L'intégration de Zoho Finance Suite vous permet d'intégrer Zoho Books, Zoho Invoice, Zoho Expense ainsi que les comptes Zoho Subscription à Zoho CRM. En conséquence, vous pouvez afficher et surveiller les factures, devis, bons de commande, commandes client, dépenses, rapports de dépenses et détails d'abonnement relatifs aux clients dans votre compte Zoho CRM. Vous pouvez également obtenir des informations contextuelles sur Zoho Finance Suite sous les détails Compte, Contact et Potentials.

Remarque

• Les modules de gestion des stocks natifs de Zoho CRM (dont Invoices, Estimates, Sales Orders, Purchase Orders) sont indépendants des sous-modules générés par l'intégration de Zoho Finance Suite avec CRM. Notez qu'il n'y a pas de synchronisation entre les modules de gestion des stocks natifs de Zoho CRM et les modules de Zoho Finance Suite.
  

Autorisation requise :
autorisations au niveau module ainsi qu'autorisations pour Zoho Books/Zoho Invoice/Zoho Subscriptions.

 Configurer l'intégration de Zoho Finance Suite dans Zoho CRM

La configuration de l'intégration de Zoho Finance Suite inclut les actions suivantes :

• Activation de la configuration
  
• Sélection des modules Finance à inclure dans Zoho CRM
  
• Configuration des paramètres de synchronisation
  
• Sélection des points de déclenchement CRM (pour l'intégration de Zoho Books)
  
• Configuration des autorisations du profil
  

 Configurer Zoho Finance Suite

Vous pouvez configurer votre propre compte Zoho Books/Expenses/Subscriptions ou le compte d'une autre organisation dans Zoho CRM.

 Pour configurer votre compte d'organisation

1. Dans Zoho CRM, accédez à Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Finance Suite.
   
2. Dans la page Intégration avec Zoho Finance Suite, fournissez les informations suivantes :
   
   • Votre adresse e-mail (déjà renseignée).
     
   • Organisation : toutes les organisations créées dans les différentes applications Zoho Finance sont répertoriées. Sélectionnez celle que vous souhaitez associer à cette intégration.
     
3. Cliquez sur Suivant.
   

Remarque

• Si vous activez l'intégration alors que vous n'avez créé aucun compte dans les applications Zoho Finance, vous serez invité à créer une nouvelle organisation et cette organisation sera créée pour les applications Zoho Finance que vous sélectionnez.
  
• Si vous avez une organisation dans une seule des applications Zoho Finance et que vous activez l'intégration pour tous les modules Finance, l'organisation sera créée automatiquement pour les autres applications Finance.
  

 Pour configurer le compte d'organisation d'un autre utilisateur

Si une personne de votre organisation possède déjà un compte Zoho Books/Expenses/Subscription, vous pouvez configurer son compte dans votre compte Zoho CRM. Vous aurez besoin de la clé Zoho Services Communication (clé ZSC) de son compte et de son adresse e-mail pour activer la configuration.

1. Dans Zoho CRM, accédez à Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Finance Suite.
   
2. Dans la page Intégration avec Zoho Finance Suite, cliquez sur le lien Configurer l'organisation d'un autre utilisateur.
   
   • Saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur.
     
   • Saisissez la clé ZSC du compte Zoho Books/Expenses/Subscriptions.
     
3. Cliquez sur Suivant.
   

Pour générer une clé ZSC clé dans Zoho Books/Zoho Expenses/Zoho Subscriptions

1. Connectez-vous à l'application Zoho Finance requise.
   
2. Cliquez sur Paramètres > Intégrations > Zoho Books/Zoho Expenses/Zoho Subscriptions Clé ZSC.
   
3. Copiez la clé ZSC et utilisez-la pour l'intégration de Zoho Finance Suite dans CRM.
   

Remarque

• Si vous activez l'intégration alors qu'aucune organisation n'est associée à l'une des applications Zoho Finance pour l'adresse e-mail configurée, vous serez invité à créer une nouvelle organisation et cette organisation sera créée pour les applications Finance que vous sélectionnez.
  
• S'il existe une organisation dans une seule des applications Zoho Finance et que vous activez l'intégration pour tous les modules Finance, l'organisation sera créée automatiquement pour les autres applications Finance.
  

 Sélectionner les modules Finance à inclure dans CRM

Une fois que vous avez entré les détails de la configuration, sélectionnez Modules Finance à inclure dans CRM.

• Les modules Factures, Devis, Commandes clients et Bons de commande seront créés en tant que sous-modules sous l'onglet Zoho Books. Si vous avez activé l'intégration pour Zoho Invoice, les modules Invoice et Estimate seront créés sous l'onglet Zoho Invoice.
  
• Les modules Dépenses et Rapports de dépenses seront créés en tant que sous-modules sous l'onglet Zoho Expense.
  
• Les informations concernant Zoho Subscription seront vues contextuellement dans CRM.
  

 Configurer les paramètres de synchronisation

Une fois que vous avez choisi les applications Zoho Finance à inclure, la synchronisation des données sera établie entre les modules suivants dans Zoho CRM et Zoho Finance Suite.

• Synchronisation de comptes et des contacts : applicable à toutes les applications Zoho Finance.
  
  • Les comptes dans Zoho CRM sont synchronisés avec les contacts dans Zoho Finance Suite.
    
  • Les contacts dans Zoho CRM sont synchronisés avec les personnes de contact dans les applications Zoho Finance.
    
• Synchronisation des fournisseurs : les fournisseurs dans Zoho Books sont synchronisés avec les fournisseurs dans Zoho CRM. Cette synchronisation est applicable uniquement pour l'intégration Zoho Books/Zoho Invoice.
  
• Synchronisation des produits : les produits dans Zoho CRM sont synchronisés avec les éléments dans Zoho Books. Cette synchronisation est applicable uniquement pour l'intégration Zoho Books/Zoho Invoice.
  

Pour chacun des modules ci-dessus, vous pouvez mapper les champs pour la synchronisation.

Pour mapper des champs pour la synchronisation des contacts

1. Sur la page d'intégration de Zoho Finance Suite, sous Paramètres de synchronisation, cliquez sur l'icône Paramètres dans la section Synchronisation des contacts.
   
2. Sur la page Paramètres de synchronisation des contacts, précisez les éléments suivants :
   
   • Quels modules doivent être synchronisés avec le contact de Zoho Finance Suite ? - Sélectionnez une option dans la liste déroulante.
     
   • Quels enregistrements doivent être synchronisés ? - Sélectionnez les Affichages Liste à partir du module Comptes/Contacts dont les enregistrements seront synchronisés.
     
   • Que faut-il faire sur le contact de Zoho Books lorsque le même enregistrement est modifié des deux côtés ? - Si des doublons sont présents dans Zoho Finance Suite pendant la synchronisation, sélectionnez l'option Cloner, Remplacer ou Ignorer.
     
   • Mappez les champs de Zoho Finance Suite sur ceux des modules Accounts et Contacts de Zoho CRM (en fonction de votre sélection).
     
   • Cliquez sur Enregistrer.
     

Pour mapper les champs pour la synchronisation des fournisseurs

1. Sur la page d'intégration de Zoho Finance Suite, sous la section Paramètres de synchronisation, cliquez sur l'icône Paramètres dans la section Synchronisation des fournisseurs.
   
2. Sur la page Paramètres de synchronisation des fournisseurs, précisez les éléments suivants :
   
   • Quels enregistrements doivent être synchronisés ? - Sélectionnez une option dans la liste déroulante.
     
   • Que faut-il faire sur le fournisseur de Zoho Books lorsque le même enregistrement est modifié des deux côtés ? - Si des doublons sont présents dans Zoho Books pendant la synchronisation, sélectionnez l'option Cloner, Remplacer ou Ignorer.
     
   • Mappez les détails des champs Fournisseurs dans Zoho Books sur ceux de Zoho CRM (en fonction de votre sélection).
     
   • Cliquez sur Enregistrer.
     

Pour mapper les champs pour la synchronisation des produits

1. Sur la page d'intégration de Zoho Finance Suite, sous la section Paramètres de synchronisation, cliquez sur l'icône Paramètres dans la section Synchronisation des produits.
   
2. Sur la page Paramètres de synchronisation des produits, précisez les éléments suivants :
   
   • Que faut-il faire sur l'élément de Zoho Books lorsque le même enregistrement est modifié des deux côtés ? - Si des doublons sont présents dans Zoho Books pendant la synchronisation, sélectionnez l'option Cloner, Remplacer ou Ignorer.
     
   • Mappez les champs Articles sur les champs Produits dans Zoho CRM.
     
   • Cliquez sur Enregistrer.
     

 Définir les points de déclenchement CRM (pour l'intégration de Zoho Books/Zoho Invoice)

Vous pouvez automatiquement créer/accepter/annuler un devis et créer/annuler une facture sur la base des étapes de parcours dans Zoho CRM pendant l'intégration Zoho Books/Zoho Invoice. Sélectionnez l'un des points de déclenchement suivants si nécessaire.

• Créez/acceptez/annulez un devis en fonction de l'étape de parcours sélectionnée.
  
• Créez/annulez une facture lorsqu'un potentiel est gagné/perdu respectivement
  
• Aucun
  

 Définir les autorisations du profil

Pour définir les autorisations pour les profils

1. Accédez à Configuration > Contrôle de sécurité > Profils.
   
2. Sur la page Profiles, cliquez sur le lien Modifier renvoyant au profil correspondant que vous souhaitez modifier.
   
3. Dans les autorisations au niveau module, sélectionnez la visibilité de l'onglet pour les modules Zoho Book/Zoho Invoice et Zoho Expense.
   
4. Dans les sections Autorisations pour Zoho Books/Zoho Invoice et Zoho Subscriptions, cochez les cases correspondant aux autorisations suivantes pour les modules Factures, Devis, Bon de commande, Commandes clients et Résumé des comptes débiteur et créditeur, ainsi que Abonnements :
   
   • Afficher : pour afficher les transactions
     
   • Créer et modifier : pour créer et modifier les transactions (non disponible pour Zoho Subscriptions)
     
   • E-mail : pour joindre une copie de la transaction à un e-mail et l'envoyer aux clients. (Non disponible pour Zoho Subscriptions)
     
5. Cliquez sur Enregistrer.
   

 Désactiver Zoho Finance Suite

En tant qu'administrateur de Zoho CRM, vous pouvez désactiver l'intégration de Zoho Finance Suite à partir de votre compte CRM. Si vous désactivez l'intégration de Zoho Finance Suite, les données associées ne seront plus disponibles dans Zoho CRM.

Pour désactiver Zoho Finance Suite

1. Connectez-vous à Zoho CRM avec des privilèges administratifs.
   
2. Accédez à Configuration > Marketplace > Zoho > Zoho Finance Suite.
   
3. Sur la page Intégration avec Zoho Finance Suite, cliquez sur Désactiver.
   Lisez les informations présentant les conséquences de la désactivation et exécutez la désactivation.
   
   Notez que cette désactivation s'applique à toutes les applications Finance intégrées dans Zoho CRM.

Remarque

• Vous pouvez désactiver Zoho Finance Suite entièrement ou de manière sélective.
  
• Si vous souhaitez désactiver une application et conserver les autres intégrations intactes, cliquez sur le lien Modifier dans la section des modules Finance.
  
  Désélectionnez la case à cocher correspondant à chacun des modules que vous souhaitez désactiver et confirmez la désactivation.
  
• Dans ce cas, seules les données relatives à l'application désactivée seront perdues. Les autres modules de Zoho Finance ne sont pas affectés.
  

 Remarques importantes sur la fonctionnalité multidevise

L'intégration entre Zoho CRM et Zoho Books peut entraîner quelques conflits mineurs en ce qui concerne la fonctionnalité multidevise. Cependant, ils ont été traités de façon transparente dans Zoho CRM. Voici quelques points à noter concernant ces conflits et la façon dont ils ont été gérés.

Conflit de version de Zoho CRM

La fonctionnalité multidevise est disponible dans toutes les éditions de Zoho Books/Zoho Invoice en raison de la nécessité d'établir des factures et des devis pour des clients de différents pays. Dans Zoho CRM cependant, la fonctionnalité multidevise est uniquement disponible dans l'Édition Entreprise.

Alors que la fonctionnalité multidevise est uniquement disponible dans l'Édition Entreprise de Zoho CRM, l'intégration de Zoho Finance Suite est disponible aussi bien pour l'Édition Entreprise que pour l'Édition Professionnelle de Zoho CRM. Cela entraîne un conflit si un utilisateur de l'Édition Professionnelle souhaite activer l'intégration de Zoho Finance Suite.

Si un utilisateur de l'Édition Professionnelle de Zoho CRM qui emploie plusieurs devises dans son compte Zoho Books/Zoho Invoice souhaite activer l'intégration de Zoho Finance Suite, la fonctionnalité multidevise sera activée pour son compte Zoho CRM.

L'utilisateur peut alors procéder à l'ajout de plusieurs devises pour son compte Zoho CRM. Dans ce cas, la devise principale est récupérée à partir du champ Devise locale dans la section Informations des paramètres régionaux. Pour définir la devise principale, accédez à Paramètres > Configuration > Général > Informations sur l'entreprise > Informations des paramètres régionaux.

Remarque

• La fonctionnalité multidevise sera désactivée dans le compte Zoho CRM si l'utilisateur de l'Édition Professionnelle souhaite désactiver l'intégration de Zoho Finance Suite.
  

Conflit dans les devises de base de Zoho Books/Zoho Invoice et Zoho CRM

Si la devise principale dans Zoho CRM ne correspond pas à la devise de base dans Zoho Books/Zoho Invoice, cette intégration ne peut pas être activée.

Par exemple, si la devise principale de votre compte Zoho CRM est USD et que la devise de base dans Zoho Books/Zoho Invoice est INR, l'intégration ne peut pas être activée. Dans un tel cas, nous vous conseillons de changer la devise de base dans Zoho Books/Zoho Invoice à USD (puisque la devise principale ne peut pas être modifiée une fois qu'elle a été définie dans Zoho CRM).

Si vous constatez que la devise de base dans Zoho Books/Zoho Invoice a été utilisée pour toutes les transactions et ne peut pas être modifiée, veuillez écrire à support@zohocrm.com. Notre équipe de support technique modifiera pour vous la devise principale dans Zoho CRM. Une fois que les devises ont été définies uniformément dans les deux comptes, l'intégration de Zoho Finance Suite peut être activée.

Conflit dans la définition des taux de change

Il existe un conflit dans la façon dont les taux de change sont définis dans Zoho CRM et Zoho Books/Zoho Invoice.

Supposons que la devise principale est USD dans Zoho CRM et dans Zoho Books. Lorsque vous ajoutez une devise dans Zoho CRM, INR par exemple, Zoho CRM vous demande, « 1 USD est égal à combien d'INR ». En revanche, lorsque vous ajoutez la même devise dans Zoho Books, Zoho Books vous demande, « Combien faut-il d' USD pour 1 INR ».

Même si la devise principale est USD dans les deux modules, le taux de change est défini selon la formule 1 USD = 60 INR dans Zoho CRM et 0,015 USD = 1 INR dans Zoho Books. Les deux formules sont inversées.

Si les factures libellées en INR sont transférées dans Zoho CRM, les montants sont convertis en devise principale (USD) avant d'être représentés dans les vues de listes et les rapports. Zoho CRM utilise le taux de change indiqué sur la facture (taux de change de Zoho Books) pour effectuer la conversion. Il peut donc y avoir quelques écarts mineurs dans ce processus de conversion lorsque le nombre résultant comporte plus de 9 décimales. Les chiffres sont exacts jusqu'à 9 décimales. La différence, le cas échéant, est généralement négligeable.

Si vous souhaitez consulter le montant exact, vous pouvez toujours le vérifier dans Zoho Books.