FAQ : Utilisation des e-mails

FAQ : Utilisation des e-mails

Comment ajouter une signature à tous mes e-mails sortants ?

Vous pouvez ajouter une signature à tous vos e-mails sortants en suivant les étapes ci-dessous :

Pour personnaliser la signature
  1. Cliquez sur Setup > Channels > Email > Email Configuration.
  2. Sur la page de rédaction (Email Configuration), faites défiler l'écran vers le bas pour accéder à la section Email Signature.
  3. Cliquez sur Add New Signature.
  4. Spécifiez la signature dans l'éditeur et sélectionnez une adresse e-mail dans la liste déroulante.
  5. Cliquez sur Save.
Remarque : si vous avez défini votre signature, elle sera disponible dans tous les e-mails que vous enverrez. D'autre part, dans les modèles d'e-mail, vous devez sélectionner l'option de signature pour l'utiliser dans les modèles.

Pour utiliser la signature dans les modèles d'e-mail
  1. Cliquez sur Setup > Customization > Templates > Email Templates.
  2. Sur la page Email Templates, sélectionnez le modèle d'e-mail dans la liste et cliquez sur Edit.
  3. Sur la page Edit Email Template, sélectionnez Merge Fields et spécifiez la signature de l'utilisateur au besoin.
  4. Cliquez sur Save.

Qu'advient-il des e-mails retournés ?

Tous les e-mails retournés sont répertoriés dans votre boîte de réception et associés au lead ou au contact correspondant.

Comment ajouter un logo à ma signature ?

Vous pouvez ajouter un logo/une image à votre signature en suivant les étapes ci-dessous :

Pour ajouter une image/un logo à votre signature dans Zoho CRM :

1. Accédez à Setup () > Channels > Emails > Email Configurations > Compose > Email Signature, puis cliquez sur Add New signature.

2. Dans la fenêtre contextuelle Signature, sélectionnez une adresse e-mail dans la liste déroulante et saisissez vos détails de signature. 

3. Cliquez sur l'icône d'insertion d'image si vous souhaitez sélectionner une image. 

4. Sélectionnez l'URL de l'image ou recherchez-la dans vos fichiers.


5. Cliquez sur Insert Image.

6. Cliquez sur Save. 

Suivez-vous les e-mails retournés dans Zoho CRM ?

  1. Dans le cadre des e-mails en masse, les notifications par e-mail retournées ne sont pas suivies dans Zoho CRM.
  2. Toutefois, si l'utilisateur a configuré l'extension Zoho Mail, les notifications concernant les e-mails retournés peuvent être suivies pour les e-mails individuels uniquement (mais pas pour les e-mails en masse). Les notifications sont envoyées à l'adresse e-mail principale de l'utilisateur qui a été configurée.
Consultez également : Envoyer des e-mails en masse

Pourquoi ma signature n'est-elle pas intégrée aux e-mails que j'envoie depuis Zoho CRM ?

Il existe deux façons d'envoyer des e-mails :
  1. depuis l'onglet Email (via Zoho Mail) ;
  2. depuis un enregistrement spécifique (Leads, Contacts, etc.).
Lorsque vous l'envoyez via l'onglet E-mail, la signature que vous aviez ajouté dans Zoho Mail s'affiche dans votre e-mail. Alors que lorsque vous composez un e-mail depuis un lead ou un contact, la signature Zoho CRM n'est pas affichée.

Remarque : assurez-vous que vous avez activé la signature pour chaque mode d'envoi d'e-mails.



Comment filtrer les e-mails provenant d'un même expéditeur ? Comment puis-je indiquer qu'un e-mail nécessite une réponse et recevoir des alertes quotidiennes jusqu'à ce que la réponse ait été envoyée ?

Vous pouvez créer des filtres basés sur les adresses From des expéditeurs. Pour en savoir plus, cliquez ici. Pour recevoir des alertes liées au suivi régulier de vos leads et contacts, vous pouvez créer une tâche récurrente pour vous rappeler quotidiennement de répondre à un e-mail ou configurer un rappel dans l'e-mail lui-même.

Je possède une adresse e-mail de groupe qui dessert deux utilisateurs. Je souhaite également transférer automatiquement tout e-mail entrant de l'adresse e-mail du groupe vers un compte de messagerie externe. Est-ce possible ?

Si vous avez configuré le transfert basé sur des filtres ou si vous transférez des e-mails vers un autre compte de messagerie, vous devez d'abord vérifier le compte pour que le transfert soit activé.
Lorsque vous créez des groupes, vous pouvez directement ajouter l'adresse e-mail externe comme membre externe du groupe. Cela permet de s'assurer que tous les e-mails envoyés au groupe sont également envoyés aux comptes externes.
Cependant, lorsque vous ajoutez l'adresse e-mail externe comme membre du groupe, vous devez d'abord la vérifier avant de commencer à recevoir les e-mails. Vous pouvez configurer cela à partir de la section Control Panel Groups. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Vous pouvez utiliser le transfert basé sur des filtres dans les cas où vous souhaitez transférer de manière sélective des e-mails en fonction de l'objet ou de l'expéditeur.

Puis-je envoyer des réponses automatiques à des adresses e-mail personnalisées ? Par exemple, lorsque certains de mes collègues envoient des e-mails à un ID de messagerie de groupe que j'ai créé, je souhaite leur envoyer un e-mail de remerciement automatisé. Est-ce possible ?

Pour le moment, vous pouvez envoyer une réponse automatique uniquement lorsque vous êtes en congé ou que vous décidez ne pas consulter votre boîte de réception pendant un certain temps. Cependant, cette réponse automatique sera envoyée à tous les utilisateurs qui vous envoient des e-mails. Mais il n'est pas possible de personnaliser et d'envoyer des réponses automatiques de manière sélective à des ID de messagerie spécifiques. Nous travaillons à la création d'actions personnalisées dans le cadre des actions de filtrage.

Les e-mails qui devraient arriver dans ma boîte de réception sont considérés comme des spams. Comment puis-je éviter cela ?

Si des e-mails légitimes sont marqués comme spam, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'e-mail en question et sélectionnez Not Spam.
Lorsque les e-mails sont marqués correctement, Zoho Mail ajuste automatiquement la classification et met les expéditeurs sur la liste blanche. Si les e-mails envoyés sont considérés comme du spam même après que l'ajout de l'adresse de l'expéditeur à la liste blanche, cela peut être dû soit à des normes incorrectes suivies par le serveur via lequel l'e-mail a été envoyé, soit à un échec SPF.

Comment enregistrer la pièce jointe d'un e-mail dans un enregistrement CRM ?

Les e-mails reçus des clients ou des collègues peuvent contenir des pièces jointes que vous souhaitez sauvegarder dans l'enregistrement CRM pour vous y référer rapidement. Au lieu de télécharger ou de joindre manuellement les fichiers, vous pouvez utiliser l'option « Add to attachments related list ». Les autres membres de l'organisation, qui disposent d'une autorisation pour un enregistrement, peuvent facilement consulter les pièces jointes lorsque cela est nécessaire, sans passer par la chaîne de communications par e-mail.
Tout document, fichier ou image joint à l'e-mail peut être directement ajouté aux pièces jointes de la liste associée de l'enregistrement.

Que se passe-t-il si je change l'adresse e-mail d'un lead ou d'un contact dans CRM ?

Si vous modifiez l'adresse e-mail d'un lead ou d'un contact dans CRM, les e-mails précédemment récupérés (avec l'ancienne adresse e-mail) ne sont plus disponibles dans CRM. Seuls les nouveaux e-mails (avec la nouvelle adresse e-mail) seront récupérés dans CRM. Si vous aviez activé l'option de partage des e-mails précédemment, cette option sera désactivée. Vous devez réactiver l'option de partage des e-mails pour ce lead ou contact spécifique. Les anciens e-mails sont toutefois disponibles dans Zoho Mail.

Puis-je recevoir des e-mails en CC et en CCI de la part de mes leads et contacts ?

Oui, vous pouvez recevoir des e-mails en CC et en CCI de vos leads et contacts dans CRM.


Nous espérons que cette FAQ sur les e-mails vous a été utile. Si vous avez des questions qui n'ont pas été abordées, veuillez nous en faire part ici. Nous serons heureux d'en discuter avec nos experts et de les ajouter à l'avenir. Et n'oubliez pas de partager votre évaluation ci-dessous :)

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