Configurar la integración de Zoho Finance Suite en Zoho CRM

Configurar la integración de Zoho Finance Suite en Zoho CRM incluye las siguientes acciones:

• Habilitar configuración
  
• Elegir los módulos de finanzas que se incluirán en Zoho CRM
  
• Configuración de los ajustes de sincronización
  
• Elegir puntos de activación de Zoho CRM (para la integración con Zoho Books)
  
• Configuración de permisos de perfil
  

 Configurar Zoho Finance Suite

Puedes configurar tu propia cuenta de Zoho Books/Expenses/Billing o configurar la cuenta de una organización existente.

Configurar tu cuenta	Configurar la cuenta de organización de otro usuario
Si deseas configurar tu propia cuenta   Inicia sesión en Zoho CRM con privilegios administrativos.   Ve a Configuración > Marketplace > Zoho > Zoho Finance Suite.   Tu ID de correo electrónico se completará automáticamente. Selecciona la organización que se asociará para la integración.   Procede a configurar los ajustes de sincronización.	Si deseas configurar la cuenta de organización de otro usuario   Obtén la clave ZSC del propietario de la cuenta de Zoho Books/Expenses/Billing.   Especifica la clave ZSC y la dirección de correo electrónico asociada en Zoho CRM.   Selecciona la organización que se asociará para la integración.   Procede a configurar los ajustes de sincronización.

 Para configurar la cuenta de tu organización

1. En Zoho CRM, haz clic en Configuración > Marketplace > Zoho > Zoho Finance Suite.
   
2. En la página  Integración con Zoho Finance Suite, proporciona la siguiente información:
   
   • Tu dirección de correo electrónico (ya completada).
     
   • Organización: Se mostrarán todas las organizaciones creadas en las aplicaciones de Zoho Finance. Selecciona la que deba asociarse con esta integración. 
3. Haz clic en Siguiente.
   

Nota

• Si habilitas la integración cuando no tienes cuentas creadas en ninguna de las aplicaciones de Zoho Finance, se te pedirá que crees una nueva organización y esta organización se creará para las aplicaciones de Zoho Finance que selecciones.
  
• Si tienes una organización en solo una de las aplicaciones de Finance y habilitas la integración para todos los módulos de Zoho Finance, entonces la organización se creará automáticamente para el resto de las aplicaciones de Zoho Finance.
  

 Para configurar la cuenta de organización de otro usuario

Si una persona de tu organización ya tiene una cuenta de Zoho Books/Expenses/Subscription, puedes configurar su cuenta en tu cuenta de Zoho CRM. Necesitarás la Clave de Comunicación de Servicios de Zoho (Clave ZSC) de su cuenta y su dirección de correo electrónico para habilitar la configuración.

1. En Zoho CRM, haz clic en Configuración > Marketplace > Zoho > Zoho Finance Suite.
   
2. En la página  Integración con Zoho Finance Suite, haz clic en el enlace  Configurar la organización de otro usuario.
   
   • Introduce la dirección de correo electrónico del usuario.
     
   • Introduce la clave ZSC de la cuenta de Zoho Books/Expenses/Billing.
     
3. Haz clic en Siguiente.
   

Para generar la clave ZSC en Zoho Books/Zoho Expenses/Zoho Billing

1. Inicia sesión en la aplicación de Zoho Finance requerida.
   
2. Haz clic en Configuración > Integraciones > Clave ZSC de Zoho Books/Zoho Expenses/Zoho Billing.
   
3. Copia la clave ZSC y úsala para la integración de Zoho Finance Suite en Zoho CRM.
   

Nota

• Si habilitas la integración y no hay organizaciones asociadas a ninguna de las aplicaciones de Zoho Finance para la dirección de correo electrónico configurada, se te pedirá crear una nueva organización y esta organización se creará para las aplicaciones de Zoho Finance que selecciones.
  
• Si hay una organización en solo una de las aplicaciones de Zoho Finance y habilitas la integración para todos los módulos de Zoho Finance, entonces la organización se creará automáticamente para el resto de las aplicaciones de Zoho Finance.
  

Elige los módulos de Finanzas que se incluirán en Zoho CRM

Una vez que hayas ingresado los detalles de configuración, selecciona los módulos financieros que se incluirán en Zoho CRM.

 

• Las facturas, cotizaciones, órdenes de venta y órdenes de compra se crearán como submódulos en la pestaña Zoho Books. Si habilitaste la integración con Zoho Invoice, entonces los módulos Factura y Cotización se crearán en la pestaña Zoho Invoice .
  
• Gastos e Informes de gastos se crearán como submódulos en la pestaña Zoho Expense.
  
• Zoho Billing estará disponible como un módulo separado en Zoho CRM.

Usuarios de integración

Los usuarios de Zoho CRM se pueden agregar como usuarios de integración desde Zoho CRM a Zoho Books sin necesidad de nuevas licencias en Books. En otras palabras, los usuarios de integración en Zoho CRM son usuarios estándar de Zoho CRM a quienes los administradores pueden otorgar permisos específicos para realizar ciertas tareas dentro de los módulos de finanzas, como cotizaciones, facturas, órdenes de compra, órdenes de venta, según sea necesario. 
 

¿Qué permisos tienen los usuarios de integración?

1. Después de ser añadidos, los usuarios de integración pueden realizar todas las operaciones, incluyendo crear, ver y editar registros dentro de los módulos de Presupuestos, Órdenes de Venta, Órdenes de Compra y Facturas.
2. Los usuarios de integración no tendrán acceso directo a Zoho Books.

Nota: 
Cuando los usuarios de integración forman parte de múltiples productos de la suite financiera, sus permisos se aplican de forma conjunta dentro de Zoho CRM.

Migración para usuarios existentes

• Para que la integración entre Zoho CRM y Zoho Books funcione sin inconvenientes y para mantener permisos de usuario uniformes, los usuarios existentes tienen la opción de migrar de inmediato.
  
• Como alternativa, cuentan con un período de tres meses para completar la migración. Después de este periodo, los usuarios se agregarán automáticamente como "Usuarios de integración" según su utilización del módulo de finanzas.
  
• Para facilitar esto, selecciona la opción "Migrar usuarios" para ver y gestionar a los usuarios que son comunes a ambos sistemas. Al hacer clic en "Guardar", se iniciará la migración en segundo plano. A partir de ese momento, la integración respetará el alcance y los permisos asignados a cada usuario.
  
• Los usuarios pueden migrar hasta 1.000 usuarios de integración inicialmente. Si necesitan migrar más, pueden contactar al equipo de soporte para recibir ayuda adicional.
  
• Los usuarios que ya forman parte de Zoho Books no se pueden agregar como usuarios de integración.
  

Configurar la configuración de sincronización

Una vez que hayas elegido las aplicaciones de Zoho Finance que se incluirán, se establecerá la sincronización de datos entre los siguientes módulos en Zoho CRM y Zoho Finance Suite.

• Sincronización de cuentas y sus contactos: Esto se aplica a todas las aplicaciones de Zoho Finance.
  
  • Cuentas en Zoho CRM se sincronizarán con los Contactos en la suite de Zoho Finance.
    
  • Contactos en Zoho CRM se sincronizarán con las Personas de contacto en las aplicaciones de Zoho Finance.
    
• Sincronización de proveedores: Proveedores en Zoho Books se sincronizarán con los Proveedores en Zoho CRM. Esta sincronización es aplicable solo para la integración de Zoho Books/Zoho Invoice.
  
• Sincronización de productos: los productos en Zoho CRM se sincronizarán con los artículos en Zoho Books. Esta sincronización aplica solo para la integración con Zoho Books/Zoho Invoice.
  

Para cada uno de los módulos mencionados anteriormente, puedes asignar campos para la sincronización.

Para asignar campos para la sincronización de contactos

1. En la página de integración de Zoho Finance Suite, en la sección de Configuración de sincronización, haz clic en el icono de Configuración en la sección de Sincronización de contactos.
   
2. En la página de Configuración de ContactSync, especifica lo siguiente:
    
   • ¿Qué módulos deben sincronizarse con el contacto de Zoho Finance Suite? - Selecciona una opción de la lista desplegable.
     
   • ¿Qué registros deben sincronizarse? - Selecciona las Vistas de lista del módulo Cuentas/Contactos desde las cuales se sincronizarán los registros.
     
   • ¿Qué se debe hacer con el contacto de Zoho Books cuando el mismo registro se modifica en ambos lados? - Durante la sincronización, si hay duplicados en Zoho Finance Suite, selecciona una opción para Clonar, Sobrescribir o Omitir.
     
   • Asocia los campos de Zoho Finance Suite con los de Cuentas y Contactos de Zoho CRM (según tu selección).
     
   • Haz clic en Guardar.
     

Para asignar campos para la sincronización de proveedores

1. En la página de integración de Zoho Finance Suite, en la sección de Configuración de sincronización, haz clic en el icono de Configuración en la sección de Sincronización de proveedores.
   
2. En la página de Configuración de VendorsSync, especifica lo siguiente:
   
   • ¿Qué registros deben sincronizarse? - Selecciona una opción de la lista desplegable.
     
   • ¿Qué se debe hacer con el proveedor de Zoho Books cuando el mismo registro se modifica en ambos lados? - Durante la sincronización, si hay duplicados en Zoho Books, selecciona una opción para Clonar, Sobrescribir o Omitir.
     
   • Mapea los detalles de los campos de Vendors en Zoho Books con los de Zoho CRM (según tu selección).
     
   • Haz clic en Guardar.
     

Para asignar campos para la sincronización de productos

1. En la página de integración de Zoho Finance Suite, en la sección de Configuración de sincronización, haz clic en el icono de Configuración en la sección de Sincronización de productos.
   
2. En la página de  ContactSync Settings, especifica lo siguiente:
   
   • ¿Qué debe hacerse en el ítem de Zoho Books cuando el mismo registro se modifica en ambos lados? - Durante la sincronización, si hay duplicados en Zoho Books, selecciona una opción para Clonar, Sobrescribir o Omitir.
     
   • Relaciona los campos de Items con los de Productos en Zoho CRM.
     
   • Haz clic en Guardar.
     

Configurar puntos de activación de Zoho CRM (para la integración con Zoho Books/Zoho Invoice)

Puede crear, aceptar o invalidar automáticamente un presupuesto y crear o invalidar una factura según las etapas del trato en Zoho CRM durante la integración con Zoho Books/Zoho Invoice. Seleccione uno de los siguientes puntos de activación si es necesario.

• Crear/Aceptar/Invalidar un presupuesto según la etapa del negocio seleccionada.
  
• Crear/invalidar una factura cuando una oportunidad se gana/se pierde respectivamente
  
• Ninguno
  

Configurar permisos de perfil

Para configurar permisos para perfiles

1. Ve a Configuración > Control de seguridad > Perfiles.
   
2. En la página de Perfiles, haz clic en el enlace Editar del perfil correspondiente que deseas editar.
   
3. En los Permisos a nivel de módulo, selecciona la Visibilidad de pestañas para los módulos Zoho Book/Zoho Invoice y Zoho Expense.
   
4. En las secciones de Permisos de Zoho Books/Zoho Invoice y Zoho Billing , selecciona las casillas de verificación para los siguientes permisos para Facturas, Cotizaciones, Órdenes de Compra, Órdenes de Venta y Resumen de Cuentas por Cobrar y por Pagar, así como para Suscripciones:
   
   • Ver - Para ver las transacciones
     
   • Crear y Editar - Para crear y también editar las transacciones (No disponible para Zoho Billing)
     
   • Correo electrónico - Para adjuntar una copia de la transacción en un correo electrónico y enviarla a los clientes. (No disponible para Zoho Billing)
     
5. Haz clic en Guardar.
   

 Desactivar Zoho Finance Suite

Como administrador de Zoho CRM, puedes desactivar la integración de Zoho Finance Suite desde tu cuenta de Zoho CRM. Si desactivas la integración de Zoho Finance Suite, todos los datos asociados ya no estarán disponibles en Zoho CRM.

Para desactivar Zoho Finance Suite

1. Inicia sesión en Zoho CRM con privilegios de administrador.
   
2. Go to Setup > Marketplace > Zoho > Zoho Finance Suite.
   
3. En la página Integración con Zoho Finance Suite , haz clic en Desactivar.
   Lee las consecuencias de la desactivación y procede a desactivar.
   
   Ten en cuenta que esta desactivación es para todas las aplicaciones de Finanzas integradas en Zoho CRM.

Nota

• Puedes desactivar Zoho Finance Suite por completo o de manera selectiva. 
• Si deseas desactivar una aplicación y mantener intactas las demás integraciones, haz clic en el enlace Editar en la sección de módulos de Finance.
  Desmarca la casilla de los módulos que deseas desactivar y confirma la desactivación.
  
• En este caso, solo se perderán los datos correspondientes a la aplicación desactivada. El resto de los módulos de Zoho Finance permanecerán intactos.
  

 Notas importantes sobre multidivisa

La integración entre Zoho CRM y Zoho Books puede dar lugar a algunos conflictos menores con respecto a la función de Multimoneda. Sin embargo, estos se han gestionado sin inconvenientes en Zoho CRM. A continuación se presentan algunos puntos a tener en cuenta sobre estos conflictos y cómo se han manejado.

Conflicto en la edición de Zoho CRM

La función de multimoneda está disponible en todas las ediciones de Zoho Books/Zoho Invoice debido a la necesidad de emitir facturas y presupuestos a clientes de diferentes países. En Zoho CRM, sin embargo, la multimoneda está disponible solo en la Edición Enterprise.

Si bien la multimoneda está disponible solo en la Edición Enterprise de Zoho CRM, la integración con Zoho Finance Suite está disponible tanto para la Edición Enterprise como para la Edición Professional de Zoho CRM. Esto genera un conflicto si un usuario de la Edición Professional desea habilitar la integración con Zoho Finance Suite.

Si un usuario de la edición Professional de Zoho CRM que tiene múltiples monedas en su cuenta de Zoho Books/Zoho Invoice desea activar la integración con Zoho Finance Suite, la función de multimoneda se habilitará en su cuenta de Zoho CRM.

El usuario puede proceder a agregar múltiples monedas a su cuenta de Zoho CRM. En este caso, la moneda local se obtendrá de la configuración de Moneda local en la sección Información de configuración regional. Para establecer la Moneda local, ve a Configuración > Configuración > General > Detalles de la empresa > Información de configuración regional.

Nota

• La función multidivisa se desactivará en la cuenta de Zoho CRM si dicho usuario de la Edición Professional desea desactivar la integración con Zoho Finance Suite.
  

Conflicto en las monedas base de Zoho Books/Zoho Invoice y Zoho CRM

Si la moneda local en Zoho CRM no es la misma que la moneda base en Zoho Books/Zoho Invoice, no se puede habilitar esta integración.

Por ejemplo, si la Moneda Local en tu cuenta de Zoho CRM es USD y la Moneda Base en Zoho Books/Zoho Invoice es INR, entonces la integración no se puede habilitar. En ese caso, se te recomienda cambiar también la Moneda Base en Zoho Books/Zoho Invoice a USD (ya que la Moneda Local, una vez establecida en Zoho CRM, no se puede cambiar).

Si descubres que la Moneda Base en Zoho Books/Zoho Invoice se ha utilizado para todas las transacciones y no se puede cambiar, por favor escribe a support@zohocrm.com. Nuestro equipo de soporte cambiará la Moneda Local en Zoho CRM por ti. Una vez que las monedas se hayan configurado de forma uniforme en ambas cuentas, se podrá habilitar la integración de Zoho Finance Suite.

Conflicto en la definición del tipo de cambio

Existe un conflicto en cómo se definen los tipos de cambio en Zoho CRM y Zoho Books/Zoho Invoice.

Supongamos que la moneda base es USD tanto en Zoho CRM como en Zoho Books. Cuando agregas una moneda en Zoho CRM, por ejemplo INR, Zoho CRM te pregunta: “1 USD es igual a cuántas INR”. Mientras que, cuando agregas la misma moneda en Zoho Books, Zoho Books te pregunta: “Cuántos USD son iguales a 1 INR”.

Aunque la moneda local es USD en ambos lugares, el tipo de cambio se define como 1 USD = 60 INR en Zoho CRM y en Zoho Books se define como 0.015 USD = 1 INR. Esto es más bien el inverso uno del otro.

Si las facturas emitidas en INR se envían a Zoho CRM, se convierten a la moneda base (USD) antes de mostrarse en las vistas de lista y en los reportes. Zoho CRM utiliza el tipo de cambio indicado en la factura (tipo de cambio de Zoho Books) para realizar la conversión. Por lo tanto, puede haber algunas pequeñas discrepancias en este proceso de conversión cuando la cifra resultante tiene más de 9 decimales. Hasta 9 decimales, las cifras son precisas. La diferencia, en caso de existir, suele ser casi insignificante.

Si deseas ver el monto exacto, siempre puedes consultarlo en Zoho Books.