Cinq façons de sécuriser votre organisation sur Zoho One

Cinq façons de sécuriser votre organisation sur Zoho One



Bonjour à tous,
Le fait que vos données soient accessibles en ligne demande à ce que leur sécurité soit garantie. En effet, le mot de passe peut ne plus s'avérer aussi efficace qu'avant, notamment lorsqu'il s'avère être d'une faible intensité. Un article de CNN indique que "123456" est toujours le mot de passe le plus utilisé à ce jour !
Vous pouvez heureusement sécuriser votre entreprise déjà en demandant à vos employés d'utiliser des mots de passe robustes, mais également grâce à nos astuces ci-dessous.

1. La surveillance des incidents
Vous pouvez surveiller et identifier les erreurs et problèmes relatifs aux connexions. Le tableau de bord de Zoho One est en effet un outil pratique qui identifie les menaces auxquelles votre organisation est confrontée : le graphique "Détails des connexions" vous permet d’évaluer les tentatives de connexion de tous les utilisateurs, l’emplacement et l’heure de la tentative, et même l’appareil utilisé pour la connexion. Une fois que vous savez où sont vos problèmes, vous pouvez commencer à les résoudre.

2. La gestion des accès
Gérer l'accès des utilisateurs est le B.A-ba de la sécurité. En effet, avec le changement des pratiques de travail et du télétravail, la gestion des accès est plus importante que jamais dans le sens où vous voulez être sûr que seules les bonnes personnes aient accès aux bons modules et avec les droits nécessaires.
Un écueil commun pour la plupart de nos utilisateurs est d’activer toutes les applications dans leur bundle Zoho One immédiatement et d’en accorder l'accès total à tout le monde. Or, vos agents d’assistance n’ont sans doute pas besoin d’accéder à Zoho Books ou Zoho Campaigns. Accordez un peu de temps à la stratégie et configurez la gestion des accès de vos utilisateurs en conséquence.

Gestion continue des accès avec Zoho One - Suivre régulièrement l’accès de vos utilisateurs et effectuer des modifications manuellement pourrait s’avérer difficile à tenir à long terme. C’est pourquoi nous vous suggérons d’utiliser les affectations conditionnelles dans Zoho One. L’affectation conditionnelle peut affecter automatiquement des applications aux utilisateurs existants et futurs en fonction de conditions basées sur des règles. Vous pouvez configurer une condition pour attribuer des rôles d’application spécifiques à des utilisateurs spécifiques, renforçant ainsi la sécurité basée sur l’accès.

Points d'accès sécurisés et fiables- Sécuriser l’accès physique est tout aussi important que sécuriser l’accès numérique. Nous vous suggérons fortement d’utiliser la fonction "IP autorisée" de Zoho One pour empêcher l'accès à partir d'une autre adresse IP que celle rentrée.. Cette fonctionnalité permet à vos utilisateurs d’accéder à leurs comptes Zoho One uniquement à partir d’adresses IP que vous aurez spécifiquement définies et de limiter les risques en n'autorisant que ce mode de connexion.

3. La délégation de sécurité
Imaginons un propriétaire d’organisation Zoho One qui partage ses identifiants avec un gestionnaire des RH, ce qui permet à ce dernier d’ajouter de nouveaux employés à l’organisation. Même si les raisons derrière l’action sont innocentes, elles peuvent entraîner des problèmes plus conséquents à long terme. C'est un exemple anodin de ce qu'il ne faut pas faire si vous souhaitez garder la main sur vos données. Si vous vous trouvez dans une situation où vous avez besoin de personnes supplémentaires pour gérer votre organisation Zoho One, nous vous suggérons fortement d’utiliser Zoho One Admins et Appli Admins pour déléguer des responsabilités — et seulement les responsabilités ! — en toute sécurité.

4. Connexion unique
Quand on parle de connexion unique (SSO), les gens ont tendance à se concentrer sur la convenance et la facilité d’utilisation. Cependant, le plus grand avantage de SSO est la sécurité. Non seulement il élimine l’utilisation de plusieurs mots de passe et la horde de problèmes qu’ils apportent, il suit également la norme SAML 2.0, assurant que seuls vos utilisateurs peuvent accéder à vos applications.
Pour en savoir plus sur le SAML, consultez ce lien de la vidéo.

5. Authentification multi facteur (AMF) fondée sur les politiques
L’utilisation de l'AMF est le premier conseil donné aux organisations par presque tous les experts en sécurité. Il comporte en effet plusieurs avantages :

Sécurité plus robuste - Le fait d’avoir une deuxième forme d’identification réduit considérablement les risques d'avoir les données exposées après un mot de passe piraté. La deuxième authentification qui vous demande confirmation attestera qu'il s'agit bien de vous.

Amélioration de la productivité et la souplesse- Nombreuses organisations qui ont adopté le télétravail, reconnaissent la productivité qu'il a apportée. Les employés ont leur propre marge de manoeuvre pour accéder à leurs données en toute sécurité, et ce d'où qu'ils soient : depuis chez eux, depuis un de leurs appareils, l'accès aux données reste sécurisé grâce à cette double authentification qu'ils peuvent configurer selon leurs moyens (QR Code, code, empreinte...).

Baisse du coût du service d’assistance et de gestion de la sécurité - L’authentification multi facteur permet de réduire le temps de réinitialisation des mots de passe. Leur laisser la main pour définir leur mot de passe et leur propre AMF permet de ne pas recourir au service informatique et d'épargner à tous de perdre du temps. Surtout à distance !

Une organisation peut établir sa propre sécurité en réglant elle-même ses politiques dans Zoho One. Nous vous suggérons de créer plusieurs politiques de sécurité avec différents degrés de sécurité, et de les appliquer aux utilisateurs en fonction de leur facteur de risque. Demandez-vous quels employés traitent les données les plus sensibles de votre organisation. Par exemple, les administrateurs de systèmes ou les directeurs de la paie peuvent avoir besoin de politiques de sécurité plus strictes que les agents de vente et marketing.


N'hésitez pas à nous partager votre expérience en commentaire.

L'équipe Zoho France


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                                    I am trying to test Zoho live chat widget code in react js, below is the sample code void(0)} onClick={()=>window.$zoho.salesiq.floatwindow.visible("show")}>LIVE CHAT window.$zoho = window.$zoho || {};window.$zoho.salesiq = window.$zoho.salesiq
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                                    By The Grace of G-D.  Hi, How are you? Can you tell me if you have any plans to support subform edit as a workflow trigger? And what about have them trigger an "onChange" client script?
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                                    Hi there, I'm writing to request a new feature that I believe would significantly improve the user experience in my online store. Currently, on category pages, products are sorted by popularity. However, when a popular product goes "Out of Stock," it
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                                    Hi, I am using sales return API, details are given below: API: https://inventory.zoho.com/api/v1/salesreturns?organization_id=700571811 Post Json Data: { "salesreturn_number": "", "date": "2020-11-12", "reason": "Testing from API", "line_items": [ { "item_id":
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                                    Currently, when creating an Invoice associated with a Sales Order via the API, it appears that I must manually include all of the items (line_items) even though they are already part of the Sales Order. My question is this: is it possible to raise an Invoice via the API based on all of the information associated with a Sales Order--such as the  items? In other words, do I always have to manually include the items (line_items) when raising an Invoice via the API when the Invoice is associated with
                                  • Outlook 2013 Calendar Syncs but "Related To" Field in Zoho is blank

                                    Outlook 2013 Calendar Syncs but Related To Field in Zoho is blank I expect the "Realted To" field to be populated with the calendar participants
                                  • Export a Course

                                    Is it possible to export a course from Zoho Learn to a SCORM file?
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                                    Hi Zoho Flow Team, We hope you're doing well. Currently, Zoho Flow provides an action to add an agent to a group in zoho one, but there is no action to remove an agent from a group or a department. Another action that we find missing is the option to
                                  • Zoho learn Custom portal - networkurl & CustomPortalId

                                    I want to get my individual account’s networkurl and customportalId to use in this API: https://learn.zoho.com/learn/api/v1/portal/<networkurl>/customportal/<customportalId>/manual How can I retrieve the networkurl and customportalId using the API? I
                                  • Consumer Financing

                                    Does Zoho currently have a payment gateway (such as Stripe, Square, etc) which offers financing for customers? So, let's say the estimate we give the customer is greater than what they can afford at the time, but we can sell the service now, letting them
                                  • Intégration de la gestion des Passkeys dans Zoho Vault

                                    Zoho Vault est depuis plus d’une décennie une solution fiable pour les entreprises : pour la gestion, le partage et le stockage des mots de passe. En 2018, nous avons fait un pas en avant en proposant la connexion unique (SSO). Nous sommes fiers de franchir
                                  • Scan & Fill with double quote key/value pairs

                                    Hi, An old Ticket moved to a Topic/Idea: I love the idea of the new Scan & Fill as it nearly covers my previous request for a QR Scanner to read a multi-part QR Code. My QR Codes are hard-coded as below: {"key1":"value1","key2":"value2","key3":"value3"}
                                  • Analytics SQL Queries should allow # as comment

                                    # and // are very common for commenting in SQL. Not sure why analytics only allows /* and */ for commenting. Especially when # grays the line as if it's being commented out. This should be added for sure.
                                  • SalesIQ Operator Activity Reports in Zoho Analytics

                                    I'm busy building a dashboard in Zoho Analytics and I want to include SalesIQ stats in the dashboard, but I'm unable to get the statistics mentioned in the attached image. Any idea where I can get the stats for Operator Activity?
                                  • Default in fields on Form B based on the user selection in Form A

                                    Hi Everyone, I have added an action button to a form report to bring up a new form based on user selection, see it indicated in red below: Then when the ne form loads, I want to default in some of the fields based on the record the user was selected on.
                                  • No longer can indent

                                    Hey there! Is it just me or were we used to be allowed to used tab or indent when writing. It’s not working right now, has this always been the case?
                                  • Upcoming Changes to the Timesheet Module

                                    The Timesheet module will undergo a significant change in the upcoming weeks. To start with, we will be renaming Timesheet module to Time Logs. This update will go live early next week. Significance of this change This change will facilitate our next
                                  • Free webinar alert! Seamless Transition with Lossless Migration: Zoho One + Zoho Mail

                                    Hello Zoho Mail Community! 🚀 Attention IT Admins and Email Administrators! Are you planning to migrate your organization's email to Zoho Mail within the Zoho One ecosystem? 📧 Join our exclusive webinar, Seamless Transition with Lossless Migration: Zoho
                                  • Add Resource to Export

                                    The Export Data feature does not include a column for the Resource field. Without this column, Zoho Bookings cannot be used by any business for resource-based services or event types e.g. room bookings, equipment bookings. It seems to be an oversight,
                                  • Client Script | Update - Client Script Support For Custom Buttons

                                    Hello everyone! We are excited to announce one of the most requested features - Client Script support for Custom Buttons. This enhancement lets you run custom logic on button actions, giving you greater flexibility and control over your user interactions.
                                  • Mandatory field via deluge code

                                    I would like to ask you if it is possible to make a field mandatory via deluge script. For example, if I have a decision box and I click on it then I want a single line field to be mandatory. If uncheck the decision box then to do the single line as optional. I think it is not possible to do that and I have to do it via validation in 'on validate' field. 
                                  • Revenue Management: #1 What does it mean to "recognize" revenue?

                                    Earning revenue isn't just about collecting cash from your customers. It's about recording the income correctly and consistently. Revenue recognition is the process of deciding when and how to record revenue in financial statements so that they reflect
                                  • Power of Automation :: Auto-Populate Integration Field in Projects with CRM Account Data

                                    Hello Everyone, A custom function is a software code that can be used to automate a process and this allows you to automate a notification, call a webhook, or perform logic immediately after a workflow rule is triggered. This feature helps to automate
                                  • Zoho Forms and ChatGPT - populating a field using AI.

                                    I have a form where I would like the user to enter a response or query, and have another field populated using AI. For example, user enters Field 1, AI populates Field 2 in response. I want to be able to wrap some additional instruction text around the
                                  • campo tag para api

                                    debo conectarme a una api de zoho inventory y ocupo tomar el campo tag para poder asi jalar el articulo que cuente con el campo correcto en tag ejemplo que tag existen carro y avion que cuando busque los articulo con tag carro arroje solo estos por mas
                                  • Connecting Zoho Inventory to ShipStation

                                    we are looking for someone to help connect via API shipStation with Zoho inventory. Any ideas? Thanks. Uri
                                  • Uploading file as attachment to Zoho CRM

                                           Hi,   I am trying to attach a file to a Zoho CRM contact using Zoho Flow. Right now, I try to do it through the “Upload File” field in Zoho CRM (In my screenshots, it’s called Téléchargement du fichier 1).   Here is what I tried:   Case 1: Webmerge document The Flow is called “Custom Function” (see screenshot 101).   Step  1: Creating a Webmerge document (screenshot 99)   Step 2: I use “Update module entry” to upload the created file. I upload Webmerge’s “Document” in my “Téléchargemet du
                                  • Zia Answer Bot - Create Ticket

                                    Surprisingly, the current iteration of Zia will try to answer a question and unless you have "transfer to SalesIQ chat" enabled, it won't create a ticket for the user or offer them a method to create a ticket. We don't want it to create chats for us,
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                                    Hi, I need to create a table to meassure the time that a lead stay in blueprint phases. the phases are first contact, second contact, lead spam, contacted, appointment. any idea? I have attached an example
                                  • Zoho Desk API Documentation missing a required field

                                    We are trying to create a section using this information. Even after preparing everything based on that page, we still get an error. The error we get is this: {"errorCode":"INVALID_DATA","message":"The data is invalid due to validation restrictions","errors":[{"fieldName":"/translations","errorType":"missing","errorMessage":""}]}
                                  • In the Custom Module I have 500 Records , this 500 record only want to view to the specific user only example user A ,

                                    In the Custom Module, I have 500 Old records that should only be visible to a specific user, for example, User A. Any new records created from today onwards should be visible to Record owner in the Custom Module. Pls help how i achive this .
                                  • Invoice template, how to change the text under "Notes" and "Terms and Conditions"

                                    In "Invoice templates", there are two text/info sections at the bottom:"Notes" and "Terms and Conditions". It is possible to change the names of these two headings, but how is it possible to change/alter the text under it. As a standard it says "Thank you for your business" under Notes - I need to change it into something different- How? Thank you.
                                  • How to reply to thread via API

                                    We have built a webapp for our customers that uses the Zoho Desk API to enable each customer to view their full list of tickets, view individual tickets and raise new tickets. The Zoho Desk API doesn't have the ability to reply to a ticket/thread. Replies
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