Collaboration autour des fichiers

Collaboration autour des fichiers



S'il est aujourd'hui évident de travailler sur des outils de bureautique, la technologie a elle-même pu mettre des obstacles sur son propre chemin. En effet, bien que l'objectif ait été de simplifier les opérations et de partager l'information, de nombreux chefs d'entreprise constatent que leurs employés sont confrontés à un ensemble frustrant de problèmes courants liés aux documents et à la collaboration parce que les systèmes qu'ils utilisent ne sont pas alignés.
 
7 problèmes courants liés à la collaboration autour des documents :
  • Duplication de fichiers et difficulté d'accéder à la version la plus récente du document. Les utilisateurs sont ne sont pas sûrs de savoir quelle est la version finale.
  • Des documents importants sont accidentellement supprimés.
  • Perte de temps à rechercher des documents qui, souvent, ne sont jamais retrouvés.
  • Les conventions de dénomination des documents sont compliquées.
  • Les autorisations d'accès aux documents portent à confusion.
  • La collaboration avec les clients et le partage des fichiers ne sont pas clairement définis.
  • Les utilisateurs sont incapables d'accéder aux documents, formulaires et modèles standard.
Le temps où nous annotions nos documents au stylo est derrière nous ; aujourd'hui, nous disposons d'outils qui permettent de co-créer en temps réel dans le cloud et tout est en zéros et en uns derrière des couches de cryptage et des mots de passe.

Dans WorkDrive, la collaboration n'a pas besoin d'être présentée ; mais il convient de rappeler qu'il ne s'agit pas d'un simple stockage de documents : depuis WorkDrive, on peut collaborer directement.

Les dossiers d'équipe

Le travail d'équipe à l'aide de plateformes de collaboration de contenu traditionnel implique le partage de fichiers avec vos coéquipiers, la gestion de leurs autorisations d'accès, mais cela ne s'arrête pas là. Chaque fois que vous avez besoin d'accéder à un fichier créé par quelqu'un d'autre, vous devez demander l'accès et attendre qu'il le partage avec vous. Il est encore plus difficile de garder ces fichiers organisés pour un accès facile. Ces problèmes de collaboration font désormais partie du passé. Zoho WorkDrive introduit une toute nouvelle façon de créer, stocker et partager des fichiers pour collaborer avec les membres de votre équipe - les dossiers d'équipe.
 
Les dossiers d'équipe sont de deux types : les dossiers d'équipe privés et les dossiers d'équipe publics.

 Dossiers d'équipe privés

Vous pouvez créer des dossiers d'équipe privés pour stocker et travailler sur des fichiers qui sont exclusifs à votre département ou liés à un projet spécifique. Seuls les membres de l'équipe qui ont été ajoutés à un dossier d'équipe privé peuvent accéder à ceux-ci.

Dossiers d'équipe publics

Vous pouvez créer des dossiers d'équipe publics pour stocker des fichiers d'équipe communs auxquels tous les membres de votre équipe ou organisation peuvent accéder. Tout membre de l'équipe ou de l'organisation peut rejoindre un dossier d'équipe public et accéder à ses différents fichiers et dossiers.

Les dossiers d'équipe facilitent votre travail quotidien

Une intégration en toute simplicité pour les nouveaux membres de l'équipe.
Ajouter des membres à votre dossier d'équipe est simple et rapide. Il suffit de saisir l'adresse e-mail, d'attribuer un rôle approprié (administrateur/ organisateur/ éditeur/ commentateur/ visiteur) et de les ajouter.

Vous pouvez également ajouter des groupes à un dossier d'équipe. Si votre équipe ou organisation utilise des groupes dans WorkDrive, vous pouvez facilement ajouter un groupe entier à un dossier d'équipe et attribuer au groupe un rôle spécifique au lieu d'ajouter chaque membre individuellement. Tous les membres du groupe recevront le rôle attribué à leur groupe dans ce dossier d'équipe. Vous pouvez ajouter des groupes, modifier les rôles des membres et supprimer des groupes des dossiers d'équipe à tout moment.


Rôles et autorisations à structure précise

WorkDrive vous permet d'attribuer à un membre d'un dossier d'équipe des autorisations d'accès plus élevées à un fichier ou à un dossier au sein de celui-ci. Par exemple, un membre ayant le rôle de visiteur dans un dossier d'équipe peut recevoir un accès de modification ou un accès plus élevé à un sous-dossier ou à un fichier.


Partage de fichiers avancé

L'objectif des dossiers d'équipe est de réduire le nombre de fois où vous devez partager des fichiers individuellement avec vos coéquipiers. Les fichiers ajoutés à un dossier d'équipe sont déjà disponibles pour tous ses membres.
Notre fonction avancée de partage externe vous permet de créer plusieurs liens pour partager le même fichier avec différentes personnes, comme des clients et des partenaires. Vous pouvez définir des autorisations d'accès, des mots de passe et des dates d'expiration, et décider qui peut télécharger un fichier. Vous pouvez également demander les données de l'utilisateur, comme son nom, son numéro de téléphone et son e-mail.


Bon à savoir : en tant qu'administrateur, vous pouvez désactiver complètement le partage externe pour votre Dossier d'équipe si nécessaire.

Souhaitez-vous nous faire part de votre expérience avec Zoho Work Drive ? N'hésitez pas à laisser vos commentaires dans la section ci-dessous.

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            Bonjour à tous, Dans cet article nous allons voir comment Zoho One permet une collaboration à différents niveaux .       La façon dont nous travaillons évolue. À mesure que les entreprises se mondialisent, la plupart des activités sont menées en équipe.

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                                  • Boost your CRM accuracy with smart Data Enrichment

                                    Hello all! In this post let's look at data enrichment from a holistic perspective to gain more clarity on how you can use it. So, here's a quick recap of what data enrichment is and how you set it up it to enhance your existing module data! What is data
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                                  • Test Emails Show Sent "via zcsend.net" in My Gmail Account

                                    I noticed the following info... However, a few email service providers such as Outlook and Gmail will display that the email was sent by zcsend.net (Zoho campaigns’ server) on your behalf instead of just your from email address.  In order to prevent this, you can go for either of these options: Do not select the check box meant for DomainKey Signature which is listed under Unverified sender domains. Include our mail servers by advanced authentication method such as SPF/ Sender ID and DomainKey/ DKIM.
                                  • 'UnAuthenticated Connection: zbooks_connection'

                                    I have a zoho connection in Zoho Books, the link name es zbooks_connection, but I like to validate if exist, by example if I use this line in my code: response=zoho.books.getTemplates("", "","zbooks_connection"); But I don't  have the connection I like
                                  • Calling the new 'Custom API' feature from within a Custom Widget

                                    From what I've learned it is not possible to call an endpoint from the new "Custom API" feature within a Creator Widget. The SDK's doesn't support it yet, when calling it natively you end up with CORS issues or at least I couldn't get it working even
                                  • Cannot post to Instagram. I get the error: Insufficient permission to publish on this page. Check with your page Admin to update permissions.

                                    We had another admin that left the company. Since he left, we get this error when posting to Instagram.
                                  • Zoho desk desktop application

                                    does zoho desk has a destop applicaion?
                                  • Ability to re-order Workflow Rules

                                    We really need the ability to re-order workflow rules within departments.  Either the ability to drag/drop them into a different order or something.
                                  • Create an article template

                                    I have a question concern the Knolwedge Database from Zoho Desk. There is any possibility to create an article template ? Exemple of what I research : TODAY : I want to create a lot af articles with the same baseline > I create one article > I copy/paste
                                  • Change of Blog Author

                                    Hi, I am creating the blog post on behalf of my colleague. When I publish the post, it is showing my name as author of the post which is not intended and needs to be changed to my colleague's name. How can I change the name of the author in the blogs?? Thanks, Ramanan
                                  • Zoho FSM API Delete Record

                                    Hi FSM Team, It would be great if you could delete a record via API. Thank you,
                                  • Instant Messaging Update | Now migrate your WhatsApp Business phonenumber from another BSP to Zoho Desk | Dec'23

                                    Hi All, Everything seems to move at lightning speed these days, and time is certainly flying by for the IM team. But we are delighted at how much ground we covered this year. 🚀 For one, we enabled WhatsApp business phone number migration so that you
                                  • Upload ticket attachments via Drag-&-Drop

                                    Hello, if you want to upload a file to the ticket attachment you need to click the button and use the file browser to select and upload the desired file. In many cases, it would be much more efficient if you could simply drag the file to the browser window...
                                  • Can we disable add to cart in Zoho Commerce?

                                    Hello, Our sales happen on the phone. During the call the customer is directed to our website to inspect the products together with the sales rep. So we need a way to present our inventory. I figured Zoho Commerce is a good fit for this use case. However
                                  • Introducing WhatsApp integration in Bigin

                                    Greetings! In today's business landscape, messaging apps play a significant role in customer operations. Customers can engage with businesses, seek support, ask questions, receive personalized recommendations, read reviews, and even make purchases—all
                                  • Zoho One account closure vs deactivation

                                    I wonder what are the best practices and guidelines around deactivating vs deleting Zoho accounts in organisations? Any practical considerations?
                                  • Global Search placement in the new UI

                                    Having a hard time with the global search placement in the UI redesign. Surely I can't be the only one. Previously global search placement was perfect. A bar at the top/center of the page. Exactly where you would expect it to be. Since the new UI has
                                  • Schedule Zoho CRM reports only on Business Days

                                    Hello, Is it possible to schedule reports only on business days ? We currently get daily sales reports on weekend which has no value since the sales team doesn't work on weekends. Thanks
                                  • How to install Widget in inventory module

                                    Hi, I am trying to install a app into Sales Order Module related list, however there is no button allow me to do that. May I ask how to install widget to inventory module related list?
                                  • How to track a contact or customer's past product purchases in Bigin Premiere?

                                    Hello there. I am the sole user of Bigin for a small company (chess club), and would like to track current and past purchases made by a contact (player) or company (family which includes the player). Players may register for multiple tournaments, take
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                                    Buenas tardes, Estamos experimentando lentitud en la recepción de correos electrónicos.
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                                    I have configured the multi warehouse but it show all the items under all warehouse which is not correct according to our business logic, so i want that items should only display under that specific warehouse not under all the warehouses not even with zero quantity. Some items should be common but not all so is there any option for that purpose so i can specific the items to its warehouse. Regards
                                  • Next Page