Um sucesso de vendas está intimamente associado às atividades diárias dos representantes, como: número de acompanhamentos, rapidez em retornar aos clientes, dar respostas rápidas às perguntas deles e responder aos tíquetes de suporte. Todos esses fatores desempenham um papel essencial na conversão rápida dos leads pelo processo de vendas, levando a um fechamento de vendas bem-sucedido.
Um aspecto importante para alcançar isso é: quão bem organizado e planejado é o processo de atribuição de liderança em uma organização? A maioria das empresas dependem de várias fontes para gerar leads. Isso aumenta a probabilidade de obter leads de diversos locais, setores, interesses ou requisitos. Como cada lead/cliente tem requisitos diferentes, não é aconselhável atribuí-los aleatoriamente a qualquer representante de vendas. Porque os representantes com experiência no gerenciamento de leads de uma determinada região ou produto específico podem se relacionar melhor com os requisitos do cliente. Embora seja importante identificar e distinguir os representantes com base nos fatores acima, pode ser difícil fazer isso manualmente.
A ferramenta de regras de atribuição do Zoho CRM foi criada para automatizar o processo de atribuição de leads para você, definindo regras com base em quais leads são atribuídos a um conjunto de representantes. Com ela, você pode configurar critérios diferentes com base nas especificações do seu setor, como território, interesse no produto, origem de leads etc., de modo que apenas os leads que atendem aos critérios sejam atribuídos automaticamente ao representante selecionado. Ao automatizar o processo de atribuição de leads, pode-se economizar muito tempo e esforço, além de reduzir os descuidos que podem ocorrer devido a intervenções manuais.
Disponibilidade
Permissão necessária
Os usuários com permissão para definir regras de atribuição para um módulo podem acessar esse recurso.
Pontos a lembrar
- Você pode associar até 25 critérios diferentes a cada entrada de regra.
- Você pode usar regras de Atribuição para os registros gerados apenas por importação, formulário da Web e API.
- Não é possível usar Regras de atribuição se você estiver criando os Registros manualmente.
- Na Exibição de lista, você pode reorganizar as entradas de regra para alterar a sequência na qual as entradas de regra precisam ser executadas.
Criar regras de atribuição
Você pode criar uma regra de atribuição para leads, contatos, transações, casos e módulos personalizados. A configuração das regras de atribuição consiste nas seguintes etapas.
Etapa 1. Insira os dados básicos
Você deve especificar o módulo, o nome e a descrição da regra.
Etapa 2. Selecione os registros aos quais a regra se aplica
A regra pode ser criada para todos os registros ou registros selecionados com base em critérios. Por exemplo, um gerente de vendas pode definir uma regra para todos os leads da Índia.
Etapa 3. Atribuir registro para
Os registros podem ser atribuídos aos usuários com base na categoria ou condição.
Categoria – O registro pode ser atribuído a usuários individuais ou a usuários em funções ou grupos. Quando vários usuários são selecionados, os registros são atribuídos com base no padrão round-robin.
Condição – O usuário será atribuído a um registro com base nos critérios definidos , como o país em que atua. Por exemplo, Steve trabalha com registros da Índia e Jerusha com registros dos EUA. Quando um lead dos EUA chega, ele é designado para Jerusha.
Etapa 4. Verificar a disponibilidade do usuário antes de atribuir um registro
Ao atribuir registros, você pode verificar a disponibilidade do usuário. A disponibilidade dos usuários é verificada com base no status on-line (conectado ao CRM) e/ou no tempo do turno (se estiver mencionado nos detalhes da empresa).
Etapa 5. Atribuir uma tarefa de acompanhamento ao usuário
Após atribuir o registro ao usuário, você também pode adicionar uma tarefa de acompanhamento. Por exemplo, você pode especificar se o usuário deve ligar ou enviar um e-mail para o lead após a atribuição do registro.
Etapa 6. Atribuir usuário padrão
Na etapa 3, você selecionaria alguns usuários. Pode haver casos em que os registros não podem ser atribuídos a esses usuários. Por isso, é aconselhável selecionar um usuário (usuário padrão) ao qual os registros serão atribuídos. A seguir, veja os motivos pelos quais o registro será atribuído ao usuário padrão:
- O usuário selecionado não está disponível (não está conectado ou não está disponível no turno).
- O usuário foi desativado ou excluído da conta do CRM.
Nota
Um usuário padrão pode ser um usuário conectado (que iniciou a ação do registro) ou qualquer outro usuário no CRM. Um usuário conectado para os seguintes casos configura-se como
- Importar: um usuário conectado é aquele que inicia a ação
- API: o usuário cuja autenticação por token é usada na API
- Formulário da Web: o usuário que criou a regra do formulário da Web. No entanto, se eles forem desativados ou excluídos, o superadministrador se tornará o usuário conectado.
