを作成したユーザーの名前
  4. 次回の発生日時: 次の作業アイテムが作成される日付
  5. 最終発生日時: 最後の作業アイテムが作成される日付
  6. 残りの発生回数: その作業アイテムの残りの繰り返し回数
  7. ステータス: スケジュールが現在有効か、一時停止中か、完了しているか

 

繰り返しアイテムの表示と追跡

スケジュール機能を使用すると、繰り返しアイテムを作成するための詳細を指定できます。既存のメインまたはサブの作業アイテムを基に、繰り返しアイテムのスケジュールを作成します。アイテムが繰り返し作成されると、プロジェクトのバックログに追加され、対応する作業アイテムにリンクされます。作業アイテムの詳細ビューで［リンクされた作業アイテム］セクションに移動すると、関連付けられている繰り返しアイテムを表示できます。アイテムの繰り返し頻度も一覧表示されます。

同様に、繰り返しアイテムの詳細ビューでリンクされた作業アイテムセクションに移動すると、そのアイテムがどの作業アイテムの繰り返しなのかを確認できます。詳細はこちら

 

繰り返しアイテムのスケジュールを編集

スケジュールを編集するには:
  1. 繰り返しアイテムにしたい作業アイテムの詳細ビューに移動します。
  2. 右側のバーにある繰り返しアイテムアイコンをクリックします。スケジュール設定ウィンドウが表示されます。
  3. 対象のスケジュールの頻度の詳細にカーソルを合わせます。
  4. ［編集］アイコンをクリックします。
  5. 必要な変更を行います。
  6. ［更新する］ボタンをクリックします。変更内容が保存され、頻度の詳細に反映されます。

繰り返しアイテムのスケジュールを削除

スケジュールを削除するには:
  1. 繰り返しアイテムにしたい作業アイテムの詳細ビューに移動します。
  2. 右側のバーにある繰り返しアイテムアイコンをクリックします。スケジュール設定ウィンドウが表示されます。
  3. 対象のスケジュールの頻度の詳細にカーソルを合わせます。
  4. ［削除］アイコンをクリックします。確認ポップアップが表示されます。
  5. ［はい］をクリックして確定します。スケジュールが削除され、繰り返しアイテムはこれ以上作成されません。ただし、このスケジュールによってすでに作成されたアイテムは、対応する作業アイテムの［リンクされた作業アイテム］セクションで引き続き利用できます。

拡張機能のアンインストール

繰り返しアイテム拡張機能をアンインストールするには:
  1. 右上の歯車アイコンをクリックします。［設定］ウィンドウが表示されます。
  2. ［マーケットプレイス］セクションの［すべて］をクリックします。拡張機能の一覧ページが表示されます。
  3. 繰り返しアイテム拡張機能を検索して見つけます。
  4. ［アンインストールする］ボタンをクリックします。確認ポップアップが表示されます。
  5. ［アンインストールする］ボタンをクリックします。拡張機能がアンインストールされます。