Navegación de registros

La navegación se refiere principalmente al proceso de desplazarse hacia adelante y hacia atrás dentro de los registros. En Zoho CRM, la navegación permite moverse fácilmente entre los registros; ofrece opciones para elegir la cantidad de registros que se mostrarán en una página y ahorra tiempo al acceder a ellos. Consulta también Navegar entre registros

Las dos opciones de navegación disponibles en Zoho CRM son:

• Navegación a nivel de página
  
• Navegación a nivel de registro
  

Navegación a nivel de página

Con la navegación a nivel de página, puedes desplazarte fácilmente entre la página anterior o la siguiente de un módulo para ver la lista de registros. Además, según tu edición de Zoho CRM, puedes seleccionar la cantidad de registros que se mostrarán en la página de inicio del módulo.

 

Navegación a nivel de registro
 

Con la navegación a nivel de registro, puedes pasar de un registro al anterior o al siguiente de forma consecutiva. También puedes ver el primer o el último registro.
 

 

Buscar registros

Cuando tiene una lista de registros aparentemente interminable en un módulo de CRM, buscar un registro específico puede ocuparle todo su tiempo. Lo entendemos, por eso Zoho CRM le ofrece tres opciones para buscar registros:  Consulte también Buscar registros

Las diferentes opciones de búsqueda disponibles en Zoho CRM son:
 

• Buscar registros por alfabeto
  
• Buscar registros por información
   
• Buscar registros por criterios usando filtros avanzados
   

Buscar registros por letra

Selecciona una letra y CRM listará todos los registros que comiencen con esa letra. 

Buscar registros por información

Busca un registro al seleccionar cualquier información, como llamadas, tareas, eventos, módulos, etc. 

Buscar registros por criterios utilizando filtros avanzados

Indica detalles específicos como empresa, correo electrónico o país en el filtro avanzado como criterios para buscar los registros. 

Crear registros

Puedes capturar información sobre prospectos, tratos, cotizaciones, y más desde diversas fuentes y agregarlos como registros en los módulos. Puedes agregar estos registros en tu cuenta de CRM de más de una manera; puedes agregarlos manualmente, importarlos al CRM o capturar los datos desde los formularios web.
 

 

Nota

• Es posible que algunos de los campos estándar que se enumeran a continuación no sean visibles ni editables, según el proceso empresarial de su organización.
   
• En caso de que desee agregar o modificar campos, comuníquese con su Administrador del sistema para obtener más detalles sobre el uso de otros campos.
  

Para obtener una lista completa de los campos estándar de clientes potenciales, haz clic aquí.
 

Crear registros manualmente
 

Si tienes un número limitado de registros, puedes agregarlos manualmente en el módulo de CRM. Puedes crear registros de forma individual mediante los siguientes métodos:

• Completar los detalles en el formulario de creación del registro.
  
• Duplicar el registro con pocos cambios en los detalles existentes.
   

Puedes crear clientes potenciales de forma individual mediante lo siguiente:

• Completar los detalles en el formulario de creación del cliente potencial.
  
• Clonar el cliente potencial con pocos cambios en el registro existente.
   

Nota

• De forma predeterminada, quien crea el cliente potencial es su propietario.
   
• Para cambiar el propietario, haz clic en el Cambiar enlace en el Propietario del cliente potencial campo desde la página de detalles del cliente potencial y selecciona otro usuario.
  

Para crear prospectos individualmente

1. En la [Module] pestaña, haz clic en Nuevo [Module] . O bien, haz clic en .
    
2. En la Crear registro página, ingrese los detalles. (Consulte los Campos estándar)
    
3. Haz clic en Guardar.
    

Para clonar registros

1. Vaya a la pestaña del módulo deseado (p. ej., Leads, Account, Contracts, etc.).
    
2. En la [Módulo] pestaña, haz clic en el registro específico que se va a clonar.
    
3. En la [Module] Detalles página, haz clic en Clonar.
    
4. En la Clonar [Registro] página, modifique los detalles necesarios.
    
5. Haz clic en Guardar.
   

Importar registros

Es muy posible que esté utilizando diferentes sistemas para recopilar datos importantes relacionados con el negocio. En este caso, será importante importar los registros directamente a su sistema CRM para evitar cualquier tipo de inconsistencias de datos. Por ejemplo, podría estar adquiriendo registros de fuentes externas, capturando solicitudes de productos a través de sitios web, obteniendo registros de una unidad de negocio diferente dentro de la organización donde existe la posibilidad de ventas cruzadas de productos, o migrando datos desde su sistema anterior a Zoho CRM. En todos estos casos, importar registros mejora su productividad. Zoho CRM le ofrece  dos opciones:
 

• Importación de datos en módulos individuales de Zoho CRM: Los archivos individuales se pueden importar, uno a la vez, a un módulo específico.
   
• Migración de datos desde otras cuentas a Zoho CRM: Se puede usar el asistente de migración al migrar desde otro CRM y transferir una gran cantidad de datos a Zoho CRM. Ver también: Migrar datos
   

Puede importar registros si está autorizado para realizar esta operación. De lo contrario, el Importar registros botón en la página de inicio de [Module] estará oculto en su interfaz de usuario.
Consulte también:  Importar datos

Nota

• El enlace Importar se muestra solo si tienes el permiso para usar la función Importar.
   
• Comunícate con tu administrador en caso de que estos enlaces estén deshabilitados.
   
• Antes de importar registros, debes tener los detalles de los registros en un archivo CSV/XLS.
   
• Antes de importar los registros, cierra el archivo CSV/XLS y el programa de hojas de cálculo.
   
• Asegúrate de que el archivo CSV no contenga apóstrofos (por ejemplo, ABC's).
  

 

Capturar registros con formularios web

Con los formularios web puede simplificar el proceso de captura de la información de los visitantes o usuarios desde el sitio web de su empresa a su sistema CRM. Esto automatiza la importación de datos desde sitios web a Zoho CRM.  Los formularios web se admiten para los módulos de Clientes potenciales, Contactos, Casos y otros módulos personalizados en su cuenta. Puede usar un formulario web para realizar encuestas, recibir comentarios, generar ventas en línea, responder a las consultas de los clientes, entre otras cosas.
 

Beneficios

Los formularios web se pueden usar para:

• Capturar datos (información de los visitantes)
   
• Comunícate con los visitantes del sitio web
   
• Realizar encuestas
   
• Responder a las preguntas de los usuarios
   
• Generar ventas en línea
   
• Recibe comentarios en línea 

Nota

• Cuando el correo electrónico se envía a los usuarios dentro de la organización, se envía como una notificación desde la dirección de correo electrónico notifications@zohocrm.com.
  

Cambiar el propietario del registro

Con la opción de cambiar el propietario del registro, puedes transferir la propiedad de un registro a otro usuario. Además, también puedes transferir la propiedad de las actividades abiertas, los contactos abiertos o los negocios abiertos que están asociados con el registro y que pertenecen al propietario del registro.
 

A continuación, algunos puntos importantes a tener en cuenta al cambiar la propiedad de un registro:

• Cuentas: Al cambiar la propiedad de un registro en el módulo de Cuentas, puede optar por cambiarla al propietario seleccionado o mantener al propietario anterior para las actividades abiertas, los negocios abiertos o los contactos asociados con el registro.
   
• Contactos: Al cambiar la titularidad de un registro en el módulo de Contactos, puedes elegir cambiar también la titularidad de las actividades abiertas o de los tratos abiertos que estén asociados al registro, o conservarla tal como está.
   
• Otros módulos (excepto el módulo de Actividades): Si se cambia el propietario del registro, también puede optar por cambiar el propietario de las actividades abiertas asociadas.
   
• Cambio del propietario del registro en reglas de automatización: Si has configurado una regla de automatización que se activará al editar un registro o al actualizar un campo, el desencadenador se aplicará únicamente al registro padre y al hijo de primer nivel. Por ejemplo, una cuenta tiene un negocio abierto y ese negocio está asociado a un contacto, por lo que la regla (si existe) se activará solo para la cuenta y el negocio abierto. No se aplicará al contacto del negocio. Ten en cuenta que aquí las reglas de automatización son reglas de flujo de trabajo, procesos de aprobación, blueprints y reglas de puntuación, y que la ejecución de automatizaciones está habilitada solo para los usuarios de la edición Standard. 
   
• Cambio de propietario cuando existe una asociación con el contacto: Si se crea una actividad para un negocio o una cuenta y también está asociada a un contacto, entonces el propietario de la actividad puede cambiarse cuando se cambia el propietario del negocio o de la cuenta, o el del contacto.
   
• Cambio de propietario de registros pertenecientes a usuarios eliminados o desactivados: Cuando se cambia la propiedad de un registro cuyo propietario es un usuario eliminado o desactivado, las actividades abiertas, los negocios abiertos o los contactos asociados se transfieren automáticamente al nuevo propietario. No habrá opción de conservar la propiedad de los registros asociados.
   
• Cambiar propietario en relación padre-hijo: Cuando se cambia el propietario del registro padre, también cambiará el propietario de los registros hijo de primer y segundo nivel. Sin embargo, la notificación de Cambiar propietario no se mostrará para el registro hijo de segundo nivel. Por ejemplo, Zylker Corp. (cuenta padre) tiene una negociación abierta (registro hijo de primer nivel) que también tiene una tarea (registro hijo de segundo nivel). Al cambiar el propietario de la negociación, también cambiará el propietario de la tarea.
   

Nota

• Debes tener el permiso de perfil Cambiar propietario para usar esta función.
   
• Los elementos relacionados con los registros de un módulo que deban transferirse al usuario correspondiente dependen de los permisos que el usuario tenga para Eventos, Tareas y Llamadas. Por ejemplo, si el usuario no tiene permiso para Eventos, entonces estos no se pueden transferir, mientras que las Tareas abiertas y las Llamadas abiertas sí pueden transferirse.
  Se mostrará una alerta si el propietario no tiene el permiso.
  
• Por llamadas abiertas se entiende únicamente las llamadas programadas y vencidas.
   
• Puedes transferir la propiedad de las actividades abiertas, contactos abiertos o negocios abiertos solo si están asociados al mismo propietario del registro. 
   
• Si un usuario no tiene permiso para ver un módulo, su nombre no se mostrará al cambiar el propietario de un registro.
   
• Si un usuario no tiene permiso para acceder a registros relacionados, recibirás una alerta al cambiar el propietario de un registro.
   

Para cambiar el propietario de los registros de forma individual
 

1. Vaya a la pestaña del módulo deseado (p. ej., Leads, Account, Contracts, etc.).
    
2. En la [Module] Inicio página, seleccione el registro.
    
3. Haz clic en el Propietario del registro icono.
    
4. En la Cambiar propietario notificación, seleccione un Usuario de la lista desplegable.
    
5. Haz clic en la casilla de verificación Actividades abiertas, Tareas abiertas o Negocios abiertos.
    
6. Haz clic en Guardar.
   

 

 

Para cambiar el propietario de los registros de forma masiva
 

1. Haga clic en la [Módulo] pestaña.
   Módulo se refiere a las pestañas de Prospectos, Cuentas, Contactos, etc.
2. En la página Inicio de [Module], seleccione las casillas de verificación requeridas.
   
3. Haga clic en el Acciones menú desplegableyseleccione Cambiar propietario.
   
    
4. En la Cambiar propietario página, seleccione al nuevo usuario de la Cambiar propietario lista de selección.
    
5. Haz clic en la casilla de verificación de los registros relacionados asociados.
    
6. Haz clic en Cambiar propietario.

Nota

• La propiedad del registro se cambiará a otro usuario, independientemente de su propietario actual.
   
• Utiliza esta operación con cuidado; de lo contrario, los registros pertenecientes a distintos usuarios se asignarán al nuevo usuario.
   
• Para evitar este problema, primero puedes buscar los registros por el nombre del propietario específico y luego cambiar el propietario en bloque.
   
• La opción Cambiar propietario no estará disponible para los registros para los que solo tienes permiso de lectura.
  

Imprimir registros

Puede ver los detalles del registro en formato imprimible e imprimirlos usando la función de impresión del navegador. También puede imprimir la lista de registros desde la página de inicio del módulo. Al imprimir los detalles del registro, puede elegir la categoría de plantilla entre la plantilla de correo electrónico, plantilla de combinación de correspondencia o plantilla de inventario en la que desea imprimir los registros. 

Para imprimir los detalles del registro

1. Haga clic en la [Módulo] pestaña.
   Módulo se refiere a las pestañas de Prospectos, Cuentas, Contactos, etc.
2. En la [Module] Inicio página, haga clic en el registro requerido que desea imprimir.
   
3. En la Detalle del registro página, haga clic en Más acciones > Vista previa de impresión.
   
4. Seleccione una categoría de plantilla de la lista.
   La plantilla de correo electrónico, plantilla de combinación de correspondencia o plantilla de inventario seleccionada, según corresponda, aparece en Vista previa de impresión. 
   
5. Haga clic en Imprimir.
   
   

Nota

• También puede imprimir los detalles usando la función de impresión del navegador web.
   
• La opción Plantillas de correo electrónico aparece solo si hay plantillas de correo electrónico creadas para el módulo en cuestión.
   
• La opción Plantillas de combinación de correspondencia está restringida a Clientes potenciales, Contactos, Cuentas y Tratos.
   
• Las Plantillas de inventario están restringidas a los módulos de inventario.
   
• Estas opciones de impresión adicionales (plantillas de correo electrónico, de combinación de correspondencia y de inventario) están disponibles para todas las cuentas de pago de Zoho CRM. Para las cuentas gratuitas y de prueba, solo está disponible la opción de impresión predeterminada.
  

Para imprimir la lista de registros
 

1. Haga clic en la [Módulo] pestaña.
   Módulo se refiere a las pestañas de Prospectos, Cuentas, Contactos, etc.
2. En la [Module] Inicio página, haga clic en el PrintView icono.
   
3. En la Vista previa de impresión página, el sistema muestra la lista de registros.
   
4. Haga clic en Imprimir página.
    

Eliminar registros

Ocasionalmente es posible que desees eliminar algunos de los registros innecesarios de Zoho CRM, para una mejor administración de tus datos. También puedes considerar eliminar registros que no sean útiles para referencia futura.
 

Para eliminar registros individualmente

1. Haga clic en la [Módulo] pestaña.
   Módulo se refiere a las pestañas de Prospectos, Cuentas, Contactos, etc.
2. En la [Module] Inicio página, seleccione el registro.
   
3. En la Detalle del registro página, haga clic en Eliminar.
    

Para eliminar registros en lote

1. Haga clic en la [Módulo] pestaña.
   Módulo se refiere a las pestañas de Prospectos, Cuentas, Contactos, etc.
2. En la Inicio de [Module] página, seleccione las casillas de verificación correspondientes a los registros.
   
3. Click Delete.
    

Nota

• Cuando eliminas un registro, todos los registros secundarios asociados, incluidas las notas y las actividades abiertas/cerradas, también se eliminarán. Por ejemplo, si eliminas una cuenta, entonces todos los contactos y tratos asociados con esa cuenta también se eliminarán.   
   
• Los registros eliminados se almacenan temporalmente en la Papelera de reciclaje durante 60 días a partir de la fecha de eliminación, después de lo cual se eliminan de forma permanente.
   
• Los usuarios con perfil de Administrador tendrán acceso a todos los registros en la Papelera de reciclaje.
   
• Solo el Administrador puede eliminar los registros de la Papelera de reciclaje.
  

Restaurar registros eliminados

Los registros que se eliminan individualmente o de forma masiva se almacenan en la papelera durante un período temporal de 60 días. Puede restaurar los registros dentro de ese período.
 

Para restaurar registros eliminados
 

1. Vaya a Configuración > Administración de datos > Papelera.
    
2. En la página de la Papelera, seleccione las casillas de verificación de los registros que desea restaurar.
    
3. Haga clic en Restaurar.
    

Nota

• Los usuarios con el perfil de administrador podrán ver todos los registros que se hayan eliminado.
  

Combinar registros duplicados

Con el tiempo, puedes acumular registros duplicados. Para organizar mejor tus registros, puedes buscar duplicados y fusionarlos. Existen dos funciones para fusionar registros duplicados:
 

• Buscar y fusionar registros duplicados: Especifica los criterios para encontrar registros duplicados. En cada módulo hay seis campos en los que puedes especificar los criterios.
   
• Eliminar registros duplicados: Busca todos los registros duplicados en un módulo según el valor de un campo seleccionado. Puedes elegir cualquiera de los cuatro campos disponibles según el módulo seleccionado. Ver también Combinar registros duplicados
   

Transferencia masiva de registros

Esta función permite transferir registros de un usuario a otro y también seleccionar las actividades abiertas que deben transferirse al nuevo propietario. Debe contar con el permiso de perfil Mass Transfer para los módulos individuales a fin de usar esta función.
 

Para transferir registros de forma masiva

1. Haga clic en la [Module] pestaña (por ejemplo, Clientes potenciales, Cuentas, Contactos, etc.).
   Módulo se refiere a las pestañas de Clientes potenciales, Cuentas, Contactos, etc.
2. En la [Module] Inicio página, haga clic en [Module] Herramientas > Transferencia masiva [Module].
   
3. En la  Transferencia masiva [Module] página, realiza lo siguiente:
    
   • En la Seleccionar nuevo propietario sección, haz clic para seleccionar el nombre del propietario para los campos Transferir desde y Transferir a.
      
   • Especifica los criterios.
      
   • Haz clic en Buscar.
      
   • En Coincidencias [records], selecciona las casillas de verificación.
      
   • Haz clic en Transferir.
      

Eliminación masiva de registros

Con la opción de eliminación masiva, puedes eliminar registros en lote. Debes tener el permiso de perfil Eliminación masiva en los módulos individuales para usar esta función.

Para eliminar registros en masa

1. Haga clic en la [Module] pestaña deseada (p. ej., Leads, Accounts, Contacts, etc.).
    
2. En la Inicio de [Module] página, haz clic en Herramientas de [Module] > Eliminar [Module] en masa.
    
3. En la  Eliminación masiva [Module] página, haga lo siguiente:
    
   • Especifique los criterios.
      
   • Haga clic en Buscar.
      
   • En Coincidencias [records], seleccione la(s) casilla(s) de verificación.
      
   • Haga clic en Eliminar.
     

Nota

• El permiso de Eliminación masiva no será necesario si solo se selecciona un registro para eliminar. Solo el permiso Eliminar es suficiente.
• Los registros eliminados de forma masiva estarán disponibles temporalmente en la Papelera de reciclaje de Zoho CRM.
  
• Para restaurar los datos, seleccione los registros y luego haga clic en Restaurar.
  

Actualización masiva de registros

Esta función te permite actualizar los detalles de los registros de forma masiva. Necesitas tener el permiso de perfil de Actualización masiva para cada módulo para usar esta función.