Automatisez efficacement avec le nouveau concepteur de workflows flexibles

Automatisez efficacement avec le nouveau concepteur de workflows flexibles


Auparavant, l'automatisation dans les modèles de fusion de Writer se limitait à des actions simples comme « fusionner et stocker », « fusionner et envoyer par e-mail » ou « fusionner et envoyer pour signature ». En revanche, il était jusqu’à présent impossible de combiner plusieurs modèles dans un seul document, de choisir un modèle selon des critères précis, ou encore d’envoyer plusieurs fichiers en pièce jointe d’un même e-mail.Le nouveau concepteur de flux d'automatisation change la donne. Grâce à son approche intuitive et sans code, il permet de gérer facilement des scénarios complexes.
Vous pouvez désormais réaliser des actions avancées, telles que marquer un document comme final, le fusionner avec un autre, ou le convertir en PDF ou en feuille de calcul — tout en préservant les paramètres du modèle.Il est aussi possible de déplacer les documents dans des dossiers spécifiques, de mettre en pause une collaboration, de résoudre les commentaires, etc.

Comment utiliser le concepteur de workflows d'automatisation

Il propose une interface intuitive en glisser-déposer permettant d’organiser des cartes d’action, de définir la logique du flux via des connexions, et de configurer chaque action selon vos besoins. Par exemple, vous pouvez utiliser des cartes pour sélectionner des modèles et définir des règles afin de diriger automatiquement le flux selon différents scénarios.
Il vous suffit de faire glisser les cartes souhaitées sur le canvas, de les organiser en groupes, et de créer ainsi des flux de travail complets et cohérents, sans effort.

Découvrons maintenant quelques cas d’usage concrets en entreprise pour mieux comprendre les avantages de ce concepteur de flux.

1. Adapter le mode de distribution en fonction des conditions

Contexte : une fondation doit envoyer des reçus de dons à ses donateurs.
Problème : certains donateurs ont une adresse e-mail, d’autres non.
Solution : les reçus sont envoyés par e-mail aux donateurs qui disposent d’une adresse électronique. Les autres doivent venir retirer leur reçu imprimé au bureau.
Fonctionnement avec le concepteur de flux d’automatisation
  • Déclenchement : l’automatisation démarre dès que les reçus sont prêts.
  • Création des reçus : un reçu personnalisé est généré pour chaque donateur.
  • Filtrage : la carte "Filtrer les données" sépare les donateurs en deux groupes, selon la présence d’une adresse e-mail :
    • Port 1 : avec adresse e-mail
    • Port par défaut : sans adresse e-mail
  • Distribution :
    • Les reçus des donateurs avec adresse e-mail sont envoyés automatiquement par mail.
    • Pour les autres, un webhook prévient l’équipe chargée d’imprimer et de conserver les reçus pour remise en main propre.


2. Choix automatisé du modèle de document selon le filtrage des données

Contexte : un cabinet d’avocats propose trois services : conseil, contentieux et consultation, et doit générer le contrat correspondant à chaque service.
Problème : différents modèles existent, et il faut automatiquement utiliser le bon modèle selon le service sélectionné par le client.
Solution : grâce aux cartes de filtrage du concepteur d’automatisation, vous pouvez définir des règles pour choisir automatiquement le modèle adéquat.
Fonctionnement : l’automatisation démarre dès que le client choisit un service et valide le formulaire.
La carte Filtrer les données examine le type de service choisi et génère le contrat à partir du modèle correspondant :
  • Consultation → modèle Consultation
  • Conseil → modèle Services de conseil
  • Contentieux → modèle Engagement contentieux
Le contrat généré est ensuite envoyé par e-mail au client.

3. Générer automatiquement plusieurs contrats selon les services sélectionnés

Contexte : le cabinet d’avocats permet désormais à ses clients de sélectionner plusieurs services juridiques simultanément (ex. : conseil, contentieux, consultation). Il faut donc générer un contrat pour chaque service sélectionné.
Problème : lorsque les clients ne pouvaient choisir qu’un seul service, il suffisait de filtrer les données et d’utiliser un modèle unique. Avec des choix multiples, le nombre de combinaisons possibles rend les flux complexes à configurer et à maintenir. Par ailleurs, l’ajout de nouveaux services nécessite de modifier les conditions existantes.
Solution : grâce à la carte de routage, chaque service est traité indépendamment. Le système détecte automatiquement tous les services sélectionnés et génère les contrats correspondants via des chemins distincts.
Fonctionnement :
  • Le flux est déclenché à la soumission du formulaire par le client.
  • La carte de routage vérifie les services sélectionnés.
  • Le système génère tous les contrats correspondants (1, 2 ou 3 modèles selon le cas).
Tous les contrats générés sont envoyés par e-mail au client.

Gérer vos workflows devient plus simple avec le nouveau concepteur :
  • Vous disposez d'une vision globale pour mieux comprendre et maîtriser chaque étape du flux.
  • Vous pouvez insérer de nouvelles actions ou ajuster des conditions à tout moment, sans devoir reconstruire l’ensemble, ce qui rend l’évolution du workflow fluide et flexible.

Prêt à dynamiser vos workflows d’automatisation ?

Découvrez les fonctionnalités avancées de fusion de documents proposées par Zoho Writer.
N’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires, et consultez notre guide complet pour une prise en main détaillée.

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                                  • Kaizen #152 - Client Script Support for the new Canvas Record Forms

                                    Hello everyone! Have you ever wanted to trigger actions on click of a canvas button, icon, or text mandatory forms in Create/Edit and Clone Pages? Have you ever wanted to control how elements behave on the new Canvas Record Forms? This can be achieved
                                  • DNS set up

                                    I want to create an email with my company domain. When I tried to add new record with cloudflare it didn't work. The DNS record can't be manually added. I followed the instruction but still can't add it. Could you help?
                                  • Pocket from Mozilla is closing shop. Don’t lose your favorites . Move them to Zoho Mail Bookmarks now! 📥🔖

                                    The end of Pocket shouldn't mean the end of your important links and content. Easily import them into Zoho Mail's Bookmarks and continue right where you left off. You can bring over your entire Saves, Collections, and tags just the way they are. Bookmarks
                                  • General suggestions

                                    Hello, I've picked this forum as it is at the top of the list! :) First suggestion: A general forum for issues and comments that are not specific to a particular Zoho application. Second suggestion: Put a link on the home page to "Zoho Identity Access Manager" The first suggestion came about because I didn't know where to post the second! ;) Regards Mark
                                  • Can't upload attachments.

                                    I can't upload attachment in Zoho Mail.
                                  • Need Guidance on SPF Flattening for Zoho Mail Configuration

                                    Hi everyone, I'm hoping to get some advice on optimizing my SPF record for a Zoho Mail setup. I use Zoho Mail along with several other Zoho services, and as a result, my current SPF record has grown to include multiple include mechanisms. My Cloudflare
                                  • How use

                                    Good morning sir I tried Zoho Mail
                                  • Zoho Mail Desktop App Not Loading + Can’t Manage Multiple Accounts

                                    Hi everyone, I’ve been having ongoing issues with the Zoho Mail desktop app for the past few weeks. The app starts to load but gives up midway and never actually opens — there’s no error message, it just stops loading. The main reason I use the desktop
                                  • Error when sending emails from Zoho

                                    Hello, When trying to send an email from Zoho CRM I keep getting the below error: javax.mail.AuthenticationFailedException: 535 5.7.139 Authentication unsuccessful, the user credentials were incorrect. Any support on this will be much appreciated. Thanks,
                                  • Zoho Tables is now live in Australia & New Zealand!

                                    Hey everyone! We’ve got some great news to share — Zoho Tables is now officially available in the Australian Data Center serving users across Australia and New Zealand regions! Yes, it took us a bit longer to get here, but this version of Zoho Tables
                                  • Not all emails from outlook365 migrated to my new zoho account

                                    I recently setup a new email address hosted by zoho. I migrated all my folders and email from my Outlook365 account to my new zoho account, but not all my emails migrated. Looks like only the past 12 months, or so, made the move. How do I get the rest
                                  • Clients not receiving emails

                                    I've been informed that my emails are not being received. Is there anything that I should look into to rectify this? Many thanks!
                                  • Max numbr of IMAP Accounts in Zoho Mail?

                                    In Zoho mail, you can manage the inboxes of other accounts using IMAP (and POP, actually) https://www.zoho.com/mail/help/external-imap-accounts.html Is there a max to the number of inboxes we can add?
                                  • Formula Fields Trouble

                                    Hi,  I can't get even a simple formula field to work and must be doing something dumb. This formula: If(Len(Trim(${Quotes.Subject}))=0,1,2) Gives the error: You used the wrong type of data in an argument. Check what you entered between the parentheses of your functions to make sure you put the right kind of data in the right place. This formula: Len(Trim(${Quotes.Subject}))=0 Gives the error: Syntax Error. Check the examples for any functions you're using to see if you formatted them correctly. Make
                                  • OPTED FOR STORAGE BY DESCRIPTIVE MISGUIDANCE

                                    We've opened a domain with three mail ids and payment has also been processed now the bill raised is for single use ID with additional storage capacity. Kindly request you to modify the purchase.
                                  • How can I add a new organization on Zoho Campaign

                                    I want to create a new organization with my Zoho Campaign
                                  • White Label certificate

                                    Hi all, About 72 hours ago, we fulfilled all steps for white labeling (CNAME to point to mail.cs.zohohost.eu), but since then the configuration page is now stuck at "generating certificate" since 3 days. When I execute an NSLOOKUP mail.webfoundry.be it
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                                    I have my domain in godaddy. I have created a website using zoho sites and now I want to publish it and I tried doing it. Mapped the domain www.abc.com, abc.com. In godaddy changed the CNAME values. A, @ was parked and updated with zoho's IP address.
                                  • Split my account

                                    Hello, I recently bought an email service for a friend. But, looks like I used my personal account to buy the plan. Please split the account so that the email service stays in a different account than my personal account.
                                  • Have Mail Lite, wish to add/purchase 2nd domain and use email

                                    Hello, I have recently created two new businesses. I have successfully used Zoho to create a domain for one business and have set up two email addresses / users on that domain. I am trying to figure out how to create a second domain, just like I did the
                                  • Need support in setting up the company email and few other setups

                                    Need support in setting up the company email and few other setups
                                  • This mobile number has been marked spam.

                                    Dear zoho team, I am very happy to use zoho,because it india 🇮🇳 own app, but when we login into zoho account we facing some issue, please solve below issue ASAP. Add your mobile number As an added security measure for Accounts, you need to verify and
                                  • Add an external email to the allowed list

                                    I need to allow an external email to raise a ticket on Manage Engine ServiceDesk Plus. The external email is a outside of our domain and is not a domain user. The email address that needs to be allowed to raise a ticket request is noreply@formsatack.com.
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                                    I made a mistake and subscribed with an individual account instead of business, how can I change the account type and enter the details of the business. The other question, if I can't, then I want the display name of our email to be 'Business name' instead
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                                    Hi there, I have the same problem using the SalesIQ Answer Bot and the Zoho Desk Answer Bot (which really need different names, to be honest, in order to avoid confusion...) Customers that visit our website ask questions in the form of "What do you do?"
                                  • Forwarding

                                    How can I forward my Zoho account to my gmail account? Noël
                                  • Add a Way to Duplicate Cards in the Same Canvas (Retain All Settings)

                                    Dear Zoho SalesIQ Team, We would like to request a new feature in Zoho SalesIQ: the ability to duplicate an existing card within the same canvas while retaining all of its information and settings, including conditions, configurations, and display preferences.
                                  • Zoho Mail CC and BCC not working

                                    Zoho Mail CC and BCC not working. I have tried multiple combinations amongst my domain aliases but emails sent as CC or BCC never arrive, not even to Spam. I have checked that the DNS is set up correctly in Cloudflare and have even received a DMARC report
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