Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1



Beste Community leden,

Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal wel bedenken: de afvoer raakt verstopt, de lift is defect of het warme water werkt niet. Om dit op te lossen hebben we verschillende mensen nodig: een elektricien, loodgieter, rioolservice.

We willen natuurlijk dat onze problemen zo snel mogelijk kunnen worden opgelost. Dit kan gemakkelijk gedaan worden door het proces uit te schrijven en dit te automatiseren. Aan de hand van een voorbeeld zullen we jullie uitleggen om het proces te automatiseren met Zoho Desk.

De Zalmhaventoren, het hoogste gebouw van Nederland, bevat maar liefst 256 appartementen. Stel dat de verlichting van verdieping 49 ineens niet meer werkt, je wilt dit zo snel mogelijk melden, zodat het gerepareerd kan worden. Dit kan door bijvoorbeeld op elke verdieping en elke kamer een specifieke QR code op te hangen. Door de QR code te scannen kun je je probleem melden en zal de desbetreffende partij een melding ontvangen, in dit geval de elektricien. De elektricien zal binnen 24 uur langskomen om het probleem op te lossen.

Hoe ziet dit er nou uit in Zoho Desk?
  1. Binnenkomst van probleem en toewijzing naar de juiste afdeling
  2. Melding naar de juiste persoon
  3. 24 uur de tijd om het probleem op te lossen anders een escalatie.
Zoho App Mapping


Vereisten


Aanbevolen applicatie van Zoho

Klacht invoer

Zoho Forms


Toewijzen van agenten en probleem escalatie


Zoho Desk



Deze use case kan worden opgelost door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk, waarbij Zoho Forms kan worden gebruikt om het klachtenformulier te maken en Zoho Desk de verzamelplaats is voor alle klachten als tickets.



Het proces verloopt als volgt:
Een huurder scant de QR-code die beschikbaar is op elke verdieping van het gebouw om toegang te krijgen tot het klachtenformulier (dat is aangemaakt in Zoho Forms), om een klacht in te dienen. Zodra de huurder het formulier indient, wordt een ticket aangemaakt (in Zoho Desk) voor de klacht. Het aangemaakte ticket wordt toegewezen aan één van de medewerkers met behulp van de Round Robin toewijzingsregel. Zodra het ticket is toegewezen, ontvangen zowel de huurder als de medewerker aan wie het ticket is toegewezen een notificatie met relevante details. Vervolgens zal de medewerker het probleem aanpakken door de geschikte technici te sturen om het gemelde probleem op te lossen.


Er kan een eenvoudig formulier met alleen een naam en e-mailadres worden gemaakt of een complex formulier dat meerdere velden bevat om gedetailleerde informatie vast te leggen, zoals de problemen waarmee de huurder wordt geconfronteerd, de prioriteit van het probleem en enkele andere redenen kunnen ook gemakkelijk in Zoho Forms worden gemaakt.

Zoho Forms
Zoho Forms is een eenvoudig te gebruiken tool om formulieren te maken, zonder dat er downloads of installaties nodig zijn. Je kunt een formulier maken, delen en beginnen met het verzamelen van gegevens in slechts enkele minuten. Zoho Forms is toegankelijk vanaf laptops, tablets en mobiele telefoons.

Klachtenformulier maken in Zoho Forms



Met Zoho Forms kun je formulieren maken met een eenvoudige drag-and-drop optie.

- Begin met het geven van een formuliernaam (de gebruiker wordt doorgestuurd naar een formulierbouwpagina).
- Voeg de nodige velden toe om informatie van je huurders te verzamelen.
- Sla het formulier op.

Zoho Forms biedt kant-en-klare formulieren die geschikt zijn voor verschillende gelegenheden. Een nieuw formulier kan binnen enkele seconden worden gemaakt met behulp van deze sjablonen.

Klachtenformulier


Een URL en een QR-code worden gegenereerd voor het aangemaakte formulier onder het tabblad Delen, dat in een png-vorm kan worden gedownload. De gedownloade QR-code kan worden afgedrukt en op alle muren van elke verdieping van het appartement worden geplakt voor de huurders.


De volgende stap is het integreren van Zoho Forms met Zoho Desk. Dit lees je in de volgende Tips & Tricks van Zoho Desk.

    • Sticky Posts

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 7 maart in Antwerpen

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup van Zoho Desk! Op 7 maart komen we bij elkaar in Antwerpen, samen met een klant en de Zoho Experts van Brainsolutions. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Doe mee aan de Zoho Desk Meetup op 16 Februari in Utrecht

      Beste Community leden, Wij nodigen jullie graag uit voor de Community Meetup voor Zoho Desk! Op 16 februari komen we bij elkaar in Utrecht, samen met Fleetkennis en de Zoho Expert van Mobile XL. Onze experts zullen een live demo presenteren en jouw vragen

    • Wat is er nieuw in Zoho Desk 2023

      Beste Community leden, Hoeveel je ook van je klanten en je werk houdt, als klantenservice medewerker zul je zeker een aantal zware dagen tegenkomen. We hebben het dan over de dagen dat je een paar keer op de snooze-knop drukt, koffie morst op je favoriete

    • Tips & Tricks #10 Automatiseren met Zoho Desk Deel 2

      In deel 1 van het automatiseren met Zoho Desk las je een use case over een probleem in een appartementencomplex en hoe dit door gebruik te maken van Zoho Forms en Zoho Desk kan worden opgelost. In deel 2 lees je meer over het integreren van Zoho Forms

    • Tips & Tricks #09 Automatiseren met Zoho Desk Deel 1

      Beste Community leden, Zoals jullie weten hebben we in Nederland een woningtekort. Een oplossing hiervoor is de hoogbouw. Echter, om de de hoogte in te gaan moet er ook voor de juiste faciliteiten in flats worden gezorgd. Problemen kunnen we allemaal

    • Recent Topics

    • Critical Issue: Tickets Opened for Zoho Support via the Zoho Help Portal Were Not Processed

      Hi everyone, We want to bring to your attention a serious issue we’ve experienced with the Zoho support Help Portal. For more than a week, tickets submitted directly via the Help Portal were not being handled at all. At the same time no alert was posted

    • Adding hyperlinks in CRM emails time automatically

      It may just be me, but when I am writing an email to a lead, I find inserting a hyperlink very time consuming. Granted, I can use templates but there are a ton of scenarios where I might want to put a link in to an website that wouldnt require me to go though the effort of creating a template.  Ideally, the crm would identify that I that a string of text is a URL and insert the hyperlink automatically, just like microsoft outlook or gmail. Has anyone else had this same experience and found a way

    • Enhance "Applications Usage" with Date Filters, Historical Analytics & App-Level Breakdown

      Hello Zoho Creator Team, We are writing to request a critical enhancement to the Applications Usage section to improve our ability to monitor, analyze, and manage our platform consumption over time. While the current view of today’s usage is helpful for

    • External File Share - Allow delete

      Hi Team, when I share an external link and give it edit rights the external user can add but not delete files and folders. what am i doing wrong?

    • Where is the Global Search field?

      I am looking for an alternative to SF.com. Zoho CRM seems to be work fine, and be customizable in terms of the fields and reports. But there's one big thing missing and it's going to prevent us from using it: there's no global search box at the top of

    • How to notify all members on any updates to zoho crm?

      Hi, I am using the free version of zoho CRM and currently seeing this will work for our company. We are a small company and wanted to be more informed about all the changes in zoho. 1. How do I s et notifications that go to the team for any and all changes

    • How to change the format for phone numbers?

      Mobile phone numbers are currently formatted (###) ###-####.  How can I change this to a more appropriate forms for Australia being either #### ### ### or (#)### ### ###?

    • Unattended Access on Android without Play Store

      I'm testing Zoho Assist for remote config and maintenance of our IoT devices. The devices are running Android 8.1 and do NOT have Google Play Store installed, nor can it be installed. I've been able to install Zoho Assist on the devices and load the enrollment

    • Open Sans Font in Zoho Books is not Open Sans.

      Font choice in customising PDF Templates is very limited, we cannot upload custom fonts, and to make things worse, the font names are not accurate. I selected Open Sans, and thought the system was bugging, but no, Open Sans is not Open Sans. The real

    • Is it possible to embed Zoho Bookmarks in the Cliq sidebar?

      Is there any way that each Zoho user can access their bookmarks (that live in https://bookmarks.zoho.eu/ which is technically a part of Zoho Mail) directly within Cliq? As a widget, or an item in the sidebar? My team does not use Mail, it uses Cliq all

    • Show Attachments in the customer portal

      Hi, is it possible to show the Attachments list in the portal for the particular module? Bests.

    • Kaizen #142: How to Navigate to Another Page in Zoho CRM using Client Script

      Hello everyone! Welcome back to another exciting Kaizen post. In this post, let us see how you can you navigate to different Pages using Client Script. In this Kaizen post, Need to Navigate to different Pages Client Script ZDKs related to navigation A.

    • Navigate with Ease: Announcing Improvements to Your Zoho CRM for Everyone's Setup Experience

      Hello Everyone, We’re thrilled to announce new enhancements to the Setup Menu in our Zoho CRM for Everyone system, designed to simplify your workday and streamline your overall experience. What's New? Addition of a Setup Homepage Faster Search in Setup

    • Zoho Projects Webhook fails with HTTP Error 0

      Hello Zoho Community, I am pulling my hair out over this one. I have setup a very basic http(s) server that always responds "ok" and code 200 to incoming GET requests. It will accept any parameters, and any path. Really, all it does is say "ok," and log

    • API 500 Error

      Hello amazing ZOHO Projects Community, I get this message. How can we solve this? { "error": { "status_code": "500", "method": "GET", "instance": "/api/v3/portal/2010147XXXX/projects/2679160000003XXXX/timesheet", "title": "INTERNAL_SERVER_ERROR", "error_type":

    • ZOHO Campaignで表のカラムの幅を調整したい。

      表を作成した際、個々のカラムの幅を調整したいのですが、方法が分かりません。 どなたかご存じの方ご教示ください。

    • Auto-upload Creator Files to WorkDrive

      Hi everyone, I’m working on a workflow that uploads files from Zoho Creator to specific subfolders in Zoho WorkDrive, as illustrated in the attached diagram. My Creator application form has two multi-file upload fields, and I want—on successful form submission—to

    • Exciting Updates to the Kiosk Studio Feature in Zoho CRM!

      Hello Everyone, We are here again with a series of new enhancements to Kiosk Studio, designed to elevate your experience and bring even greater efficiency to your business processes. These updates build upon our ongoing commitment to making Kiosk a powerful

    • Kaizen #129 : Client Script Support for Blueprints

      Hello everyone! Welcome to another week of Kaizen. Today, let us discuss about how you can use Client Script during a Blueprint transtion to meet your requirements. This Kaizen post will provide solution for the post - Need non-mandatory fields in blueprint

    • Search Bar Improvement for Zoho Commerce

      Hey everyone, I've been using Zoho Commerce for a bit now, and I think the search bar could really use an upgrade. Right now, it doesn't show products in a dropdown as you type, which would make finding items a lot faster. On Shopify, for example, you

    • Making digital signatures accessible to all: Introducing accessibility controls in Zoho Sign

      Hi there! At Zoho Sign, we are committed to building an inclusive digital experience for all our users. As part of our ongoing efforts to align with Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), we’re updating the application with support that will go

    • Account Owner Field From Accounts Module to be Displayed in Contacts module

      I have a field in the Accounts Module in the CRM called "Account Owner" i want that field to be also mapped into the Contacts Module custom single line field called "Account Manager".

    • Update a field in the ZOHO Form, basis numeric value in another field in the same form

      I am trying to create a questionnaire in ZOHO, where clients need to answer 10 questions, and basis response, values are assigned. I have created a total score field where the sum of the values is stored. But i am unable to create a rule whereby another

    • How to update "Lead Status" to more than 100 records

      Hello Zoho CRM, How do I update "Lead Status" to more than 100 records at once? To give you a background, these leads were uploaded or Imported at once but the lead status record was incorrectly chosen. So since there was a way to quickly add records in the system no matter how many they are, we are also wondering if there is a quicker way to update these records to the correct "Lead Status". I hope our concern makes sense and that there will be a fix for it. All the best, Jonathan

    • Meet up de Zoho en Bilbao

      Buenos días comunidad! Estamos estudiando hacer un Meet up en Bilbao desde zoho y varios Partners. Para que la experiencia sea excelente, queremos saber cuantas pesonas se vendrían a Bilbao al evento. Y para que sea lo mas útil posible, que temas dentro

    • Picklist reference value in REST

      picklist options can be configured to have a different reference value than the displayed one, should be helpful in things like multilanguage: https://help.zoho.com/portal/en/kb/crm/customize-crm-account/translations/articles/translations is there a way

    • In Zoho inventory Converting sales return to cerdit note from using Api from Creator Error details: {"code":-1,"message":"Invalid Sales Return ID."}

      In Zoho inventory Converting sales return to cerdit note from using Api from Creator Error details: {"code":-1,"message":"Invalid Sales Return ID."} this is button Function used in the Creator map Inventory.Create_Credit_note(int CRE_ID) { return_value

    • Marketing Tip #2: Recover lost sales with abandoned cart emails

      Did you know most online shoppers don’t complete checkout? Automated cart recovery emails are an easy way to bring them back. A simple reminder can recover sales you’d otherwise lose. Try this today: Enable abandoned cart emails in Zoho Commerce and set

    • Billing Management: #9 Usage Billing in IoTs

      We live in a world where connectivity has become a lifestyle rather than a luxury. From smart thermostats that adjust your home's temperature to GPS trackers monitoring end-to-end fleets and sensors that optimize energy grids, the Internet of Things has

    • {"code":1038,"message":"JSON is not well formed"}

      Today this began failing: sales_order_data = zoho.books.createRecord("salesorders",books_organization_ID,order_data); with this error message. {"code":1038,"message":"JSON is not well formed"} This code has been running for two years. Here is the input

    • How can I migrate Shared Mailbox from Zoho Mail to Team Inbox?

      I am unable to migrate mails from my shared mailbox in Zoho Mail to Team Inbox. I am the super admin of my Zoho One plan and yet I am getting an error saying only admins can do this? I don't understand the issue.

    • Remember all the ways we've posted?

      The world celebrates World Postal Day in 2025 with the theme “#PostForPeople: Local Service. Global Reach". The story of the “post” is a story of human connection itself, evolving from simple handwritten notes carried over long distances to instant digital

    • Add Support for Authenticator App MFA in Zoho Desk Help Center

      Hello Zoho Desk Team, We hope you are doing well. We would like to request an enhancement related to security for the Zoho Desk Help Center (customer portal). Currently, the Help Center supports MFA for portal users via SAML, JWT, SMS authentication,

    • Can no longer upload my own Notebook cover

      I've had Notebook for over a year and have been able to create my own notebook covers, but when I tried to upload my own cover for a new notebook today, the upload feature has suddenly been starred, requiring me to upgrade my account. When did this

    • Zoho Desk - Cannot Invite or Register New User

      Hi who may concern, we encountered a problem that we cannot invite user or the visitor cannot register for a user at all through our help center portal, with the snapshot shown as below and the attachement. It always pops up that "Sorry, Unable to process

    • Custom domain issue

      I recently changed records for my support area custom domain for a few months, I then wanted to come back to Zoho, but now I can't connect it and I can't login as it's having an SSL issue. I cannot get a good response from support, as I've been notified

    • How do you generate personalized certificates and save them in dynamic folders using Writer's mail merge?

      Zoho Writer's mail merge feature can help you enhance the certificate management process. It's a great way to save time and effort! Merge certificates and maintain a well-organised repository with personalised certificates stored in separate folders for

    • Zoho Editor

      Zoho PDf Editor is not working I am clicking on EDIT PDf then it again bringing me back to the same page. again and again.

    • The present is a "present"

      The conversation around mental health has been gaining attention in recent years. Even with this awareness, we often feel stuck; the relentless pace of modern life makes us too busy to pause, reflect, and recharge. In the world of customer support, this

    • KPI Widget dashboard select periods

      I have a problem with selecting periods as a user filter. In the beste scenario I would like to have to have a period filter like Google Analytics has of Datastudio (see attachment). In the KPI widget I "Group by "inquiry_date" on week&Year". It selects

    • Next Page