【開催報告】Zoho CRM を業務のWorkdeskとして使おう! ユーザー交流会 大阪 2023 vol.2

【開催報告】Zoho CRM を業務のWorkdeskとして使おう! ユーザー交流会 大阪 2023 vol.2

皆さま、こんにちは。コミュニティチームの中野です。
 
Zoho コミュニティでは、12/7(木)にオフライン形式にて「ユーザー交流会 大阪 2023 vol.2」を開催しました。本投稿では、その様子をお届けします。事例セッションのみ当日の登壇資料をこちらに共有いたしますので、ご参加できなかった皆さまもご確認ください。
(Zoho セッションの登壇資料については、東京開催分の開催報告で共有いたします)



本イベントでは、ビープラスシステムズの石井様がZoho CRM を仕事机(Workdesk)として活用し、業務の効率化を実現した事例を紹介しました。
お楽しみ会は、Zoho サービスを活用し、業務効率化・自動化を実現したこと、または今後それらを実現するために取り組みたい内容を共有し合うグループワークを行いました。
 
登壇いただいた石井さん、そして参加いただいたZoho ユーザーのみなさん、ありがとうございました!
 
 
事例セッション Zoho CRM を業務のWorkdeskとして使おう!

10年前からZoho CRM を利用しているビープラスシステムズの石井様が、Zoho CRM の活用を通じてどのように請求業務の効率化や定型業務の自動化を実現したかを解説しました。

 
ビープラスシステムズ社 事業内容 




1. サービス導入背景・課題 
Zoho CRM を導入した目的は、エクセルなどで管理していた顧客情報をCRM に集約し、一元管理することでしたが、案件増加に伴い毎月の請求業務が複雑化し、請求漏れやミスが発生していました。
 
 

2. 解決策と取り組み 
Zoho CRM の活用を検討し、使いこなせなければ解約するという覚悟で臨みました。以下が請求業務の改善に向けた取り組みです。

・ボトルネックの認識:ルーティーンワークを洗い出し、負荷の高い領域を把握。


・取引先・リードデータの整理:不要なリードを削除し、重複データを統合。抽出に必要な情報をフィールドに追加・入力・チェック。


・データの転記作業を自動化:Zoho のレポートから出力したファイルをRPA(業務プロセスの自動化)の指示書として活用し、業務時間を3時間削減。顧客情報の整理と請求管理の省力化を実現。
 


3. 定型業務の効率化 
CRMをリード獲得から成約までの定型業務に活用し、以下の手法を導入しました。
・タグ機能の活用:ワークフローでリード作成時に自動でタグを追加し、リード獲得から契約までのタスクをタグ機能で管理。


・テンプレート活用:定型メールや契約書・申込書のテンプレート化により、作業時間を大幅に削減。手入力をしていた名入れ作業もCRMの情報を使用し、作業負荷を軽減。さらにはZoho Writer で作成したテンプレートに電子署名を行うため、Zoho Sign の検討を進める。
 





・Gmailとの連携:Gmail上ではなくCRM上で業務を開始し、タスクリストやToDoもCRMに集約することで、別サービスを行き来することがなくなる。

 


4. まとめ 
CRMを活用し、請求業務の省力化とリード獲得から成約までのToDo管理を実現し、作業しながら最新のデータ更新を行う業務フローへの変更が成功しました。今後はSalesIQ の活用や、CRMのデータを活用したマーケティング・顧客対応の自動化をZoho で実現したいのことです。
 


事例セッションで使用したスライド



お楽しみ会 「Zoho でここが楽になりました! Zoho サービスを活用した業務効率化・自動化について語り合おう」
Zoho サービスを活用し、業務効率化や自動化を実現したこと、または今後取り組みたい内容を共有し合うグループワークを行いました。
 


 
最後に
 
次回のユーザー交流会・大阪開催については、2024年6月あたりにオフライン形式にて開催を予定しています。開催時期やテーマなど詳細が決まり次第あらためて当フォーラムでお知らせします。
 
【12/15開催 一部配信あり】東京 ユーザー交流会
▶︎▶︎参加登録はこちらから: https://www.zohomeetups.com/Meetuptokyo2023vol4
*まだ残席がありますのでよろしければぜひご登録ください。事例セッションについては大阪・名古屋開催時と異なるプログラムを用意しています。
 
今後ともZoho コミュニティをよろしくお願いいたします!
 
ゾーホージャパン コミュニティチーム



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                                  • User

                                    If user is already part of manage engine endpoint central , what hapens when i try to add them to another Zoho org / directory? Are these users added as external users?
                                  • Adding a new section to the related details sidebar when creating a new ticket.

                                    Hello, I was wondering if you can add a new section to the related details sidebar when creating a new ticket. I was wanting to have it to where it also shows the account information related to the contact chosen as well. This is the section I am referring
                                  • Posibility to add Emoticons on the Email Subject of Templates

                                    Hi I´ve tried to add Emoticons on the Subject line of Email templates, the emoticon image does show up before saving the template or if I add the Emoticon while sending an Individual email and placing it manually on the subject line. Emoticons also show
                                  • Displaying only unread tickets in ticket view

                                    Hello, I was wondering if someone might be able to help me with this one. We use filters to display our ticket list, typically using a saved filter which displays the tickets which are overdue or due today. What I'd really like is another filter that
                                  • Ticket layout based on field or contact

                                    Hi! I want to support the following use-case: we are delivering custom IT solutions to different accounts we have, thus our ticket layouts, fields and languages (priority, status field values should be Hungarian) will be different. How should I setup
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                                    hi, my zoho writer on windows has menu fonts too large. where do i find the settings to change this option? my screen resolution is correct and other apps/softwares in windows have no issues. regards
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                                    I have a fairly common setup, where part-time employees receive 1/2 day's pay on a holiday and full-time employees receive a full day's pay. Historically, I've been able to accommodate this by entering two separate holidays, one that covers full-time
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                                    In Zoho Analytics, is it possible to create a chart from a Pivot View report? We are looking to use Zoho Analytics to replace Excel for Sales reports and would like to be able to show both the table and the chart together.
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                                    We’ve enhanced the way you manage Plans, Addons, and Coupons in Zoho Billing. Previously, all three grouped together under Subscription Items. Now, each one has its own dedicated module, giving you a cleaner and more intuitive experience. This update
                                  • Sortie de Zoho TABLE ??

                                    Bonjour, Depuis bientôt 2 ans l'application zoho table est sortie en dehors de l'UE ? Depuis un an elle est annoncée en Europe Mais en vrai, c'est pour quand exactement ??
                                  • Zoho Forms API

                                    Is there any way to get all form entry list using API? Looking forward to hear from you
                                  • Issue with WhatsApp Template Approval and Marketing Message Limit in Zoho Bigin

                                    We are facing issues while creating and using WhatsApp message templates through Zoho Bigin, and we request your clarification and support regarding the same. 1. Utility Template Approval Issue Until December, we were able to create WhatsApp templates
                                  • How to install Widget in inventory module

                                    Hi, I am trying to install a app into Sales Order Module related list, however there is no button allow me to do that. May I ask how to install widget to inventory module related list?
                                  • Zoho Social - Feature Request - Reviewer Role

                                    Hi Social Team, I've come across this with a couple of clients, where they need a role which can review and comment on posts but who has no access to create content. This is a kind of reviewer role. They just need to be able to see what content is scheduled
                                  • Zoho Social - Feature Request - Non-US Date Format

                                    Hi Social Team, I have noticed that there is no option to change the date format from US mm/dd/yyyy to others like dd/mm/yyyy. It would be great to see this added as the platform matures. Thanks for considering this feedback.
                                  • Drop Down Value

                                    Hi, May I know why Zoho Flow treat this drop down as number and not as string. If so, how can I fetch the right value for filtering. This field is from Creator, in Creator upon checking by default it is a string since it's not a lookup field.
                                  • Zoho CRM's mobile apps: A 2025 Recap

                                    2025 marked a year of steady progress for Zoho CRM's mobile apps. We rolled out several updates and features to improve usability and make everyday CRM work a lot easier to manage. Here’s a look back at some of the key releases from 2025. Android releases
                                  • Dependent / Dynamic DropDown in ZohoSheets

                                    Has anyone figured out a way to create a Dropdown, the values of which is dependent on Values entered in the other cell ?
                                  • Facebook follower count doesn't match FB Analytics

                                    Hi all, I am wondering if anyone else has issues with follower counts for Facebook not matching FB's native analytics tool. On the Zoho dashboard, it's showing 1,007, but FB shows 1,060. All the other channels match up. Any insights are much appreciated!
                                  • Unable to mass update a picklist field

                                    Hello, I have the records within our Accounts module divided between two account types: Parent Accounts & Member Accounts. I am attempting to mass update accounts from one picklist value to the other (within other specific criteria in our custom fields)
                                  • Meta and Facebook data report discrepancy

                                    I have been currently gathering manually facebook follower data thru meta. In zoho marketing plus the social media reporting only allows for page likes, and so there is a discrepancy with the data. please the difference in files attached. Is there way
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                                    Hi, I'd like to develop a new extension for Zoho Recruit. I've started to use Zoho Developers creating a Zoho CRM extension. But when I try to create a new extension here https://sigma.zoho.com/workspace/testtesttestest/apps/new I d'ont see the option of Zoho Recruit (only CRM, Desk, Projects...). I do see extensions for Zoho Recruit in the marketplace. How would I go about to create one if the option is not available in sigma ? Cheers, Rémi.
                                  • Unlocking New Levels: Zoho Payroll's Journey in 2025

                                    Every year brings its own set of challenges and opportunities to rethink how payroll works across regulations and teams. In 2025, Zoho Payroll continued to evolve with one clear focus: giving businesses more flexibility, clarity, and control as they grow.
                                  • Can I export all attachments from Zoho CRM?

                                    Can I export all attachments from Zoho CRM?
                                  • Please can the open tasks be shown in each customer account at the top.

                                    Hi there This has happened before, where the open tasks are no longer visible at the top of the page for each customer in the CRM. They have gone missing previously and were reinstated when I asked so I think it's just after an update that this feature
                                  • What's new in Zoho Sheet: Simplify data entry and collaboration

                                    Hello, Zoho Sheet community! Last year, our team was focused on research and development so we could deliver updates that enhance your spreadsheet experience. This year, we’re excited to deliver those enhancements—but we'll be rolling them out incrementally
                                  • Community Digest — Noviembre y Diciembre 2025

                                    ¡Hola, Comunidad de Zoho en Español! Cerramos el año de la mejor forma con nuestro último Community Digest de 2025, donde podrás encontrar las últimas novedades de nuestros productos. ¿Todo listo para empezar 2026 con el mejor pie? ¡Vamos a ello! Zoho
                                  • Next Page