Der Vertriebserfolg ist eng mit den alltäglichen Aktivitäten der Vertriebsmitarbeiter verknüpft, wie z. B. der Anzahl der Folgeaktionen und der Schnelligkeit bei der Kommunikation mit den Kunden, der Bereitstellung von Antworten auf ihre Fragen und der Beantwortung der Support-Tickets. Alle diese Faktoren spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, die Leads schnell durch den Verkaufstrichter und zu einem letztendlichen erfolgreichen Geschäftsabschluss zu führen.
Ein wichtiger Aspekt dabei besteht in der Organisation und Planung der Lead-Zuweisung. Wie ist es in Ihrem Unternehmen um sie bestellt? Die meisten Unternehmen nutzen für die Generierung von Leads mehrere Quellen. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, Leads von unterschiedlichen Standorten und aus unterschiedlichen Branchen sowie mit unterschiedlichen Interessen und Anforderungen zu erhalten. Da jeder Lead/Kunde unterschiedliche Anforderungen hat, ist es nicht ratsam, sie den Vertriebsmitarbeitern nach dem Zufallsprinzip zuzuweisen. Denn Vertriebsmitarbeiter mit Erfahrung im Umgang mit Leads aus einer bestimmten Region oder einem bestimmten Produkt könnten besser mit den Anforderungen des Kunden in Verbindung stehen. Es ist zwar wichtig, die Vertriebsmitarbeiter anhand der genannten Faktoren zu kennzeichnen und zu unterteilen, doch manuell kann dies erhebliche Schwierigkeiten mit sich bringen.
Zoho CRM hat ein Tool mit Zuordnungsregeln entwickelt, mit dem Sie die Lead-Zuweisung automatisieren können, indem Sie Regeln festlegen, welche Leads welcher Gruppe von Mitarbeitern zugewiesen werden. Sie können passend für Ihre Branche verschiedene Kriterien konfigurieren, z. B. Gebiet, Produktinteresse, Lead-Quelle usw. Automatisch werden dem ausgewählten Vertriebsmitarbeiter nur Leads zugewiesen, die die Kriterien erfüllen. Mit einer Automatisierung der Lead-Zuweisung können Sie viel Zeit und Aufwand sparen und die unvermeidlichen Fehler durch menschliche Eingriffe reduzieren.
Verfügbarkeit
Erforderliche Berechtigung
Benutzer mit der Berechtigung zur Festlegung von Zuweisungsregeln für ein Modul können diese Funktion nutzen.
Zu beachtende Punkte
- Sie können bis zu 25 verschiedene Kriterien in jedem Regeleintrag zuordnen.
- Sie können Zuweisungsregeln nur für durch Import, Webformulare und API generierte Datensätze verwenden.
- Sie können keine Zuweisungsregeln verwenden, wenn Sie die Datensätze manuell erstellen.
- In der Listenansicht können Sie die Regeleinträge neu anordnen, um die Reihenfolge zu ändern, in der sie ausgeführt werden.
Zuweisungsregeln erstellen
Sie können eine Zuweisungsregel für Leads, Contacts, Deals, Cases und benutzerdefinierte Module erstellen. Die Konfiguration von Zuweisungsregeln umfasst folgende Schritte:
Schritt 1. Geben Sie die grundlegenden Informationen ein.
Vor allem sind das Modul, der Regelname und die Beschreibung anzugeben.
Schritt 2. Wählen Sie aus, für welche Datensätze die Regel gelten soll.
Die Regel kann entweder für alle Datensätze oder für ausgewählte Datensätze basierend auf einem Kriterium erstellt werden. Ein Vertriebsmanager kann beispielsweise eine Regel für alle Leads aus Indien festlegen.
Schritt 3. Datensatz zuweisen an
Die Datensätze können den Benutzern auf Grundlage der Kategorie oder basierend auf einer Bedingung zugewiesen werden.
Kategorie: Der Datensatz kann Einzelbenutzern oder Benutzern in bestimmten Rollen oder Gruppen zugewiesen werden. Wenn mehrere Benutzer ausgewählt sind, werden die Datensätze auf Grundlage des Ringmodells zugewiesen.
Bedingung: Der Benutzer wird auf Grundlage von festgelegten Kriterien (z. B. dem Land, in dem er sich gerade befindet) einem Datensatz zugewiesen. Beispielsweise bearbeitet Steve Datensätze aus Indien, und Jerusha Datensätze aus den USA. Wenn ein Lead aus den USA eingeht, wird er Jerusha zugewiesen.
Schritt 4. Prüfen Sie vor der Zuweisung des Datensatzes die Verfügbarkeit des Benutzers.
Bei der Zuweisung von Datensätzen können Sie festlegen, dass die Verfügbarkeit des Benutzers überprüft werden soll. Die Verfügbarkeit der Benutzer wird anhand des Online-Status (bei CRM angemeldet) und/oder der Schichtzeitplanung (sofern in den Unternehmensdaten angegeben) überprüft.
Schritt 5. Weisen Sie dem Benutzer eine Folgeaufgabe zu.
Sobald der Datensatz dem Benutzer zugewiesen wurde, können Sie auch eine Folgeaufgabe hinzufügen. Sie können z. B. festlegen, ob der Benutzer den Lead anrufen oder ihm eine E-Mail senden soll, wenn ihm ein Datensatz zugewiesen wurde.
Schritt 6. Weisen Sie einen Standardbenutzer zu
In Schritt 3 haben Sie einige Benutzer ausgewählt. Es kann vorkommen, dass die Datensätze diesen Benutzern nicht zugewiesen werden können. Es empfiehlt sich in diesem Fall, einen Benutzer (Standardbenutzer) auszuwählen, dem die Datensätze zugewiesen werden. In folgenden Fällen wird der Datensatz dem Standardbenutzer zugewiesen:
- Der ausgewählte Benutzer ist nicht verfügbar (nicht angemeldet oder in der Schicht nicht verfügbar).
- Der Benutzer wurde deaktiviert oder aus dem CRM-Konto gelöscht.
Hinweis
Ein Standardbenutzer kann entweder ein angemeldeter Benutzer (der die Datensatzaktion initiiert hat) oder ein anderer Benutzer in CRM sein. Es folgen nun Angaben, wer in bestimmten Fällen ein angemeldeter Benutzer ist.
- Import: Ein angemeldeter Benutzer ist eine Person, die die Aktion initiiert.
- API: Es handelt sich um den Benutzer, dessen Authentifizierungs-Token in der API verwendet wird.
- Webformular: Es ist der Benutzer, der die Webformularregel erstellt hat. Werden diese Benutzer jedoch deaktiviert oder gelöscht, wird der Superadministrator zum angemeldeten Benutzer.
