Pack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin

Pack débutant : vos premiers pas sur Zoho Bigin



Dans cet article nous verrons comment paramétrer votre CRM Bigin en 4 étapes : renseigner vos informations, gérer vos utilisateurs ainsi que leurs rôles et profils.

























Renseigner les informations de votre organisation

Vous venez de vous inscrire à Zoho Bigin, et avant toutes choses il est important de renseigner les informations de votre entreprise dans le CRM comme le fuseau horaire, votre monnaie, votre logo ...

Pour cela voici la marche à suivre : 
  1. Paramètres,
  2. Cliquez sur Organisation,
  3. Appuyez sur le stylet pour modifier vos informations



Gérer les différents utilisateurs


La prochaine étape pour configurer votre compte Bigin est la gestion des utilisateurs.

Les employés de votre entreprise peuvent-être ajoutés comme utilisateurs et vous pouvez ensuite leur assigner un rôle ou définir leur profil pour leur accorder ou non l'accès à certaines actions ou informations.
 
Les personnes dont la position leur donne le droit de "Gérer les utilisateurs" peuvent ajouter, modifier ou supprimer les différents utilisateurs.

Ajouter un nouvel utilisateur

Voici la marche à suivre pour ajouter un nouvel utilisateur : 
  • Connectez-vous à Bigin avec un profil "Administrateur"
  • Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et Contrôles
  • Allez dans l'onglet Utilisateurs
  • Cliquez sur le bouton "Nouvel Utilisateur"
  • Renseignez ensuite les différents champs : Nom, Prénom, E-mail, Rôle et Profil
Cliquez sur "Inviter un utilisateur" et la demande de connexion lui sera envoyée




Une fois que votre utilisateur est créé, vous pouvez modifier les informations le concernant à condition d'avoir le profil Administrateur.
Pour cela, allez sur la page avec les différents utilisateurs et cliquez sur le stylet pour modifier les informations d'une personne en particulier.  Ajoutez ensuite toutes les informations que vous avez sur l'employé pour profiter d'un profil complet.




Vous pouvez aussi afficher les utilisateurs en fonctions de certains critères : actifs, inactifs, invités ou supprimés.  Pour cela choisissez l'affichage que vous souhaitez dans le menu déroulant.



Activer ou désactiver un utilisateur

Il est possible que vous ayez besoin pendant une certaine période de désactiver un utilisateur, pendant un congé maladie par exemple. En désactivant le compte de cet utilisateur, il ne pourra plus avoir accès à ses données.
 
Pour cela allez dans le tableau avec tous les utilisateurs et sélectionnez la vue "Utilisateurs actifs" si vous souhaitez désactiver un compte ou "Utilisateurs inactifs" pour l'inverse.  Cliquez ensuite sur les (...) à droite et Activez ou Désactivez l'utilisateur.




Bon à savoir : Il est impossible de désactiver le Super Admin, vous devez d'abord transmettre le Profil à un autre utilisateur pour ensuite le supprimer.

Supprimer un utilisateur

Si un employé quitte votre entreprise vous pouvez supprimer son compte.  Pour cela vous n'avez qu'à cliquer sur la corbeille et l'utilisateur sera supprimé.



Bon à savoir : cette action est irréversible, il est conseillé de transférer en amont les données de l'utilisateur supprimé à une personne restant dans votre entreprise (même si la suppression d'un utilisateur n'impact aucune de ses données qui restent sur Bigin)


Gérez les rôles de votre organisation

Continuons notre processus de réglage des paramètres Bigin avec la définition des rôles au sein de votre entreprise.
Il existe une hiérarchie au sein d'une équipe, basée sur les différents rôles/position des employés. Cette structure détermine le niveau d'information auquel le salarié peut accéder selon son rôle : un manager peut avoir accès aux données de son équipe mais l'inverse n'est pas toujours nécessaire.
C'est pour cela qu'il est important de créer au sein de votre CRM Bigin une délimitation d'accès pour chaque rôle.

Comment créer un rôle

NB : il n'est pas possible de créer plus de 2 rôles dans la version gratuite
  • Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôle
  • Cliquez sur Rôle
  • Cliquez sur le (+) à droite du rôle que vous souhaitez dupliquer
  • Entrez ensuite les informations sur ce nouveau rôle, nom, à qui il rend des comptes, s'il peut ou non échanger ses informations avec ses collègues ainsi qu'une description
  • Enregistrez : votre rôle est paramétré



Comment assigner les rôles à votre équipe

Une fois que votre feuille hiérarchique est établie au sein de votre CRM Bigin vous devez attribuer à votre équipe les rôles qui lui correspondent.
  • Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
  • Sélectionnez l'onglet Utilisateurs
  • A côté de l'utilisateur en question, cliquez sur le stylet pour modifier ses informations
  • Dans la partie rôle, sélectionnez celui adapté à l'utilisateur 


Comment supprimer un rôle

Vous pouvez supprimer un rôle s'il ne convient plus aux besoins de votre entreprise, mais cette suppression ne sera efficace qu'une fois le rôle transféré à un autre pour éviter toutes pertes de données.
 
  • Allez dans les paramètres > Utilisateurs et contrôles
  • Sélectionnez l'onglet Rôle
  • A côté du rôle en question, cliquez sur la corbeille puis sélectionnez la personne qui reprendra les fonctions de ce rôle
  • Cliquez sur Supprimer



Gérer les profils de votre organisation

Voici la dernière étape pour paramétrer votre compte Bigin : définir les profils. Les profils vous aident à définir un ensemble d’autorisations pour chaque utilisateur ainsi que les actions qu’ils peuvent exécuter au sein de Bigin.  Un manager n'aura pas les mêmes besoin qu'un employé, par exemple il devra avoir accès à certains paramètres administratifs, pouvoir ajouter un utilisateur, créer un workflow ... et ce sont ces accès qui sont déterminés dans les profils.
 
Voici où trouver les différents profils de votre entreprise : 
  • Allez dans les paramètres
  • Puis sélectionnez > Utilisateurs et contrôles
  • Cliquez sur l'onglet Profil
 
Il existe par défaut deux profils :
  • Administrateur : donne accès à tous les paramètres de Bigin
  • Standard : ne donne pas accès à la partie administrative 
Vous pouvez aussi créer vos propres profils pour être au plus proche des besoins de votre organisation

Les autorisations liées au Profil

Les autorisations de base rassemblent, les Transactions, les Contacts et Sociétés, les Produits, les Notes, les Activités et le Tableau de bord. Vous pouvez ensuite choisir le niveau d'accès : Afficher, Créer, Modifier ou Supprimer.



Note : Pour le tableau de bord seul deux options existent : Afficher et gérer
 
Les fonctions avancées vous permettent d'effectuer des actions plus spécifiques comme :
  • Workflows : pour automatiser certaines actions pour gagner en temps et en efficacité comme suivre un nouveau contact, assigner une tâche à un utilisateur...
  • Formulaires web : entrer automatiquement des contacts dans votre CRM lorsqu'ils renseignent leurs coordonnées dans un formulaire sur votre site web
  • Gestion des utilisateurs : donner accès ou non à certaines fonctions aux différents utilisateurs
  • Actions en bloc : effectuer des tâches groupées, envoyer un mail, changer de propriétaire, supprimer mettre à jour...
  • Administration des données : analyser l'intégrité des données pour garder celles qui sont fiables
  • Divers : autres actions, rechercher, fusionner ou gérer les vues personnalisées



Canaux : le point de contact avec vos clients, vous pouvez choisir de donner accès au profil aux informations venant des réseaux sociaux ou des emails



Créer un profil 

Pour créer un profil voici la marche à suivre :
  • Allez dans les Paramètres
  • Cliquez sur l'onglet Profil
  • Cliquez sur le bouton "+ Nouveau Profil"
  • Entrez le nom de ce nouveau profil
  • Renseignez profil sur lequel il va être cloné, et dont il aura les mêmes autorisations (que vous pourrez modifier par la suite si besoin)
  • Écrivez une description de ce nouveau profil
  • Enregistrez-le



Supprimer un profil

Pour supprimer un profil voici la marche à suivre :
  • Allez dans les Paramètres > Utilisateurs et contrôles
  • Cliquez sur l'onglet Profil
  • Cliquez sur les (...) à droite du profil à supprimer
  • Choisissez Supprimer







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                                  • Using Mail Merge Template to Print Documents with One Subform Record's Fields per Document

                                    Hello, We have a Mail Merge template created in Zoho Writer which is not able to perform the functionality which is currently required to automate the documentation task portion of our process. The CRM module we are primarily using is based on a "Loans"
                                  • Problem with Writer and Workdrive

                                    Hi team, I’m the super admin for our Zoho One org. WorkDrive is active, and Zoho Docs is deprecated for our org. However, Zoho Writer cannot connect to WorkDrive at all — we’ve cleared cache, tried incognito, and restarted several times. I was able to
                                  • Set to Review for all

                                    We are testing the use of Writer as part of an internal review process for statement of work documents and have found that when the document is changed from Compose to Review by one person, that is not reflected for all others who view the document. Is
                                  • I’ve noticed that Zoho Sheet currently doesn’t have a feature similar to the QUERY formula in Google Sheets or Power Query in Microsoft Excel.

                                    These tools are extremely helpful for: Filtering and extracting data using simple SQL-like queries Combining or transforming data from multiple sheets or tables Creating dynamic reports without using complex formulas Having a Query-like function in Zoho
                                  • stock

                                    bom/bse : stock details or price =STOCK(C14;"price") not showing issue is #N/A! kindly resolve this problem
                                  • SOME FEATURES ARE NOT IN THE ZOHO SHEET IN COMPARISION TO ZOHO SHEET

                                    TO ZOHO sir/maam with due to respect i want to say that i am using ZOHO tool which is spreadsheet i want to say that some features are not there in zoho sheet as comparison to MS EXCEL like advance filter and other Features which should be there in ZOHO
                                  • Zoho sheet for desktop

                                    Hi is zoho sheets available for desktop version for windows
                                  • Tip #18: 6 Trendlines and when to use them in your spreadsheet data?

                                    Charts are a great tool for visualizing and interpreting large chunks of data in spreadsheets. Zoho Sheet offers you 35+ chart options, along with AI-powered chart recommendations based on the data set you select. There are various chart elements that
                                  • Perform customized calculations with the new LAMBDA functions!

                                    We released the LAMBDA function in Zoho Sheet in 2021, enabling customized calculations inside predefined functions. Now, we're extending LAMBDA's capabilities with six new functions. Each of these functions applies LAMBDA to the given input, performs
                                  • No chat option

                                    Chat option is not supported.
                                  • Tip #17: Easily share spreadsheets with non-Zoho account users

                                    With efficient, collaboration-friendly options, Zoho Sheet is a popular choice among users. Sheet's external share links help you collaborate more effectively by sharing your spreadsheets with anyone outside your organization, including users who do not
                                  • Work seamlessly with Sheet's shortcuts without affecting the browser

                                    Navigating your worksheets and performing specific actions should be a quick and easy process. That's where keyboard shortcuts come in. Shortcut keys help you accomplish tasks more efficiently, eliminating the need to move away from the keyboard. What
                                  • Zoho Sheet for iPad: Improved UI, external keyboard support, and more!

                                    The portability and capabilities of the iPad have made it an essential device in the business world. With this in mind, we had launched an exclusive Zoho Sheet app for iPad, with device-specific improvements and enhanced usability. Now, we're improving
                                  • The new Zoho Sheet for Android: Seamless UI and advanced features

                                    At Zoho Sheet, we know mobile apps have become the go-to platforms for creating, sharing, and storing information. And we understand the importance of an efficient and seamless app experience. We've been working hard on improving the overall user experience
                                  • Zia in Zoho Sheet now makes suggestions on conditional formats, picklists, and checkboxes

                                    Zia, Zoho's popular AI assistant, has been helping users succeed across Zoho applications since inception. In Zoho Sheet, Zia helps users efficiently build reports and analyze data with recommendations about data cleaning, charts, and pivot table. Also,
                                  • VBA attached to button no longer works on external shared sheet

                                    Hi - we have a Sheet that our clients use, which requires them to press a button once they've entered data. The button then triggers a flow via a webhook. The button works fine when editing within Zoho Sheet - however when shared externally it no longer
                                  • can I use zoho sheet for survey?

                                    Hi I wanna use zoho sheet for my ARY to know consumer better so i wanna have permission to do so
                                  • How to Avoid Impacting Other Users When Hiding Columns in Zoho Sheet

                                    Hi Team, We’re experiencing a challenge with the column-hiding feature on Zoho Sheet during collaborative sessions. When one user hides a column, it becomes hidden for all users working on the file, which disrupts others' workflows. In comparison, Excel
                                  • What are the benefits of procurement software in a growing business setup?

                                    I’ve been exploring tools that can help automate purchasing and vendor-related tasks. I keep hearing about the benefits of procurement software, especially for businesses that are scaling. I want to understand how it helps in streamlining operations,
                                  • Object required error

                                    Hi, I am getting an 'Object required' error on the line Call HideColumnsOutsideRange(ws, startOfWeek, endOfWeek) when I run the ShowCurrentWeek macro but not when I run the ShowCurrentMonth macro. Any ideas? Regards, GW Option Explicit Sub HideColumnsOutsideRange(ws
                                  • What formula to use in computing total hrs and decimal hrss

                                    So , my data includes log im column , 2 breaks with 2 columns that says back and lunch and 1 column that says back and logged out. What formula should i use to be able to automatically have my total hours as I input time in each column? Thankyou
                                  • Replacing email ID,

                                    In zoho sheets If I am sending it as an email attachments can I replace sender email ID from notifications to my email ID.
                                  • Latest Enhancements and Bug Fixes in Zoho Meeting

                                    Hello there, We hope you're doing well. The latest updates from Zoho Meeting include enhancements like adding names for instant meetings, renaming participants, enabling text notifications for participant entry/exit, viewing details of bandwidth optimization,
                                  • Multi-video feed in webinars, custom domain options, and our integration with MS Outlook

                                    Hi there, We hope you're doing well. With your help, we have been able to release many useful features and enhancements in 2020. We, the Zoho Meeting team, would like to thank you all for the feedback, support, and encouragement you've given as we worked
                                  • Add co-hosts in meetings, manage webinar registration and other enhancements

                                    Hello all, This month's updates allow you to add co-hosts while scheduling meetings. You can also control your webinar registrations better by allowing or blocking registrations from the domain or country of your choice. Read on to learn more. Meeting
                                  • A new UI for distraction-free engagement in online meetings and webinars that scale up for 3000 attendees

                                    Hello all, We're excited to share our new, refined UI for online meetings.  Here's how the new UI will improve your experience during online meetings: We've re-designed Zoho Meeting's online meeting UI to enable users to fully engage in conversations
                                  • Next Page