Cinq façons de sécuriser votre organisation sur Zoho One

Cinq façons de sécuriser votre organisation sur Zoho One



Bonjour à tous,
Le fait que vos données soient accessibles en ligne demande à ce que leur sécurité soit garantie. En effet, le mot de passe peut ne plus s'avérer aussi efficace qu'avant, notamment lorsqu'il s'avère être d'une faible intensité. Un article de CNN indique que "123456" est toujours le mot de passe le plus utilisé à ce jour !
Vous pouvez heureusement sécuriser votre entreprise déjà en demandant à vos employés d'utiliser des mots de passe robustes, mais également grâce à nos astuces ci-dessous.

1. La surveillance des incidents
Vous pouvez surveiller et identifier les erreurs et problèmes relatifs aux connexions. Le tableau de bord de Zoho One est en effet un outil pratique qui identifie les menaces auxquelles votre organisation est confrontée : le graphique "Détails des connexions" vous permet d’évaluer les tentatives de connexion de tous les utilisateurs, l’emplacement et l’heure de la tentative, et même l’appareil utilisé pour la connexion. Une fois que vous savez où sont vos problèmes, vous pouvez commencer à les résoudre.

2. La gestion des accès
Gérer l'accès des utilisateurs est le B.A-ba de la sécurité. En effet, avec le changement des pratiques de travail et du télétravail, la gestion des accès est plus importante que jamais dans le sens où vous voulez être sûr que seules les bonnes personnes aient accès aux bons modules et avec les droits nécessaires.
Un écueil commun pour la plupart de nos utilisateurs est d’activer toutes les applications dans leur bundle Zoho One immédiatement et d’en accorder l'accès total à tout le monde. Or, vos agents d’assistance n’ont sans doute pas besoin d’accéder à Zoho Books ou Zoho Campaigns. Accordez un peu de temps à la stratégie et configurez la gestion des accès de vos utilisateurs en conséquence.

Gestion continue des accès avec Zoho One - Suivre régulièrement l’accès de vos utilisateurs et effectuer des modifications manuellement pourrait s’avérer difficile à tenir à long terme. C’est pourquoi nous vous suggérons d’utiliser les affectations conditionnelles dans Zoho One. L’affectation conditionnelle peut affecter automatiquement des applications aux utilisateurs existants et futurs en fonction de conditions basées sur des règles. Vous pouvez configurer une condition pour attribuer des rôles d’application spécifiques à des utilisateurs spécifiques, renforçant ainsi la sécurité basée sur l’accès.

Points d'accès sécurisés et fiables- Sécuriser l’accès physique est tout aussi important que sécuriser l’accès numérique. Nous vous suggérons fortement d’utiliser la fonction "IP autorisée" de Zoho One pour empêcher l'accès à partir d'une autre adresse IP que celle rentrée.. Cette fonctionnalité permet à vos utilisateurs d’accéder à leurs comptes Zoho One uniquement à partir d’adresses IP que vous aurez spécifiquement définies et de limiter les risques en n'autorisant que ce mode de connexion.

3. La délégation de sécurité
Imaginons un propriétaire d’organisation Zoho One qui partage ses identifiants avec un gestionnaire des RH, ce qui permet à ce dernier d’ajouter de nouveaux employés à l’organisation. Même si les raisons derrière l’action sont innocentes, elles peuvent entraîner des problèmes plus conséquents à long terme. C'est un exemple anodin de ce qu'il ne faut pas faire si vous souhaitez garder la main sur vos données. Si vous vous trouvez dans une situation où vous avez besoin de personnes supplémentaires pour gérer votre organisation Zoho One, nous vous suggérons fortement d’utiliser Zoho One Admins et Appli Admins pour déléguer des responsabilités — et seulement les responsabilités ! — en toute sécurité.

4. Connexion unique
Quand on parle de connexion unique (SSO), les gens ont tendance à se concentrer sur la convenance et la facilité d’utilisation. Cependant, le plus grand avantage de SSO est la sécurité. Non seulement il élimine l’utilisation de plusieurs mots de passe et la horde de problèmes qu’ils apportent, il suit également la norme SAML 2.0, assurant que seuls vos utilisateurs peuvent accéder à vos applications.
Pour en savoir plus sur le SAML, consultez ce lien de la vidéo.

5. Authentification multi facteur (AMF) fondée sur les politiques
L’utilisation de l'AMF est le premier conseil donné aux organisations par presque tous les experts en sécurité. Il comporte en effet plusieurs avantages :

Sécurité plus robuste - Le fait d’avoir une deuxième forme d’identification réduit considérablement les risques d'avoir les données exposées après un mot de passe piraté. La deuxième authentification qui vous demande confirmation attestera qu'il s'agit bien de vous.

Amélioration de la productivité et la souplesse- Nombreuses organisations qui ont adopté le télétravail, reconnaissent la productivité qu'il a apportée. Les employés ont leur propre marge de manoeuvre pour accéder à leurs données en toute sécurité, et ce d'où qu'ils soient : depuis chez eux, depuis un de leurs appareils, l'accès aux données reste sécurisé grâce à cette double authentification qu'ils peuvent configurer selon leurs moyens (QR Code, code, empreinte...).

Baisse du coût du service d’assistance et de gestion de la sécurité - L’authentification multi facteur permet de réduire le temps de réinitialisation des mots de passe. Leur laisser la main pour définir leur mot de passe et leur propre AMF permet de ne pas recourir au service informatique et d'épargner à tous de perdre du temps. Surtout à distance !

Une organisation peut établir sa propre sécurité en réglant elle-même ses politiques dans Zoho One. Nous vous suggérons de créer plusieurs politiques de sécurité avec différents degrés de sécurité, et de les appliquer aux utilisateurs en fonction de leur facteur de risque. Demandez-vous quels employés traitent les données les plus sensibles de votre organisation. Par exemple, les administrateurs de systèmes ou les directeurs de la paie peuvent avoir besoin de politiques de sécurité plus strictes que les agents de vente et marketing.


N'hésitez pas à nous partager votre expérience en commentaire.

L'équipe Zoho France


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                                    Hello , I am evaluating Zoho Books and I find the interface very intuitive and straight forward. My company is currently using Quickbooks Premier the Australian version. Before we can consider moving the service we would need to have the following addressed : 1.Payroll 2.BAS ( business activity statement ) for tax purposes 3.Some form of local backup and possible export of data to a widely accepted format. Regards Codrin Mitin
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                                  • Sending Recruit SMS's to Zoho Cliq - Or tracking in the Messages module in Recruit?

                                    Is there any way to send SMS Gateway messages in Recruit to ZOho Cliq? We use 2-way SMS massages a lot in Zoho Recruit to speed up communication with Candidates. However the only way to keep track of received SMS's is by keeping a look out for the Email
                                  • This mobile number has been marked spam. Please contact support.

                                    Hi Support, Can you tell me why number was marked as spam. I have having difficult to add my number as you keep requesting i must use it. My number is +63....163 Or is Zoho company excluding Philippines from their services?
                                  • Zohomail does not support additional fields in mailto links

                                    Hello, I set up Zohomail as default composer in Firefox according to manual here: https://www.zoho.com/mail/help/defaultcomposer.html#alink2 Later, I wanted to use this functionality to answer in a Linux mailing list thread using mailto link: mailto:xxxxx@kernel.org?In-Reply-To=%3C727o0521-q24p-s0qq-66n0-sn436rpqqr1p@example.com%3E&Cc=xxxxx%example.org&Subject=Re%3A%20%5BPATCH%20v2%28%29
                                  • Is it possible to set a customer context variable in Zobot

                                    Hi, I want to use a context variable to route users down different paths in my Zobot chat flow. I know I can do this when the user enters data. But I want to know if I can use a variable that is 'hard coded' on the card, that the user is unaware of. Use
                                  • Cannot change Blog Title

                                    There is nowhere to change the blog title. You can change the blog URL but that is making no difference to the text "Enter Your Post Title" am I missing something?
                                  • Pending Sales Order Reports

                                    Pending sale order report is available for any single customer, Individual report is available after 3-4 clicks but consolidated list is needed to know the status each item. please help me.
                                  • Kaizen #203 - Answering Your Questions | Handling API Limits and Error Responses

                                    Hi Everyone, Welcome back to yet another post in the Kaizen Series! We appreciate your keen participation in the 200th milestone celebration of the Kaizen series. We will continue to answer the queries we received through the feedback. When working with
                                  • How to verify website ownership with google search console

                                    Hi, I am having a free .in domain provided by Zoho I have created a website on it now I want to verify my ownership to google webmaster. Can you please help me how to do that.
                                  • Kaizen #89 - Color Coding using Client Script

                                    Hello everyone! Welcome back to another exciting Kaizen post. Today let us see how you can apply color codes to the List and Detail Pages of Zoho CRM using Client Script. Need for color code in Zoho CRM When you mark things with different colors as a
                                  • "SPF record exceed the allowed limit of 10"

                                    Hi, I was wondering if there were a "universal Zoho SPF record" that would allow all my configured Zoho services that email things to meet this limitation ? or do I have to have an entry for mail, com, billing, etc?
                                  • Zoho Mail android app update: Block & reject future emails, Report phishing, Spam alerts, Suspicious URL detection

                                    Hello everyone! In the most recent Zoho Mail Android app update, we have brought in support for the following features: Block & reject future emails Report Phishing Spam alerts in the mail details screen. Suspicious URL detection. Block & reject future
                                  • What is Resolution Time in Business Hours

                                    HI, What is the formula used to find the total time spent by an agent on a particular ticket? How is Resolution Time in Business Hours calculated in Zohodesk? As we need to find out the time spent on the ticket's solution by an agent we seek your assistance
                                  • Animated GIF Images in Chat

                                    I know this seems to be a small feature request but in a recent Cliq update Zoho disabled autoplay for animated GIFs posted in Cliq conversations. We think this was not a good change. In our organization, animated GIFs in a chat play a role in expressing
                                  • I can't seem to login in to Mail Apps of MacOS /IOS

                                    Hi, i'm having trouble in signing in to mail apps from IOS. It's always come back to wrong passwords. But i already changed my password like 3 times. But still it says wrong credentials
                                  • Profile Image Showing Incorrectly in Zoho Mail

                                    Hi everyone, I’m facing a serious issue with Zoho Mail. The profile image showing for my email address is incorrect — it’s not my image. When I send an email to my Gmail account, it displays someone else’s image. This looks very suspicious and can make
                                  • I need access to my old email

                                    I need access to my old email bromzeman@zoho.com to verify it for forwarding. I can’t access the inbox to get the confirmation code. Please assist with recovery or forwarding. as you might already know, they made alot of the email addresses to have that
                                  • Set Defaults for Email Groups

                                    Is there a way to set defaults for all of the groups that I establish as a moderator? For example, I want every group I establish to have the following settings: 1. Moderator is <user> 2. User is <user>, <user> 3. Notifications for new group turned
                                  • LOGS FOR RECEIVED MAIL ( READ DATE & TIME)

                                    In Zoho mail we can extract the read logs of received mails so that we can see when we have read the mail and at what time & we have read it.
                                  • Domain verification probem

                                    Hello, i use a domain from Namecheap with hosting from Cinfu when i try to verify my domain on zoho i get "TXT Verification failure" i even tried the HTML verification and the code appears but also giving me the verification failure error.
                                  • Switching to Cloudflare email routing from Zoho Mail

                                    Hello, I'm currently working on migrating from Zoho Mail to Cloudflare's email routing solution. This requires changing MX and TXT records for our custom domain - when we do this, will our users still be able to log into their accounts and access an archived
                                  • Un Subscription Button

                                    How can i Add the Un Subscription Button in Zoho mail
                                  • Documents unable view and need to downlad

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                                    We're having problems adding people to a group. Apparently Zoho has one email address and will not recognize a different email address.
                                  • MAIL SEARCH IS NOT WORKING

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                                    I am attempting to import a conversation file from helpscout into desk and am receiving size errors. What is the current file size restriction. Does anyone have any tips for a successful migration?
                                  • Layout Rules Don't Apply To Blueprints

                                    Hi Zoho the conditional layout rules for fields and making fields required don't work well with with Blueprints if those same fields are called DURING a Blueprint. Example. I have field A that is used in layout rule. If value of field A is "1" it is supposed to show and make required field B. If the value to field A is "2" it is supposed to show and make required field C. Now I have a Blueprint that says when last stage moves to "Closed," during the transition, the agent must fill out field A. Now
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                                    Dear Zoho Desk Support, We are writing to request an enhancement to the Knowledge Base management feature within Zoho Desk. Currently, there is no option to sort articles by their name, which significantly hinders efficient article management, especially
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                                  • Add an Equation Field (Or update the Formula Field)

                                    Hi, I would like to be able to have one field as a Text Field with QR Code, and then have multiple Equation/Formula Fields that then take parts of that fields data with LEFT, MID, RIGHT, REGEX, etc. Thanks Dan
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