Optimiser le dossier d'équipe au sein de Work Drive - 1ère partie

Optimiser le dossier d'équipe au sein de Work Drive - 1ère partie



Au cours du dernier article, nous avons découvert l'une des fonctions les plus utilisées et les plus recherchées de Zoho Work Drive, le dossier d'équipe.
Dans cet article, nous allons explorer les différentes particularités d'un dossier d'équipe.

Créer ou télécharger des fichiers et des dossiers

Étant donné que les dossiers d'équipe sont un espace partagé, tout fichier ou dossier que vous créez est automatiquement accessible à tous les membres de ce dossier d'équipe.
  • Le panneau à gauche affiche par défaut tous les dossiers d'équipe dont vous faites partie.
  • Sélectionnez le dossier d'équipe dans lequel vous souhaitez créer un nouveau fichier ou dossier. 
  • Cliquez sur le bouton + NOUVEAU dans le menu en haut.
  • Pour créer un fichier - Sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez créer à l'aide de la suite bureautique Zoho (document, feuille de calcul ou présentation).
  • Pour créer un dossier - Sélectionnez Dossier dans le menu déroulant. Saisissez un nom et enregistrez.
  • Vous pouvez également télécharger des fichiers ou des dossiers à partir de votre bureau ou un service de stockage cloud. 
  • Les services de stockage cloud concernés sont : Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive et Evernote.


Bon à savoir

  • Les nouveaux fichiers créés à l'aide de la suite bureautique Zoho dans un dossier d'équipe sont par défaut en "brouillon". Ils restent masqués aux autres membres du dossier d'équipe jusqu'à la sélection de l'option "Marquer comme prêt". Cette fonctionnalité vous donne le temps et la liberté de travailler sur vos premières versions sans que les autres puissent vous faire des commentaires avant que ces dernières ne soient terminées. 


  • Vous pouvez télécharger des fichiers aux formats .docx, .pptx, .xlsx, etc. et les visualiser dans Zoho WorkDrive. Pour modifier ces fichiers, vous devez les convertir au format de Zoho WorkDrive.  La suite bureautique intégrée de Zoho vous aide à modifier des documents, des feuilles et des présentations en utilisant respectivement Writer, Sheet et Show.

Restaurer des fichiers et des dossiers

Seuls les membres disposant des droits d'administrateur et d'organisateur peuvent déplacer des fichiers et des dossiers vers la corbeille du dossier d'équipe correspondant.
La mise à la corbeille de fichiers et de dossiers partagés avec d'autres membres de l'équipe supprimera également ces fichiers et dossiers pour eux.
  • Sélectionnez votre dossier d'équipe
  • Cliquez sur la flèche déroulante à côté du nom de votre dossier d'équipe en haut.
  • Sélectionnez corbeille dans la liste déroulante.
  • Sélectionnez le fichier ou le dossier que vous souhaitez restaurer et cliquez sur l'icône de restauration en haut de la liste de la corbeille. Vous pouvez également passer la souris sur le fichier ou le dossier et cliquer sur l'icône de restauration pour le restaurer.


Bon à savoir

  • Les Admins et les Organisateurs peuvent restaurer les fichiers et dossiers supprimés de la corbeille d'un Dossier d'équipe.
  • Seuls les Admins peuvent supprimer des fichiers et des dossiers de la corbeille d'un Dossier d'équipe.
  • Pour renforcer la sécurité des données, une fois que les éléments de la corbeille sont supprimés, ils sont déplacés temporairement vers les éléments supprimés dans la console d'administration.

Gérer les fichiers supprimés dans "Les dossiers d'équipe" et dans "Mes dossiers" des membres de votre équipe

L'onglet "Administration des données" de votre console d'administration vous permet de contrôler entièrement les données de votre équipe. À partir de cet onglet, vous pouvez :
  • Trouver des fichiers dans les dossiers de l'équipe.
  • Trouver des fichiers dans "Mes dossiers" des membres de votre équipe.
  • Gérer les fichiers supprimés dans les dossiers de l'équipe et dans les dossiers personnels des membres de l'équipe.
Cela vous permet de prendre le contrôle des fichiers de l'équipe en cas de besoin, par exemple lorsqu'un appareil a été perdu ou qu'un compte a été compromis.
  • Accédez à la console d'administration et sélectionnez "Administration des données".
  • Passez à l'onglet "Gérer les éléments supprimés" et choisissez un dossier d'équipe pour trouver tous les fichiers supprimés dans ce dernier. 
  • Vous pouvez restaurer n'importe quel fichier dans les dossiers d'équipe ou dans les dossiers personnels des membres de l'équipe pendant une période de trois mois à partir du moment où il a été supprimé. Pour restaurer un fichier, sélectionnez le fichier ou le dossier en question et cliquez sur le bouton de restauration .
Restaurer dans les dossiers d'équipe


 
                                                                              Restaurer dans les dossiers personnels

Bon à savoir

  • Les éléments supprimés dans la console d'administration ne prennent pas d'espace de stockage.
  • L'administration des données n'est disponible que dans l'édition Business de WorkDrive.
 
L'équipe Zoho France


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                                    Hi, I just wonder if one could upload multiple files in one shot, say between one and three files, without adding multiple File Upload fields? Thanks, Alalbany
                                  • Passing the image/file uploaded in form to openai api

                                    I'm trying to use the OpenAI's new vision feature where we can send image through Api. What I want is the user to upload an image in the form and send this image to OpenAI. But I can't access this image properly in deluge script. There are also some constraints
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                                    Is there a way I can view the calendar in year view? Maybe create a page with a view like this?
                                  • ABN Amro

                                    Hi, We are trying to add Abn AMRO as a bank in Zoho Books. However we get the following error: Type of Error: User Action Required Description: The request cannot be completed because the site is no longer supported for data updates. Possible workaround: Please deactivate or remove the account. Suggested Action: The site will no longer be supported by Zoho Books and should be removed. Does that mean it's no longer supported? Thanks!
                                  • Add bank transfers via a webhook or API

                                    Hello ZOHO Books Community, is there anyway to add single transactions to bank accounts via an API or webhook? I found in docs to upload a bank statement. But i want to add a transaction from an external (unsupported bank) in the moment there is a transaction
                                  • Books does not allow 19% tax rate for invoice - Please help!

                                    Hi there, I need to do an import of invoices into Zoho Books. The process worked smoothly before we migrated to the Books Germany Edition in December 2024. It does import 13 out of 14 invoices from my csv-file. For the one it does not import I get the
                                  • When will Zoho Books offer native NFS-e issuing, now with Brazil's National Standard?

                                    Hello Zoho Team and Community, I'd like to follow up on my previous suggestion regarding the critical need for Zoho Books to natively issue Brazilian Service Invoices (NFS-e). My original idea was that this could be achieved by extending the same integration
                                  • API 500 Error

                                    Hello amazing ZOHO Projects Community, I get this message. How can we solve this? { "error": { "status_code": "500", "method": "GET", "instance": "/api/v3/portal/2010147XXXX/projects/2679160000003XXXX/timesheet", "title": "INTERNAL_SERVER_ERROR", "error_type":
                                  • Admin Access to Subscriber Information for System/Default Bots in Zoho Cliq

                                    Dear Zoho Cliq Team, Greetings, We would like to request an enhancement to Zoho Cliq's bot management capabilities. Specifically, we are asking for the ability for organization administrators to view the list of subscribers for system/default bots, such
                                  • zoho webmail keeps opening an empty tab when on log in/vist webmail

                                    as the the title says, whenever i log in or visit the page in a new tab, zoho webmail with open a new tab, but it errors out (see attachment). how do you stop it from doing this?
                                  • FSM work order creation on books quote approval

                                    I have followed https://help.zoho.com/portal/en/kb/fsm/custom-integrations/zoho-books/articles/perform-actions-in-zoho-fsm-on-estimate-approval-in-zoho-books#Step_1_Create_a_connection_for_Zoho_FSM_in_Zoho_Books in order to create a work order in FSM
                                  • How to View Part Inventory and Warehouse Location When Creating a Work Order in Zoho FSM

                                    Hi everyone, We’re currently setting up Zoho FSM and would like to improve how our team selects parts when creating a Work Order. Right now, when we add a part or item to a Work Order, we can select it from our Zoho Inventory list but we don’t see any
                                  • Tip of the week #46 - Stay more organized by moving threads between inboxes

                                    Have you ever come across a thread in your inbox that should have been handled by a different team or inbox? Or maybe you've wrapped up your part of the conversation, but another team needs to step in to finish the task or assist further? Keeping such
                                  • Desktop app doesn't support notecards created on Android

                                    Hi, Does anybody have same problem? Some of last notecards created on Android app (v. 6.6) doesn't show in desktop app (v. 3.5.5). I see these note cards but whith they appear with exclamation mark in yellow triangle (see screenshot) and when I try to
                                  • Text summarization and field detection with Zia, Zoho's AI assistant

                                    Have lengthy documents that take forever to read and sign? Tired of placing fields into hundreds of pages? Here's a single solution to solve both challenges: Zia, Zoho's AI assistant. With Zia's integration with OpenAI, you can summarize long documents
                                  • Sending Links to Functions in CRM

                                    Maybe I'm crazy, but currently there's no way to send someone a link to a custom function. The only link you can get is to the myfunctions page, which is very frustrating. This should work like workflow rules where when you click on one, it should have
                                  • zohoからの自動メールについて

                                    zohoからの自動メールにおいてちょっと困ったことが起こっており、サポートにも相談中なのですが ほかの方にも同現象が発生していないか相談したい。 ▼事象 zohoからの自動メールにおいて時折「このメールが送信者からのものであると確認できないため、このメールに安全に返信できない可能性があります」とメーラーから警告が出る。 ▼状況 発信元:設定した独自ドメイン SPF/DKIM設定:済 利用メーラー:outlook 発生頻度:稀(連続するときもあるが、パタッとでなくなる時もある) サポートへの連絡:ただいま継続相談中
                                  • Using Deluge scripting to create/update data in TabularSections

                                    I am having following Form structure with some other usual fields, and a tabular section which allows putting question, self rating and lead rating. (pic below) I am trying to create a record of this form via Deluge, but can't figure out way to populate
                                  • Zoho Recruit: How to link lookup fields using record ID instead of name during import?

                                    Hi, I'm having an issue with lookup fields in Zoho Recruit during data import. When I import records into a module that includes a lookup field (e.g., to an Interview record), Zoho Recruit matches the lookup by the display name (string) instead of the
                                  • Add a "Success" Route to the "Forward to Operator" Card in Zobot

                                    Hello Zoho SalesIQ Team, We hope you're doing well. We would like to request an enhancement to the "Forward to Operator" card in Zobot. Current Limitation: At present, the "Forward to Operator" card provides the following routes: Operator Not Available
                                  • Power of Automation :: Auto-update Project status based on Tasklist completion

                                    Hello Everyone, A Custom function is a user-written set of code to achieve a specific requirement. Set the required conditions needed as when to trigger using the Workflow rules (be it Tasks / Project) and associate the custom function to it. Requirement:
                                  • Multi Module Lookup Fields

                                    🎯 Use Case: In many custom implementations, especially those involving financial tracking, service operations, or project-based work, a single record (e.g. an invoice or bill) often relates to one of several different modules — but only one at a time.
                                  • How to Download a File from Zoho WorkDrive Using a Public Link

                                    How to Download a File from Zoho WorkDrive Using a Public Link If you're working with Zoho WorkDrive and want to download a file using a public link, here's a simple method to do so using API or a basic script. This approach helps developers or teams
                                  • Facturation électronique 2026 - obligation dès le 1er septembre 2026

                                    Bonjour, Je me permets de réagir à divers posts publiés ici et là concernant le projet de E-Invoicing, dans le cadre de la facturation électronique prévue très prochainement. Dans le cadre du passage à la facturation électronique pour les entreprises,
                                  • Introducing AI Modeler—a no-code approach to adding AI to your business applications

                                    Forward-thinking businesses today are embracing AI to make life easier for themselves, their employees, and their customers. But if you haven't started yet, you might be concerned that your business will be left behind. Or maybe you're worried because
                                  • Tip #20 - Three things you probably didn't know you can do with picklists

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                                  • Zoho People how do i view the history of leave taken

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                                  • UK Registration for VAT with existing stock/inventory

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                                  • Is it possible to create a meeting in Zoho Crm which automatically creates a Google Meet link?

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                                    Hello, I have set up an automated export from DataPrep to Leads in CRM but none of my Workflow Rules are triggering once the leads are created. The Timeline history is completely empty in every lead. How can I fix this issue? Do I need to set up a Schedule
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