Puedes crear proyectos para las cuentas, los contactos y los acuerdos en Zoho CRM. Los usuarios en tu cuenta de Zoho CRM pueden crear o asociar proyectos si tienen permiso para hacerlo.

Nota

• El usuario debe tener el permiso para crear proyectos en Zoho Projects para crear un proyecto en Zoho CRM.
  
• El usuario debe tener el permiso para agregar usuarios en Zoho Projects para agregar usuarios en un proyecto en particular.
  
• En caso de que estés creando un proyecto desde el módulo de contactos, el contacto en cuestión debe tener una dirección de correo electrónico asociada.
  

Para crear un nuevo proyecto a partir de la página de detalles del registro en Zoho CRM

1. Haz clic en los módulos de cuentas, contactos o acuerdos y selecciona un registro.
   
2. En la página [Detalles del registro], ve a Zoho Projects en la lista relacionada.
   
3. Haz clic en Nuevo proyecto.
   Se te avisará si no tienes permiso para crear un proyecto.
   
   
   
   
4. En la sección Detalles del proyecto, haz lo siguiente:
   
   • Introduce el Nombre del proyecto.
     
   • Elige una plantilla creada previamente en la lista desplegable.
     
   • Elige un propietario del proyecto en la lista desplegable.
     
   • Introduce la fecha de inicio y la fecha de finalización del proyecto.
     
   • Selecciona un grupo de proyectos al que pertenezca el proyecto. (Consulta también: Crear grupos de proyectos)
     
   • Introduce una descripción general del proyecto para el proyecto.
     
     
     
     
   • Para agregar más detalles relacionados con el proyecto, haz clic en Mostrar más campos y haz lo siguiente:
     
     • Elige el estado de facturación del proyecto en la lista desplegable. 
       
     • Selecciona el método de facturación y el presupuesto del proyecto (según la cantidad/según las horas) en las listas desplegables respectivas.
       Ten en cuenta que estos dos campos solo aparecerán si los proyectos están integrados en Zoho Books. Cuando se agregan campos personalizados en Zoho Projects, estos aparecerán cuando haga clic en Mostrar más campos.
       Puedes recopilar información adicional desde Zoho CRM con estos campos personalizados.
       
       
     
     
     
   • En la sección Usuarios del proyecto, haz clic en Agregar usuarios.
     
   • Selecciona a los usuarios de la lista. 
     Solo los usuarios de Zoho CRM aparecerán en la lista. 
   • Selecciona una función y un perfil en la lista desplegable, si deseas cambiar la función y el perfil actuales del usuario.
     
     
     
     
5. En la sección Detalles del cliente, selecciona a los usuarios clientes.
   
   Solo el usuario seleccionado tendrá acceso al proyecto.
   
   • Para los contactos: el contacto al cual desea agregar el proyecto será el usuario cliente. Puedes agregar varios contactos como usuarios clientes, pero no puedes agregar un contacto en dos clientes.
     
   • Para las cuentas y los acuerdos: todos los contactos de Zoho CRM asociados con la cuenta o el acuerdo aparecen en la lista para ser agregados como usuarios clientes.
     
     
6. Haz clic en Guardar.
   

Asociar un proyecto

En Zoho CRM, también puedes asociar los proyectos ya creados con las cuentas, los contactos y los acuerdos. El usuario debe tener el permiso para editar el proyecto en Zoho Projects para editar o asociar el proyecto para su perfil.

Para asociar un proyecto existente

1. Haz clic en los módulos de cuentas, contactos o acuerdos y selecciona un registro.
   
2. En la página [Detalles del registro] de los módulos de cuentas, contactos o acuerdos, haz clic en Asociar proyecto.
   Recibirás una alerta si no tienes permiso para asociar un proyecto.
   
   
   
   
3. En la sección Asociar proyectos, haz lo siguiente:
   
   • Selecciona el proyecto necesario en la lista desplegable Nombre del proyecto.
     
     • Aquí solo aparecerán los proyectos para los cuales el usuario tenga permisos de edición/asociación. 
       
     • Los proyectos que ya estén asociados con el registro no aparecerán en la lista. Se agregarán la descripción y los usuarios de proyecto del proyecto seleccionado.
       
   • Modifica la descripción general del proyecto, si es necesario.
     
   • Asigna un propietario del proyecto y el grupo de proyecto en la lista desplegable.
     
   • Haz clic en el enlace Mostrar más campos para agregar o cambiar los detalles relacionados con el proyecto.
     Puedes agregar o editar el estado de facturación, el método de facturación, el presupuesto del proyecto y los demás campos personalizados.  
     
     
     
     
   • Haz clic en el enlace Agregar usuarios y selecciona las casillas de verificación para agregar usuarios.
     Solo los usuarios de Zoho CRM aparecerán con su función y perfil correspondientes en los proyectos.
     Puedes seleccionar una función y un perfil de la lista desplegable, si es necesario.
     
     
     
     
4. En la sección Detalles del cliente, selecciona a los usuarios clientes.
   
   El usuario seleccionado tendrá acceso al proyecto.
   
   • Para los contactos: el contacto al cual desea agregar el proyecto será el usuario cliente. Puedes agregar varios contactos como usuarios clientes, pero no puedes agregar un contacto en dos clientes.
     
   • Para las cuentas y los acuerdos: todos los contactos de Zoho CRM asociados con la cuenta o el acuerdo aparecen en la lista para ser agregados como usuarios clientes.
     
     
5. Haz clic en Guardar.
   

Nota 

El propietario del portal se agregará automáticamente como uno de los usuarios, siempre que sea también parte de la cuenta de Zoho CRM.

Quitar los proyectos asociados desde Zoho CRM

Cuando un proyecto está completo, si no deseas que aparezca en un registro, puedes quitarlo. Cuando quitas un proyecto, no se elimina de Zoho Projects. El proyecto solo desaparece de Zoho CRM.

Para quitar proyectos

1. Haz clic en los módulos de cuentas, contactos o acuerdos y selecciona un registro.
   
2. En la página [Detalles del registro] de los módulos de cuentas, contactos o acuerdos, ve a la lista relacionada de Zoho Projects.
   Se enumerarán los proyectos asociados con el nombre del proyecto, el estado del proyecto, la descripción del proyecto y los detalles de finalización del proyecto.
3. Haz clic en el enlace Eliminar en el proyecto correspondiente.
   

Crear grupos de proyectos

Un grupo de proyectos se puede crear mientras crea un nuevo proyecto o edita uno existente. Un grupo de proyectos se crea en Zoho CRM en la pestaña de proyectos.

Para crear un grupo de proyectos en Zoho CRM

1. Haz clic en la pestaña Proyectos.
   
2. Haz clic en Proyectos en el panel de la izquierda.
   
3. Haz clic en Nuevo proyecto.
   
4. En el campo Nombre del grupo, haz clic en el icono Agregar (+).
   Introduce el nombre del nuevo grupo de proyectos.
5. haz clic en Agregar grupo.
   Ahora se ha creado un nuevo grupo de proyectos. Esto se puede asociar con proyectos existentes y nuevos.
   
   

Crear un proyecto para los contactos

En Zoho CRM, puedes crear proyectos para el módulo Contactos incluso si el contacto no está asociado a una cuenta. Es decir, no es obligatorio que el contacto tenga una cuenta asociada para crear un proyecto. Mientras creas un proyecto para el contacto, se te solicitará si deseas continuar creando un proyecto sin una cuenta. Sin embargo, debes tener en cuenta los siguientes puntos al crear un proyecto:

• Una vez creado el proyecto, el contacto será considerado como el cliente en Zoho Projects.
  
• El contacto se creará como un cliente ficticio en Zoho Projects y todos los proyectos estarán asociados a este cliente. Sin embargo, no se creará ninguna cuenta en Zoho CRM. Por ejemplo, si el contacto tiene la dirección de correo electrónico patricia@zylker.com, un cliente ficticio llamado "Patricia" se creará en Zoho Projects. Todos los proyectos creados para este contacto se moverán directamente al cliente "Patricia". 
  
• En el futuro, si el contacto está asociado a una cuenta, esta se fusionará con la empresa del cliente en Zoho Projects y el nombre de la empresa del cliente se actualizará con el nuevo nombre de la cuenta. Por ejemplo, si Patricia está asociada a una cuenta denominada "Zylker". En Projects, el nombre del cliente "Patricia" será sustituido por "Zylker".
  
• No se te permitirá crear proyectos para cuentas que estén asociadas a más de un contacto, dado que habrá discrepancia a la hora de fusionar los clientes en Projects. 
  
• Si una cuenta ya es una empresa cliente en Projects y también está asociada a un contacto, se producirá un error si se crea un proyecto debido a la discrepancia en la fusión de los clientes.
  

Para crear un nuevo proyecto para los contactos 

1. Ve al módulo de contactos y selecciona un registro.
   
2. En la lista relacionada del registro, ve a Zoho Projects > haz clic en Nuevo proyecto.
   
3. Haz clic en Sí, continuar en el menú emergente. 
   
4. Introduce los detalles del proyecto en el formulario.
   
5. Haz clic en Guardar.
   
   

Acceder a la pestaña de proyectos

La integración de Zoho Projects con Zoho CRM está diseñada para hacer más fácil la creación y asignación de proyectos para los usuarios de Zoho CRM después de obtener un acuerdo. Los detalles completos del proyecto de Zoho Projects se ingresan en Zoho CRM y se presentan en la pestaña de proyectos. Las funciones son las mismas que en Zoho Projects. Puedes realizar todas las tareas y actividades que harías en Zoho Projects desde Zoho CRM. Consulta también Ayuda de Zoho Projects

• Cuando hagas clic en la pestaña de proyectos, entrarás a una ventana iFrame donde se cargan los detalles desde Zoho Projects. Entrarás a la sección Fuentes de la cuenta de Zoho Projects respectiva.
  
  
  
  
• Cuando hagas clic en un proyecto desde la página Detalles del registro de las cuentas, los contactos o los acuerdos, entrarás al panel del proyecto en particular.
  

Crear una tarea nueva para un proyecto de Zoho CRM

Puedes crear rápidamente una tarea nueva para un proyecto de un contacto, una cuenta o un acuerdo. Esta tarea creada en Zoho CRM se puede sincronizar con Zoho Projects. Los usuarios con el permiso para agregar tareas en Zoho Projects solo pueden crear/sincronizar tareas desde CRM.

Para crear una nueva tarea

1. En la página Detalles del registro del módulo seleccionado, haz clic en el botón Nueva tarea en la lista relacionada de actividades abiertas.
   
2. Introduce los detalles necesarios y haz clic en Guardar y agregar a Zoho Projects. 
   
   
   
   Si no ves el botón Guardar y agregar a Zoho Projects, significa que no hay proyectos en la lista del registro seleccionado.
3. En la ventana emergente Agregar a Zoho Projects, selecciona el proyecto al cual deseas agregar la tarea.
   
   Solo aparecerán los proyectos a los que pertenece el usuario.
   
   
   
   
   
   También puedes sincronizar las tareas con tu cuenta de Zoho Projects o agregar directamente una tarea a Zoho Projects. Aparece un icono de sincronización junto a la lista de actividades abiertas, que garantiza que las tareas creadas en Zoho CRM están sincronizadas con la cuenta de Projects.
   
   
   
4. Los campos de tareas se asignarán y las notas relacionadas con la tarea también estarán sincronizadas.
   
   
   Asignación de campos
   
   

   Campos de CRM	Campos de Projects
   Asunto	Título de la tarea
   Propietario de tarea	Usuario asignado a la tarea
   Fecha de vencimiento	- Fecha de inicio (fecha actual) - Fecha de finalización (la fecha de finalización solo se sincronizará con Zoho CRM)
   Estado - Completado - No iniciado	Finalización: la finalización se asignará en un 100 % en Zoho Projects. - Otro estado (no iniciado) se establecerá en 0 % en Projects.
   Notas	Comentario (el contenido de las notas de CRM se asignará como comentarios en la cuenta de Projects y el título de las notas no se sincronizará)
   Descripción	Descripción
   Prioridad - Alta, más alta - Baja, más baja - Normal	Prioridad - Alta - Baja - Media

5. Haz clic en Guardar.
   Ahora, la tarea se agregará al proyecto seleccionado.

Nota

• No puedes asociar una tarea a un proyecto cuando el registro en cuestión no está relacionado con ningún proyecto.
  
• Si comentas desde Zoho Projects una tarea creada originalmente en Zoho CRM, este comentario se agregará como una nota al contacto/cuenta/acuerdo potencial asociado en Zoho CRM.
  
• Si el propietario de la tarea asignada desde Zoho Projects no es un usuario de Zoho CRM, entonces el que crea esa tarea en Zoho CRM será asignado como el propietario automáticamente. Sin embargo, si el propietario de la tarea asignada desde Zoho CRM no es un usuario en Zoho Projects, entonces la tarea quedará sin asignar en la cuenta de Zoho Projects.
  
• Las tareas restauradas desde la papelera de reciclaje en Zoho CRM se tratarán como nuevas tareas en Zoho Projects, dado que Zoho Projects no es compatible con la papelera de reciclaje.
  
• Si la integración de proyectos se desactiva en Zoho CRM, la sincronización de todas las tareas y notas también se desactivará.
  
• El campo Fecha de finalización (la fecha de finalización de la tarea en Zoho CRM) solo estará sincronizado con Zoho CRM.
  
• El Título de la nota no se sincronizará con Zoho Projects.
  
• Los campos Recordatorios y Archivos adjuntos no se sincronizarán, porque Zoho CRM y Zoho Projects tendrán sus propios recordatorios y archivos adjuntos.
  
• Las tareas repetitivas no se ingresan a Zoho Projects.
  

Ver tareas, hitos y errores

Las tareas, los hitos y los errores asociados con un proyecto se ingresan desde Zoho Projects hasta Zoho CRM. En Zoho CRM, puedes ver estos en la página [Detalles del registro] del módulo de cuentas, contactos o acuerdos. También puedes agregar una tarea y un hito desde Zoho CRM.

Para ver las tareas, los hitos y los errores

1. Ve a la página [Detalles del registro] del módulo necesario.
   
2. En la sección Zoho Projects, haz clic en la barra de finalización en la tarea o el error, dependiendo de lo que desees agregar al proyecto.
   
   
   
   
3. En la ventana emergente que aparece, agrega una nueva tarea o un error.
   
   Consulta también Ayuda de Zoho Projects
   
   
   
   
   
4. Haz clic en Finalización del proyecto para ver métricas importantes como las tareas planificadas en comparación con las reales, el estado del proyecto, etc.,