प्रोजेक्ट बजट

प्रोजेक्ट बजट

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बजट प्रबंधन किसी भी प्रोजेक्ट का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। बजट प्रबंधकों को लागत प्रबंधन में सुधार करने और बजट अधिकता को कम करने में मदद कर सकता है। प्रोजेक्ट प्रबंधक बजट स्थिति रिपोर्ट के साथ वास्तविक समय में योजनाबद्ध बनाम वास्तविक लागत को देख सकते हैं। विभिन्न प्रोजेक्ट के लिए कई मुद्राएँ सेट की जा सकती हैं ताकि विभिन्न देशों में काम करने वाले व्यवसायों को मदद मिले। लेखांकन उपकरणों जैसे कि Zoho Invoice या Zoho Books के साथ एकीकृत करके, प्रबंधक अपने प्रोजेक्ट डेटा को सिंक कर सकते हैं और चालान उत्पन्न कर सकते हैं।


Idea

उपयोग के उदाहरण

निर्माण: Zylker में एक मध्य-ऊँचाई अपार्टमेंट के लिए एक निर्माण प्रोजेक्ट शुरू हुआ और प्रोजेक्ट के लिए कुल बजट $180 से $270 प्रति वर्ग फुट निर्धारित किया गया है। प्रोजेक्ट प्रबंधक खर्चों का ट्रैक रख सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि खर्च अनुमानित बजट से अधिक न हों।
 
अपार्टमेंट रखरखाव: रखरखाव दल निवासियों द्वारा भुगतान किए गए रखरखाव शुल्क प्राप्त करता है, खर्चों की गणना करता है, और एक बजट पर पहुँचता है। हर महीने, रखरखाव दल के व्यवस्थापक को यह सुनिश्चित करना होता है कि अनुमानित बजट पार न हो।
 
सॉफ़्टवेयर विकास/ आईटी: एक नई एप्लिकेशन को शुरुआत से विकसित करना होगा। प्रोजेक्ट प्रबंधक कुल प्रोजेक्ट व्यय को $1 मिलियन डॉलर निर्धारित करता है। प्रोजेक्ट प्रबंधक सुनिश्चित कर सकता है कि व्यय अनुमानित बजट से न बढ़े।

लाभ

  1. प्रोजेक्ट बजट को ट्रैक करें और इसे नियंत्रण में रखें
  2. योजनाबद्ध बनाम वास्तविक रिपोर्ट देखें
  3. कर्मचारी घंटों, निश्चित लागत, या Task और समस्या लॉग घंटों द्वारा बिल करें
Notes
सुविधा उपलब्धता: Premium, Enterprise, & Ultimate प्लान। यह निम्न के लिए भी उपलब्ध है CRM Plus और Zoho One उपयोगकर्ताओं के लिए।

बजट के प्रकार

Zoho Projects निम्नलिखित बजट प्रकारों का समर्थन करता है:
  1. प्रोजेक्ट के आधार पर - उपयोगकर्ताओं को पूरे प्रोजेक्ट के लिए एक निश्चित लागत बजट राशि और बजट घंटे निर्धारित करने की अनुमति देता है। इस विधि को चुनने से उपयोगकर्ताओं को एक Revenue Budget निर्धारित करने की भी अनुमति मिलती है।
  2. Phase के आधार पर - उपयोगकर्ताओं को लागत बजट राशि, राजस्व बजट राशि, और प्रति Phase घंटे निर्धारित करने की अनुमति देता है। Phase बनाते समय मान दर्ज किया जा सकता है। प्रोजेक्ट बजट की गणना सभी Phases और Phase घंटों के कुल के रूप में की जाती है।
  3. Task के आधार पर - उपयोगकर्ताओं को लागत बजट, राजस्व बजट राशि, और प्रति Task घंटे निर्धारित करने की अनुमति देता है। Task बनाते समय मान दर्ज किया जा सकता है। प्रोजेक्ट बजट की गणना सभी Tasks और Task घंटों के कुल के रूप में की जाती है।
  4. उपयोगकर्ता के आधार पर - उपयोगकर्ताओं को लागत बजट, राजस्व बजट राशि, और प्रति उपयोगकर्ता घंटे निर्धारित करने की अनुमति देता है। प्रोजेक्ट में उपयोगकर्ताओं को जोड़ते समय या प्रोजेक्ट में जोड़े गए मौजूदा उपयोगकर्ताओं को संपादित करते समय मान दर्ज किया जा सकता है।

Zoho Projects में बिलिंग विधियाँ

Zoho Projects निम्नलिखित बिलिंग विधियों का समर्थन करता है। बिलिंग विधि उपयोगकर्ताओं को विभिन्न मानदंडों के आधार पर बजट को ट्रैक करने और ग्राहकों को चालान देने की अनुमति देती है।
  • कर्मचारी घंटों के आधार पर - उपयोगकर्ताओं को विभिन्न दरें निर्दिष्ट की जाती हैं, और प्रोजेक्ट बिलिंग प्रोजेक्ट पर काम करने वाले सदस्यों की उपयोगकर्ता दरों के आधार पर होती है। आप जोड़ते या संपादित करते उपयोगकर्ताओं के लिए।
  • प्रोजेक्ट घंटों के आधार पर - बिलिंग एक निश्चित प्रोजेक्ट दर के आधार पर होती है। लॉग किए गए कुल घंटों को इस दर से गुणा किया जाता है ताकि प्रोजेक्ट लागत प्राप्त हो।
  • प्रोजेक्ट के लिए निश्चित मूल्य - ग्राहकों को एक निश्चित लागत के आधार पर चालान दिया जाता है और यह विकल्प केवल Zoho Invoice/Books के साथ एकीकृत Portal के लिए उपलब्ध है।
  • Task/समस्या घंटों के आधार पर - Task या समस्या आधारित बिलिंग विधि में, ग्राहकों को Task या समस्या में निर्धारित प्रति घंटा दर के आधार पर चालान दिया जाता है। इस बिलिंग विधि का उपयोग तब किया जाता है जब आपका संगठन ऐसी सेवाएँ प्रदान करता है जो एक दूसरे से स्वतंत्र हैं और इसलिए प्रत्येक Task/समस्या को उसके उद्देश्य के आधार पर एक अलग दर की आवश्यकता होती है।

बजट सक्षम करें

  1. पृष्ठ के शीर्ष दाईं ओर पर क्लिक करें।
  2. चुनें Project & Budget के तहत Portal Configuration।
  3. पर जाएँ Budget Settings और Enable Project Budget।

Notes
  • को टॉगल करें। Project Budget व्यवस्थापक प्रोफ़ाइल के लिए डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम होता है।
  • अन्य प्रोफ़ाइल के लिए, आप सक्षम कर सकते हैं को संपादित करके प्रोजेक्ट बजट की अनुमति Profiles निर्धारित करने की भी अनुमति मिलती है।
  • EVM को केवल तभी सक्षम किया जा सकता है जब प्रोजेक्ट बजट सक्षम हो।

बजट सीमा और अधिकता सीमा सक्षम करें

जब वास्तविक लागत निर्दिष्ट सीमा या योजनाबद्ध बजट से अधिक हो जाए तो ईमेल सूचना प्राप्त करें।

  1. Budget threshold email और Budget overrun email बटन को में टॉगल करें बजट सेटिंग्स अनुभाग।
  2. क्लिक करें ईमेल को कस्टमाइज़ करें ईमेल टेम्पलेट को संशोधित करने के लिए।
  3. क्लिक करें सहेजें।

एक प्रोजेक्ट के लिए बजट सेट करें

  1. प्रोजेक्ट्स पर जाएं बाएँ नेविगेशन पैनल में और फिर क्लिक करें नया प्रोजेक्ट।
  2. प्रोजेक्ट विवरण दर्ज करें।
  3. अपनी आवश्यकता के अनुसार मुद्रा चुनें बजट अनुभाग में।
  4. अपने प्रोजेक्ट के लिए बजट सेट करने के लिए Based on Project को Budget Type के रूप में चुनें। आप Phases, Tasks और उपयोगकर्ताओं के लिए भी बजट सेट कर सकते हैं। यदि आप बजट सेट नहीं करना चाहते हैं, तो आप None चुन सकते हैं।
  5. बजटित घंटे और Cost Budget दर्ज करें।
  6. सीमा मान दर्ज करें। आप यह सीमा केवल तभी परिभाषित कर सकते हैं जब आपने Budget Settings में Budget threshold mail को सक्षम किया हो। ध्यान दें कि जब वास्तविक लागत इस सीमा से अधिक हो जाती है तो आपको एक ईमेल सूचना प्राप्त होगी। यहाँ क्लिक करें यह जानने के लिए कि इसे कैसे सक्षम करें।
  7. चुनें बिलिंग विधि। ये हैं:
    • Based on Staff Hours - उपयोगकर्ताओं को विभिन्न दरें निर्दिष्ट की जाती हैं, और प्रोजेक्ट बिलिंग प्रोजेक्ट पर काम करने वाले सदस्यों की उपयोगकर्ता दरों पर आधारित होती है। आप उपयोगकर्ता दरें सेट कर सकते हैं जब आप जोड़ते हैं या संपादित करते हैं उपयोगकर्ता।
    • Based on Project Hours - बिलिंग एक निश्चित प्रोजेक्ट दर पर आधारित है। प्रोजेक्ट लागत प्राप्त करने के लिए कुल घंटों को इस दर से गुणा किया जाता है।
    • Fixed Cost for Project - ग्राहकों को एक निश्चित लागत के आधार पर बिल भेजा जाता है और यह विकल्प केवल Zoho Invoice/Books के साथ एकीकृत Portal के लिए उपलब्ध है।
    • Based on Task/Issue Hours - Task या issue आधारित बिलिंग विधि में ग्राहकों को Task या issue में निर्धारित Rate Per Hour के आधार पर बिल भेजा जाता है। इस बिलिंग विधि का उपयोग तब किया जाता है जब आपका संगठन ऐसी सेवाएँ प्रदान करता है जो एक दूसरे से स्वतंत्र हैं और इसलिए प्रत्येक Task/issue को उनके उद्देश्य के आधार पर एक अलग दर की आवश्यकता होती है।
  8. यदि आप Fixed Cost for Project।
  9. दर्ज करें। Rate Per Hour (राजस्व और चालान की गणना के लिए) और Cost Per Hour (प्रोजेक्ट लागत की गणना के लिए)
  10. दर्ज करें। Default Rate Per Hour और Default Cost Per Hour यदि आप Task या issue आधारित बिलिंग विधि चुनते हैं।
यहाँ क्लिक करें यह समझने के लिए कि योजनाबद्ध और वास्तविक लागत की गणना उपरोक्त मेट्रिक्स के आधार पर कैसे की जाती है।



Notes
  • डिफ़ॉल्ट मुद्रा वह आधार मुद्रा है जिसे बजट को सक्षम करते समय चुना गया था। इसे बजट के लिए तभी माना जाता है जब प्रोजेक्ट निर्माण के दौरान कोई मुद्रा नहीं चुनी जाती है।
  • प्रोजेक्ट list view Tasks और issues के लिए समेकित बजट दिखाता है।
  • एक आवर्ती Task के लिए योजनाबद्ध लागत को आवृत्तियों की संख्या से गुणा किया जाएगा।
  • योजनाबद्ध लागत को देखने के लिए उपयोगकर्ताओं के पास Task > View All अनुमति होनी चाहिए।
  • वास्तविक और पूर्वानुमानित लागत को देखने के लिए उपयोगकर्ताओं के पास Timesheet > View All अनुमति होनी चाहिए।
प्रोजेक्ट बजट ग्राफ़ डैशबोर्ड पर दिखाया जाता है। यदि आप बजट विवरण नहीं देख पा रहे हैं, तो क्लिक करें और सक्षम करें Budget Status। ग्राफ़ Task के लिए योजनाबद्ध लागत और वास्तविक लागत का एक विस्तृत दृश्य प्रदान करता है। Cost variance योजनाबद्ध और वास्तविक लागत के बीच का अंतर है। एक बजट अधिशेष होता है जब योजनाबद्ध लागत वास्तविक लागत से अधिक हो, अन्यथा, बजट अधिक व्यय होता है।

बजट ट्रैकिंग विधि

बजट ट्रैकिंग विधि आपको किसी भी मॉड्यूल पर आधारित प्रोजेक्ट बजट के लिए योजनाबद्ध और वास्तविक लागत को ट्रैक करने की अनुमति देती है और बिलिंग विधि को इस रूप में सेट किया जाता है प्रोजेक्ट के लिए निश्चित लागत। बिलिंग निश्चित लागत के आधार पर की जाती है।

  1. प्रोजेक्ट्स पर जाएं और फिर क्लिक करें नया प्रोजेक्ट।
  2. प्रोजेक्ट का विवरण दर्ज करें।
  3. बजट अनुभाग तक स्क्रॉल करें।
  4. चुनें बजट प्रकार।
  5. चुनें प्रोजेक्ट के लिए निश्चित लागत में बिलिंग विधि अनुभाग।
  6. Track Budget ड्रॉप-डाउन के अंतर्गत एक ट्रैकिंग विधि चुनें।

पूर्वानुमान

पूर्वानुमानित लागत या घंटे प्रोजेक्ट के वर्तमान प्रदर्शन के आधार पर भविष्य की तस्वीर देते हैं। यह पूर्ण होने में आने वाली अनुमानित लागत है और इसकी गणना प्रतिशत पूर्णता, तारीख के अनुसार, योजनाबद्ध और वास्तविक लागत के आधार पर की जाती है।

Alert
पूर्वानुमानित लागत या घंटे इसके आधार पर गणना की जाती है कार्य घंटे या योजनाबद्ध घंटे और कार्यों के लिए लॉग किए गए वास्तविक घंटे तथा प्रति घंटे लागत। पूर्वानुमानित लागत और पूर्वानुमानित घंटे की गणना के लिए सूत्र नीचे दिए गए हैं:
  • पूर्वानुमानित लागत = (((100 - % पूर्णता) * योजनाबद्ध लागत)/100) + वास्तविक लागत
  • पूर्वानुमानित घंटे = (((100 - % पूर्णता) * योजनाबद्ध घंटे)/100) + वास्तविक घंटे।

बजट की गणना करें

  • योजनाबद्ध घंटे: कुल कार्य घंटे
  • वास्तविक घंटे: कुल बिलयोग्य लॉग घंटे
  • योजनाबद्ध लागत: योजनाबद्ध घंटे * प्रति घंटे लागत
  • वास्तविक लागत: वास्तविक घंटे * प्रति घंटे लागत
  • लागत विचरण: योजनाबद्ध लागत - वास्तविक लागत

बजट स्वचालित गणना अनुसूची

  1. बाईं नेविगेशन पैनल में प्रोजेक्ट्स पर क्लिक करें और अपने प्रोजेक्ट पर जाएं।
  2. अपने प्रोजेक्ट पर होवर करें और Access Project विकल्प पर क्लिक करें।
  3. शीर्ष पैनल से डैशबोर्ड पर क्लिक करें।
  4. Budget Status विजेट खोजें।
  5. बजट रिपोर्ट देखने के लिए ड्रॉप-डाउन से Amount या Hours चुनें।
  6. बजट की गणना हर छह घंटे में स्वचालित रूप से की जाती है। क्लिक करें बटन Budget Status विजेट में यदि आप सबसे नवीनतम बजट की गणना करना चाहते हैं।
Notes
Task और Timesheet > View All अनुमति की आवश्यकता है।


Notes
आप Zoho Projects में उपलब्ध टैग की सहायता से अपने प्रोजेक्ट के प्रदर्शन को तुरंत देख सकते हैं
Notes
  1. जोखिम पर: (वास्तविक < बजट) && (पूर्वानुमानित (लागत/घंटे) > बजट)
  2. ओवररन: वास्तविक (लागत/घंटे) > बजट
  3. अधिशेष: पूर्वानुमानित (लागत/घंटे) <= बजट
Notes
आप इन टैग को डैशबोर्ड में देख सकते हैं या अपने प्रोजेक्ट्स को टैग के आधार पर फ़िल्टर कर सकते हैं।
Notes
  1. वास्तविक घंटे और वास्तविक लागत की गणना करते समय अस्वीकृत और गैर-बिलयोग्य लॉग घंटे शामिल नहीं किए जाते हैं।
  2. जब टीम के सदस्य Task के लिए समय लॉग करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से अनुमोदित बिलयोग्य घंटे की वास्तविक लागत की गणना करेगा।

बजट ओवररन को ट्रैक करें

संबंधित मॉड्यूल (Task/ Phase) पर जाएं, क्लिक करें और चुनें ओवररन से बजट फ़ील्ड। लॉग घंटे को बिलयोग्य के रूप में चिह्नित किया जा सकता है यदि ग्राहक को लागत लगाई जाती है और गैर-बिलयोग्य के रूप में यह दर्शाने के लिए कि घंटे चार्ज नहीं किए गए हैं। जब टीम के सदस्य Task के लिए समय लॉग करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से अनुमोदित बिलयोग्य घंटे की वास्तविक लागत की गणना करेगा। यह बजट को वास्तविक समय में अपडेट करता है। बजट सही ढंग से गणना करने के लिए आपको टाइमशीट रिकॉर्ड को मंजूरी देनी या अस्वीकार करनी पड़ सकती है।

  • जोखिम पर: (वास्तविक < बजट) && (पूर्वानुमानित (लागत/घंटे) > बजट)
  • ओवररन: वास्तविक (लागत/घंटे) > बजट
  • अधिशेष: पूर्वानुमानित (लागत/घंटे) <= बजट

आप इन टैग को डैशबोर्ड में देख सकते हैं या अपने प्रोजेक्ट्स को टैग के आधार पर फ़िल्टर कर सकते हैं।

  • वास्तविक घंटे और वास्तविक लागत की गणना करते समय अस्वीकृत और गैर-बिलयोग्य लॉग घंटे शामिल नहीं किए जाते हैं।
  • जब टीम के सदस्य Task के लिए समय लॉग करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से अनुमोदित बिलयोग्य घंटे की वास्तविक लागत की गणना करेगा।

बजट संपादित करें

एक बार प्रोजेक्ट बजट सेट हो जाने के बाद, इसे आवश्यकतानुसार संपादित किया जा सकता है।

  1. क्लिक करें प्रोजेक्ट्स बाईं नेविगेशन पैनल में।

  2. किसी प्रोजेक्ट पर होवर करें और क्लिक करें । 

  3. चुनें प्रोजेक्ट संपादित करें संदर्भ मेनू से।

आप बजट के साथ प्रोजेक्ट की लागत को ट्रैक कर सकते हैं और योजनाबद्ध और वास्तविक लागत को प्रबंधित करके समय पर बिना किसी परेशानी के डिलीवर कर सकते हैं। यह उपलब्ध फंड और टीम बैंडविड्थ के आधार पर भविष्य के प्रोजेक्ट्स के लिए अधिक सटीक योजना बनाने की अनुमति देता है।

Zoho Projects में बजट देखने के लिए स्थान

निम्नलिखित स्थानों पर अपने प्रोजेक्ट का बजट देखें,

  • प्रोजेक्ट list page Task और मुद्दों के लिए समेकित बजट दिखाता है।
  • Task और Phase list view आपके प्रोजेक्ट में Task और Phase की सूची के लिए योजनाबद्ध और वास्तविक लागत या घंटों की गणना दिखाता है।
  • Task और Task List विस्तृत दृश्य उस विशेष Task के लिए योजनाबद्ध और वास्तविक गणना प्रदान करता है।
  • अपने प्रोजेक्ट के डैशबोर्ड पृष्ठ पर बजट स्थिति ग्राफ़ देखें।
  • आप अपने प्रोजेक्ट list page, Task, Task List और Phase विवरण पृष्ठ, बजट स्थिति ग्राफ़, और डैशबोर्ड पर अवलोकन अनुभाग में बजट पूर्वानुमान देख सकते हैं।

आप बजट के साथ अपनी प्रोजेक्ट लागत को ट्रैक कर सकते हैं और योजनाबद्ध और वास्तविक लागत को प्रबंधित करके समय पर बिना किसी परेशानी के डिलीवर कर सकते हैं। यह उपलब्ध निधियों और टीम की क्षमता के आधार पर भविष्य की प्रोजेक्ट के लिए अधिक सटीक योजना बनाने की अनुमति देता है।

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