Email-In no Bigin: transforme e-mails recebidos em registros de vendas ou suporte automaticamente

Email-in Topping

O email é a forma mais comum de comunicação usada por clientes para enviar dúvidas de vendas e suporte. Equipes de atendimento normalmente coletam informações desses emails e criam registros manualmente no Bigin para realizar o acompanhamento com os clientes.

O Email-In Topping foi desenvolvido para simplificar esse processo, convertendo automaticamente os emails recebidos em registros no pipeline correspondente do Bigin. Além disso, é possível responder diretamente ao email a partir da página de detalhes do registro.

Exemplo de uso

Suponha que você tenha dois pipelines: Vendas e Suporte. Com o Email-In, você pode criar dois aliases de email:

Quando um cliente envia um email para vendas@zylker.bigin.com, o conteúdo será convertido em um novo registro no pipeline de vendas.
 Se o email for para suporte@zylker.bigin.com, será adicionado ao pipeline de suporte.


Notas importantes

  • Se o remetente já for um contato existente no Bigin, o novo registro será associado a esse contato.

  • Se for um novo remetente, um novo contato será criado automaticamente e associado ao novo registro.

  • O endereço IMAP não pode ser usado como remetente ao enviar emails via Email-In.




Disponibilidade

  • Disponível nas edições Express e Premier.

  • O primeiro alias de email é gratuito. Aliases adicionais custam US$ 5/mês por alias.

Permissão

  • Apenas usuários com o perfil de Administrador podem instalar o Email-In e criar aliases de email.

Configurar o Email-in

1. Instalar o Email-in

  • Acesse Configurações > Integrações/Toppings

  • Pesquise por Email-in > clique em Instalar

2. Criar alias de email

  • Vá para Configurações > Integrações > Toppings > Email-in

  • Clique em Adicionar alias de email

  • Preencha os seguintes campos:

    • Alias do email: o domínio será sempre @bigin.com

    • Nome do alias

    • Pipeline ao qual o email será vinculado

    • Proprietário do registro (usuário responsável)

    • Tags (opcional)

Clique em Salvar.

Verificação de Domínio

Ao adicionar um novo alias, o domínio correspondente será listado em Configurações > Entregabilidade de email. Existem duas colunas de verificação:

  • Servidor primário

  • Email-In

Você pode validar domínios separadamente para envio por servidor principal ou Email-In.

Reabrir registros encerrados automaticamente

Se ativado, registros encerrados (em estágios fechados, como "Resolvido") serão reabertos automaticamente ao receber uma nova resposta do cliente no mesmo email.

Como ativar:

  • Vá até Configurações > Toppings > Email-In

  • Ative a opção Reabrir registros encerrados com base em respostas

  • Selecione:

    • Estágios considerados fechados

    • Estágio aberto para o qual o registro será movido

Clique em Salvar.


Encaminhar emails do seu domínio

Como os aliases do Email-In usam o domínio @bigin.com, você pode configurar encaminhamento de emails do seu endereço personalizado (ex: vendas@seudominio.com) para o alias do Bigin. Saiba mais aqui.

Gerenciar registros criados pelo Email-In

  • Os registros são adicionados ao pipeline automaticamente.

  • Você pode mover o registro de estágio clicando no campo Estágio.

  • A aba Conversas mostra todos os emails do mesmo thread, em ordem cronológica.

  • Respostas podem ser enviadas diretamente dessa aba.

  • Comentários internos podem ser adicionados com @menções a outros usuários da organização.


Desinstalar o Email-in

  • Vá para Configurações > Toppings > Marketplace > Instalados

  • Encontre o Email-in e clique em Desinstalar

🔔 A desinstalação não excluirá registros existentes criados via Email-In.


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