Demander une sauvegarde des données

Demander une sauvegarde des données

La sauvegarde des données vous permet de conserver une copie des données CRM, qui peut être obligatoire pour respecter les directives et réglementations de la société. Il est également utile de disposer d'une copie des données précédentes à titre de référence. 
 Disponibilité
Autorisation requise
Les utilisateurs disposant d'un profil d'administration peuvent demander une sauvegarde des données. 
Les utilisateurs de l'édition Ultime peuvent bénéficier de quatre sauvegardes sans effectuer de paiement.
Remarque
  • La sauvegarde des données pour les e-mails avec configuration IMAP n'est actuellement pas prise en charge.
  • La sauvegarde des données prend de quelques minutes à plusieurs heures en fonction de la taille des données à archiver. Moins les données sont volumineuses, plus vite la sauvegarde est terminée.
  • La sauvegarde peut être téléchargée à partir de Configuration > Administration des données > Sauvegarde des données.
  • Le lien de téléchargement de la sauvegarde reste actif pendant un maximum de 7 jours à compter de la date de création de la sauvegarde.
  • La sauvegarde sera stockée dans le même centre de données que celui sur lequel le client détient le compte.

Choisir quand sauvegarder

Vous pouvez choisir de télécharger la sauvegarde de façon instantanée ou de la programmer pour qu'elle ait lieu à un moment précis de votre choix. Voici les options disponibles pour choisir quand sauvegarder vos données CRM. 

  1. Deux fois par mois
  2.  Une fois par mois
  3. Chaque semaine
  4. Télécharger immédiatement

Deux fois par mois

La sauvegarde sera disponible au téléchargement, deux fois par mois, selon le jour de votre choix. Par exemple, si vous choisissez Lundi, la sauvegarde sera disponible au téléchargement le lundi, tous les 15 jours.


 

Conseil rapide

  • Ce type est recommandé pour les utilisateurs de l'édition payante (sauf Ultime), car ils peuvent utiliser efficacement les 2 sauvegardes gratuites sans avoir besoin d'acheter de sauvegarde supplémentaire.
  • Les utilisateurs de l'édition Ultime n'utiliseront que deux sauvegardes gratuites sur les quatre sauvegardes autorisées. Ils peuvent utiliser les deux autres pour obtenir une archive de sauvegarde à la demande.

Une fois par mois

La sauvegarde sera disponible au téléchargement, une seule fois par mois. Vous pouvez choisir la date ou le jour où la sauvegarde est prête au téléchargement.
Par exemple, si la sauvegarde des données est prévue à une date précise et que la date choisie est le 15, alors la sauvegarde sera prête au téléchargement le 15 de chaque mois.

Si la sauvegarde des données est prévue à un jour précis et que le premier lundi est choisi, alors la sauvegarde sera prête au téléchargement le premier lundi de chaque mois.

Conseil rapide

  • Pour les utilisateurs de l'édition payante (sauf l'édition Ultime), vous n'utiliserez qu'une seule sauvegarde sur les 2 sauvegardes gratuites que vous êtes en droit d'utiliser. Vous pouvez utiliser l'autre pour obtenir une archive de sauvegarde à la demande.
  •  Pour les utilisateurs de l'édition Ultime, sur les 4 sauvegardes gratuites que vous avez le droit d'utiliser, vous n'en utiliserez qu'une.Vous pouvez utiliser les autres pour obtenir une archive de sauvegarde à la demande.

Chaque semaine

La sauvegarde est téléchargée chaque semaine. Vous pouvez choisir le jour de téléchargement de la sauvegarde.  Par exemple, si vous choisissez le lundi, la sauvegarde des données aura lieu chaque lundi du mois.


  
Remarque
  • Les utilisateurs de l'édition payante qui sélectionnent la sauvegarde de données hebdomadaire pourront acheter la sauvegarde de données périodique hebdomadaire directement à partir de la fenêtre de sauvegarde. Ils peuvent cliquer sur l'option Effectuer le paiement dans le message d'invite suivant et acheter la sauvegarde. 


Télécharger immédiatement

Si vous souhaitez avoir une sauvegarde des données à la demande, vous pouvez choisir l'option de téléchargement immédiat.



 Planifier la sauvegarde des données

Pour planifier une sauvegarde des données
  1. Connectez-vous à votre Zoho CRM avec des privilèges administratifs.
  2. Accédez à Configuration > Administration des données > Sauvegarde des données.
  3. Cliquez sur le bouton radio pour choisir quand la sauvegarde doit avoir lieu, puis cliquez sur Terminé.
    Le résumé de la sauvegarde s'affiche.
    Il affiche le type de sauvegarde choisi, le statut de la sauvegarde et lorsque la sauvegarde suivante aura lieu.


Télécharger la sauvegarde des données

Dès que la sauvegarde des données est prête, l'utilisateur disposant des privilèges administratifs peut la télécharger. Les données et les pièces jointes seront regroupées dans des dossiers .zip séparés.

  1. Données CRM : les enregistrements sous chaque module seront disponibles.
  2. Pièces jointes CRM : toutes les pièces jointes de votre compte CRM, par exemple les pièces jointes des enregistrements, dans le module seront disponibles.

Pour télécharger la sauvegarde des données

  1. Connectez-vous à votre Zoho CRM avec des privilèges administratifs.
  2. Accédez à Configuration > Administration des données > Sauvegarde des données.
  3. Cliquez sur le fichier dans la section téléchargement pour le télécharger.


 Journaux

La séquence chronologique des actions effectuées relatives à la sauvegarde des données est répertoriée ici. Ils incluent les éléments suivants : 
  1. Configuration : lors de la planification de la sauvegarde, le journal est mis à jour avec la configuration choisie par l'utilisateur. Par exemple, Sophia Isha a planifié une sauvegarde toutes les deux semaines.
  2. Sauvegarde est prête au téléchargement : lorsque la sauvegarde est prête à être téléchargée.
  3. Téléchargement lancé : lorsque la sauvegarde est téléchargée par l'utilisateur.
  4. Arrêter une sauvegarde planifiée
  5. Détails d'achat de la sauvegarde : les détails du module complémentaire de sauvegarde achetée sont mis à jour dans le journal.

      

Notification de sauvegarde des données

Les administrateurs qui ont configuré la sauvegarde reçoivent des notifications pop-up dans les cas suivants :

  • Lorsque la sauvegarde est planifiée.
      
  • Lorsque la sauvegarde est archivée.
      
  • Lorsque la sauvegarde est prête pour le téléchargement.
      
  • Lorsque l'administrateur arrête la sauvegarde.
      

  Arrêter la sauvegardepériodique

 Lorsque vous avez une sauvegarde des donnéesplanifiée, vous pouvez choisir de l'annuler quand vous le souhaitez.

Remarque

  • Cette opération n'arrêtera pas le paiement de votre abonnement périodique pour la sauvegarde hebdomadaire ; pour annuler le paiement de votre abonnement, rendez-vous sur lapage d'abonnement.
  • Vous ne pouvez pas arrêter une sauvegarde lorsqu'elle est en cours d'exécution ou une fois que la sauvegarde est prête pour le téléchargement.

Pour arrêter la sauvegarde

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Administration des données > Sauvegarde des données.
  3. Sur la page Sauvegarde des données, cliquez sur Arrêter la sauvegarde depuis la fenêtre Résumé de la sauvegarde.

  4. Cliquez sur e comprends, Arrêter la sauvegarde, dans la fenêtre contextuelle. 
    Cliquez sur Annuler pour interrompre l'opération.

 Acheter une sauvegarde

Les utilisateurs possédant l'édition Gratuite de Zoho CRM doivent acheter une extension de sauvegarde des données unique ou mettre à niveau vers une édition payante de Zoho CRM et utiliser la sauvegarde des données gratuite disponible. Dès qu'elle est utilisée, si vous souhaitez sauvegarder les données CRM, vous pouvez acheter l'extension.
Notez que le prix sera affiché en fonction de l'emplacement de votre connexion.  

Pour acheter une sauvegarde sur la page d'abonnement (uniquement pour les utilisateurs de l'édition Gratuite)

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Cliquez sur Profil > Abonnement > Gérer l'abonnement.
    Vous serez redirigé vers la page Zoho Store.
       
  3. Dans Modules complémentaires non récurrents, cliquez sur Acheter plus.
    La devise s'adapte automatiquement à l'emplacement de votre connexion. Afficher plus de comparatif des prix entre les éditions. 

  4. Sélectionnez le nombre d'unités de sauvegarde que vous souhaitez acheter dans la liste déroulante. Ensuite, cliquez sur Continuer.

  5. Cliquez sur Procéder au paiement.
  6. Choisissez l'un des modes de paiement pour payer.

      

Pour acheter depuis la fenêtre de sauvegarde des données (utilisateurs de l'édition Gratuite)

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Accédez à Configuration > Administration des données > Sauvegarde des données.
  3. Sur la page Sauvegarde des données, cliquez ici.
    Vous allez être redirigé vers la page Zoho Store.

  4. Dans Modules complémentaires non récurrents, cliquez sur Acheter plus.
    La devise s'adapte automatiquement à l'emplacement de votre connexion. Afficher plus de comparatif des prix entre les éditions.
  5. Sélectionnez le nombre d'unités de sauvegarde dans la liste déroulante.
  6. Cliquez sur Procéder au paiement.
  7. Choisissez l'un des modes de paiement pour payer.

Acheter une sauvegarde lors de la mise à niveau de Zoho CRM

Vous pouvez acheter une sauvegarde des données hebdomadaire et une extension de sauvegarde des données unique lors de la mise à niveau de votre édition Gratuite vers une édition payante de Zoho CRM (Standard/Professionnelle/Entreprise/Ultime).


Pour acheter une sauvegarde lors de la mise à niveau
  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Cliquez sur Profil > Gérer l'abonnement > Mettre à niveau l'édition.
  3. Choisissez l'édition de Zoho CRM dont vous avez besoin et cliquez sur Mettre à niveau.
  4. Cliquez sur Procéder au paiement et effectuez votre paiement. 
  5. Cochez la case sauvegarde des données hebdomadaire pour l'ajouter à votre abonnement.
    Vous pouvez également choisir d'acheter une sauvegarde des données unique en sélectionnant le nombre d'unités dans la liste déroulante.


Acheter une extension de sauvegarde des données unique (utilisateur avec une édition payante de Zoho CRM)

Dès que votre sauvegarde des données gratuite a été utilisée, vous pouvez acheter un module complémentaire de sauvegarde si vous désirez planifier une sauvegarde.

Pour acheter une sauvegarde des données depuis la page d'abonnement

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Cliquez sur Profil > Gérer l'abonnement.
  3. Sur la page Zoho Store, cliquez sur Acheter plus dans la section Modules complémentaires non récurrents.
      
  4. Sélectionnez le nombre de modules complémentaires de sauvegarde unique dans la liste déroulante et cliquez sur Continuer. 
  5. Cliquez sur Effectuer le paiement pour confirmer votre commande.
    Le résumé de l'achat s'affiche.

Pour acheter sur la page de sauvegarde des données

  1. Accédez à Configuration > Administration des données > Sauvegarde des données. 
  2. Choisissez un type de répétition et cliquez sur Terminé.
  3. Une fenêtre contextuelle s'affiche pour vous demander d'acheter une extension de sauvegarde des données.
    Cette fenêtre s'affiche uniquement si vous avez utilisé vos extensions de sauvegarde des données disponibles.

  4. Sélectionnez le nombre d'unités et cliquez sur Effectuer le paiement.

Rétrograder les extensions

Pour rétrograder les modules complémentaires

  1. Connectez-vous à votre compte Zoho CRM avec les privilèges d'administrateur.
  2. Cliquez sur Profil > Gérer l'abonnement.
  3. Sur la page Zoho Store, cliquez sur Rétrograder l'utilisateur/les modules complémentaires.
      
  4. Sélectionnez le nombre d'unités à rétrograder et cliquez sur Continuer. 
      
  5. Cliquez sur Confirmer.
Format de fichier

Les données CRM exportées seront au format .CSV, comprimées dans un seul fichier archivé (*.ZIP). Vous pouvez ouvrir le fichier dans l'éditeur de texte ou dans un tableur.

Vous trouverez ci-dessous les étapes pour ouvrir le fichier CSV dans Microsoft Excel :

Pour les utilisateurs de Microsoft Excel 2007 :

  1. Ouvrez Microsoft Excel.
  2. Dans l'onglet Données, sélectionnez À partir du texte dans la section Obtenir les données externes.
  3. Dans la boîte de dialogue Importer un fichier texte, sélectionnez le fichier CSV exporté, puis cliquez sur  Importer.
  4. Dans la boîte de dialogue de l'assistant Importation de texte, indiquez les éléments suivants :
    • Type de fichier : sélectionnez le type de fichier comme « Délimité ».
    • Origine du fichier : sélectionnez l'origine du fichier comme « Unicode (UTF-8) », puis cliquez sur Suivant.
    • Délimiteurs : sélectionnez le délimiteur comme « Virgule », puis cliquez sur Terminer.

      Il vous sera demandé de sélectionner la plage de cellules.
  5. Sélectionnez la plage de cellules et les données CRM correspondantes seront importées dans la feuille de calcul.

Pour les utilisateurs de Microsoft Excel 2003 :

  1. Ouvrez Microsoft Excel.
  2. Cliquez sur l'onglet Données > Obtenir les données externes > Importer des données.
  3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, sélectionnez le fichier CSV exporté, puis cliquez sur Ouvrir.
  4. Dans la boîte de dialogue de l'assistant Importation de texte, indiquez les éléments suivants :
    • Type de fichier : sélectionnez le type de fichier comme « Délimité ».
    • Origine du fichier : sélectionnez l'origine du fichier comme « Unicode (UTF-8) », puis cliquez sur Suivant.
    • Délimiteurs : sélectionnez le délimiteur comme « Virgule », puis cliquez sur Terminer.
      Il vous sera demandé de sélectionner la plage de cellules.
  5. Sélectionnez la plage de cellules et les données CRM correspondantes seront importées dans la feuille de calcul.
Remarque
  • Zoho CRM n'inclut en aucune manière que ce soit des informations ou des données nuisibles dans vos fichiers exportés. Toutefois, par mesure de précaution afin de vous protéger de menaces de sécurité inconnues, nous vous recommandons de prêter attention aux avertissements relatifs aux opérations exécutables lors de l'ouverture d'un fichier exporté dans MS Excel. Veuillez vous abstenir de mettre à jour les commandes dans le fichier CSV exporté depuis Zoho CRM.
  • Les éléments suivants ne feront pas partie de la sauvegarde des données :
    • E-mail : le contenu des e-mails et les pièces jointes.
    •  Documents.
    • Toutes les données obtenues par intégration.
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