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Configuración de la integración con Google Chat
Para mantenerse alineados con los objetivos compartidos, la conversación ocurre de forma natural antes, durante y después de cualquier tarea colaborativa. Dentro del equipo de ventas, estas conversaciones pueden ir desde reuniones presenciales con tus colegas, anuncios en foros, correos electrónicos, notas en los registros de Zoho CRM y más. Entre estos canales, una herramienta de chat se utiliza a menudo para la comunicación interna rápida.

Las conversaciones en este tipo de herramienta normalmente giran en torno a oportunidades específicas, cuentas o contactos. Los datos relacionados con estas entidades se almacenan en Zoho CRM. Por este motivo, las empresas suelen integrar tu Zoho CRM con una herramienta de chat para compartir contexto rápidamente, enviar notificaciones oportunas y garantizar una colaboración fluida en el equipo.

La integración de Zoho CRM con Google Chat lo convierte en el mejor aliado para los vendedores y equipos de atención al cliente que dependen en gran medida de Google Chat para colaborar. Desde compartir registros hasta recibir notificaciones en tiempo real sobre respuestas de los clientes o cambios en las tendencias de tus ventas, la integración de Zoho CRM con Google Chat te ayuda a cerrar negocios en el mismo lugar donde colaboras.
 
Con esta integración puedes:
Compartir registros de Zoho CRM con un usuario o un espacio en Google Chat
Distribuir gráficos de tu panel a usuarios o espacios en Google Chat
Programar informes para que se entreguen por Google Chat
Recibir notificaciones automáticas a través de Google Chat para eventos en Zoho CRM
Acceder a los datos de Zoho CRM dentro de Google Chat
 
Disponibilidad
Permiso requerido
Los usuarios con el perfil de administrador pueden configurar esta integración.
Esta función no está disponible para cuentas en el DC de China.
Habilitar la integración de chat
Un usuario con el perfil de Administrador puede configurar la integración de Google Chat en Zoho CRM. Una vez que esté habilitada, los datos de Zoho CRM se pueden compartir entre canales y usuarios en Google Chat.
 
Para habilitar la integración de Google Chat en Zoho CRM
 


 
Navega a Configuración > Marketplace > Google.
Haz clic en la pestaña de Google Chat.
Haz clic en Habilitar.
 
Nota
Esta integración solo puede ser utilizada por usuarios de Google Workspace.
Los usuarios deberán autorizar la integración la primera vez que realicen una acción, como compartir un registro a través de Google Chat, si la integración está habilitada pero aún no la han autorizado.
Comparte datos de Zoho CRM con tus compañeros a través de Google Chat
Para establecer el contexto de una conversación en Google Chat, puedes compartir registros de Zoho CRM con tus compañeros o espacios. Puedes compartir registros de todos los módulos que tengan una vista de tarjeta de negocios.
Para compartir un registro con un usuario o un espacio en Google Chat
  

 
Haz clic en un registro que quieras compartir.
En la página de detalles del registro, haz clic en el icono de Más opciones, luego haz clic en Compartir vía Google Chat. 
En la ventana emergente, ingresa los siguientes detalles:
Introduce el Mensaje que debe publicarse junto con la vista de la tarjeta de presentación. 
Elige si deseas Notificar a Usuarios o Espacios. 
Según la elección anterior, selecciona el usuario o espacio requerido. 
Haz clic en Enviar.
Ocasionalmente, el enfoque de tus conversaciones internas va más allá de contactos o negocios específicos y profundiza en temas como el cumplimiento de objetivos, la salud del pipeline, y otros. Para agregar contexto en estos casos, puedes compartir componentes del panel con un usuario o un espacio.
Para compartir un componente del panel con un usuario o un espacio en Google Chat
 

 
Pasa el cursor sobre el componente del tablero en el módulo de Analítica.
Haz clic en el icono de Más opciones y luego en Compartir por Google Chat.
En la ventana emergente, ingresa los siguientes datos:
 
Introduce el Mensaje que debe publicarse junto con el componente del panel.
Elige si deseas Notificar a Usuarios o Espacios.
Según la opción anterior, selecciona el usuario o espacio requerido.
Haz clic en Enviar.
Para entregar un informe programado a través de Google Chat
Dentro de Google Chat, puedes recibir automáticamente informes importantes de forma periódica. Por ejemplo, puedes automatizar la entrega de informes semanales de desempeño de ventas a tu equipo.
 

 
Haz clic en la pestaña Reportes.
En la página de inicio de Informes, selecciona Informes Programados en la bandeja de Carpetas ubicada en el lado izquierdo.
Haz clic en:
Un informe programado existente si deseas cambiar su canal a Google Chat 
Nuevo Programador de Informes si deseas crear un nuevo informe programado. 
En la ventana emergente, ingresa los detalles según sea necesario. En la sección de Información del destinatario:
Selecciona Google Chat en la lista desplegable Enviar informe por. 
Elige si deseas Notificar aUsuarios o Espacios. 
Según la elección anterior, selecciona el usuario o espacio requerido. 
Haz clic en Programar.
Recibe notificaciones automáticas a través de Google Chat
Las notificaciones automáticas del CRM ayudan a los usuarios a recibir actualizaciones en tiempo real sobre eventos importantes. Ejemplos incluyen:
Notificaciones de clientes potenciales en tiempo real que permiten a los equipos de ventas dar seguimiento rápidamente a posibles clientes.
Notificaciones a los gerentes de ventas sobre el progreso de los leads y oportunidades en el embudo de ventas.
Recordatorios de tareas para ayudar a los representantes de ventas a recordar tareas importantes, como llamadas de seguimiento o reuniones.
Con la integración de Google Chat, puedes recibir este tipo de notificaciones a través de Google Chat. Puedes activar notificaciones relacionadas con reglas de flujo de trabajo, señales, detección de anomalías con Zia y alertas de competidores.
 

 
Activar notificaciones a través de Reglas de flujo de trabajo
Puedes utilizar las reglas de flujo de trabajo para automatizar la ejecución de acciones rutinarias. Es necesario configurar el desencadenante para estas acciones rutinarias. Por ejemplo, puedes enviar alertas por correo electrónico (acción) cuando un trato alcance una etapa en particular (desencadenante). Con la integración de Google Chat, tus reglas de flujo de trabajo incluirán la opción de enviar notificaciones a través de Google Chat.

Nota
Usamos el Bot de Zoho CRM para enviar notificaciones de Google Chat a los usuarios. Si el usuario cancela la suscripción al Bot, no recibirá más notificaciones.
Puedes configurar hasta cinco notificaciones/condiciones de Google Chat.
Para enviar notificaciones de Google Chat como parte de una regla de flujo de trabajo
Ve a Configuración > Automatización > Reglas de flujo de trabajo.
En la página de Reglas de flujo de trabajo, selecciona una regla a la que quieras agregar una notificación de Google Chat como acción instantánea.
Haz clic en Acciones instantáneas > Notificar > vía Google Chat.
En la ventana emergente, ingresa los siguientes detalles:
Introduce el Mensaje que se necesita publicar.
Elige si deseas Notificar a Usuarios o Espacios.
Según la opción anterior, selecciona el usuario o espacio requerido.
Haz clic en Guardar.
 
Habilitar notificaciones de Signals a través de Google Chat
Los clientes se comunican con tu organización a través de múltiples canales. Por ejemplo, un cliente puede enviar un correo electrónico a tu representante de ventas o puede haber respondido a una encuesta. Las notificaciones en tiempo real (llamadas acertadamente 'Señales') se activan en Zoho CRM cada vez que esto sucede.

Al integrar Zoho CRM con Google Chat, puedes elegir recibir estas notificaciones de Señales también a través de Google Chat. Ya sea que estés colaborando en Chat o trabajando en Zoho CRM, esto te ayudará a hacer un seguimiento oportuno a los clientes.
 
Para habilitar las notificaciones de Signals a través de Google Chat
En Zoho CRM, navega a Configuración > Canales > Señales.
En la pestaña Configuración de Señales, bajo la columna Google Chat, selecciona o desmarca las casillas de verificación para los servicios de comunicación respectivos.
Por ejemplo, si seleccionas la casilla Perdida en Llamada, comenzarás a recibir notificaciones en Google Chat por cada llamada perdida en Zoho CRM.
Una vez que hayas completado la configuración, haz clic en Guardar.
 
Habilitar notificaciones de Zia a través de Google Chat
Zia es el asistente de IA de Zoho CRM. Las capacidades de Zia te permiten aplicar el poder de la inteligencia artificial para mejorar todo, desde la productividad de los usuarios de Zoho CRM hasta la estrategia que debería tomar tu negocio. En cuanto a las notificaciones, Zia puede activar alertas cada vez que se detecta una anomalía. Por ejemplo, si hay una caída significativa en la tasa de cierres, Zia te notificará para mantenerte informado sobre este acontecimiento. 

Con la integración de Google Chat con Zoho CRM, puedes recibir notificaciones de Zia dentro de Google Chat.
 
Para habilitar las notificaciones de Zia a través de Google Chat
En Zoho CRM, navega a Configuración > Zia > Notificaciones.
Haz clic en la pestaña de la que deseas recibir notificaciones a través de Google Chat.
Pasa el cursor sobre la notificación y haz clic en el ícono de Editar que aparece debajo de la columna Notificar vía.
En la ventana emergente Seleccionar canal, activa la casilla de Google Chat.
Haz clic en Guardar.

Recibe alertas de competidores de Zia a través de Google Chat
Alerta de Competidor de Zia notifica a tus representantes de ventas cada vez que un competidor es mencionado por un cliente potencial o contacto. Puedes elegir recibir esta alerta a través de Google Chat.
 
Para recibir alertas de competidores de Zia a través de Google Chat
Navega a Configuración > Zia > Competidores.
En la página de Alertas de Competidores, haz clic en Nueva Alerta.
En la página de Crear alertas de competidores, completa los detalles según sea necesario.
En Enviar alertas vía, selecciona Google Chat.
Selecciona los destinatarios (Usuarios o Espacios) de la alerta.
Haz clic en Guardar.
Usa los comandos de barra para obtener información de Zoho CRM dentro de Google Chat
Cuando estás en medio de una conversación con tus compañeros, puede que necesites referirte o compartir un registro de Zoho CRM. Sabes exactamente cuál registro necesitas. Aun así, tendrás que alternar entre Zoho CRM y Google Chat para obtener ese registro.
 
Una vez que hayas integrado Zoho CRM con Google Chat, puedes obtener ese registro sin salir de tu conversación en Google Chat. Para hacerlo, puedes usar los comandos de barra diagonal.
 
Un comando de barra diagonal es un comando que ingresas en una conversación dentro de Google Chat para recuperar registros de Zoho CRM.
 
Los siguientes son los comandos de chat que se pueden ingresar en Chat:

Propósito
 
Comando Slash
Ejemplo
Para obtener los leads recientes de tu cuenta de CRM
/zcrm_leads
/zcrm_leads
Para obtener leads con un nombre específico
/zcrm_searchlead [Lead]
/zcrm_searchlead watson
Para obtener las cuentas recientes de tu cuenta de CRM
zcrm_accounts
zcrm_accounts
Para obtener cuentas con un nombre específico
/zcrm_searchaccount [Cuenta]
/zcrm_searchaccount zylker
Para depurar
/zcrm_debug
/zcrm_debug
Para revocar la conexión de Zoho CRM y Google Chat
/zcrm_revoke
/zcrm_revoke

 
Para ingresar un comando slash
 

 
Ve a la ventana de chat en Google Chat donde deseas compartir la información de Zoho CRM.
En el cuadro de mensaje, introduce uno de los comandos mencionados arriba. Por ejemplo, /zcrm_searchlead watson.
A medida que escribes el comando, se te mostrará una lista de resultados coincidentes para elegir.
Elige el registro que deseas publicar en el chat.
Se muestra una vista de tarjeta de presentación del registro.
Haz clic en Compartir para enviar la información del registro al usuario o espacio.

Nota
Solo se mostrarán 10 resultados.
Desactivar la integración con Google Chat
Puedes desactivar toda la integración haciendo clic en el botón Desactivar. Al desactivar, todas las opciones en Zoho CRM para compartir a través de Google Chat ya no estarán disponibles.
 
Para desactivar la integración de Google Chat
Inicie sesión en Zoho CRM con privilegios de administrador.
Ve a Configuración > Mercado > Google.
Haz clic en la pestaña Google Chat.
Haz clic en Desactivar.

Nota
Todas las autorizaciones entre Zoho CRM y Google Chat se eliminarán cuando realices cualquiera de las siguientes acciones:
Desactivar la integración en Zoho CRM
 
Desinstalar el bot de Zoho CRM en Chat
 
Invocar la opción Revocar en Chat
 
Cuando desactives la integración de cualquiera de las formas anteriores, algunas configuraciones relacionadas con Chat se eliminarán por completo. Estas tendrán que ser reconfiguradas cuando vuelvas a habilitar la integración. Esto incluye:
Notificaciones de flujos de trabajo
Notificaciones de alertas de competidores
Informes programados
 
Otras configuraciones relacionadas con Chat no estarán disponibles cuando desactives la app. Sin embargo, cuando vuelvas a habilitar la integración y autorices la cuenta de Google Chat, se restaurarán al estado en el que estaban al momento de desactivar la integración. Esto incluye:
Señales
Notificaciones de Zia
Notificaciones del detector de anomalías