メールエイリアスの利用
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メールエイリアスを使用すると、メールから Zoho Sprints にデータを追加できます。この機能により、重要なメールでのやり取りをアイテム、スプリント、コメントに変換できます。通常であれば、メールの内容をコピーして Sprints に移動し、新しいアイテムやスプリントを作成する必要がありますが、この機能を使うとその手間が省け、メールから Sprints へ素早くデータを送信できます。
利用可能プラン: Premier、Enterprise、Zoho One プラン
例
ソフトウェア開発プロジェクトを Sprints で管理しているとします。チームはサポート問い合わせをメールで受信し、その内容について社内でディスカッションしています。問い合わせが不具合に起因する場合、そのメールを Zoho Sprints の該当プロジェクトに作業アイテムとして追加できます。必要なのは、対応するメールエイリアスを使用して、そのメールのデータを Sprints に送信し、バグとして追加することだけです。
メモ:
- ビジネス用メールアドレスは accounts.zoho.com に登録されている必要があります。
- あらかじめ定義された構文を使用してデータを整形し、Sprints と互換性のある形式にしてください。
メールエイリアスをコピーして使用する
メールエイリアスをコピーして使用するには:
- 右上の歯車アイコンをクリックし、［設定］ページに移動します。
- ［プロジェクト設定］内の メールエイリアス セクションに移動します。
- データを送信したいプロジェクトを選択します。スプリント、アイテム、コメントを追加するための各エイリアスリンクが一覧表示されます。
- リンクにカーソルを合わせます。
- アイコンをクリックしてリンクをコピーします。
- 利用しているメールサービスに移動し、このリンクを［宛先］欄に貼り付けます。
- 実行したい操作に応じて構文を入力します（構文は後述）。
- 送信 をクリックします。メールが Zoho Sprints に送信され、メール内の構文に基づいてデータが追加されます。
これらのメールを送信するメールアドレスは、対象の Sprints ワークスペースのユーザーである必要があります。
メールエイリアス機能の構文:
アイテム追加
メール件名: アイテム名の後に、以下のオプションを続けます
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形式
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構文
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目的
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#itemtype
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#item type<type_of_item>
例: #item type<Story>
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アイテムの種類を設定する
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#priority
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#priority<priority_name>
例: #priority<High>
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アイテムの優先度を設定する
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#status
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#staus<status_name>
例: #status<In Progress>
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アイテムのステータスを設定する
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#defaultfieldname
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#{defaultFieldName}<field_value>
例: #estimation points<2>
#start date<11/11/2022>
#end date<25/11/2022>
#duration<2h 5m>
#release<roadmap,marketing>
#epic<design>
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アイテムの標準フィールド値を設定します。フィールド名は大文字・小文字を区別しません。
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#customfieldname
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#{customfieldname}<field_value>
例:#メール< mailalias@zohocorp.com >
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アイテムのカスタムフィールド値を設定します。フィールド名は大文字・小文字を区別しません。
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#sprintid
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#sprintid<sprint_id>
例:#sprintid<20000000123456>
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プロジェクト設定の「アイテムを追加」からメールをコピーした場合、件名にスプリント ID を指定することで、このアイテムをどのスプリントに追加するかを指定できます。
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#sprintnumber
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#sprintno<sprint_number>
例:#sprintno<SP17>
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プロジェクト設定の「アイテムを追加」からメールをコピーした場合、件名にスプリント番号を指定することで、このアイテムをどのスプリントに追加するかを指定できます。
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- メールの CC に追加されたユーザーは、アイテムのオーナーとして追加されます。
- メールの添付ファイルは、アイテムの添付ファイルとして追加されます。
- メール本文は、アイテムの説明として追加されます。
スプリント追加
メール件名: スプリント名の後に、以下のオプションを続けます
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形式
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構文
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目的
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#defaultfieldname
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#{defaultFieldName}<field_value>
例: #end date<28/11/2022>
#start date<11/11/2022>
#duration<12d>
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スプリントの標準フィールド値を設定します。フィールド名は大文字・小文字を区別しません。
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CC にユーザーのメールアドレスを追加すると、そのユーザーをスプリントに追加できます。
メール本文にテキストを入力すると、スプリントの説明として追加されます。
アイテム／スプリントへのコメント追加
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フォーマット
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構文
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目的
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#itemid
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#itemid<item_id>
例:#itemid<20000000123456>
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プロジェクト設定の「アイテムメモを追加」からメールをコピーした場合、件名に item-id を記載することで、このコメントをどのアイテムに追加するかを指定できます。
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#itemnumber
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#itemno<item_number>
例:#itemno<I17>
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プロジェクト設定の「アイテムメモを追加」からメールをコピーした場合、件名にアイテム番号を記載することで、このコメントをどのアイテムに追加するかを指定できます。
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メール本文は、対応するアイテム／スプリントのコメントとして追加されます。
メールの添付ファイルは、そのアイテム／スプリントコメントの添付ファイルとして追加されます。
メールでコメントを追加する
- Sprints 内のメールリンクから、コメントを直接追加できます。
- 対象のスプリントまたはアイテムの詳細ページに移動します。
- ［コメント］セクションに移動します。
- ［このアイテム／スプリントにメールでコメントを追加］リンクをクリックします。
- 指定された構文でコメントを作成し、そのリンク宛てにメールとして送信します。
この操作は、そのアイテム／スプリントに関連付けられている場合にのみ実行できます。
メールでアイテムを追加する
- Sprints 内のメールリンクから、アイテムを直接追加することもできます。
- 対象のスプリントの詳細ページに移動します。
- ［このスプリントにメールでアイテムを追加］リンクをクリックします。
- 指定された構文でアイテムを作成し、そのリンク宛てにメールとして送信します。
この操作は、そのアイテム／スプリントに関連付けられている場合にのみ実行できます。
メールエイリアスリンクを更新する
メールエイリアスリンクを更新するには:
- 右上の歯車アイコンをクリックし、［設定］ページに移動します。
- ［プロジェクト設定］内のメールエイリアスセクションに移動します。
- データを送信するプロジェクトを選択します。対応するエイリアスリンクが、スプリント、アイテム、コメントの追加用として一覧表示されます。
- リンクにカーソルを合わせます。
- ［Edit］をクリックします。更新用のポップアップが表示されます。
- エイリアス名を編集します。リンクのプレビューが下部に表示されます。
- ［Update］ボタンをクリックします。
メモ: エイリアスリンクには特殊文字を使用できません。