メールエイリアスの使用方法

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メールエイリアスを使用すると、メールから Zoho Sprints にデータを追加できます。この機能により、重要なメールでのやり取りをアイテム、スプリント、コメントに変換できます。通常であれば、メールの内容をコピーして Sprints に移動し、新しいアイテムやスプリントを作成する必要がありますが、この機能を使うとその手間が省け、メールから Sprints へすばやくデータを送信できます。

利用可能プラン: Premier およびエンタープライズプラン

例

ソフトウェア開発プロジェクトを Sprints で管理しているとします。チームはメールでサポート問い合わせを受け取り、その内容について社内でディスカッションしています。問い合わせが不具合に起因する場合、そのメールを Zoho Sprints の該当プロジェクトに作業アイテムとして追加できます。必要なのは、対応するメールエイリアスを使ってメールのデータを Sprints に送信し、不具合として追加することだけです。

メモ:

会社のメールアドレスは accounts.zoho.com に登録されている必要があります。
あらかじめ定義された構文を使用してデータを整形し、Sprints で利用できる形式にしてください。

メールエイリアスをコピーして使用する

メールエイリアスをコピーして使用するには:

右上の歯車アイコンをクリックして、［設定］ページに移動します。
［プロジェクト設定］内の メールエイリアス セクションに移動します。
データを送信するプロジェクトを選択します。スプリント、アイテム、コメントを追加するための各エイリアスリンクが一覧表示されます。
リンク上にマウスカーソルを置きます。
アイコンをクリックしてリンクをコピーします。
利用しているメールサービスに移動し、コピーしたリンクを［宛先］欄に貼り付けます。
実行したい標準操作に基づいて構文を入力します（構文は後述）。
送信をクリックします。メールは Zoho Sprints に送信され、メール内の構文に従ってデータが追加されます。

これらのメールを送信するメールアドレスは、該当する Sprints ワークスペースのユーザーである必要があります。

メールエイリアス機能の構文:

アイテムの追加

メール件名: アイテム名の後に、以下の設定を続けて記載

形式	構文	目的
#itemtype	#itemtype<type_of_item> 例: #itemtype<Story>	アイテムの種類を設定する
#priority	#priority<priority_name> 例: #priority<High>	アイテムの優先度を設定する
#status	#status<status_name> 例: #status<In Progress>	アイテムのステータスを設定する
#defaultfieldname	#{defaultFieldName}<field_value> 例: #estimation points<2> #start date<11/11/2022> #end date<25/11/2022> #duration<2h 5m> #release<roadmap,marketing> #epic<design>	アイテムの標準フィールド値を設定します。フィールド名は大文字・小文字を区別しません。
#customfieldname	#{customfieldname}<field_value> 例:#email< mailalias@zohocorp.com >	アイテムのカスタムフィールド値を設定します。フィールド名は大文字・小文字を区別しません。
#sprintid	#sprintid<sprint_id> 例:#sprintid<20000000123456>	メールをプロジェクト設定の「アイテムを追加」用エイリアスに送信した場合、件名にスプリント ID を指定することで、どのスプリントにこのアイテムを追加するかを指定できます。
#sprintnumber	#sprintno<sprint_number> 例:#sprintno<SP17>	メールをプロジェクト設定の「アイテムを追加」用エイリアスに送信した場合、件名にスプリント番号を指定することで、どのスプリントにこのアイテムを追加するかを指定できます。

メールの CC に記載されたユーザーは、アイテムのオーナーとして追加されます。
メールの添付ファイルは、アイテムの添付ファイルとして追加されます。
メール本文は、アイテムの説明として追加されます。

スプリントの追加

メール件名: スプリント名の後に、以下の設定を続けて記載

形式	構文	目的
#defaultfieldname	#{defaultFieldName}<field_value> 例: #end date<28/11/2022> #start date<11/11/2022> #duration<12d>	スプリントの標準フィールド値を設定します。フィールド名は大文字・小文字を区別しません。

CC にメールアドレスを追加することで、Sprints ユーザーをスプリントに追加できます。

メール本文にテキストを入力すると、スプリントの説明として追加されます。

アイテム／スプリントへのコメント追加

形式	構文	目的
#itemid	#itemid<item_id> 例:#itemid<20000000123456>	メールをプロジェクト設定の「アイテムコメントを追加」用エイリアスに送信した場合、件名にアイテム ID を指定することで、どのアイテムにこのコメントを追加するかを指定できます。
#itemnumber	#itemno<item_number> 例:#itemno<I17>	メールをプロジェクト設定の「アイテムコメントを追加」用エイリアスに送信した場合、件名にアイテム番号を指定することで、どのアイテムにこのコメントを追加するかを指定できます。