Besprechung erstellen

Das Erstellen von Besprechungen im Kalender ist schnell und einfach. Sie können dazu entweder auf den Link Erstellen oder auf ein Datum oder einen Zeitrahmen im Kalender klicken. Nach der Erstellung sind diese Besprechungen auch auf der Registerkarte "Activities" verfügbar. Standardmäßig stellt Zoho CRM die folgenden Felder zum Erstellen von Besprechungen im Kalender zur Verfügung.

• Titel: Name der Besprechung 
  
• Ort: Ort, an dem die Besprechung stattfindet
  
• Ganztägig: Besprechungen, die den ganzen Tag dauern
  
• Von und bis: Datum und Uhrzeit der Besprechung
  
• Wiederholung: Wenn die Besprechung regelmäßig geplant wird
  
• Teilnehmer: Zur Besprechung eingeladene Personen
  
• Erinnerung: Erinnerungen für die Besprechung
  

Das zum Hinzufügen einer Besprechung verwendete Formular kann angepasst werden. Sie können Felder im Formular hinzufügen oder entfernen, mit Ausnahme der oben genannten Standardfelder, die für den Datensatz wichtig sind. Außerdem können Sie Felder als Pflichtfelder markieren. Siehe auch Seitenlayout bearbeiten

So erstellen Sie Besprechungen im Kalender

1. Klicken Sie im Kalender auf den Link Erstellen und wählen Sie Besprechung.
   Sie können auch auf das Datum oder den Zeitrahmen im Kalender klicken und Besprechungen erstellen.
   
   
2. Geben Sie den Titel und den Ort der Besprechung an.
   
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ganztägig, wenn Sie diese als ganztägige Besprechung markieren möchten.
   
4. Wählen Sie für das Datum und die Uhrzeit jeweils von und bis aus.
   Für eine ganztägige Besprechung ist die Option zum Einstellen der Uhrzeit nicht verfügbar.
5. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Gastgeber den Namen eines Benutzers, der die Besprechung veranstalten soll.
   Die im Dropdown-Menü Gastgeber aufgeführten Benutzer basieren auf Ihrer Rollenhierarchie. Die Besprechung wird im Kalender des Organisators erstellt.
6. Wählen Sie das Modul Leads, Contacts oder Andere, um festzulegen, worauf sich die Besprechung bezieht.
   
7. Klicken Sie auf den Link Ändern, wenn Sie möchten, dass sich die Besprechung täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholt.
   Die Standardeinstellung für Wiederholung lautet Keine.
8. Klicken Sie auf den Link Hinzufügen, wenn Sie Teilnehmer zur Besprechung einladen möchten. Sie können Kontakte, Leads, Benutzer und Benutzer aus Rollen, Gruppen, Gebieten usw. auswählen.
   Standardmäßig ist für Teilnehmer Keine ausgewählt. Sie können auch die E-Mail-Adresse von Kontakten angeben, die sich nicht in Ihrem Zoho CRM-Konto befinden, und sie zur Besprechung einladen.
9. Legen Sie eine Erinnerung für die Besprechung fest.
   Standardmäßig werden die Erinnerungseinstellungen beim Erstellen einer Besprechung basierend auf den Kalendereinstellungen des Benutzers, der die Besprechung leitet, festgelegt. Sie können dies jedoch bei Bedarf ändern.
10. Klicken Sie auf Weitere Felder hinzufügen, wenn Sie möchten, dass andere Felder ausgefüllt werden, um weitere Details über die Besprechung hinzuzufügen.
    
11. Klicken Sie auf Speichern.
    

Hinweis: Feiertage und schichtbedingte Urlaubstage können nicht als Datumsangaben für im Kalender erstellte Besprechungen verwendet werden. Eine Fehlermeldung weist dann auf die Nichtverfügbarkeit hin.

Anrufe planen

Sie können im Kalender Anrufe planen. Sie können dazu entweder auf den Link Erstellen oder auf ein Datum bzw. einen Zeitrahmen im Kalender klicken. Nach der Erstellung sind diese Anrufe auch auf der Registerkarte "Activities" verfügbar. Standardmäßig stellt Zoho CRM die folgenden Felder zum Hinzufügen von geplanten Anrufen im Kalender zur Verfügung.

• Betreff: Betreff des Anrufs.
  
• Anruftyp: Standardmäßig ist er ausgehend, da es sich um geplante Anrufe handelt.
  
• Zweck des Anrufs: Der Zweck des Anrufs, z. B. Verhandlung, Kundenakquise, Demo usw.
  
• Kontaktname und Bezogen auf: Ansprechpartner oder ein anderer auf den Anruf bezogener Datensatz
  
• Anrufdetails: Dazu gehören das Anrufdatum und die Startzeit.
  
• Eigentümer: Datensatzeigentümer oder der Benutzer, dem der Anruf zugewiesen ist
  
• Erinnerung: Erinnerungen für den Anruf
  

So fügen Sie geplante Anrufe im Kalender hinzu

1. Klicken Sie im Kalender auf den Link Erstellen und wählen Sie Besprechung.
   Sie können auch auf das Datum oder den Zeitrahmen im Kalender klicken und geplante Anrufe erstellen.
   
2. Geben Sie den Betreff des Anrufs an.
   Standardmäßig lautet der Anruftyp "Ausgehend".
3. Wählen Sie den Anrufzweck aus der Dropdown-Liste aus.
   
4. Wählen Sie das Modul Leads, Contacts oder Andere, um festzulegen, worauf sich der Anruf bezieht.
   
5. Geben Sie das Datum und die Startzeit des Anrufs ein.
   
6. Wählen Sie den Eigentümer aus der Dropdown-Liste aus.
   
7. Legen Sie eine Erinnerung für den Anruf fest.
   Die Erinnerungseinstellungen in den Kalendereinstellungen werden nicht berücksichtigt, da sie nur für Besprechungen festgelegt werden.
8. Klicken Sie auf Weitere Felder hinzufügen, wenn Sie möchten, dass andere Felder ausgefüllt werden, um weitere Details über den Anruf hinzuzufügen.
   
9. Klicken Sie auf Speichern.
   

Hinweis

• Gemäß der Rollenhierarchie können Sie auf Kalender anderer Benutzer im Unternehmen zugreifen. Sie können auch Besprechungen/Anrufe in ihren Kalender hinzufügen. Wenn Sie eine Besprechung bzw. einen Anruf in Ihrem Kalender erstellen, aber einen anderen Benutzer als Gastgeber/Eigentümer des Datensatzes auswählen, wird die Besprechung dem Kalender des Gastgebers/Datensatzeigentümer hinzugefügt.
  
• Wenn Sie auf eine Besprechung im Kalender klicken, werden Details zu der Besprechung angezeigt. Diese Details können in den Seitenlayouteinstellungen angepasst werden, sodass Benutzer auf einen Blick die wichtigsten Details anzeigen können.
  
• Sie können die Besprechungen und Anrufe in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht anzeigen.
  
• Wenn Teilnehmer zu einer Besprechung eingeladen werden, haben Sie die Möglichkeit, die Besprechung zunächst abzusagen und die eingeladenen Personen per E-Mail zu informieren. Erst dann können Sie die Besprechung löschen.