1. Algunos contenidos pueden estar disponibles únicamente para usuarios específicos.
2. Ten en cuenta que Zoho Subscriptions ahora es Zoho Billing.

Ver pestañas de Zoho Books, Zoho Invoice y Zoho Expense

Cuando hayas integrado el conjunto de aplicaciones de Zoho Finance en Zoho CRM, podrás realizar las siguientes acciones para cada aplicación de Zoho Finance.

Zoho Books

• En la pestaña “Zoho Books” se agrupan los submódulos Facturas, Presupuestos, Órdenes de venta y Órdenes de compra.
  
• Podrás crear facturas, presupuestos, órdenes de venta y órdenes de compra en Zoho CRM, y esto también se sincronizará con Zoho Books.
• Puedes ver facturas, presupuestos, órdenes de compra y órdenes de venta de manera contextual en Zoho CRM.
• Puedes crear vistas personalizadas, informes y paneles en Zoho CRM para los módulos de Zoho Books.
• También puedes ver la barra de Zoho Finance en la página “Detalles del registro” de “Cuentas”/“Contactos” que se muestra en la información relacionada de Cuentas por pagar/por cobrar.
• Puedes ver información de existencias actualizada en el módulo Productos, en la sección Información de Zoho Finance. Esto se obtiene del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance.
  

Zoho Invoice

• En la pestaña “Zoho Invoice” se agrupan los submódulos Facturas y Presupuestos.
  
• Podrás crear facturas y presupuestos en Zoho CRM, y esto también se sincronizará con Zoho Invoice.
• Puedes ver las facturas y los presupuestos de manera contextual en Zoho CRM
• Puedes crear vistas personalizadas, informes y paneles en Zoho CRM para los módulos de Zoho Invoice.

Zoho Expense

• En la pestaña “Zoho Expense” se agrupan los submódulos Gastos e Informes de gastos.
  
• Puedes crear gastos e informes de gastos de Zoho CRM, y esto también se sincronizará con Zoho Expense.
• También puedes ver información de Zoho Expense de manera contextual en Zoho CRM.

Zoho Subscriptions

• El módulo de Suscripciones de Zoho está disponible una vez que se integra Zoho Subscriptions. Podrás crear suscripciones dentro de Zoho CRM y esto se sincronizará también con Zoho Subscriptions.
  
• También puedes ver la lista relacionada de Suscripciones de Zoho dentro de la página de detalles del registro. 
  
• Podrás ver, añadir y editar la información de la suscripción a Zoho de forma contextual en Zoho CRM.
  Zoho Inventory

• Actualmente, no verás la pestaña de Zoho Inventory. Sin embargo, podrás ver la información de Zoho Inventory de manera contextual a través de una lista relacionada y una barra de información en las páginas de detalle de las cuentas y los contactos relacionados. A continuación, se incluye una imagen en la que se muestra el estado de un paquete, por ejemplo, “Enviado” o “Entregado”. 
  
  Luego, está la barra de información en la página Detalle de una cuenta. Los detalles de Zoho Inventory se muestran en las secciones Elementos pedidos y Envío en progreso, mientras que la información de Zoho Books se muestra en Cuentas por cobrar y por pagar. 
  
  

Actualización del estado de facturas, presupuestos, órdenes de compra y órdenes de venta

Puedes actualizar el estado de “Facturas”, “Presupuestos”, “Órdenes de compra” y “Órdenes de ventas” directamente en Zoho CRM.

Cuando envías un Presupuesto al cliente para que lo apruebe, a veces, el cliente puede aceptarlo en un modo sin conexión, quizás, mediante una llamada telefónica. En tal caso, puedes marcar manualmente un Presupuesto como Aceptado directamente en Zoho CRM.

Del mismo modo, hay muchas acciones que se pueden realizar en Facturas, Presupuestos, Órdenes de compra y Órdenes de venta directamente en Zoho CRM. Estas acciones son las que se mencionan a continuación:

Las acciones asociadas con Facturas

• Marcar como Enviado

Las acciones asociadas con Presupuestos

• Marcar como Enviado
• Marcar como Aceptado
• Marcar como Rechazado

Acciones asociadas con los Órdenes de venta

• Convertir en Abierto
• Marcar como Cerrado
• Marcar como Anulado
• Volver a abrir

Las acciones asociadas con Órdenes de compra

• Convertir en Abierto
• Marcar como Cancelado
• Marcar como Cerrado
• Volver a abrir

Crear registros de Zoho Finance en Zoho CRM

Para crear registros de Zoho Finance, no debes tener una sesión iniciada en ninguna de las aplicaciones de Zoho Finance. Puedes crear uno desde Zoho CRM. Esto incluye los módulos de Zoho Books, Facturas, Presupuestos, Órdenes de venta y Órdenes de compra, además de los módulos de Zoho Expense, Gastos e Informes de gastos. 

Para crear un registro de Zoho Finance en Zoho CRM

1. Ve a la pestaña de Zoho Finance que desees. (Zoho Books, Zoho Expense)
2. Haz clic en el submódulo que desees. Por ejemplo, Facturas.
3. Haz clic en Nuevo [registro]. Por ejemplo, Nueva factura. 
   Se muestra el formulario de Factura de Zoho Books en Zoho CRM.
4. Completa los detalles de [Registro] y guarda el registro.
   El registro de Zoho Finance creado en Zoho CRM también se sincronizará inmediatamente con la aplicación correspondiente de Zoho Finance, en este caso, Zoho Books.

Nota

• La sincronización de datos en los módulos de transacciones es instantánea. Mientras que la sincronización de cuentas, contactos y productos se hará una vez cada 2 horas.
• Sin embargo, siempre puedes activar la sincronización instantánea para las cuentas, contactos y productos manualmente en Zoho Books y Zoho CRM.
• Para habilitar la sincronización manual en Zoho CRM, ve a Configuración > Extensión y API > Zoho > Zoho Finance Suite y haz clic en Sincronizar ahora en las secciones “Sincronización de contactos”, “Sincronización de proveedores” y “Sincronización de productos”, según sea necesario.
• Para habilitar la sincronización manual de cuentas, contactos y productos en Zoho Books, haz clic en Configuración > Integraciones > Aplicaciones de Zoho > Zoho CRM y habilita la sincronización inmediata para “Cuentas” y “Contactos” o “Productos”, según sea necesario.
  

Ver información del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance de manera contextual

Cuando la integración del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance esté configurada, los usuarios pueden ver la información del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance en las cuentas, los contactos y los acuerdos potenciales asociados. Ten en cuenta que esta función solo estará disponible para los usuarios que tengan los permisos correspondientes en Zoho Books/Expense/Subscriptions habilitados en sus perfiles de usuario. Asegúrate de haber importado los registros de cuenta desde Zoho CRM a Zoho Books o Zoho Expense antes de asociar las facturas.

Para ver la información del conjunto de aplicaciones de Zoho Finance de manera contextual

1. Haz clic en el módulo Contactos, Cuentas, Proveedores o Acuerdos y, luego, selecciona un registro.
2. En la página [Detalles del registro] de los módulos “Contactos”, “Cuentas”, “Proveedores” o “Futuros clientes”, ve a la lista relacionada Zoho Books/Expense/Subscriptions.
   
   • Lista relacionada de Zoho Books.
     
   • Lista relacionada de Zoho Expense.
     
   • Lista relacionada de Zoho Subscriptions.
     
   • Lista relacionada de Zoho Inventory. (Paquetes). 
     
     Se mostrará toda la información de Zoho Finance asociada al registro.
     Las órdenes de compra se muestran solo para los proveedores.
     
3. Haz clic en el ícono Actualizar junto a cada lista relacionada para ver los últimos registros.
4. Mueve el puntero del mouse hacia un registro y haz clic en el enlace de PDF para descargar la factura/el presupuesto/la orden de venta como PDF.
5. También puedes crear un nuevo registro a partir de cada una de estas listas relacionadas.
   
   No puedes crear un nuevo producto desde la lista relacionada “Paquetes”.

Enviar información de Zoho Finance a través de correo electrónico

Puedes enviar facturas, presupuestos, órdenes de venta y órdenes de compra como PDF a tus clientes o proveedores en Zoho CRM. Solo los usuarios con el permiso Correo electrónico en Zoho Books pueden usar esta función.

Para enviar transacciones mediante correo electrónico en formato PDF

1. Haz clic en la pestaña Zoho Books.
2. Haz clic en el submódulo que desees.
3. En la página [Detalles del registro] de la factura/el presupuesto/la orden de venta/la orden de compra, haz clic en el botón “Correo electrónico”.
4. Haz clic en factura, presupuesto, orden de venta u orden de compra.
5. En la página de detalles, haz clic en Correo electrónico.
6. 
   Introduce los detalles del correo electrónico.
   Para las facturas, puedes elegir Adjuntar PDF de la factura y Adjuntar declaración del cliente.
7. Haz clic en Enviar.

Nota

• Adjuntar PDF de la factura está disponible para “Facturas” y “Presupuestos”.
• Adjuntar declaración del cliente está disponible solo para “Facturas”.
• No hay ninguna opción disponible para órdenes de compra u órdenes de venta.
  

Crear vistas personalizadas (aplicable solo para los módulos de Zoho Books)

Ya que los módulos de Zoho Books están disponibles como registros de Zoho CRM, puedes crear vistas personalizadas para Facturas, Presupuestos, Órdenes de venta y Órdenes de compra.

Por ejemplo, puedes crear una vista de lista personalizada para la factura de una cuenta particular.

Consulta también “Crear vistas de lista personalizadas”.

Crear informes y paneles

Zoho CRM te permite generar informes y paneles en función de los módulos de Zoho Books y Zoho Expense.

Informes de Zoho Books

Cuando la integración de Zoho Books ya está habilitada en Zoho CRM, también podrás ver una sección llamada Informes de Zoho Books en el módulo Informes. Esta sección tendrá 6 informes predeterminados. Son los siguientes.

• Importe a pagar por cliente
• Facturas vencidas por cliente
• Orden de compra de este mes
• Ventas por cliente
• Ventas por producto
• Ventas por usuarios
  

Estos informes son predefinidos. Siempre puedes editar estos informes, además de crear informes personalizados para el módulo de Zoho Books. Si has integrado Zoho Invoice, podrás ver los Informes de Zoho Invoice.

La siguiente es una captura de pantalla de un informe de facturas creado para mostrar cuántas facturas vencen cada día dentro de los próximos 5 días.

Consulta también “Creación de informes”.

También puedes crear un panel de Zoho Books con diferentes componentes tomados de Informes de Zoho Books. Aquí hay un panel en el que se muestra cuántas facturas vencen cada día dentro de los próximos 5 días.

Consulta también “Creación de paneles”.

Informes de Zoho Expense

Los informes de Zoho Expense para Zoho CRM te proporcionan una gran visión de sus gastos relacionados de ventas. Digamos que, para generar nuevos negocios, viajas para reunirte con una gran cantidad de clientes potenciales. Es probable que hayas tomado nota del recorrido, el embarque y otros gastos de todo el viaje, pero ¿cómo saber si estos gastos realmente valen la pena?

Esto solo es posible si comparas la cantidad de cada acuerdo cerrado con los gastos incurridos para hacer lo mismo. Pero esto es una molestia, ya que sabes que los detalles del gasto y de las ventas están disponibles en diferentes herramientas. La integración de Zoho Expense en Zoho CRM soluciona esa brecha. Con esta integración, podrás generar informes de gastos en cualquier contexto de ventas directamente en Zoho CRM.

Por lo tanto, en el ejemplo anterior, podrás generar informes rápidamente sobre comparaciones entre los acuerdos y los gastos asociados con los acuerdos, a fin de que compruebes si has gastado muy poco o demasiado. Zoho CRM también te proporciona un conjunto de informes predeterminados de Zoho Expense. Algunos de ellos son los siguientes:

Puedes editar estos informes, generar nuevos y, también, crear paneles a partir de ellos.

Zoho Subscription Reports

Zoho CRM ofrece informes y paneles analíticos preconfigurados que los usuarios pueden ajustar según sea necesario para crear reportes personalizados. A su vez, esto permite a los usuarios obtener una mejor comprensión de sus clientes y rastrear métricas clave de rendimiento, habilitándolos para tomar decisiones más informadas.

Para probar los reportes predefinidos del sistema basados en Zoho Subscriptions, puedes navegar al módulo de Reportes y seleccionar cualquiera de los reportes disponibles bajo la carpeta Reportes de Zoho Subscription.

Hay dos paneles de control disponibles para Zoho Subscription: Resumen de Zoho Subscription y Información de Zoho Subscription. Puedes navegar al módulo de Analíticas y encontrar estos paneles de control por defecto en el panel izquierdo.

Zoho Subscription Overview

Zoho Subscription Insights

Nota

• Cuando crees un informe en Zoho CRM, si escoges uno de los módulos de Zoho Books como el módulo principal, por ejemplo, Facturas, verás los Elementos en la lista de Módulos relacionados.
  
• El módulo Elementos almacena los elementos o productos de línea que se utilizan para la creación de presupuestos, órdenes de ventas y facturas. Asegúrate de escoger este módulo cuando crees informes a partir de los módulos de Zoho Books.
• Cuando habilites la integración de Zoho Books y Zoho Inventory, los informes cambiarán al nombre Informes de Zoho Finance.