La communication joue un rôle important dans la gestion des projets. Les e-mails sont devenus pratiques dans le monde des affaires pour communiquer efficacement. Zoho Projects comprend très bien cette information et fournit des Modèles d'e-mail pour personnaliser les e-mails automatisés en fonction de vos besoins. Grâce aux Modèles d'e-mail, vous pouvez personnaliser la structure de l'e-mail de notification pour divers événements, par exemple lorsqu'un problème est créé, mis à jour, supprimé, etc. Vous pouvez associer les modèles d'e-mails à n'importe quel événement de notification ou à un SLA.

Disponibilité de la fonctionnalité : forfait Enterprise

  Créer un nouveau modèle d'e-mail

1. Cliquez sur dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur Outil de suivi des problèmes. 
   
2. Sélectionnez Modèle d'e-mail.
   
3. Sélectionnez un projet dans la liste déroulante et cliquez sur Ajouter un modèle d'e-mail.
   
4. Dans la page Ajouter un modèle d'e-mail, spécifiez tous les champs.
   
5. Le Nom et l'Objet sont des champs obligatoires. L'objet est utilisé comme objet de l'e-mail de notification et le message saisi dans l'éditeur est utilisé comme contenu de l'e-mail respectivement.
   
   
   
6. Cliquez sur Insérer un paramètre substituable pour insérer des paramètres substituables pour les informations clés liées au problème, telles que Clé du problème, Titre du problème, Cessionnaire, Niveau de remontée, etc. 
   
7. Vous pouvez insérer des paramètres substituables avec votre contenu, le cas échéant, dans le champ Objet et la zone de texte du contenu de l'e-mail.
   
8. Vous pouvez utiliser des champs par défaut ou des champs personnalisés en conséquence lorsque vous insérez des paramètres substituables.
   
9. Cliquez sur Enregistrer pour continuer.
   

  Associer un modèle d'e-mail à une notification de problème

1. Accédez à > Outil de suivi des problèmes > Notifications.
   
2. Sélectionnez un projet dans la liste déroulante.
3. Sélectionnez un critère de notification et choisissez l'un des modèles d'e-mail existants dans la liste déroulante. Sinon, cliquez sur le lien Créer un nouveau modèle d'e-mail pour créer un nouveau modèle d'e-mail pour l'événement. 
   
4. Spécifiez le champ Notifier à avec les valeurs requises.
   
   • Vous pouvez sélectionner plusieurs personnes à notifier. Par exemple, vous pouvez choisir Cessionnaire, Rapporteur, Propriétaire du projet ou n'importe quel utilisateur du projet dans la section Utilisateurs ou l'un des utilisateurs dans la section Listes de sélection d'utilisateurs en conséquence.
     
5. Cliquez sur Enregistrer pour continuer. En savoir plus sur les notifications de problèmes.
   

Vous pouvez également associer un modèle d'e-mail à un SLA. En savoir plus. 

  Modifier/supprimer un modèle d'e-mail

1. Accédez à  > Outil de suivi des problèmes > Modèles d'e-mail.
   
2. Sélectionner un projet dans la liste déroulante
3. Placez le curseur de la souris sur le modèle d'e-mail requis et cliquez sur .
   
4. Sélectionnez Modifier ou Supprimer.
   
5. Mettez à jour les champs nécessaires et cliquez sur Enregistrer ou sur Confirmer pour les supprimer. 
   

• Le contenu du modèle d'e-mail autorise 32 000 caractères.
  
• Les images en ligne peuvent être chargées dans le contenu de l'e-mail alors que les vidéos ne peuvent pas être intégrées au modèle d'e-mail. Cependant, vous pouvez lier votre vidéo dans le modèle d'e-mail.
  
• Si un modèle d'e-mail associé est supprimé, le modèle d'e-mail par défaut sera utilisé pour les notifications d'émission et les SLA.
  
• Si le paramètre substituable d'un champ personnalisé supprimé existe dans un modèle d'e-mail, il ne sera pas remplacé par un champ par défaut.
  
• Le paramètre substituable Exécutant de l'action représente l'utilisateur qui effectue l'action, c'est-à-dire la personne qui signale le problème, met à jour le statut du problème, etc.
  
• Dans les e-mails de remontée du SLA, le paramètre substituable Exécutant de l'action est remplacé par le nom du propriétaire du projet.