Pré-recrutement - les premiers pas - Partie-2

Pré-recrutement - les premiers pas - Partie-2



Continuons avec notre série : dans cet article nous allons découvrir les différents modèles offerts par Zoho Recruit et comment les configurer.
Zoho Recruit vous permet de créer plusieurs types de modèles tels que les e-mails type, le publipostage, SMS, les modèles en fonction du poste et les modèles d'offres d'emploi.

Modèle e-mail

La communication par e-mail avec les candidats ou les contacts est une activité importante dans tout scénario de recrutement. Qu'il s'agisse d'informer les candidats s'ils ont franchi les différentes étapes du recrutement, leur communiquer les dates importantes pendant le recrutement, etc. Par exemple : lorsque vous envoyez des notifications d'entretien ou des e-mails de suivi aux candidats, vous pouvez utiliser ces modèles d'e-mails plutôt que réécrire le même contenu chaque fois qu'un nouveau candidat s'inscrit. Vous pouvez également concevoir des modèles d'e-mails pour les rendre plus attrayants au lieu d'envoyer des e-mails en texte brut.

Créer un modèle e-mail

  • Allez sur l'onglet "Paramètres" et sélectionnez "Modèles" sous "Personnalisation". Ici, en haut, vous allez trouver plusieurs sous-onglets, et parmi eux sélectionnez "Modèles d'e-mail".
  • Cliquez sur l'onglet "+ Nouveau modèle" pour créer un nouveau modèle d'e-mail. Saisissez les informations demandées, rédigez l'e-mail, fusionnez les champs appropriés et enregistrez.
  • Lorsque vous voulez regrouper plusieurs modèles sous un dossier, cliquez sur "Nouveau dossier de modèles". Saisissez le nom du dossier, configurez avec qui vous voulez le partager et enregistrez.

Modèle de fusion d'e-mail

Le modèle de fusion d'e-mail contient des champs à fusionner ; il convient de l'utiliser pour fusionner les données de Zoho Recruit et créer des documents fusionnés. Par exemple, vous devez envoyer des lettres personnalisées aux candidats ou à créer des modèles d'accords de niveau de service ou d'autres documents juridiques. Dans ces cas, vous n'avez pas besoin de saisir manuellement les détails de chaque piste pour personnaliser les lettres ou les accords. Au contraire, vous créez un modèle avec les champs de fusion du module Candidats et fusionner les données pour obtenir toutes les lettres personnalisées.

Créer un modèle de publipostage

  • Allez à Paramètres >> Personnalisation >> Modèles >> Publipostage
  • Sélectionnez " + Créer un modèle dans Zoho Writer".
  • Saisissez le nom du modèle.
  • Reliez le module en question et cliquez sur créer. Recruit va vous amener vers un nouveau document Writer. Rédigez-y votre e-mail et glissez-déposez les champs à fusionner à partir du plateau de construction de module sur la gauche.
  • Lorsque l'e-mail est prêt, cliquez sur "Exécuter". Votre modèle de publipostage est prêt.
  • Vous pouvez aussi importer un modèle créé dans Microsoft Word dans Zoho Recruit depuis l'onglet "Importer un modèle". Pour utiliser cette fonction, vous devez acheter le plug-in Zoho Recruit pour Microsoft Office.

Modèles de postes

Les modèles de postes dans Zoho Recruit vous permettent de créer et d'utiliser rapidement différents modèles pour un large éventail d'offres d'emploi dans votre entreprise. Par défaut, Zoho Recruit vous propose un ensemble de modèles pour les offres d'emploi les plus courantes. Cependant, vous pouvez également créer vos propres modèles pour divers postes.

Créer un modèle de poste

  • Allez à Paramètres >> Personnalisation >> Modèles >> Modèles de postes
  • Cliquez " + Nouveau modèle de poste ".
  • Saisissez le nom du modèle et sélectionnez le dossier à enregistrer celui-ci.
  • Rédigez la description du poste, les exigences et les autres informations sous la section "Description du poste".
  • Les champs de fusion sont utilisés dans les cas où la valeur de ce texte particulier change constamment. Par exemple, lorsque vous ajoutez le nom d'un client dans la description du modèle de poste, le nom du client sera différent selon le poste à pouvoir.
  • Pour ajouter un champ de fusion, il suffit de sélectionner les valeurs appropriées dans la liste déroulante et de les copier à l'endroit voulu dans la description du poste. Les modules supportés sont Contacts, Organisation et Clients.

Modèles d'offres

Lorsqu'un candidat est embauché, envoyer la lettre d'offre est l'étape prochaine. Dans ce but, la fonctionnalité "modèle d'offre" offre les recruteurs un moyen simple de gérer et d'envoyer des offres au candidat.

Créer un modèle d'offre

  • Allez à Paramètres >> Personnalisation >> Modèles >> Modèles d'offre.
  • Sélectionnez "+ Créer un modèle d'offre".
  • Saisissez le nom du modèle, choisissez un modèle de conception et cliquez sur "Créer".
  • Si le modèle est déjà prêt sur votre bureau, importez celui-ci depuis l'option "Importer un document du bureau".
  • Rédigez la lettre d'offre et ajouter les champs à fusionner et sélectionnez "Exécuter" le document. Voici votre modèle d'offre prêt à être utilisé.

Modèle SMS

Vous pouvez créer des modèles de SMS pour envoyer des messages prédéfinis aux candidats et aux contacts concernant les offres d'emploi et les entretiens. Les modèles créés peuvent être stockés dans des dossiers particuliers pour une catégorisation facile.

Bon à savoir
  • Le SMS est une fonctionnalité supplémentaire et vous devez l'activer pour créer des modèles et des dossiers de SMS.

Créer un modèle SMS

  • Allez à Paramètres >> Personnalisation >> Modèles >> Modèles de SMS
  • Sélectionnez " + Nouveau modèle"
  • Choisissez le module à attribuer à ce modèle dans la liste déroulante.
  • Saisissez les informations demandées, rédigez le SMS, ajoutez les champs à fusionner. Voici votre modèle de SMS prêt à être utilisé.

Personnaliser l'adresse d'expéditeur

Par défaut, l'e-mail de l'expéditeur est affichée en tant qu'adresse de départ. L'envoi d'e-mails aux candidats ou aux clients en utilisant un e-mail d'expéditeur permet à votre équipe de rester dans la boucle de communication et vous aide à gérer plusieurs comptes de messagerie dans Zoho Recruit.

Créer un modèle d'expéditeur

  • Allez dans Paramètres >> Personnalisation >> Modèles >> Personnaliser une adresse d'expéditeur.
  • Sélectionnez " + Ajouter l'adresse personnalisée"
  • Saisissez les informations demandées comme le nom d'affichage de l'e-mail.
  • Créez la signature selon votre choix et cliquez sur "envoyer une notification". Lorsque l'adresse e-mail est vérifiée, le nouveau e-mail expéditeur sera affiché.

Bon à savoir
  • Les gens sous le rôle "Administrateur recruteur" peuvent ajouter une adresse e-mail expéditeur personnalisée.
  • Par défaut, l'e-mail de l'utilisateur qui envoie l'e-mail sera utilisée comme adresse de départ.
  • Les e-mails vérifiés seront uniquement répertoriées.

Nous continuerons d'en découvrir plus dans nos articles suivants. En attendant, nous vous invitons à poser vos questions en commentaire.

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                                    For businesses today, applications and digital interfaces are the main touch points in the customer journey. While Zoho CRM data already tells who your customers are and what they buy, Zoho Apptics tells you how they interact and engage with your product.
                                  • Zoho Creator SaaS app with multiple client AND multiple users

                                    I am close to finalizing a Zoho Creator app that will be used by different companies to manage sale info, and each company can have multiple users using the app. Things were going perfectly until I tried a search on a report. I use a database field in each table to separate the data for each company, which works great. BUT when I do a search, I get to see ALL the data. This means that Company A could easily see the data from Companies B and C via the built-in search. Is there a way to set up the
                                  • Project Change Orders and Additions

                                    We are in the process of migrating from QuickBooks Online to Zoho Books. We have Zoho One and like the ability to sync all of our data across everything. And I like that projects work in a way that's less dumb than QuickBooks. I'm trying to figure out
                                  • Track online, in-office, and client location meetings separately with the new meeting venue option

                                    Hello everyone! We’re excited to announce meeting enhancements in Zoho CRM that bring more clarity and structure to how meetings are categorized. You can now specify the meeting venue to clearly indicate whether a meeting is being held online, at the
                                  • Create custom rollup summary fields in Zoho CRM

                                    Hello everyone, In Zoho CRM, rollup summary fields have been essential tools for summarizing data across related records and enabling users to gain quick insights without having to jump across modules. Previously, only predefined summary functions were
                                  • Possible to send Zoom AI Companion transcripts and summaries to contacts in CRM?

                                    Title says it all. Is it possible to send Zoom AI Companion transcripts and summaries to contacts in Zoho CRM?
                                  • Introducing segments for targeted user engagement

                                    Hello everyone, We’re excited to announce Segments in Zoho Apptics, a new way to group users based on their behavior, preferences, and app activity. With Segments, you can deliver more meaningful, timely, and relevant experiences to your users. When combined
                                  • How do I edit the Calendar Invite notifications for Interviews in Recruit?

                                    I'm setting up the Zoho Recruit Interview Calendar system but there's some notifications I don't have any control over. I've turned off all Workflows and Automations related to the Calendar Scheduling and it seems that it's the notification that is sent
                                  • Posibility to add Emoticons on the Email Subject of Templates

                                    Hi I´ve tried to add Emoticons on the Subject line of Email templates, the emoticon image does show up before saving the template or if I add the Emoticon while sending an Individual email and placing it manually on the subject line. Emoticons also show
                                  • Clarity on extended contract status

                                    Clarity on “extended” status- How does Zoho “extend” a contract?  E.g. if client extends by 1 month, can the “end date” be adjusted accordingly in Zoho and tagged as “Extended” with a clear audit trail that also captures the client’s email? Note- Email
                                  • Customizing contract status

                                    Can we customize/add/remove status on Zoho contracts ourselves or does Zoho needs to do this? Context- There is a long list of status on Zoho but not all of them are relevant for us . There are few status which are missing and needs to be added. E.g-
                                  • Set Custom Business Calendars and Holidays for Global Teams

                                    Managing a project across diverse teams means accounting for more than just tasks and deadlines; it means acknowledging how and when each team actually works. Users might follow different working days or observe region-specific holidays that cannot be
                                  • [Integration edition] Deluge learning series - Integrations between Zoho apps and Third-party services with Deluge | 28 August 2025

                                    We’re excited to welcome you to the Deluge learning series: Integration edition! The Integration edition will run for three months: Session 1 – Integrating Zoho Apps with Deluge using inbuilt integration tasks Session 2 – Integrating Zoho Apps with Deluge
                                  • Critical Vulnerability in all major password manager plugins - is Zoho Vault affected?

                                    Hi Zoho, a security researcher found a critical clickjacking vulnerability in all major browser password managers: DOM-based Extension Clickjacking: Your Password Manager Data at Risk | Marek Tóth Is Zoho Vault affected as well? Apparently the Vault extension
                                  • Introducing SecureForms in Zoho Vault

                                    Hey everyone, Let’s face it—asking someone to send over a password or other sensitive data is rarely straightforward. You wait. You nudge. You follow up once, twice—maybe more. And when the information finally arrives, it shows up in the worst possible
                                  • Tables from ZohoSheets remove images when updated from source

                                    I have a few tables from a ZohoSheet in a ZohoWriter document that will remove the images in the cells when I refresh from the source. The source still has the images in the table when I go to refresh. After updating from the source, as you can see the
                                  • Change eMail Template for Event-Invitations

                                    Hello ZOHO-CRM Team How I can change the eMail Template for Event-Invitations? I work with the German Version of the Free Version. I know how I can modify eMail alerts or Signature Templates, but where I can other eMails modify you send out? Thank you for your answer. Regards, Juerg
                                  • Inventory Adjustments

                                    Hi, How to transfer the material from one head to another ? Like materials purchased for manufacturing the laptop need to transfer from consumption inventory (Quantity of raw materials reduced) to destination inventory ( Quantity of Laptop increased)
                                  • Need Your Insights

                                    Hi Zoho, I'm confused why the flow only sends to one output. setVariable15 is from a list. It doesn't consider the 2nd entry. Any thoughts?
                                  • Map Dependency Fields - How can can I limit picklist values from a multi-select Parent field?

                                    I know the "Map Dependency Fields" feature doesn't allow a multi-select parent field. However, I need the functionality. Can I do it through a deluge function, and would it still support color coding picklists? We need the color coding for quick scanning
                                  • DYK 1 - Color Palette for Enhanced Visual Identification of Status

                                    Introducing the Did You Know series of posts. The goal of this series is to familiarize users with certain features or enhancements in Zoho Projects that may not be evident at first glance. The first post in this series deals with color palettes for indicating
                                  • Invalid field in the COQL query

                                    Dear Zoho Support! I believe that you already helped me with a similar problem a few years ago. One of my clients has a custom field named "LOB" in the "Deals" Module (see the field's metadata below). The COQL query using this field: : "select id, Deal_Name,
                                  • Automating Employee Birthday Notifications in Zoho Cliq

                                    Have you ever missed a birthday and felt like the office Grinch? Fear not, the Cliq Developer Platform has got your back! With Zoho Cliq's Schedulers, you can be the office party-cipant who never forgets a single cake, balloon, or awkward rendition of
                                  • Transferring domain registration to new registrar and switching email hosting at the same time?

                                    I need to transfer an existing domain uv cure adhesive that's currently with SiteGround to Porkbun. I also need to move the existing custom email addresses from SiteGround to Zoho Mail. I'm not sure if I should transfer the domain first and then tackle
                                  • Split deposits

                                    Can Zoho do split deposits. One deposit, two checks for two separate invoices from different customers. This is one of the most common tasks I can imaging. When I mark the two invoices paid, there are two deposits in bank register. When I try to match,
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                                    Dear Team/Support, I would like to share some feedback regarding the note management system that could help improve usability and accessibility for users like myself. Notebook 1 (screenshot attached): Currently, the system does not allow selecting and
                                  • Deactivate Desk Contact without Deleting Contat

                                    We have a client who has multiple tenants for regulatory purposes, and as such, has a few users that have email addresses in both tenants. They've then emailed into the ticketing system, so we have multiple contacts (no big deal, we want to keep their
                                  • Delete my store of Zoho commerce

                                    Hi Team, I want to delete my stores of commerce. Please help me asap. Looking for the positive response soon. Thanks Shubham Chauhan Mob: +91-9761872650
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